7 ความเสี่ยงของโครงการทั่วไปและวิธีการป้องกันพวกเขา

สรุป

การวิเคราะห์ความเสี่ยงเป็นส่วนสำคัญของกระบวนการวางแผนโครงการ การมีความรู้สึกที่ชัดเจนของความเสี่ยงของโครงการที่คุณเผชิญสามารถช่วยคุณป้องกันหรือเตรียมพร้อมสำหรับความเสี่ยงที่จะเกิดขึ้น ในบทความนี้เรียนรู้เกี่ยวกับความเสี่ยงของโครงการที่พบบ่อยที่สุดเจ็ดประการ จากนั้นให้อำนาจทีมของคุณในการค้นหาวิธีแก้ไขปัญหาก่อนที่ปัญหาเหล่านี้จะเกิดการริเริ่มที่สำคัญ

ในฐานะผู้จัดการโครงการรู้ว่าอะไรผิดพลาดในระหว่างที่โครงการของคุณสามารถช่วยให้คุณตั้งสมาชิกในทีมของคุณเพื่อความสำเร็จ ตัวอย่างเช่นอะไรที่ผู้มีส่วนได้เสียโครงการเสนอแอพใหม่และคุณไม่พิจารณาเวลาและทรัพยากรที่จะนำมาสร้างหรือไม่ เมื่อแอปมุ่งหน้าไปยังทีมพัฒนาโครงการมีความเสี่ยงที่จะแยกออกจากกันก่อนที่จะเริ่ม

เมื่อคุณรู้ถึงความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นสำหรับแต่ละโครงการคุณสามารถสร้างที่สมเหตุสมผล วัตถุประสงค์ของโครงการ และให้ทีมติดตาม ในคู่มือด้านล่างเราจะสรุปความเสี่ยงโครงการที่พบบ่อยที่สุดเจ็ดประการที่คุณอาจพบเมื่อดำเนินการประเมินความเสี่ยง

1. ขอบเขตคืบ

ความเสี่ยงด้านขอบเขตหรือที่เรียกว่า ขอบเขตคืบ เกิดขึ้นเมื่อวัตถุประสงค์ของโครงการเริ่มต้นไม่ได้กำหนดไว้อย่างดี สิ่งสำคัญคือการสื่อสารของคุณ แผนงานโครงการ กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียตั้งแต่เริ่มต้นและยึดมั่นในพารามิเตอร์เหล่านั้น หากคุณไม่ได้สื่อสารขอบเขตโครงการของคุณอย่างมีประสิทธิภาพผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอาจพยายามเปลี่ยนข้อกำหนดของโครงการกลาง

วิธีการลดขอบเขตการคืบคลาน: การสร้างพารามิเตอร์โครงการที่ชัดเจนจากการเริ่มต้นจะเสริมสร้างขอบเขตโครงการของคุณ ยอมรับขอบเขตโครงการและการสื่อสารว่าวิสัยทัศน์ที่มีผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจากจุดเริ่มต้นจะทำให้พื้นที่น้อยลงสำหรับการคืบคลาน การกำหนดเวลาการตรวจสอบความคืบหน้าปกติสามารถมั่นใจได้ว่าโครงการจะสอดคล้องกับขอบเขตโครงการดั้งเดิม

2. ประสิทธิภาพต่ำ

ความเสี่ยงด้านประสิทธิภาพเกิดขึ้นเมื่อโครงการไม่ทำงานเช่นเดียวกับที่คาดหวังในขั้นต้น ในขณะที่คุณไม่สามารถระบุสาเหตุของประสิทธิภาพต่ำได้เสมอ แต่คุณสามารถระบุความเสี่ยงของโครงการที่อาจนำไปสู่ประสิทธิภาพต่ำและมองหาวิธีที่จะป้องกันความเสี่ยงเหล่านั้น ตัวอย่างของความเสี่ยงเหล่านี้รวมถึงวิกฤตเวลาและการสื่อสารผิดพลาดในหมู่สมาชิกในทีม

