Які зацікавлені сторони у сфері управління проектами?

Udn Webber

Стратег змісту

Проект, як великий великий "шведський стіл".

Активно задіяні тонни кухарів.

Ні, не псувати бульйон, але необхідно для його завершення.

І так само, як спеціальні шеф-кухарі, всі зацікавлені сторони проекту мають свою нішу, щоб покрити.

Але питання є, хто зацікавлений у проекті? Яка їхня угода? Чи роблять вони випічки? 🍰

Сполучене сповіщення - деякі зацікавлені сторони проекту!

У цій статті ми дізнаємося, хто є зацікавленими сторонами у сфері управління проектами, типи зацікавлених сторін проекту, приклади та як їх проаналізувати. Ми також дізнаємося Найбільш ефективний спосіб здійснення керівництва зацікавлених сторін проекту .

Добре, давайте дізнаємося все про зацікавлених сторін проекту. 🔍

Які зацікавлені сторони проекту?

Проект зацікавлених сторін є індивідуальним, організацією або групою, що:

В основному, зацікавлені сторони є люди або групи, які мають щось отримати (або втратити) з проекту.

Отже, якщо проекти добре роблять, то зацікавлені сторони отримають користь від нього.

Однак, якщо проект йде вниз, то зацікавлені сторони спускаються з ним теж ... 😅

Хто зацікавлені сторони проекту?

Ви можете класифікувати зацікавлених сторін Управління проектами на два типи: внутрішній і зовнішній зацікавлених сторін.

Ці два типи зацікавлених сторін у сфері управління проектами базуються на відносинах зацікавлених сторін з організацією:

Внутрішні зацікавлені сторони

Як свідчить ім'я, внутрішній зацікавленість у межах організація або бізнес. Вони зосереджуються на ризиках проекту та безпосередньо залучені до процесу проекту. Ці члени команди компанії зазвичай володіють глибокими знаннями своєї аудиторії, клієнтів та компанії, а також часто розглядаються як повноваження, який часто зберігає лідерські позиції високого рівня, які працюють безпосередньо з різними рівнями операцій для досягнення бажаних результатів.

Зовнішні зацікавлені сторони

З іншого боку, зовнішні зацікавлені сторони не належать до вашої організації або бізнесу. Ці зацікавлені сторони проекту є аутсайдери , як і клієнти або кінцеві користувачі. Іншими словами, це ваша відповідальність за керування цим спілкуванням з основними зацікавленими сторонами та зовнішніми клієнтами, зберігаючи критичну інформацію, доки не буде важливо визначити всім партіям.

Зустрічаючи очікування різних видів впливових зацікавлених сторін, надаючи їм видимість, а інформування різних зацікавлених сторін - половина плану управління зацікавленими сторонами. Але як керівники проектів, ви повинні спочатку зможе назвати ці зацікавлені сторони, а також зрозуміти потреби спонсорів проекту. Найголовніше, що потрібно пам'ятати, це чітко повідомити обсяг проекту та керувати очікуванням зацікавлених сторін, а іноді й довгими списками вимог від керівництва.

Це чудово. Але хто зацікавлені сторони в проекті? Як менеджер проекту важливо, щоб ви визначили зацікавлені сторони з самого початку та залишатися зосередженими на виконання проекту. Менеджери ресурсів, функціональні менеджери та інше топ-менеджмент можуть бути більш орієнтованими на планування проекту та планування життєвого циклу, тоді як підтримка зацікавлених сторін ставляться до всіх учасників команди проекту, як якщо б вони знаходяться на тому ж рівні, і, як і залишаються в курсі проекту, а також як відгук клієнтів.

Приклади зацікавлених сторін у проекті

Оскільки проект не те ж саме, зацікавлені сторони також змінюються.

Однак одна річ.

Чи це проект розробки додатків або Будівельний проект , Управління зацікавленими сторонами завжди є критичним, і це важливо, що ви аналізуєте зацікавлені сторони, зацікавленість зацікавлених сторін та як вони стосуються успіху проекту.

Як менеджер проекту, ось деякі з загальних Внутрішні зацікавлені сторони Ви можете мати справу з:

Ось деякі з загальних зовнішні зацікавлені сторони :

Однак список тут не закінчується. Менеджери проектів несуть відповідальність за ефективне управління та визначення пріоритетів програмних практик, спілкування хороших та поганих новин як для співпраці та підтримки різних зацікавлених сторін, залучених до проекту. Це не маленький подвиг.

