Proje yönetimi faydaları nelerdir?

Her şirket veya takım resmi bir proje yönetim süreci vardır. Büyük bir kuruluş ya da hızlı büyüyen başlangıçta çalışıyor olun, resmi proje yönetimi ekip henüz öncelik etmiştir şey olmayabilir. Ama şimdi, bunu giderek daha zor organize kalmak ve takım arkadaşları ile işbirliği buluyoruz. Doğru, adanmış proje yöneticileri ile takımlar için sadece bir şey olduğunu, yönetim-hariç proje gerekirse merak ediyor olabilir?

Eh, belki de değil. İçindeUDN Görev Yöneticisi, düşünürüzProje Yönetimi Becerileriyardım ekipleri daha verimli komple projeler. işi, planın bir yolunu bulmak, yönetmek ve yürütmek her ekip ve şirket için geçerlidir. Eğer bir geleneksel proje yönetim sisteminin her parçası gerekmeyebilir ederken, ekip hala proje yönetiminin temel parçaların bazılarının yararlanabilir.

Proje yönetimi nedir?

Proje yönetimi ekipleri organize izlemek, ve bir projedeki çalışmalarını yürütmek yardımcı olur. belirli bir hedefe ulaşmak için görevlerin bir koleksiyon olarak bir proje düşünün. Proje yönetimi, takımın planını yardımcı yönetmek ve zamanında projenizin ihtiyaçlarını karşılamak amacıyla işinizi yürütebilirsiniz. BirlikteProje Yönetimi Aracı, Ekibiniz sonuçta daha etkili bir işbirliği tek bir yerde, hisse geri bildirim ve devam eden işinizin tüm ayrıntıları düzenlemek ve edebilirsiniz.

Bunun yerine elektronik tablolar, e-posta ve işinizin tüm oynanabilecek diğer araçları arasında karıştırılması için, bir proje yönetim aracı takımı yardımcı olur:

çapraz fonksiyonel çalışma koordine

Merkezileştirme proje planları, detaylar,DosyalarVe geribildirim

tüm paydaşlarla Hisse durum güncellemeleri

GeliştirmekTakım İşbirliği

Proje yönetimi tarihçesi

Proje Yönetimigelişmiş1900'lerin mühendisliğin birçok farklı türde yakınlaşma, ancak 1950 yılına kadar yükselen başlamadı Modern proje yönetimini tanımlayan araç ve tekniklerinden. Bu noktada, proje yönetimi haline başladı ayrı, tanınabilir metodoloji-en sık mühendislik projeleri doğru uyguladı. 1969, yılındaProje Yönetimi Enstitüsü(PMI) resmen kuruldu ve örgüt tanımlayan ve önümüzdeki birkaç on yıl içinde proje yönetimi katılaşabilme büyük bir rol oynamıştır. Proje yöneticileri için sertifikalar sunmanın yanı sıra, PMI ilk yayınlanan (PMBOK kılavuzu) 1996 yılında, düzenli güncelleme hangi.

Tarihsel olarak, proje yöneticisi özel bir çalışanın sık yetişmiş olduProje Yönetimi Metodolojilerive toolsets ve genellikle PMI gibi kuruluşlar tarafından onaylanmıştır. Bir proje yönetimi süreci çalıştırmak için, bir proje yöneticisi-çünkü proje yönetim araçları gerekli sıklıkta kurulum ve kullanım zor ve vardı eşsiz uzmanlığını gerekli.

Modern proje yönetimi farklıdır. Bunun yerine karmaşık sertifikalar ve sert anlaşılır jargon içinde, bugün,Herkes bir proje yöneticisi olabilir. AslındaUDN Görev YöneticisiBir proje-herhangi bir proje ile karşı karşıyasınız bir proje yöneticisi yönetmek, biz düşünüyoruz. Proje yönetiminin esneklik ve demokratikleşme geliştirilmiş modern büyük ölçüde kaynaklanmaktadırProje Yönetimi Yazılımı. Bunun yerine aksak, zor gezinme araçları, modern proje yönetimi, esnek görsel ve sizin-yerine başka bir yol için yapılmış olduğunu.

