7 risques communs du projet et comment les empêcher
Sommaire
L'analyse du risque est une partie importante du processus de planification du projet. Avoir une idée claire du projet risque de votre visage, peut vous aider à prévenir ou à vous préparer aux risques à venir. Dans cet article, découvrez environ sept des risques de projet les plus courants. Ensuite, responsabilisez votre équipe de trouver des solutions avant que ces problèmes déraillent des initiatives importantes.
En tant que chef de projet, sachant ce qui pourrait se tromper pendant votre projet peut vous aider à définir vos membres de votre équipe pour réussir. Par exemple, si les parties prenantes du projet proposent une nouvelle application et que vous ne considérez pas le temps et les ressources nécessaires pour la créer? Lorsque l'application se dirige vers l'équipe de développement, le projet risque de s'effondrer avant qu'il ne commence.
Lorsque vous connaissez les risques potentiels pour chaque projet, vous pouvez créer raisonnable objectifs du projet et gardez l'équipe sur la bonne voie. Dans le guide ci-dessous, nous définirons les sept risques de projet les plus courants que vous pourriez rencontrer lors de la réalisation d'évaluations de risques.
1. Scope Creep
Risque de portée, également appelé fluage portée , se produit lorsque les objectifs initiaux du projet ne sont pas bien définis. Il est important de communiquer votre Feuille de route du projet avec les intervenants du début et détiennent une entreprise à ces paramètres. Si vous ne communiquez pas efficacement votre champ de projet, les parties prenantes peuvent essayer de modifier les exigences à mi-parcours.
Comment atténuer la lunette d'étendue: Créer des paramètres de projet clairs à partir du démarrage renforcera la portée de votre projet. Convenant à la portée du projet et à communiquer que la vision avec les parties prenantes dès le début laissera moins de place à la fluage de la portée. La planification des check-in régulières de progression peut également s'assurer que le projet reste conforme à la portée du projet d'origine.
2. Basse performance
Le risque de performance se produit lorsque le projet ne fonctionne pas aussi bien que prévu initialement. Bien que vous ne puissiez pas toujours identifier la cause première de faible performance, vous pouvez identifier les risques de projet susceptibles d'entraîner une faible performance et de rechercher des moyens d'éviter ces risques. Des exemples de ces risques comprennent un crunch temporel et une mauvaise communication entre les membres de l'équipe.
Comment atténuer les performances basses: Anticiper les risques de performance potentiels tôt dans le processus de planification peut vous aider à vous préparer. En utilisant Logiciel de gestion de projet[dix]Vous permet de suivre vos processus en temps réel, planifiez votre projet à fond et promouvoir la communication ouverte entre les membres de l'équipe.
3. coûts élevés
Le risque de coûts se produit lorsque votre projet passe sur le budget que vous avez initialement défini. Le risque de coûts peut survenir en raison d'un manque de budgétisation détaillé dans la phase de planification du projet. Par exemple, vous êtes peut-être convaincu que votre projet sera achevé sous-budgétaire. Cependant, créer une liste détaillée de chaque élément de projet et ce qu'ils coûtent peuvent vous aider à anticiper les besoins du projet.
Comment atténuer les coûts élevés: Pour atténuer le risque de coûts, estimer chaque élément de votre projet avec précision et coller de près votre budget. La meilleure façon de s'en tenir à votre budget est de créer un Modèle de plan de projet aligner sur les produits livrables, la portée et l'horaire. Lorsque votre projet passe au développement, envisagez de planifier des contrôles réguliers pour examiner votre budget et votre stimulation.
4. Crunch du temps
Risque de temps, également appelé risque de calendrier du projet, est le risque que les tâches de votre projet prennent plus de temps que prévu. Les délais différés pourraient avoir une incidence sur d'autres choses comme votre budget, votre date de livraison ou votre performance globale. Ceci est un risque courant que vous puissiez rencontrer en tant que chef de projet. Lorsque vous ne faites pas le travail vous-même sur de nombreux morceaux de déménagement, il est facile de sous-estimer le temps que cela prendra les membres de l'équipe pour terminer un projet pendant la phase de planification initiale.
Comment atténuer un crunch de l'époque: Pour atténuer le risque de temps, une règle générale est de surestimer le temps nécessaire pour achever des tâches dans la phase de planification et renforcer l'éventualité de temps. De cette façon, vous aurez une salle de recherche pour programmer plus tard. Vous pouvez également créer un programme de projet en utilisant un Chronologie ou diagramme de Gantt . Compte tenu de la clarté dans le travail, les dépendances entre le travail et tous les retards peuvent aider les gestionnaires de projets à s'adapter de manière dynamique au risque de temps, car elle se reproduit. Comprendre votre cycle de vie du projet peut également vous aider à déterminer combien de temps chaque tâche prendra.