วิธีการลดประสิทธิภาพต่ำ: การคาดการณ์ความเสี่ยงต่อประสิทธิภาพที่อาจเกิดขึ้นในช่วงต้นของกระบวนการวางแผนสามารถช่วยคุณเตรียมความพร้อม โดยใช้ ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ ให้คุณติดตามกระบวนการของคุณแบบเรียลไทม์วางแผนโครงการของคุณอย่างละเอียดและส่งเสริมการสื่อสารแบบเปิดระหว่างสมาชิกในทีม

3. ค่าใช้จ่ายสูง

ความเสี่ยงด้านต้นทุนเกิดขึ้นเมื่อโครงการของคุณผ่านงบประมาณที่คุณกำหนดไว้ในตอนแรก ความเสี่ยงด้านต้นทุนสามารถเกิดขึ้นได้เนื่องจากการขาดงบประมาณที่ไม่สมจริงหรือขาดรายละเอียดในขั้นตอนการวางแผนโครงการ ตัวอย่างเช่นคุณอาจรู้สึกมั่นใจว่าโครงการของคุณจะเสร็จสมบูรณ์ภายใต้งบประมาณ อย่างไรก็ตามการสร้างรายละเอียดของทุกองค์ประกอบโครงการและสิ่งที่พวกเขาค่าใช้จ่ายสามารถช่วยให้คุณคาดหวังความต้องการโครงการ

วิธีการลดค่าใช้จ่ายสูง: เพื่อลดความเสี่ยงด้านต้นทุนประมาณการแต่ละองค์ประกอบของโครงการของคุณอย่างถูกต้องและติดกับงบประมาณของคุณอย่างใกล้ชิด วิธีที่ดีที่สุดในการยึดงบประมาณของคุณคือการสร้าง แม่แบบแผนโครงการ เพื่อให้สอดคล้องกับการส่งมอบขอบเขตและตารางเวลา เมื่อโครงการของคุณเข้าสู่ระบบพิจารณากำหนดเวลาเช็คอินปกติเพื่อตรวจสอบงบประมาณของคุณและวิธีการเดินเล่น

4. crunch เวลา

ความเสี่ยงด้านเวลาหรือที่เรียกว่าความเสี่ยงกำหนดการโครงการเป็นความเสี่ยงที่งานในโครงการของคุณจะใช้เวลานานกว่าที่คาดไว้ ระยะเวลาที่ล่าช้าอาจส่งผลกระทบต่อสิ่งอื่น ๆ เช่นงบประมาณวันที่จัดส่งหรือประสิทธิภาพโดยรวม นี่เป็นความเสี่ยงที่พบบ่อยที่คุณอาจพบในฐานะผู้จัดการโครงการ เมื่อคุณไม่ได้ทำงานด้วยตัวเองข้ามชิ้นส่วนที่เคลื่อนไหวจำนวนมากมันง่ายที่จะดูถูกดูแคลนเวลาที่สมาชิกในทีมจะทำโครงการให้เสร็จสิ้นในช่วงการวางแผนเบื้องต้น

วิธีการลดการกระทืบเวลา: เพื่อลดความเสี่ยงเวลากฎของหัวแม่มือคือการประเมินค่าเวลาที่จำเป็นในการทำงานให้เสร็จในขั้นตอนการวางแผนและสร้างในช่วงเวลาที่ฉุกเฉิน ด้วยวิธีนี้คุณจะมีห้องคิกคักสำหรับการกำหนดตารางเวลาในภายหลัง คุณยังสามารถสร้างตารางโครงการโดยใช้ เส้นเวลา หรือ แผนภูมิ Gantt . การมีความชัดเจนในการทำงานการพึ่งพาระหว่างการทำงานและความล่าช้าใด ๆ สามารถช่วยให้ผู้จัดการโครงการปรับตัวเข้ากับความเสี่ยงของเวลาแบบไดนามิกในขณะที่พืชผล การทำความเข้าใจกับวงจรชีวิตของโครงการของคุณสามารถช่วยให้คุณทราบว่าแต่ละงานจะใช้เวลานานเท่าใด