Modern proje yönetiminin A-B-CS

Orada proje yönetim hüküm ve jargon bir sürü, ama ilk görünebilir olduğunca karmaşık değildir. Eğer yeni başladık Eğer onlar bir şey projenin kapsamı hakkında bir Çevik metodolojisi veya konuşma çağırdığınızda ne iş arkadaşınız araçlarını bilmek istiyorsanız veya burada türleri, bileşenleri, süreçlerin bir arıza olduğunu veTakım rolleriProje yönetimi içinde.

Proje yönetimi Türleri

Proje yönetimi ekip çalışmasının her zaman açık bir projenin gereksinimlerini karşılamak amacıyla yapılmaktadır izlemenize yardımcı olacak bir yoldur. Ama proje yönetiminin geniş kategori içinde, ek tipleri, metodolojiler ve yaklaşımlar dahil vardır:

Atik proje Yönetimi. Atik bir türYalın Proje YönetimiBu, ürün, mühendislik ve yazılım geliştirme ekipleri ile popülerdir. Çeviklerle, takımlar sürekli iyileştirme, değişim, yinelemeli süreçler ve artımlı evrim için esnek reaksiyonlara inanıyor. Bazı popüler çevik çerçeveler arasındaScrum ve kanban .

Şelale Modeli.Şelale modelinde, görevler doğrusal bir yaklaşımla basamaktadır: Bir görev tamamlandıktan sonra, bir sonraki hazır, vb.şelale ModeliAltı aşamayı içerir: gereksinimler, analiz, tasarım, kodlama, test ve işlemler. Bu model, şelale yöntemi başka bir proje yönetimi metodolojilerinden daha az esnek olabileceği için, teslimat ve kapsamın sabit olduğu projeler için en uygundur.

Prince2 Metodolojisi.Prince2, kontrollü ortamlarda projeler anlamına gelir. İçindePrince2 Proje Yönetimi Metodolojisi, projeler yedi sürece ayrıldılar: Bir projeyi yönlendirmek, bir projeyi başlatmak, bir proje başlatmak, sahne sınırlarını yönetmek, bir aşamayı kontrol etmek, ürün teslimini yönetme ve bir projeyi kapatmak.

Kritik Yol Yöntemi (CPM) ve Program Değerlendirme ve İnceleme Tekniği (Pert) . CPM ve Pert, 1950'lerde geliştirilen orijinal proje yönetimi metodolojileri idi.CpmTanımlanmış zaman dilimlerine sahip kompleks, bağlı görevler arasındaki kritik yolu haritalamak için bir algoritma sağlar. CPM ile takımlar bağımlı en uzun süreli aktiviteleri tanımlayabilir.PeritDiğer taraftan, takımların zaman çizelgesi ve zaman dilimi bilinmeyen olduğunda kritik yolu tanımlamasına yardımcı olur. Pert olarak, proje yöneticileri, toplam projeyi tamamlamak için minimum süreyi belirlemek için tamamlanması gereken tüm görevleri (sadece kritik yol değil) tanımlar.

Temel bileşenler ve anahtar terimler

Proje yönetimi içindeki her bileşenin bir tanımlanmış kontrol listesi yoktur. Çoğunlukla, her biri kendi bileşenleri, süreçleri ve formatlarıyla farklı proje yönetimi türleri var. Ancak genel olarak, kullandığınız proje yönetimi metodolojisi veya aracı ne olursa olsun:

Her projenin tanımlanmış bir hedefe veya hedefe sahip olması gerekir. Proje hedeflerinizi özetlediğinizde kullanınAkıllı Hedef ÇerçevesiNet ölçüt ve kriterlere sahip olduğunuz için, proje başarısını doğru bir şekilde ölçebilirsiniz.

A proje planıProje hedeflerinize başarıyla ulaşmak için ekibinizin başarması gereken kilit unsurların bir planıdır.

Çoğu projenin projeniz sırasında neler yapabileceğinizi kısıtlayacak ve tanımlayacak bir bütçeye sahip olacaktır.

Proje riskleri, projenizde yanlış gidebilecek herhangi bir şeydir.Proje Risk YönetimiBir projeye başlamadan önce riskleri belirleme uygulamasıdır, böylece onları en iyi şekilde önleyebilirsiniz. Bu bir yaratmayı gerektirirRisk Kayıt .