5. Ressources étirées
Le risque de ressources se produit si vous n'avez pas assez de ressources pour compléter le projet. Les ressources peuvent inclure du temps, des compétences, de l'argent ou des outils. En tant que chef de projet, vous êtes responsable de la Achat de ressources Pour votre équipe et communiquer avec votre équipe sur l'état des ressources. La répartition des ressources devait se produire au début du processus de planification du projet, généralement entre 1 et 2 mois avant l'exécution du projet, en fonction de la taille du projet.
Comment atténuer les ressources étirées: Le meilleur moyen d'atténuer le risque de ressources est de créer un Plan d'allocation des ressources . Un plan d'allocation de ressources tire la meilleure utilisation des ressources d'équipe tout en maximisant l'impact des ressources et à l'appui des objectifs de l'équipe. Lorsque vous savez quelles ressources vous avez besoin depuis le début, vous minimisez la chance de courir des ressources plus tard.
6. Changements opérationnels
Le risque opérationnel implique des modifications apportées aux processus de l'entreprise ou des équipes, comme un changement de rôle imprévu dans les rôles d'équipe, les changements de gestion ou les nouveaux processus que votre équipe doit s'adapter à. Ces choses peuvent créer des distractions, nécessitent des ajustements dans les flux de travail et peuvent avoir une incidence sur les délais de projets.
Comment atténuer les misshats opérationnels: Vous ne pouvez pas prédire ni prévenir tous les risques opérationnels, mais si vous connaissez un changement d'équipe ou un changement de processus, vous pouvez atténuer les effets de la transition. Assurez-vous que votre équipe est préparée pour le changement et a le temps de vous adapter au moyen de réunions d'équipe, d'outils de planification ou de formations supplémentaires.
7. Manque de clarté
Le manque de clarté peut se présenter sous la forme d'une mauvaise communication des parties prenantes, de vagues scopes de projet ou de délais imparts. Le résultat peut être un manque de visibilité en raison du travail silencieux, du budget en cours de budget, de tomber derrière des délais de projet, de modifier les exigences de projet, de faire pivoter la direction du projet ou des résultats de projet décevants.
Comment atténuer le manque de clarté: Lors de la planification de votre projet, vérifiez et revérifiez vos besoins pour vous assurer que tout est en place. Est-ce que tout le monde est impliqué sur la même page? Les développeurs sont-ils préparés pour la prochaine phase? La portée est-elle clairement définie? Il est également important de s'assurer que les informations sur le projet sont accessibles à tous. En conservant des informations dans un outil central, vous pouvez vous assurer que tout le monde reste mis à jour au fur et à mesure que le projet progresse.
Comment utiliser la gestion des risques pour préparer votre équipe
Gestion des risques Implique l'identification desquelles les catégories de risque sont les plus susceptibles d'affecter votre projet et de faire un plan pour atténuer ces risques.
Les outils de gestion de projet facilitent la gestion des risques car ils vous permettent d'organiser vos projets du début à la fin. Vous pouvez également utiliser des logiciels de gestion de travail pour collaborer à travers des équipes, ce qui rendra les risques les plus courants moins probables.
En utilisant les quatre étapes suivantes, vous pouvez anticiper le risque et garder vos projets en douceur.
1. Identification du risque
La première étape du processus d'analyse des risques identifie les risques que vous jugez pourrait affecter votre projet. Nous avons mentionné les sept événements de risque les plus courants ci-dessus, mais d'autres risques de projet pourraient inclure une défaillance des contractants, des événements de vie inattendus, des problèmes de transfert de données, des priorités de transfert, des risques juridiques, des risques de marché et du report de projet.
Demandez-vous ces questions ci-dessous pour commencer le processus d'identification des risques:
Quelle est la probabilité de cet événement de risque?
Quels sont l'impact et la gravité si le risque se produit?
Quel est notre plan de réponse au risque?
Compte tenu de la probabilité et de l'impact, quel est le niveau de priorité?
Qui est propriétaire de ce risque?
Une fois que vous avez une réponse à ces questions, vous poursuivrez le processus de gestion des risques par la hiérarchisation des risques, des solutions exploitables et une surveillance régulière.
2. Déterminer la probabilité et l'impact
Vous pouvez trier votre liste de risques en déterminant lesquels sont les plus susceptibles de se produire. Placer les risques dans l'ordre de vraisemblance vous donnera une meilleure idée de ce qui risque de hiérarchiser à mesure que vous préparez un plan d'action.