Вам потрібно з'ясувати, хто всі основні зацікавлені сторони. Для цього потрібно виконати аналіз зацікавлених сторін.

Як здійснити аналіз зацікавлених сторін?

Аналіз зацікавлених сторін, або як деякі можуть називати це, картографування зацікавлених сторін є важливою, оскільки це:

Найкращий маршрут до успіху проекту - чітко визначити очікування проекту до відповідних зацікавлених сторін, виявлення ризиків та надання зворотного зв'язку для управління зацікавленими сторонами проекту та їх

Створення сильної команди, яка містить ключовий проект зацікавлених сторін, є єдиним способом досягти успіху в проекті.

Приклад контекстної діаграми контексту зацікавлених сторін:

Додатково, визначення моделей в Залучення зацікавлених сторін допоможе вам уникнути негативного впливу зацікавлених сторін у майбутньому. Високий інтерес, високий вплив зацікавлених сторін, власників та інших менеджерів з інших команд та / або інших відділів можуть мати приховані програми або просто не можуть бути на одній сторінці, як і ваша команда.

Позитивний чи негативний, це важливо, що ви робите все, що ви можете, щоб переконатися, що ви спілкуєтеся з ідеями, контурів, огляду інформації, і що інвестори та ключові зацікавлені сторони задоволені часовими процесами, процесами та корпорацією членів команди.

Давайте розбиваємо аналіз зацікавлених сторін у три етапи:

1. Визначте потенційні зацікавлені сторони

Крок - це ідентифікація зацікавлених сторін.

Ви повинні ідентифікувати як ваші внутрішні, так і зовнішні зацікавлені сторони.

І ми її отримуємо. Іноді це досить очевидно.

Звичайно, ваш клієнт Spoc та члени команди проекту є ключовими зацікавленими сторонами.

Але це більше до історії?

Для цього ви будете потребувати вашого Статут проекту та інші важливі проектні документи. Раніше. Починається проект, статут проекту повинен бути створений та представлений усім цим зацікавленим сторонам. Ви повинні інформувати важливі зацікавлені сторони будь-яких потенційних ризиків, включаючи фактори навколишнього середовища, які можуть вплинути на результат проекту.

Визначення деяких складних зацікавлених сторін може приймати вам години мозкового штурму та перегляду документації.

Дані, які ви збираєте з цих елементів, повинні допомогти вам вказати всі зацікавлені сторони.

Ви можете запустити цей аналіз за допомогою найвищої номінальної продуктивності та інструментів управління проектами у світі; Давайте покажемо, як!

Сказати привіт Диспетчер завдань UDN .

Ви можете використовувати Диспетчер завдань UDN Документи створити свій список зацікавлених сторін Редагування багатих текстів , включаючи банери, заголовки, шрифти тощо.

Документи організовуються за категоріями: всі, призначені мені, спільно та приватні

Використовуйте розширені документи для каталогізації та Wiki, щоб отримати доступ до кожної частини проектної документації. Пошук за словом або фразою і знайдіть імена всіх ваших зацікавлених сторін!

Найкраща частина ви можете розділити весь "" Визначте процес зацікавлених сторін "" між членами команди проекту.

Всі ви можете продовжувати ідентифікувати зацікавлені сторони, додати їх до файлу документів у режимі реального часу та створити реєстр зацікавлених сторін проекту.

Реєстр зацікавлених сторін проекту міститиме всі назви, ролі, владу та інтерес різних зацікавлених сторін.

Командна співпраця , ftw!

2. Знати, як визначити пріоритети зацікавлених сторін як менеджера проекту

Інститут управління проектами ( Прем'єр ) стверджує, що "буде класифікувати як зацікавлену сторону, особа або група повинна мати певний інтерес або рівень впливу, який може вплинути на проект".

Не кожен ідентифікований зацікавлений у проекті рівний у проекті.

Деякі з них важливіше через їх вплив.

Отже, другий крок - визначити пріоритети своїх зацікавлених сторін.

Ось деякі питання, які допоможуть вашій команді проекту розрізняти основні зацікавлені сторони від середніх зацікавлених сторін:

Якщо відповідь на ці питання є "так", то вони є основним зацікавленим сторонем.