Planlama sürecinde, ayrıca tanımlayacaksınız.Proje kapsamı- Projenizin boyutu, kısıtlamaları, bütçesi ve amaçlarıdır. Proje kapsamınızı bilmek önleyebilirkapsam sürüngen, proje teslimatlarınız ve çalışmalarınız proje kapsamınızı aştığında oluşur.

A Kaynak Yönetim PlanıEkibinizin kaynaklarını nasıl tahsis edeceğiniz için bir plandır - bu çalışanın bant genişliği, teknik araçlar veya bütçe olsun. Projeniz için bir kaynak yönetimi planı oluşturmak, takım kaynaklarınızı en iyi şekilde yönetmenize ve planlamanıza yardımcı olabilir, böylece kaynak kullanılabilirliğini en üst düzeye çıkarabilirsiniz.

Proje paydaşlarıProjenize katılan var. Bu olabilirçapraz fonksiyonel ekipüyeler veya yönetici liderliği.

Çoğu projeye sahip olacakzaman çizelgesi- Çalışma başladığında, çalışma tamamlandığında, iş tamamlandığında bir bitiş tarihi.

Teslimatlar, proje zaman çizelgenizin sonunda bitireceğiniz varlıklar, dosyalar veya ürünlerdir.TeslimatBir marka kampanyası veya bir ürün lansmanı için yeni özellikler için reklamlar içerebilir.

Kilometre taşlarıBir iş grubunun tamamlandığını veya yeni bir kova çalıştırıldığını belirten kontrol noktalarıdır. Bir ürün veya sonucu temsil eden teslim edilemelerin aksine, bir dönüm noktası zaman içinde bir andır.

Projenizde, bir görev başka bir görev tamamlanıncaya kadar bir görev başlayamayacağı bağımlılıklar da olabilir. Projenizde çok fazla bağımlılık varsa, Gantt grafik tarzı görünümüBöylece çalışmanızı bir zaman çizelgesinde görselleştirebilirsiniz.

Projenizi yönetirken, ilerleme raporları göndermeniz gerekir vedurum güncellemeleripaydaşları proje etmek. İyi raporlama, çapraz fonksiyonel görünürlüğü ve işbirliğini artırabilir.

Proje Yönetimi Süreci

Her proje, üzerinde çalıştığınız şeye bağlı olarak, hangi takım olduğunuza ve ekip üyelerinizin işbirliği yapmayı nasıl sevdiğine bağlı olarak biraz değişecektir. Ancak genel olarak varBeş ana proje aşamasıProje yönetimi sürecinde ortaya çıkan:

Proje başlangıcı.Başlatma aşamasında, proje ekibinizi monte edersiniz ve proje kapsamınızı belirleyebilirsiniz. Projenizin karmaşıklığına ve ölçeğine bağlı olarak, bir tane oluşturmak isteyebilirsiniz.Proje Yol Haritası .

Proje planlaması.Proje planlaması, proje gereksinimlerinizi özetlediğinizde ve "proje başarısının" neye benzeyeceğini tanımladığınızda. Bu proje aşaması, başarılı proje yönetimi için kritik öneme sahiptir - ve proje hedeflerinize vurur. Planlama aşamasında, proje planınızı oluşturacak, anahtar kilometre taşlarını tanımlayacak ve proje maliyetleri ve zaman çizelgesinde hizalayacaksınız.

Proje Yürütme.Projenizin büyük kısmı yürütme aşaması olacaktır - bu, sizin ve ekibinizin proje teslimatlarınıza doğru çalışacağınız zamanıdır. Yürütme aşamasında, pratik yapmak isteyeceksiniziş yükü yönetimi , zaman yönetimi, vegörev yönetimiEkibinizin hizalandığından emin olmak için, pistte ve bunalmamış.

Proje performansı.Raporlama, yürütme aşamasında ve sonrasında gerçekleşir. Proje sırasında, raporlama, işinizde sorunsuz, işbirliği yapabilir ve çapraz fonksiyonel görünürlüğü artırmanıza yardımcı olacaktır. Ardından, projeniz tamamlandıktan sonra, nasıl yaptığınızı bildirebilirsiniz veBeyin fırtınası fikirleriProje paydaşları gelecekteki projeler sırasında nasıl geliştirileceği konusunda.

