7 عام منصوبے کے خطرات اور ان کو کیسے روکنے کے لئے
خلاصہ
خطرے کا تجزیہ منصوبے کی منصوبہ بندی کے عمل کا ایک اہم حصہ ہے. اس منصوبے کے خطرے سے متعلق خطرات کا واضح احساس ہے، آپ کو آنے والے خطرات کو روکنے یا تیار کرنے میں مدد مل سکتی ہے. اس آرٹیکل میں، سب سے زیادہ عام منصوبے کے خطرات کے بارے میں سیکھیں. اس کے بعد، ان مسائل کو حل کرنے سے پہلے حل تلاش کرنے کے لئے اپنی ٹیم کو بااختیار بنائیں.
ایک پروجیکٹ مینیجر کے طور پر، جانتا ہے کہ آپ کے منصوبے کے دوران کیا غلط ہو سکتا ہے آپ کو کامیابی کے لئے اپنی ٹیم کے اراکین کو قائم کرنے میں مدد مل سکتی ہے. مثال کے طور پر، اگر منصوبے کے حصول داروں کو ایک نیا ایپ پیش کرنا ہوگا اور آپ وقت اور وسائل پر غور نہیں کرتے تو اسے اسے تخلیق کرنے کے لۓ لے جائیں گے؟ جب اپلی کیشن ترقیاتی ٹیم کے سربراہ ہیں، تو اس منصوبے کو شروع ہونے سے قبل اس منصوبے کے علاوہ گرنے کا خطرہ ہے.
جب آپ ہر منصوبے کے لئے ممکنہ خطرات جانتے ہیں، تو آپ مناسب بنا سکتے ہیںپراجیکٹ مقاصداور ٹیم کو ٹریک پر رکھیں. ذیل میں گائیڈ میں، ہم خطرے کی تشخیص کرتے وقت آپ کو سات سب سے عام منصوبے کے خطرات کا سامنا کرنا پڑے گا.
1. دائرہ کار
دائرہ کار خطرے، جو بھی جانا جاتا ہےدائرہ کار، اس وقت ہوتا ہے جب ابتدائی منصوبے کے مقاصد کو اچھی طرح سے وضاحت نہیں کی جاتی ہے. آپ کو بات چیت کرنا ضروری ہےپروجیکٹ روڈ میپابتداء سے اسٹیک ہولڈرز کے ساتھ ان پیرامیٹرز کو مضبوط بنانے کے لۓ. اگر آپ مؤثر طریقے سے آپ کے منصوبے کی گنجائش سے بات نہیں کرتے ہیں تو، اسٹیک ہولڈرز کی ضروریات کو درمیانی منصوبے کو تبدیل کرنے کی کوشش کر سکتی ہے.
گنجائش کریپ کو کم کرنے کے لئے کس طرح:شروع سے واضح پراجیکٹ پیرامیٹرز تخلیق آپ کے منصوبے کی گنجائش کو مضبوط کرے گا. اس منصوبے کی گنجائش پر اتفاق کرتے ہیں اور بات چیت کے حصول کے حصول کے ساتھ بات چیت کرتے ہوئے گنجائش کو کم کر دیں گے. شیڈولنگ باقاعدگی سے پیش رفت چیک انشورنس اس بات کو یقینی بناتا ہے کہ اس منصوبے کو اصل پروجیکٹ کی گنجائش کے ساتھ لائن میں رہتا ہے.
2. کم کارکردگی
کارکردگی کا خطرہ ہوتا ہے جب اس منصوبے کے ساتھ ساتھ ابتدائی طور پر متوقع نہیں ہوتا. جب آپ ہمیشہ کم کارکردگی کی جڑ کی وجہ سے شناخت نہیں کرسکتے ہیں، تو آپ منصوبے کے خطرات کی شناخت کرسکتے ہیں جو کم کارکردگی کا باعث بن سکتے ہیں اور ان خطرات کو روکنے کے طریقوں کو دیکھتے ہیں. ان خطرات کی مثالیں ٹیم کے ارکان کے درمیان ایک وقت کا بحران اور غلط کام شامل ہے.