Ваш список основних та вторинних зацікавлених сторін повинен допомогти вам створити карта зацікавлених сторін .

Для цього потрібно Менеджер завдань UDN 'S mind maps .

Створіть стільки вузлів, скільки вам подобається для опорних точок Менеджер завдань UDN Mind Maps

Намалюйте свої зацікавлені сторони за допомогою Порожній режим Щоб візуалізувати всіх людей, які можуть впливати на ваш проект або як вони пов'язані.

3. Залучення зацікавлених сторін

Тепер, коли ви знаєте всі важливі зацікавлені сторони, і хто визначив пріоритету, настав час за участю зацікавлених сторін.

На відміну від попередніх кроків, залучення зацікавлених сторін є постійним процесом у вашому проекті. Вам потрібно визначити очікування зацікавлених сторін та вирішувати свої проблеми.

І Менеджер завдань UDN тут, щоб тримати руку на кожному кроці.

Як здійснити управління зацікавленими сторонами?

Керування очікуванням зацікавлених сторін в основному про збереження їх щасливими.

Так буде додатковий десерт на обід зробити трюк?

Може бути! Їжа ніколи не вдається, коли справа доходить до управління зацікавленими сторонами, але це, звичайно, не все!

Але зацікавлені сторони голодні.

Їм потрібна інформація через прозорий спілкування зацікавлених сторін.

І ми допоможемо вам побудувати процес управління зацікавленими сторонами навколо цього.

1. покажіть їм ваш план проекту

Подумайте про зацікавлену сторону як гостьовий ресторан.

Що перше, що ви робите? Покажіть їм, що в меню сьогодні.

Аналогічним чином, керуючи зацікавленими сторонами повинні почати з вас показуючи їх План проекту що містить ваш:

Сьогоднішній? Зв'язок!

Але по-перше, ви повинні створити план проекту.

Менеджер завдань UDN Діаграма Gantt ідеально підходить для планування проекту, і для створення лише трьох простих кроків.

Це воно. У вас є гарна діаграма Gantt.

REMAP ВСІ ВСТАНОВЛЕНІ ЗАВДАННЯ ПЕРШИХ ТА ДАТИ

Точний Графік Gantt дозволяє вам розкласти завдань управляти Залежності , Моніторинг прогресу проекту, створення Віхи , обчислити критичний шлях , і набагато більше.

І найкращий спосіб дозволити вашим зацікавленим сторонам візуалізувати ваш план проекту, обмінюючись цим.

Як?

Якщо ви хочете поділитися своєю графікою Gantt з внутрішніми зацікавленими сторонами, дайте їм Дозвіл Щоб отримати доступ до нього.

Для зовнішніх зацікавлених сторін, просто поділіться публічне посилання .

Легко ділитися з видом з публічною посиланням

Примітка : Занадто багато інформації так само погано, як це занадто мало. Обмежте перевантаження інформації з дозволами та громадським облом. Таким чином, ваші зацікавлені сторони дістаються до того, щоб побачити лише речі, які мають значення для них.

Хочете організувати свої завдання, щоб ваші зацікавлені сторони могли бачити, що пов'язано з тим, що?

Використання Завдання відносин Щоб пов'язати такі обов'язки та оцінити успіх.

Це такий чудовий спосіб, пов'язаний з групою.

Швидко пов'язуйте завдання по всій робочій області

2. Налаштуйте плану комунікації, щоб вирівняти, уточнити та створити успішний та позитивний, де кожен може співпрацювати як команду.

Для ключових зацікавлених сторін управління проектами - це все про ці своєчасні оновлення.

Ви повинні інформувати кожну групу зацікавлених сторін, і це вимагає плану комунікації.

Чи буде це електронною поштою, Зустрічі Kickoff , Відеоконференції та бананові дзвінки?

Відмінно підходить для закуски. Не так багато для спілкування!

Ось ідея.

Як у Менеджер завдань UDN У Погляд чату . Ви можете говорити про що-небудь і все, не залишаючи платформи управління проектами.

Хіба це не зручно?

Вам не доведеться витрачати час перемикання між додатками або навіть вкладами для спілкування.