Proje kapatma.Proje yapıldıktan sonra, yakalamak için proje paydaşlarıyla öldürmek için biraz zaman ayırın.dersler öğrenildi. Ekibinize bağlı olarak, bunu bir yapabilirsiniz.Proje Retrospektif Toplantısı, aProje sonrası mortemveya bir proje eksikliği.

Bir hata takibi veya yaratıcı istek projesi gibi devam eden bir süreci yönetmenin en iyi yolu, iş yönetimindedir. Proje yönetimi aslında bir parçasıiş yönetimi-Ayrıca, proje yönetimi bireysel projeleri koordine etmenize yardımcı olabilirken, iş yönetim yazılımı ekiplerin, başlangıcı veya bitiş tarihi olmayan hem ayrık projeleri hem de süreçleri yönetmelerine yardımcı olmak için oluşturuldu.

5 Proje Yönetiminin Faydaları

Hala proje yönetimine ihtiyacınız olup olmadığınızı, proje yönetimine ihtiyacınız olup olmadığına, proje yönetiminin faydalarını keşfetmeyi, bu fikirleri ekibinizin çalışma yolunda getirmenin birkaç basit yoluyla birlikte, gereklidir.

1. Temizle, organize planlar takım işbirliğini geliştirin

Plansız bir projeye sıçradıysanız, işlerin ne kadar dağınık olabileceğini biliyorsunuz. Proje programınızda, son dakikada unutulmuş bir görevi tamamlamak ya da tekrar tekrar tekrar aynı lojistik soruları cevaplamak için çabalayan temel adımları atlayabilirsiniz: "Bu ne zaman? Sonra ne yapıyoruz? " Daha da kötüsü, çalışmanızın kalitesi, projenizi bitiş çizgisinde zorlamak için acele ederken acı çekebilir.

Planı giderken yazmak yerine, projenize başlamadan önce, görev sahipleri, teslimatlar ve son tarihler ile birlikte yapılması gereken her şeyi yapın. O zamanlar,Projenizi DOS'a GörselleştirinZaman çizelgesinde veya kategorize edilmiş bir listede, ne zaman kimin yaptığını açıkça belirlemek için. Örneğin, bir etkinlik planlıyorsanız, her adımdan sorumlu olan ana etkinliğe giden her bir adımı listeleyebilir, her adımdan sorumlu olan ve adımları nasıl doldurmanız gerekir. Ardından, paylaşılan bir proje takvimi üzerinde zamanlayın. Bu şekilde, son dakika davetlerini sipariş etmek ya da iki takım arkadaşı kitabına sahip olmak için acele etmekten kaçınacaksınız (Whoops!).

Projenizin tümü ile ilgili net bir planı anlatarak, daha sonra son tarihler, görev sahipleri ve diğer temel bilgileri ekleyerek, aksi takdirde bir kaotik ve eksi bir yürütme süreci olanı verimli bir hale getirecek olanı çevirirsiniz. İşinizin kapsamı ve zamanlaması konusunda net bir fikriniz olacak ve başlamadan önce potansiyel çatışmaları tespit edebilirsiniz. Biraz öngörü ve planlama ile, daha az zaman ve kaynakları azaltabileceksiniz - ve kimi istemiyor?

Başlamadan önce yapmanız gereken her şeyi listeleyin.Ardından, son tarihler, görev sahipleri, durum veya ilgili dosyalara bağlantılar gibi detaylar ekleyin. Bu, ekibiniz için yeni bir proje ise, adımlar veya aksaklıklar için planlanmamış herhangi bir tampon süresi ekleyin.

Her şeyi paylaşılabilir bir planda düzenleyin.Basit bir liste veya takvim veya zaman çizelgesi gibi daha görsel bir şey mi kullanıyorsunuz?Kanban panoları, planınızı düzenlemek istersiniz, bu yüzden kimsenin ne zaman olduğunu kimin yaptığını görmesi kolaydır. Ardından, herkesi aynı sayfada almak için paydaşlarınız arasında dolaşın.