Non seulement la probabilité d'occurrence est importante lors de la priorité aux risques, mais évaluant également l'impact des entreprises de chaque question de risque. Vous devez planifier plus attentivement les risques susceptibles de causer un impact significatif sur les entreprises.
3. Trouver des solutions pour chaque risque
Création d'un plan de jeu sur la manière dont votre équipe traitera de chaque risque est l'objectif lors de la réalisation d'évaluations de risques. Le tri des risques basés sur la probabilité et l'impact des entreprises vous donnera un point de départ pour trouver des solutions. Réaliser une évaluation des risques rendra vos projets plus réussis car vous pouvez éviter les risques en cours de route.
Vous pouvez rencontrer des intervenants de projet pertinents pour identifier de manière proactive des solutions raisonnables pour les risques de projet pouvant être en tête d'esprit. Jeter un coup d'œil à leçons apprises des projets passés pour évaluer la manière dont les risques ont été manipulés.
4. Surveillez régulièrement votre évaluation des risques
Une fois que vous avez développé votre évaluation des risques, il est important de le surveiller régulièrement car les circonstances peuvent changer. La probabilité de risque peut changer et ainsi l'impact de l'entreprise.
Il est également possible que de nouveaux risques puissent entrer en jeu ou les risques qui étaient autrefois possibles peuvent devenir moins probables. Surveiller votre évaluation des risques régulièrement peut vous faire sentir le plus préparé pour des événements incertains.
Outils de gestion des risques du projet
Les bons outils peuvent faciliter le processus d'évaluation des risques car ils vous permettent d'analyser et de hiérarchiser le risque. Avec un suivi en temps réel et des informations partagées au même endroit, tout le monde de votre équipe peut avoir un accès instantané aux matériaux de projet et vous pouvez surveiller les progrès de l'équipe.
Les outils de gestion de projet peuvent également aider votre équipe à développer des compétences de planification de projets solides. Connaître votre processus et le Phases de gestion de projet peut prévenir les risques avant de se produire.
Registre des risques
UNE registre des risques est l'outil ultime pour identifier et hiérarchiser les risques. Un registre des risques devrait inclure la probabilité de chaque risque, l'impact de l'entreprise, comment vous espérez prévenir le risque, comment vous envisagez de répondre au risque si cela se produit et qui prendra des mesures.
Vous trouverez ci-dessous un exemple de ce qu'un registre de risque pourrait ressembler. Le côté gauche montre le type de risque suivi de la probabilité du risque, du niveau d'impact commercial, de la personne responsable de la prise d'action et de l'action atténuante.
Après avoir terminé un registre de risque, vous aurez un document de vie à utiliser lors de votre travail à travers des projets. Vous pouvez faire référence à ces informations lorsque vous rencontrez des risques et utilisez-le pour réduire les dommages à long terme.
Analyse SWOT
Swot signifie des forces, des faiblesses, des opportunités et des menaces. UNE Analyse SWOT va au-delà d'identifier les risques pour un projet car il identifie également les points forts de votre projet. Vous pouvez utiliser les points forts de votre projet pour vous démarquer des concurrents.
Pour compléter une analyse SWOT, passez par chaque lettre de l'acronyme et posez des questions telles que celles ci-dessous pour découvrir de nouvelles façons d'améliorer votre projet et de préparer votre équipe.
Force: Que faisons-nous bien?
La faiblesse: Qu'est-ce qui pourrait être amélioré?
Opportunité: Quels sont nos objectifs pour l'année?
Menace: Où nos concurrents nous surperforment-ils?
Après avoir créé une analyse SWOT, vous pouvez vous sentir confiant de progresser avec des projets car vous aurez une meilleure compréhension de l'endroit où vous vous rendez en relation avec les concurrents. Vous connaîtrez également vos forces et vos faiblesses, ce qui peut vous aider à améliorer les projets futurs et à atténuer les risques.
Réflexion
Le brainstorming est un moyen puissant de trouver des idées, mais son efficacité peut souvent être négligée. Lorsque vous avez une équipe avec des perspectives différentes, le brainstorming est un excellent moyen de susciter la créativité et d'évaluer les risques.
Le brainstorming est souvent la première étape de la création d'un registre de risque car pour identifier les risques, vous devez commencer quelque part. Apprendre de nouveau Techniques de remue-méninges[dix]Peut aider votre équipe à identifier les risques, à garder votre équipe agile et à prévenir potentiellement le risque de se produire.
Planifier à l'avance pour atténuer le risque de projet
La phase de planification du projet est la partie la plus importante de tout projet. Vous pensez peut-être que la phase de développement est l'endroit où la magie se produit, mais la planification de votre projet est ce qui empêche les risques de projet et conduit votre équipe à réussir.