5. ทรัพยากรยืด

ความเสี่ยงด้านทรัพยากรเกิดขึ้นหากคุณไม่มีทรัพยากรเพียงพอที่จะทำโครงการให้เสร็จสมบูรณ์ ทรัพยากรอาจรวมถึงเวลาทักษะเงินหรือเครื่องมือ ในฐานะผู้จัดการโครงการคุณต้องรับผิดชอบต่อ การจัดหาทรัพยากร สำหรับทีมของคุณและสื่อสารกับทีมของคุณเกี่ยวกับสถานะของทรัพยากร การจัดสรรทรัพยากรควรเกิดขึ้นในช่วงต้นของกระบวนการวางแผนโครงการโดยทั่วไป 1-2 เดือนก่อนดำเนินการโครงการขึ้นอยู่กับขนาดโครงการ

วิธีการลดทรัพยากรยืด: วิธีที่ดีที่สุดในการลดความเสี่ยงของทรัพยากรคือการสร้าง แผนการจัดสรรทรัพยากร . แผนการจัดสรรทรัพยากรใช้ประโยชน์จากทรัพยากรของทีมได้ดีที่สุดในขณะที่เพิ่มผลกระทบต่อทรัพยากรและการสนับสนุนเป้าหมายของทีม เมื่อคุณรู้ว่าแหล่งข้อมูลที่คุณต้องการตั้งแต่เริ่มต้นคุณลดโอกาสในการหมดทรัพยากรในภายหลัง

6. การเปลี่ยนแปลงการดำเนินงาน

ความเสี่ยงในการดำเนินงานเกี่ยวข้องกับการเปลี่ยนแปลงในกระบวนการของ บริษัท หรือทีมเช่นการเปลี่ยนแปลงที่ไม่คาดคิดในบทบาทของทีมการเปลี่ยนแปลงในการจัดการหรือกระบวนการใหม่ที่ทีมของคุณต้องปรับให้เข้ากับ สิ่งเหล่านี้สามารถสร้างสิ่งรบกวนได้ต้องมีการปรับเปลี่ยนเวิร์กโฟลว์และอาจส่งผลกระทบต่อระยะเวลาโครงการ

วิธีการลดความผิดพลาดในการดำเนินงาน: คุณไม่สามารถทำนายหรือป้องกันความเสี่ยงในการดำเนินงานทั้งหมดได้ แต่ถ้าคุณรู้ว่าการเปลี่ยนแปลงของทีมหรือการเปลี่ยนแปลงกระบวนการจะเกิดขึ้นคุณสามารถลดผลกระทบของการเปลี่ยนแปลง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทีมของคุณเตรียมพร้อมสำหรับการเปลี่ยนแปลงและมีเวลาในการปรับผ่านการประชุมทีมเครื่องมือกำหนดเวลาหรือการฝึกอบรมเพิ่มเติม

7. ขาดความชัดเจน

การขาดความชัดเจนอาจมาในรูปแบบของการสื่อสารผิดพลาดจากผู้มีส่วนได้เสียขอบเขตโครงการที่คลุมเครือหรือกำหนดเวลาที่ไม่ชัดเจน ผลที่ได้อาจเป็นการขาดการมองเห็นเนื่องจากการสลีคทำงานผ่านงบประมาณที่ตกลงมาหลังกำหนดเวลาของโครงการการเปลี่ยนข้อกำหนดของโครงการต้องใช้ทิศทางโครงการหมุนหรือผลลัพธ์ของโครงการที่น่าผิดหวัง

วิธีลดการขาดความชัดเจน: เมื่อวางแผนโครงการของคุณตรวจสอบและตรวจสอบความต้องการของคุณอีกครั้งเพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างอยู่ในสถานที่ ทุกคนมีส่วนร่วมในหน้าเดียวกันหรือไม่ นักพัฒนาเตรียมพร้อมสำหรับเฟสต่อไปหรือไม่? ขอบเขตที่กำหนดไว้อย่างชัดเจนหรือไม่ สิ่งสำคัญคือการตรวจสอบให้แน่ใจว่าสามารถเข้าถึงข้อมูลโครงการได้ทั้งหมด โดยการเก็บข้อมูลไว้ในเครื่องมือกลางคุณสามารถมั่นใจได้ว่าทุกคนจะได้รับการอัพเดตเมื่อโครงการดำเนินไป