Додавати Гості (зовнішні зацікавлені сторони) до своїх чатів і вирішити, чи зможуть вони створити погляд на чат чи ні.

Чат не ваша річ?

Хост і приєднуйте Зустрічі з масштабуванням Менеджер завдань UDN , завдяки Масштаб інтеграція.

Почніть зустріч з масштабуванням від a Менеджер завдань UDN завдання

І якщо ви один з тих людей, які не можуть розлучатися з листами, ми також маєш рішення для вас.

Ви можете надсилати та отримувати електронні листи безпосередньо з Менеджер завдань UDN за допомогою Надіслати електронною поштою ClickApp .

Вкажіть дію миттєво, відправляючи та отримувати електронні листи з Менеджер завдань UDN завдань

Ви навіть можете створювати шаблони електронної пошти, щоб швидко спілкуватися з людьми.

Говорячи про електронні листи, якщо вам потрібно надіслати будь-які юридичні документи або контракти, які потребують деяких змін, вам не доведеться шукати в іншому місці.

Наші функції перевірки пропозиції Анотація PDF також.

3. Поділіться розповсюдженням робочого навантаження

Розширення вашого розповсюдження робочого навантаження є важливою частиною плану управління зацікавленими сторонами, оскільки він показує їх:

Це свого роду, як дозволити гостям ресторану відвідайте кухню. Вони отримують, як ви робите їжу в гігієнічних умовах, і, можливо, навіть комплімент шеф-кухар!

Ви не хочете, щоб солодка, солодка хвала теж?!

Потім покажіть свої зацікавлені сторони, що ви працюєте з Вид навантаження .

Ця функція дозволяє організувати свій проект таким чином, щоб досягти найбільших результатів, не спалюючи вашу команду.

Отримати Insight в групові потужності з видом на робочий навантаження Менеджер завдань UDN

І вуаля!

Зацікавлені сторони більше не залишиться в темряві.

Крім того, ви отримуєте справу протягом більше часу, ресурсів або експертизи на основі вашого розповсюдження робочого навантаження.

4. Нехай керівництво та ключові зацікавлені сторони розглядають відповідальність і отримати уявлення

Хто не любить бачити руху голки? Лідери проекту та інші зацікавлені сторони завжди будуть зацікавлені в прогресі проекту, а особливо для участі у успішному завершенні.

Зацікавлені сторони вашого проекту хочуть знати, наскільки добре проект робить і як далеко це від фінішної лінії. І що краще, ніж інформаційна панель проекту, щоб дати вам та ваші зацікавлені сторони про прогрес проекту.

Ви думаєте про створення інформаційних щитів з нуля? Може бути, на Excel?

Перший крок - спробувати Менеджер завдань UDN На інформаційних панелей замість цього.

Це ідеально Спринт і Ресурс управління.

Використовуйте настроювані віджети для створення центру управління місією в Менеджер завдань UDN Панель інструментів

Щоб принести дані проекту на вашу інформаційну панель, ви можете додати віджети, такі як:

І більше!

Менеджер завдань UDN - Sprint Widgets дають вам ці корисні Графіки управління проектами Щоб візуалізувати ваш проект:

Для внутрішніх зацікавлених сторін, обмін доступом до перегляду або редагування за допомогою Дозволи .

Ви берете виклик.

Для зовнішніх зацікавлених сторін ви завжди можете експортувати дані з вашого Панель інструментів Віджети в декількох форматах, включаючи PDF, JPEG, CSV та ін.

Повна керівництво зацікавлених сторін під одним дахом

Вплив зацікавлених сторін може зробити або розбити результати вашого проекту. Це також може бути позитивним або негативним впливам на відносини зацікавлених сторін.

Ось як потужний вони можуть бути.

Ви повинні задовольнити потреби зацікавлених сторін, тримайте їх у циклі, і зробити міркування для інших ключових гравців у всіх організаціях.

І єдиний спосіб зробити все, що стосується стратегії управлінської сторони та потужним інструментом управління проектами.

Ось де Менеджер завдань UDN приходить.

Це все-в-одному інструмент для управління завданнями проекту, призначення їх, час відстеження і навіть керуючи зацікавленими сторонами проекту!

Приїжджати Диспетчер завдань UDN безкоштовно сьогодні Отже, ви і ваші зацікавлені сторони можуть створювати один успішний проект за іншим!