کم کارکردگی کو کم کرنے کے لئے کس طرح:منصوبہ بندی کے عمل میں ابتدائی ممکنہ کارکردگی کے خطرات کی توقع آپ کو تیار کرنے میں مدد مل سکتی ہے. استعمال کرتے ہوئےپراجیکٹ مینجمنٹ سافٹ ویئرآپ کو حقیقی وقت میں آپ کے عمل کی پیروی کرنے کی اجازت دیتا ہے، آپ کے منصوبے کو اچھی طرح سے منصوبہ بندی کریں، اور ٹیم کے ارکان کے درمیان کھلے مواصلات کو فروغ دینا.
3. اعلی اخراجات
لاگت کا خطرہ ہوتا ہے جب آپ کے منصوبے نے ابتدائی طور پر آپ کے بجٹ پر جائیں گے. منصوبے کی منصوبہ بندی کے مرحلے میں غیر حقیقی یا تفصیلی بجٹ کی کمی کی وجہ سے لاگت کا خطرہ ہوسکتا ہے. مثال کے طور پر، آپ کو یقین ہے کہ آپ کے منصوبے کو کم سے کم بجٹ مکمل کیا جائے گا. تاہم، ہر پروجیکٹ عنصر کی ایک تفصیلی فہرست بنانا اور ان کی قیمتوں میں آپ کی لاگت کی ضرورت ہے.
اعلی اخراجات کو کم کرنے کا طریقہ:لاگت کے خطرے کو کم کرنے کے لئے، آپ کے منصوبے کے ہر عنصر کا اندازہ درست طریقے سے اور اپنے بجٹ سے قریب رہنا. آپ کے بجٹ پر رہنے کا بہترین طریقہ ایک بنانا ہےپراجیکٹ منصوبہ سانچےڈیلیوری، دائرہ کار، اور شیڈول پر سیدھا کرنے کے لئے. جب آپ کا منصوبہ ترقی میں جاتا ہے تو، آپ کے بجٹ کا جائزہ لینے کے لئے باقاعدگی سے چیک ان کو شیڈولنگ پر غور کریں اور آپ کیسے پائینگنگ کریں گے.
4. وقت کا بحران
وقت کا خطرہ، پروجیکٹ شیڈول کے خطرے کے طور پر بھی جانا جاتا ہے، یہ خطرہ ہے کہ آپ کے منصوبے میں کاموں کو توقع سے کہیں زیادہ وقت لگے گا. تاخیر ٹائم لائنز آپ کے بجٹ، ترسیل کی تاریخ، یا مجموعی کارکردگی کی طرح دیگر چیزوں پر اثر انداز کر سکتا ہے. یہ ایک عام خطرہ ہے کہ آپ پراجیکٹ مینیجر کے طور پر چل سکتے ہیں. جب آپ بہت سارے ٹکڑے ٹکڑے ٹکڑے ٹکڑے میں اپنے آپ کو کام نہیں کر رہے ہیں، تو اس وقت کم از کم یہ آسان منصوبہ بندی کے مرحلے کے دوران ٹیم کے ارکان کو ایک منصوبے کو مکمل کرنے کے لۓ کم کرنا آسان ہے.
ایک وقت کا بحران کم کرنے کے لئے کس طرح:وقت کے خطرے کو کم کرنے کے لئے، انگوٹھے کا ایک قاعدہ منصوبہ بندی کے مرحلے میں کاموں کو مکمل کرنے اور وقت کی احتساب میں تعمیر کرنے کی ضرورت ہے. اس طرح، آپ کو بعد میں شیڈولنگ کے لئے وگگل روم پڑے گا. آپ A کا استعمال کرتے ہوئے ایک پروجیکٹ شیڈول بھی تشکیل دے سکتے ہیں ٹائم لائن یا Gantt چارٹ. کام میں وضاحت کرنے کے بعد، کام کے درمیان انحصار، اور کسی بھی تاخیر میں پروجیکٹ مینیجرز کو وقت کے خطرے سے نمٹنے کے لئے متحرک طور پر اپنانے میں مدد مل سکتی ہے. آپ کے منصوبے کی زندگی کو سمجھنے میں آپ کو یہ بھی مدد مل سکتی ہے کہ ہر کام کب تک لے جائے گی.