Tekrarlanabilir projeleri bir şablona dönüştürün.Bu, tekrar tekrar çalıştıracağınız bir proje ise, bir sonraki seferde planlama aşamasında zaman kazanmak için yinelenebileceğiniz bir şablon oluşturun.

2. Herkesin rolünü tanımlamak karışıklığı ortadan kaldırır

Hazırlık çalışmaları yapıldıktan sonra, proje yönetiminin gerçek yönetim bölümüyle ilgilidir. Bununla birlikte, ekibinize bitiş çizgisinin karşısında yardımcı olmak için net bir proje sahibi olmadan, takım arkadaşlarının görevleri bırakması, ayrıntıları unutma veya sorularla kiminle kim olduğunu bilmeleri için çok kolaydır.

Resmi bir proje yönetimi işlevine sahip şirketler, proje planlarının iyi, plana göre yapıldığından emin olmak için bir proje yöneticisine sahip olsa da, bu sorumlulukların projeyi öngören veya başlatan kişiye düşmesine izin verin. Örneğin, eğer bir editörünüz varsa, bir web sitesi geçişi düzenleyen bir geliştirici veya müşteri raporlama sistemlerini güncelleyen bir hesap yöneticisi olan bir geliştirici yayınlıyorsanız, projenizin tüm hareketli parçalarını koordine edin.

Neyse ki, projenizi etkili bir şekilde yönetmek için ikinci bir işe girmeniz gerekmez - küçük bir iletişim veişbirliğiuzun bir yol olabilir. Projeniz için nokta kişi olduğunuz başkalarına netleştirerek, katılan herkes kiminle ilgili kiminle gideceğini ve güncellemelere bakmayı bilecektir. Ve herkesin projedeki rolünü anlatarak, takım arkadaşlarınızın nasıl dahil olmalarını istediğinize ilişkin karışıklığı ortadan kaldıracaksınız.

Rolünüzü açıkça bildir (ve herkesin).Planlama aşamasında mı yoksa projenizin başlangıcında olsun, herkesin proje liderinin kim olduğunu (siz!) Ve diğerlerinin sorumluluklarının kim olduğunu bildiğinden emin olun.

Görev sahipleri için soruları karşılayın ve cevaplayın.Net bir plan oluşturduğunuz için, paydaşlar ne sorumlu olduklarını zaten biliyor. Şimdi, çalışmalarının nasıl ilerlediklerini kontrol ederek veya çalışmaların engellemeleri için ihtiyaç duydukları her şeye erişmelerine yardımcı olarak yolda kalmalarına yardımcı olun.

Durum güncellemelerini düzenli olarak paylaşın.Momentumun takımınızla güncellemeleri paylaşarak sürdürünProje İlerleme. Bu sadece bu herkesi güncel tutacak ve durum güncelleme sorularını azaltacak, ancak paydaşlarınızı teşvik eder ve motive eder.

3. İyi tanımlanmış hedefler takım etkinliğini artırır

Ekipler proje hedeflerinin neler olduğunu bilmediğinde projeler başarılı değil. Net hedefler olmadan, takımlar sadece eksiklik değiliçsel motivasyon-Bu ayrıca yanlış amaca yönelik çalışma riskini de düşürür veya düşük etkili işlerde yerleşir.

Bir proje yönetimi aracı ile, projenizi önden yukarı doğru tanımlarsınız. Bu şekilde, proje üzerinde çalışan herkes proje hedeflerine hizalanır - ve oraya gitmek için ihtiyaç duydukları adımları optimize edebilir. Örneğin, projeniz yeni bir ürün başlatacaksa, "yükseltmelerde% 20 artış olan" bir hedef belirleyebilirsiniz. Bu amaç, giderken lansman kararlarınızı etkiledi. Ayrıca lansmandan sonra başarıyı ölçmek için bir metrik olarak da hizmet eder.

Proje ekibinizdeki bireyler de faydalanacaktır. Çözmeye çalıştığınız ve ekibinize "Kuzey Yıldızı" vermeye çalıştığınız sorunla gerçekten düşünmenizi sağlayarak, ekibinizin bu hedeflere etki edecek görevlere odaklanmasını sağlayacaksınız - gereksiz işlerde kayboldu.