วิธีการใช้การจัดการความเสี่ยงเพื่อเตรียมทีมของคุณ

การบริหารความเสี่ยง เกี่ยวข้องกับการระบุประเภทความเสี่ยงที่มีแนวโน้มมากที่สุดที่จะส่งผลกระทบต่อโครงการของคุณและวางแผนที่จะลดความเสี่ยงเหล่านั้น

เครื่องมือการจัดการโครงการทำให้การจัดการความเสี่ยงง่ายขึ้นเพราะอนุญาตให้คุณจัดระเบียบโครงการของคุณตั้งแต่ต้นจนจบ นอกจากนี้คุณยังสามารถใช้ซอฟต์แวร์การจัดการงานเพื่อทำงานร่วมกันข้ามทีมซึ่งจะทำให้เกิดความเสี่ยงที่พบบ่อยที่สุด

การใช้สี่ขั้นตอนต่อไปนี้คุณสามารถคาดการณ์ความเสี่ยงและทำให้โครงการของคุณทำงานได้อย่างราบรื่น

1. การระบุความเสี่ยง

ขั้นตอนแรกในกระบวนการวิเคราะห์ความเสี่ยงคือการระบุความเสี่ยงที่คุณคิดว่าอาจส่งผลกระทบต่อโครงการของคุณ เรากล่าวถึงเจ็ดเหตุการณ์ความเสี่ยงที่พบบ่อยที่สุดข้างต้น แต่ความเสี่ยงของโครงการอื่น ๆ อาจรวมถึงความล้มเหลวของผู้รับเหมาเหตุการณ์ในชีวิตที่ไม่คาดคิดปัญหาการถ่ายโอนข้อมูลการกำหนดลำดับความสำคัญทางกฎหมายความเสี่ยงด้านการตลาดและการชะลอโครงการ

ถามตัวเองคำถามเหล่านี้ด้านล่างเพื่อเริ่มกระบวนการระบุความเสี่ยง:

ความเป็นไปได้ของเหตุการณ์ความเสี่ยงนี้คืออะไร?

อะไรคือผลกระทบและความรุนแรงหากมีความเสี่ยงเกิดขึ้น?

แผนการตอบสนองความเสี่ยงของเราคืออะไร?

เนื่องจากความเป็นไปได้และผลกระทบระดับความสำคัญคืออะไร?

ใครเป็นเจ้าของความเสี่ยงนี้?

เมื่อคุณมีคำตอบสำหรับคำถามเหล่านี้คุณจะดำเนินการต่อกระบวนการบริหารความเสี่ยงผ่านการจัดลำดับความเสี่ยงการแก้ปัญหาที่สามารถดำเนินการได้และการตรวจสอบปกติ

2. กำหนดความน่าจะเป็นและผลกระทบ

คุณสามารถเรียงลำดับรายการความเสี่ยงของคุณได้โดยการพิจารณาว่าสิ่งที่มีแนวโน้มที่จะเกิดขึ้นมากที่สุด การวางความเสี่ยงตามลำดับของความเป็นไปได้จะให้ความคิดที่ดีขึ้นว่าความเสี่ยงที่จะจัดลำดับความสำคัญในขณะที่คุณเตรียมแผนปฏิบัติการ

ไม่เพียง แต่เป็นโอกาสที่เกิดขึ้นสำคัญเมื่อจัดลำดับความเสี่ยง แต่การประเมินผลกระทบทางธุรกิจของแต่ละเรื่องเสี่ยงเช่นกัน คุณควรวางแผนอย่างรอบคอบเพื่อความเสี่ยงที่มีศักยภาพในการสร้างผลกระทบทางธุรกิจที่สำคัญ