5. بڑھتی ہوئی وسائل
وسائل کا خطرہ ہوتا ہے اگر آپ کو اس منصوبے کو مکمل کرنے کے لئے کافی وسائل نہیں ہیں. وسائل میں وقت، مہارت، پیسہ، یا اوزار شامل ہوسکتے ہیں. ایک پروجیکٹ مینیجر کے طور پر، آپ کے ذمہ دار ہیںوسائل کی خریداریآپ کی ٹیم کے لئے اور وسائل کی حیثیت کے بارے میں اپنی ٹیم کے ساتھ بات چیت. منصوبے کی منصوبہ بندی کے عمل میں وسائل مختص ابتدائی طور پر، منصوبے کے سائز پر منحصر ہے، پراجیکٹ کی منصوبہ بندی کے عمل میں عام طور پر 1-2 ماہ پہلے ہونا چاہئے.
بڑھتی ہوئی وسائل کو کم کرنے کا طریقہوسائل کے خطرے کو کم کرنے کا بہترین طریقہ بنانا بنانا ہےوسائل مختص منصوبہ. وسائل کی تخصیص کی منصوبہ بندی ٹیم کے وسائل کا بہترین استعمال کرتا ہے جبکہ وسائل کے اثرات اور معاون ٹیم کے مقاصد کو زیادہ سے زیادہ کرنے کے لۓ. جب آپ جانتے ہیں کہ آپ کو شروع سے کیا وسائل کی ضرورت ہے، تو آپ بعد میں وسائل سے باہر چلنے کا موقع کم سے کم.
6. آپریشنل تبدیلی
آپریشنل خطرے میں کمپنی یا ٹیم کے عمل میں تبدیلی شامل ہوتی ہے، جیسے ٹیم کی کرداروں میں غیر متوقع تبدیلی، مینجمنٹ میں تبدیلی، یا نئی عملوں میں آپ کی ٹیم کو ایڈجسٹ کرنا ضروری ہے. یہ چیزیں پریشانی پیدا کرسکتی ہیں، کام کے بہاؤ میں ایڈجسٹمنٹ کی ضرورت ہوتی ہے، اور پراجیکٹ ٹائم لائنز پر اثر انداز کر سکتا ہے.
آپریشنل حادثات کو کیسے کم کرنے کے لئے:آپ تمام آپریشنل خطرات کی پیش گوئی یا روک نہیں سکتے ہیں، لیکن اگر آپ کو ایک ٹیم کی تبدیلی یا عمل میں تبدیلی آتی ہے تو آپ کو منتقلی کے اثرات کو کم کر سکتے ہیں. اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ کی ٹیم تبدیلی کے لئے تیار ہے اور ٹیم کے اجلاسوں، شیڈولنگ کے اوزار، یا اضافی تربیت کے ذریعے ایڈجسٹ کرنے کا وقت ہے.
7. وضاحت کی کمی
وضاحت کی کمی اسٹیک ہولڈرز، غیر واضح پروجیکٹ سکوپوں، یا غیر واضح طول و عرض سے غلط مواصلات کی شکل میں آ سکتے ہیں. نتیجہ خاموش کام کی وجہ سے نمائش کی کمی ہوسکتی ہے، بجٹ پر جا رہا ہے، منصوبے کی تاریخ کے پیچھے گرنے، پروجیکٹ کی ضروریات کو تبدیل کرنے، پروجیکٹ کی سمت کو تبدیل کرنے، یا مایوس کن منصوبے کے نتائج کو فروغ دینا.