Bu projeyi neden başlattığınızı değerlendirin.Sor: Bunun neden yapılması gerekiyor? Bu etki kim olacak? Bu proje kuruluşunuzun daha büyük hedefleriyle nasıl uyuyor? Diğer takım arkadaşlarına uyuyor mu? Bu inisiyatiften ne göreceğiz?

Hedeflerinizi tüm paydaşlarınızla paylaşın.ÖnceProjenizi planlayın, hedeflerinizi dahil edilmesi gereken herkesle paylaşın. Ekibinizin nasıl çalıştığına bağlı olarak, bunu bir Kickoff Toplantısı ile yapabilirsiniz, bir belgeyi dolaştırarak veya bir proje yönetimi aracında paylaşarak - herkesin inisiyatifinizin hedeflerini (ve golsüz olmayanları) anladığı sürece.

Hedefleri izlemek ve raporlamak için bir işlem yapın.Sadece onları ayarlamayın ve onları unutun. Hedeflerinizi düzenli olarak kontrol etmek ve raporlamak için bir planınız olduğundan emin olun. Bu şekilde, hedefinizi kaçırmak ve onlara vurmak için planlarınızı ayarlamak için kolayca görebilirsiniz.

4. Bir iletişim planını tanımlamak ekibinizin hizalanmış ve odaklanmış tutar

Terim, "Yönetim" projesi olabilir, ancak bir projeyi yönetmek, yapbozun sadece bir parçasıdır. İşe başlamadan önce, bir iletişim planında uyum sağlamalısınız. Ekibinizde bir e-posta yönetimi aracı, anlık bir mesajlaşma aracı ve diğerleri arasında bir proje yönetimi aracı vardır. Her bir alet kullanıldığında bir iletişim planı oluşturur. Örneğin,UDN Görev Yöneticisi, kullanırıze-postaDış iletişim için,GevşekHızlı iç mesajlar için ve UDN Görev Yöneticisi Tüm eyaletlerimiz için.

Ortalama çalışan arasında geçiş yaparGünde 10 araçlar. Hangi aletin kullanılması gerektiğinde, ne zaman kullanılması gerektiğinde, bu araçlar arasında geçiş yapmak kafa karıştırıcıdan tamamen ezilmeye kadar değişebilir. Bir iletişim planı karar yorgunluğunu azaltır ve her takım üyesinin aynı sayfada olduğundan emin olur.

İletişim sözleşmeleri kurun.En temel düzeyde, iletişim planınız ekibiniz arasındaki iletişim araçlarını ve sıklığını tanımlamalıdır.

Paylaşılacak geri bildirim için fırsatlar sağlayın.İletişim planınız, ekibinizdeki herkes için çalışmak zorundadır, bu nedenle tüm paydaşların hizalandığından emin olun. İletişim planı dahil olmak üzere, iletişim planı yapana kadar geribildirim ve atölye için fırsatlar sunar.

Proje paydaşlarını ve rollerini netleştirin.Paydaşlar ne zaman döndürülmelidir? Hiçbir şey yaşamadan önce daima bildirilmeli herhangi bir proje onaylaması var mı? İletişim planınızın bir parçası olarak proje paydaşlarını ve rollerini belgeleyin.

Durum güncellemelerinin sıklığı ve stilinde hizalayın.İletişim planınızın en önemli unsurlarından biri nasıl paylaşacağınızdır.Proje İlerleme. İdeal olarak, eylemlerinizin tümü proje yönetimi aracınızda saklanacaktır, böylece durum güncellemelerini kolayca derleyebilir ve paylaşabilirsiniz.

5. Proje yönetimi araçları verimliliği arttırmaya yardımcı olur

Bu ipuçlarını harekete geçirmek için, ekibinizin daha iyi işbirliği yapmasına ve yolda kalmasına yardımcı olmak için bir proje yönetimi aracı kullanmayı düşünün.