3. ค้นหาโซลูชั่นสำหรับแต่ละความเสี่ยง

การสร้างแผนเกมเกี่ยวกับวิธีการที่ทีมของคุณจะจัดการกับความเสี่ยงแต่ละครั้งคือเป้าหมายเมื่อดำเนินการประเมินความเสี่ยง การเรียงลำดับความเสี่ยงตามความเป็นไปได้และผลกระทบทางธุรกิจจะให้จุดเริ่มต้นสำหรับการค้นหาโซลูชัน การดำเนินการประเมินความเสี่ยงจะทำให้โครงการของคุณประสบความสำเร็จมากขึ้นเนื่องจากคุณสามารถป้องกันความเสี่ยงได้ตลอดทาง

คุณสามารถพบกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของโครงการที่เกี่ยวข้องเพื่อระบุวิธีแก้ปัญหาที่สมเหตุสมผลสำหรับความเสี่ยงของโครงการที่อาจเป็นจุดสูงสุดสำหรับพวกเขา ดู บทเรียนที่เรียนรู้ จากโครงการที่ผ่านมาเพื่อวัดว่ามีการจัดการความเสี่ยงอย่างไร

4. ตรวจสอบการประเมินความเสี่ยงของคุณเป็นประจำ

เมื่อคุณพัฒนาการประเมินความเสี่ยงของคุณเป็นสิ่งสำคัญในการตรวจสอบเป็นประจำเนื่องจากสถานการณ์สามารถเปลี่ยนแปลงได้ ความเป็นไปได้ของความเสี่ยงสามารถเปลี่ยนและสามารถส่งผลกระทบต่อธุรกิจได้

นอกจากนี้ยังเป็นไปได้ที่ความเสี่ยงใหม่สามารถเข้ามาเล่นหรือความเสี่ยงที่ครั้งหนึ่งเคยเป็นไปได้อาจมีโอกาสน้อยลง การตรวจสอบการประเมินความเสี่ยงของคุณเป็นประจำสามารถทำให้คุณรู้สึกพร้อมมากที่สุดสำหรับเหตุการณ์ที่ไม่แน่นอน

เครื่องมือการจัดการความเสี่ยงโครงการ

เครื่องมือที่เหมาะสมสามารถทำให้กระบวนการประเมินความเสี่ยงง่ายขึ้นเพราะอนุญาตให้คุณวิเคราะห์และจัดลำดับความเสี่ยง ด้วยการติดตามแบบเรียลไทม์และข้อมูลที่ใช้ร่วมกันในที่เดียวทุกคนในทีมของคุณสามารถเข้าถึงวัสดุโครงการได้ทันทีและคุณสามารถติดตามความคืบหน้าของทีม

เครื่องมือการจัดการโครงการสามารถช่วยให้ทีมของคุณพัฒนาทักษะการวางแผนโครงการที่แข็งแกร่ง รู้กระบวนการของคุณและ ขั้นตอนการจัดการโครงการ สามารถป้องกันความเสี่ยงก่อนที่จะเกิดขึ้น

การลงทะเบียนความเสี่ยง

ให้ การลงทะเบียนความเสี่ยง เป็นเครื่องมือที่ดีที่สุดสำหรับการระบุและจัดลำดับความเสี่ยง การลงทะเบียนความเสี่ยงควรรวมถึงความเป็นไปได้ของความเสี่ยงแต่ละครั้งผลกระทบทางธุรกิจวิธีที่คุณหวังว่าจะป้องกันความเสี่ยงวิธีที่คุณวางแผนที่จะตอบสนองต่อความเสี่ยงหากเกิดขึ้นและผู้ที่จะดำเนินการ

ด้านล่างเป็นตัวอย่างของการลงทะเบียนความเสี่ยงอาจมีลักษณะอย่างไร ด้านซ้ายแสดงประเภทของความเสี่ยงตามด้วยความเสี่ยงระดับของผลกระทบทางธุรกิจบุคคลที่รับผิดชอบในการดำเนินการและการบรรเทาการกระทำ