وضاحت کی کمی کو کیسے کم کرنا:جب آپ کے منصوبے کی منصوبہ بندی کرتے وقت، اپنی ضروریات کو چیک کریں اور اس بات کا یقین کرنے کے لئے کہ ہر چیز کو یقینی بنائیں. کیا سب ایک ہی صفحے پر ملوث ہے؟ اگلے مرحلے کے لئے ڈویلپرز تیار ہیں؟ کیا گنجائش واضح طور پر بیان کی گئی ہے؟ اس بات کا یقین کرنے کے لئے یہ ضروری ہے کہ منصوبے کی معلومات سب کے لئے قابل رسائی ہے. مرکزی آلے میں معلومات کو برقرار رکھنے سے، آپ اس بات کو یقینی بنا سکتے ہیں کہ ہر ایک کو اپ ڈیٹ کی جاتی ہے.
اپنی ٹیم کو تیار کرنے کے لئے خطرے کے انتظام کا استعمال کیسے کریں
رسک مینجمنٹشناخت میں شامل ہونے میں کیا خطرے کی اقسام آپ کے منصوبے کو متاثر کرنے اور ان خطرات کو کم کرنے کے لئے ایک منصوبہ بنانے کا امکان ہے.
پراجیکٹ مینجمنٹ کے اوزار خطرے کے انتظام کو آسان بناتے ہیں کیونکہ وہ آپ کو اپنے منصوبوں کو شروع سے ختم کرنے کی اجازت دیتا ہے. آپ ٹیموں میں تعاون کرنے کے لئے کام مینجمنٹ سوفٹ ویئر بھی استعمال کرسکتے ہیں، جو کم سے زیادہ عام خطرات کم ہوسکتے ہیں.
مندرجہ ذیل چار مراحل کا استعمال کرتے ہوئے، آپ خطرے کی توقع کر سکتے ہیں اور آپ کے منصوبوں کو آسانی سے چل رہا ہے.
1. خطرے کی شناخت
خطرے کے تجزیہ کے عمل میں پہلا قدم آپ کے منصوبے کو متاثر کر سکتا ہے خطرات کی شناخت کی نشاندہی کر رہا ہے. ہم نے مندرجہ بالا سات سب سے زیادہ عام خطرے کے واقعات کا ذکر کیا، لیکن دیگر منصوبے کے خطرات میں ٹھیکیدار کی ناکامی، غیر متوقع زندگی کے واقعات، ڈیٹا ٹرانسفر کے مسائل، ترجیحات کی ترجیحات، قانونی خطرے، مارکیٹ کے خطرے، اور منصوبے کی منتقلی میں شامل ہوسکتا ہے.
خطرے کی شناخت کے عمل کو شروع کرنے کے لئے ذیل میں ان سوالات سے پوچھیں:
اس خطرے کی تقریب کا امکان کیا ہے؟
خطرہ ہوتا ہے تو اثرات اور شدت کیا ہے؟
ہمارے خطرے کی واپسی کی منصوبہ بندی کیا ہے؟
امکانات اور اثر کو دیکھتے ہوئے، ترجیحی سطح کیا ہے؟
یہ خطرہ کون ہے؟
ایک بار جب آپ ان سوالات کا جواب دیتے ہیں، تو آپ خطرے کے انتظام کے عمل کو خطرات، قابل عمل حل، اور باقاعدگی سے نگرانی کے ذریعے خطرے کے انتظام کے عمل کو جاری رکھیں گے.
2. امکانات اور اثرات کا تعین کریں
آپ اس بات کا تعین کرکے اپنے خطرات کی فہرست کے ذریعے ترتیب دے سکتے ہیں جس میں سب سے زیادہ امکان ہوتا ہے. امکانات کے لحاظ سے خطرات کو برقرار رکھنا آپ کو ایک بہتر خیال دے گا جس کے طور پر آپ کارروائی کی منصوبہ بندی تیار کرتے ہیں.
خطرات کو ترجیح دیتے وقت نہ صرف واقعہ کا امکان ہے، لیکن ہر خطرے کے معاملات کے کاروباری اثرات کا اندازہ بھی کرتا ہے. آپ کو خطرات کے لۓ زیادہ احتیاط سے منصوبہ بندی کرنا چاہئے جو اہم کاروباری اثرات کا باعث بنتی ہے.