Kelimenin tam anlamıyla seçim yapabileceğiniz düzinelerce alet olsa da, bu araçların çoğu daha geleneksel süreçler için inşa edildiğinden ve kurulum için çok zaman alabildiğinden daha geleneksel proje yönetimi araçlarına bakmaktan kaçınmak isteyeceksiniz. Bunun yerine, evlat edinmesi, esnek ve özelleştirilebilir bir şeyi arayın. Bonus puanları yapabiliyorsanızİşleri Projelerde Bağlayın(E-posta ve elektronik tablolarda yapmak zor olabilir) ve işin gerçekleştiği takım arkadaşlarıyla iletişim kurun.

Açıkçası, düşünüyoruz UDN Görev Yöneticisi Faturaya uyar ve daha iyi proje yönetimi için daha iyi proje yönetimi üzerine başlamak isteyen şirketler için harika bir seçenektir ve ekibinizin başarılı olması gereken özelliklere sahip olan bir araçla daha iyi proje yönetimi ile başlamak isteyenler için.

Herkese bir merkezi aracı olan gemide alın.Her ekibin veya ekip üyesinin projeleri yönetmek için farklı bir araç kullanmasına izin vermek yerine, herkesin kullanacağı bir aracı kabul edin. Bu şekilde, işbirliğini teşvik edebilir ve temel bilgileri nerede bulacağınıza dair karışıklığı azaltabilirsin.

Sözleşmeyi nasıl kullanacağınıza göre ayarlayın.Herkesin bazı basit yönergelerle yeni araçlarını kullandıklarını kendilerini kendinden emin hissetmelerine yardımcı olun. Örneğin, "her zaman görevlere geçme tarihi ekleyin" veya "Tüm Pazarlama Projesi Başlıklarında '' Pazarlama 'eklediğinizden emin olun" veya "Birisi için işlem yapılabilir bir talebiniz varsa, proje yönetimi aracımızda bir görev oluşturun. onları e-postayla göndermek. "

Durum güncellemelerini ve raporları paylaşın.Takım arkadaşlarınızın bir araçtan değeri görmesi için en hızlı yolu, onlara daha fazla görünürlük sağlar.Proje Durumları ve İlerleme. Durum güncellemelerini paylaşarak ve yeni aracınızda proje ilerlemesini göstererek, takım arkadaşlarının çalışmaların nerede durduğunu ve aracı kendi işleri için de kullanmalarını teşvik etmelerine yardımcı olabilirsiniz.

Bir proje yöneticisi olmak istiyorum, şimdi ne?

Tebrikler, bir proje yöneticisi! Hayır, gerçekten, hepsi bu kadar. Proje yönetimi ilk ortaya çıktığında, "Proje Yönetimi Mesleki" olarak kabul edilebilecek sıkı bir eğitim ve sertifikalar vardı. Ancak bu, son birkaç on yılda, büyük ölçüde demokratikleşme ve mevcut takım rollerinin genişletilmesi nedeniyle değişmiştir. Başlangıçta, projelerinizi "çalıştırmak" için bir proje yöneticisine ihtiyacınız vardı - ancak daha fazla takım lideri kendi projelerini çalıştırmaya başladı, proje yönetimi bir meslekden bir uzmana geçti.

ModernProje Yönetimi Araçlarıakılda olan bu kayma ile yapılır. İçindeUDN Görev Yöneticisi, kimsenin bir proje yöneticisi olabileceğine inanıyoruz. Bir ekip üzerinde çalışıyorsanız ve ekibiniz projeler üzerinde çalışırsa, bir proje yöneticisi olabilirsiniz - yeni bir aracın ins ve çıkışlarını öğrenmek zorunda kalmadan. Sadece senin için inşa edilen bir araca ihtiyacınız var - diğer tarafa değil.

Proje Yönetimi Araçları

Proje yönetimi araçları, netlik kazanmanın ve ekibinizle bağlantı kurmanın görsel bir yoludur. Ekibinizin şu anda çalışmaları nasıl yönettiğini düşünün. Bir proje yönetimi aracını paylaşmazsanız, ekibinizin projeleri, görevlerini, dosyalarını ve iletişiminin, takım görünürlüğünü ve hizalamayı azaltan araçlar arasında dağılmıştır. Merkezi bir gerçek kaynağı olmadan, ekip üyelerinin önceliklerinin neler olduğuna dair netliği yoktur ve muhtemelen cevapları ararken çok zaman harcıyorlar. Aslında, iş endeksinin anatomisine göre, harcıyoruzZamanımızın% 60'ıHer gün, belgeleri aramak, onaylamak ve yetenekli veya stratejik iş yerine toplantılara katılmak gibi işler hakkında işler.