หลังจากเสร็จสิ้นการลงทะเบียนความเสี่ยงคุณจะมีเอกสารมีชีวิตที่จะใช้เมื่อทำงานผ่านโครงการ คุณสามารถอ้างอิงข้อมูลนี้เมื่อคุณพบความเสี่ยงและใช้เพื่อลดความเสียหายในระยะยาว

การวิเคราะห์ SWOT

SWOT ย่อมาจากจุดแข็งจุดอ่อนโอกาสและภัยคุกคาม ให้ การวิเคราะห์ SWOT นอกเหนือไปจากการระบุความเสี่ยงสำหรับโครงการเนื่องจากยังระบุถึงจุดแข็งในโครงการของคุณ คุณสามารถใช้คะแนนที่แข็งแกร่งของโครงการของคุณเพื่อโดดเด่นในหมู่คู่แข่ง

ในการวิเคราะห์ SWOT ให้เสร็จสมบูรณ์ผ่านตัวอักษรแต่ละตัวของตัวย่อและถามคำถามเช่นที่ด้านล่างเพื่อเปิดเผยวิธีการใหม่ในการปรับปรุงโครงการของคุณและเตรียมทีมของคุณ

ความแข็งแกร่ง: เราทำอะไรได้ดี?

ความอ่อนแอ: สิ่งที่สามารถปรับปรุงได้?

โอกาส: เป้าหมายของเราสำหรับปีนี้คืออะไร?

ภัยคุกคาม: คู่แข่งของเรามีประสิทธิภาพสูงกว่าเราอยู่ที่ไหน

หลังจากสร้างการวิเคราะห์ SWOT คุณสามารถรู้สึกมั่นใจในการก้าวไปข้างหน้ากับโครงการเพราะคุณจะมีความเข้าใจที่ดีขึ้นเกี่ยวกับตำแหน่งที่คุณมีความสัมพันธ์กับคู่แข่ง คุณจะรู้จุดแข็งและจุดอ่อนของคุณซึ่งสามารถช่วยให้คุณปรับปรุงโครงการในอนาคตและลดความเสี่ยง

การระดมความคิด

การระดมสมองเป็นวิธีที่ทรงพลังในการเกิดขึ้นกับความคิด แต่ประสิทธิภาพของมันมักจะถูกมองข้าม เมื่อคุณมีทีมงานที่มีมุมมองที่แตกต่างกันการระดมสมองเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการจุดประกายความคิดสร้างสรรค์และประเมินความเสี่ยง

การระดมสมองมักเป็นขั้นตอนแรกในการสร้างการลงทะเบียนความเสี่ยงเพราะเพื่อระบุความเสี่ยงคุณต้องเริ่มต้นที่ใดที่หนึ่ง การเรียนรู้ใหม่ เทคนิคการระดมความคิด สามารถช่วยให้ทีมของคุณระบุความเสี่ยงทำให้ทีมของคุณคล่องแคล่วและอาจป้องกันความเสี่ยงจากการเกิดขึ้น

วางแผนล่วงหน้าเพื่อลดความเสี่ยงของโครงการ

ขั้นตอนการวางแผนโครงการเป็นส่วนที่สำคัญที่สุดของโครงการใด ๆ คุณอาจคิดว่าขั้นตอนการพัฒนาเป็นที่ที่เวทมนตร์เกิดขึ้น แต่การวางแผนสำหรับโครงการของคุณคือสิ่งที่ป้องกันความเสี่ยงของโครงการและนำทีมของคุณไปสู่ความสำเร็จ

มีหลากหลาย ประเภทของซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ ที่อนุญาตให้คุณทำกระบวนการอัตโนมัติปรับปรุงการสื่อสารข้อมูลแบ่งปันและให้การติดตามแบบเรียลไทม์ ด้วยเครื่องมือเหล่านี้ในพ่วงคุณสามารถเปลี่ยนโครงการของคุณให้ดีเป็นดี