3. ہر خطرے کے لئے حل تلاش کریں
خطرے کی تشخیص کرتے وقت آپ کی ٹیم ہر خطرے سے کیسے نمٹنے کے لئے ایک کھیل کی منصوبہ بندی کی تخلیق کریں. امکانات اور کاروباری اثرات پر مبنی خطرات کو چھانٹنا آپ کو حل تلاش کرنے کے لئے ایک نقطہ نظر دے گا. خطرے کی تشخیص کا تعین آپ کے منصوبوں کو زیادہ کامیاب بنائے گا کیونکہ آپ راستے میں خطرے کو روک سکتے ہیں.
آپ متعلقہ منصوبے کے حصول داروں کے ساتھ مل سکتے ہیں کہ وہ منصوبے کے خطرات کے لئے مناسب حل کی شناخت کریں جو ان کے لئے دماغ کے سب سے اوپر ہوسکتے ہیں. ذرا دیکھنا اسےسبق سیکھاماضی کے منصوبوں سے گیج کو کس طرح خطرات کو سنبھال لیا گیا تھا.
4. باقاعدگی سے اپنے خطرے کی تشخیص کی نگرانی کریں
ایک بار جب آپ نے اپنے خطرے کی تشخیص تیار کی ہے، تو یہ باقاعدگی سے نگرانی کرنا ضروری ہے کیونکہ حالات تبدیل کرسکتے ہیں. خطرے کی امکانات کو تبدیل کر سکتے ہیں اور اس طرح کاروباری اثرات کرسکتے ہیں.
یہ بھی ممکن ہے کہ نئے خطرات کھیل یا خطرات میں آ سکتے ہیں جو ایک بار ممکنہ طور پر کم ہوسکتے ہیں. آپ کے خطرے کی تشخیص کی نگرانی باقاعدگی سے آپ کو غیر یقینی واقعات کے لئے سب سے زیادہ تیار محسوس کر سکتا ہے.
پروجیکٹ خطرے کے انتظام کے اوزار
صحیح اوزار خطرے کی تشخیص کے عمل کو آسان بنا سکتے ہیں کیونکہ وہ آپ کو خطرے کا تجزیہ اور ترجیح دینے کی اجازت دیتا ہے. ایک ہی جگہ میں حقیقی وقت سے باخبر رکھنے اور مشترکہ معلومات کے ساتھ، آپ کی ٹیم پر ہر ایک پروجیکٹ کے مواد تک فوری رسائی حاصل ہوسکتی ہے اور آپ ٹیم کی ترقی کی نگرانی کرسکتے ہیں.
پراجیکٹ مینجمنٹ کے اوزار آپ کی ٹیم کو مضبوط پراجیکٹ کی منصوبہ بندی کی مہارت کو فروغ دینے میں بھی مدد کرسکتے ہیں. آپ کے عمل کو جاننے اورپراجیکٹ مینجمنٹ مراحلوہ ہونے سے پہلے خطرات کو روک سکتے ہیں.
خطرہ رجسٹر
A. خطرہ رجسٹرخطرے کی شناخت اور ترجیح دینے کے لئے حتمی آلہ ہے. خطرے کے رجسٹر میں ہر خطرے کا امکان، کاروباری اثر، آپ کو خطرے سے بچنے کی امید ہے، آپ خطرے سے کیسے روکنے کی منصوبہ بندی کرتے ہیں، اگر یہ ہوتا ہے تو اس خطرے کا جواب کس طرح ہے، اور کون کارروائی کرے گی.
ذیل میں ایک خطرہ رجسٹر کی طرح نظر آتا ہے کا ایک مثال ہے. بائیں جانب خطرے کی نوعیت سے ظاہر ہوتا ہے کہ خطرے کی امکانات، کاروباری اثرات کی سطح، کارروائی کرنے کے لۓ ذمہ دار شخص، اور مٹرینگ کارروائی.
خطرے کے رجسٹریشن کو مکمل کرنے کے بعد، آپ کو منصوبوں کے ذریعے کام کرتے وقت استعمال کرنے کے لئے ایک زندہ دستاویز پڑے گا. آپ اس معلومات کا حوالہ دیتے ہیں جیسا کہ آپ خطرے کا سامنا کرتے ہیں اور طویل مدتی نقصان کو کم کرنے کے لئے استعمال کرتے ہیں.