Çevrimiçi bir proje yönetimi aracıyla, öncelikleri iletmeniz için daha iyi bir yolunuz var ve ne zaman yaptığını kimin yaptığını hizalayın. Ekiplerin netlik sağlamalarına yardımcı olmak için, proje yönetimi araçları projenizi gerçek zamanlı olarak görselleştirmek için birkaç farklı yol sunar. İşte en popüler türlere bir bakış:

Kanban panoları, projenizin ilerlemenizi çizmenin görsel bir yoludur. Bir Kanban panosunda, ilerleme dikey sütunlarla temsil edilir ve görevler tamamlanıncaya kadar her aşamada hareket eder. Tipik bir Kanban panosunun yeni, devam eden ve tamamlanmış işleri için sütunlara sahip olabilir.

Gantt çizelgeleri, bir projenin zaman çizelgesini görselleştirmek için kullanılan yatay çubuk grafikleridir. Gantt grafikte, görevler, barın uzunluğunun, görevin ne kadar süreceğini temsil ettiği yatay çubuklar olarak temsil edilir.

Proje takvimleri, görevlerinizi hayata geçirmenin ve önümüzdeki hafta veya ayın görevlerinizi açıkça görselleştirmenin harika bir yoludur. Proje takvimleri, editoryal takvimler veya sosyal medya içerik takvimleri gibi benzersiz son tarihlerle birçok farklı göreve sahip olan projeler için popüler görünümlerdir.

Elektronik tablo tarzında bir görünümde, ne zaman ne yaptığını kimin yaptığını açıkça görebilirsiniz. Bu tür görsel proje yönetiminde, proje iş akışınızı doğrusal, şebeke benzeri bir görünümde açıkça görebilirsiniz.

Peki ya iş yönetimi araçları?

Bahsettikİş Yönetimi YazılımıDaha önce, çünkü iş yönetimi, proje yönetimi düştüğü şemsiyedir. Proje yönetimi ile, projelerinizi organize etmek, planlamak ve teslim etmek için harika araçlarınız var. Ancak iş yönetimi, yalnızca tek bir proje sürecinde size yardımcı olmaz - bunun yerine, ekibinizin tüm projelerinizin ve girişimlerinizin nasıl bağlandığının bütünsel bir görünümünü elde etmesine yardımcı olur. Yukarıda listelediğimiz dört ortak proje yönetimi görünümüne ek olarak bunu yapan iki ana iş yönetimi aracı var.

Proje portföy yönetimi, tüm girişimlerinizi bir yerde izlemenin sırrıdır. Portföyler, tüm işinize bir kuş gözü manzarasını sağlar, böylece ekibinizi projeler arasında takip edebilirsiniz. Günlük işleri kurumsal stratejiyle bağlamanıza izin verirler.

İş yükü yönetimi ile, ekibinizin çalışmalarının net bir resmini ve kimsenin yanmadığını veya sıkılmamasını sağlamak için kapasiteyi bulabilirsiniz. Bu şekilde, potansiyel fazla çalışmayı tespit edebilir ve gerekirse görevleri ayarlayabilirsiniz.

Yararlarını kendin için deneyimleyin

Hangi şirket veya endüstrinin içinde çalıştığınız önemli değil, ekibiniz birkaç proje ve iş yönetimi temelini benimsemekten faydalanacaktır. Çalışmanızın nasıl planladığınız, yönettiğinizden ve raporunuzu nasıl planladığınızdan, ekibinizi daha verimli hale getirebilir, çalışmalarına sorumlu hale getirebilir ve en çok önemli olan şeyleri ele aldıklarından emin olabilirler.

UDN Görev YöneticisiTakımların iş üzerinde organize edilmesine ve yürütmesine yardımcı olan bir iş yönetimi aracıdır. Hakkında daha fazla öğren UDN Görev Yöneticisi bugün.