SWOT تجزیہ
سوئٹ طاقت، کمزوریوں، مواقع، اور خطرات کے لئے کھڑا ہے. A.SWOT تجزیہمنصوبے کے لئے خطرات کی شناخت سے باہر جاتا ہے کیونکہ یہ آپ کے منصوبے میں مضبوط پوائنٹس کی شناخت بھی کرتا ہے. آپ حریفوں کے درمیان کھڑے ہونے کے لئے آپ کے منصوبے کے مضبوط نکات کا استعمال کرسکتے ہیں.
SWOT تجزیہ کو مکمل کرنے کے لئے، ہر ایک خط کے ذریعے جاؤ اور آپ کے منصوبے کو بہتر بنانے اور اپنی ٹیم کو تیار کرنے کے نئے طریقوں کو بے نقاب کرنے کے لئے ذیل میں سوالات پوچھیں.
طاقت:ہم کیا کرتے ہیں؟
کمزوری:کیا بہتر ہو سکتا ہے؟
موقع:سال کے لئے ہمارے مقاصد کیا ہیں؟
خطرہہمارے حریفوں کو ہم سے باہر نکالنے کے لئے کہاں ہیں؟
SWOT تجزیہ کرنے کے بعد، آپ کو منصوبوں کے ساتھ آگے بڑھانے کے آگے آگے بڑھانے کے لۓ آپ کو ایک بہتر تفہیم ملے گا جہاں آپ حریفوں کے سلسلے میں کھڑے ہیں. آپ اپنی طاقت اور کمزوریوں کو بھی جان لیں گے، جو آپ کو مستقبل کے منصوبوں کو بہتر بنانے اور خطرے کو کم کرنے میں مدد مل سکتی ہے.
دماغی
دماغی اسٹائلنگ خیالات کے ساتھ آنے کے لئے ایک طاقتور طریقہ ہے، لیکن اس کی تاثیر اکثر نظر انداز کر سکتی ہے. جب آپ کے پاس مختلف نقطہ نظر کے ساتھ ایک ٹیم ہے، تو دماغی طور پر تخلیقی صلاحیتوں کو چمکنے اور خطرے کا اندازہ کرنے کا بہترین طریقہ ہے.
خطرے کی نشاندہی کرنے کے لئے آپ کو خطرہ کی نشاندہی کرنے کے لئے اکثر خطرہ رجسٹریشن بنانے میں پہلا قدم ہوتا ہے، آپ کو کہیں بھی شروع کرنا ہوگا. نیا سیکھنادماغی تکنیکاپنی ٹیم کو خطرے کی شناخت میں مدد مل سکتی ہے، اپنی ٹیم کی فراہمی کو برقرار رکھو، اور ممکنہ طور پر ہونے سے خطرے کو روکنے میں مدد ملے گی.
منصوبے کے خطرے کو کم کرنے کے لئے آگے کی منصوبہ بندی
منصوبے کی منصوبہ بندی کا مرحلہ کسی بھی منصوبے کا سب سے اہم حصہ ہے. آپ یہ سوچ سکتے ہیں کہ ترقی کے مرحلے میں جہاں جادو ہوتا ہے، لیکن آپ کے منصوبے کی منصوبہ بندی کیا ہے جو منصوبے کے خطرات کو روکتا ہے اور اپنی ٹیم کو کامیابی میں لے جاتا ہے.
مختلف ہیںپراجیکٹ مینجمنٹ سافٹ ویئر کی اقساموہاں سے وہاں آپ کو عمل کو خودکار کرنے، مواصلات کو فروغ دینے، معلومات کا اشتراک، اور حقیقی وقت سے باخبر رکھنے کی اجازت دیتا ہے. ٹول میں ان آلات کے ساتھ، آپ اپنے منصوبوں کو اچھے سے اچھے سے تبدیل کر سکتے ہیں.
