7 riesgos comunes del proyecto y cómo prevenirlos.

Resumen

El análisis de riesgo es una parte importante del proceso de planificación del proyecto. Tener un sentido claro de los riesgos del proyecto que enfrenta, puede ayudarlo a prevenir o prepararse para los próximos riesgos. En este artículo, aprenda sobre siete de los riesgos de proyectos más comunes. Luego, capacite a su equipo para encontrar soluciones antes de que estos problemas descaquen iniciativas importantes.

Como gerente de proyecto, saber qué podría ir mal durante su proyecto puede ayudarlo a establecer a los miembros de su equipo para el éxito. Por ejemplo, ¿qué pasa si las partes interesadas del proyecto proponen una nueva aplicación y usted no considera el tiempo y los recursos que tomará para crearlo? Cuando la aplicación se dirige al equipo de desarrollo, el proyecto está en riesgo de desmoronarse antes de que comience.

Cuando conoce los riesgos potenciales para cada proyecto, puede crear razonableobjetivos del proyectoy mantener al equipo en camino. En la guía a continuación, describiremos los siete riesgos de proyectos más comunes que puede encontrar al realizar evaluaciones de riesgos.

1. SCOPE FREAP

Riesgo de alcance, también conocido comoScope flep, ocurre cuando los objetivos iniciales del proyecto no están bien definidos. Es importante comunicar suProyecto de hoja de rutaCon las partes interesadas desde el principio y su firme a esos parámetros. Si no comunica su alcance de proyecto de manera efectiva, las partes interesadas pueden intentar cambiar los requisitos del PROYECTO MID.

Cómo mitigar el alcance FREEP:Creación de parámetros de proyecto claros desde el principio fortalecerá el alcance de su proyecto. Al aceptar el alcance del proyecto y comunicar esa visión con las partes interesadas desde el principio, dejará menos espacio para el alcance. Programar Los registros de progreso regular también pueden garantizar que el proyecto permanezca en línea con el alcance del proyecto original.

2. Bajo rendimiento

El riesgo de rendimiento se produce cuando el proyecto no funciona tan bien como se esperaba inicialmente. Si bien no siempre puede identificar la causa raíz de bajo rendimiento, puede identificar los riesgos del proyecto que pueden llevar a un bajo rendimiento y buscar formas de prevenir esos riesgos. Los ejemplos de estos riesgos incluyen una crisis de tiempo y una falta de comunicación entre los miembros del equipo.

Cómo mitigar el bajo rendimiento:Anticipando los riesgos potenciales de desempeño al principio del proceso de planificación puede ayudarlo a prepararse. UtilizandoSoftware de gestión de proyectosLe permite seguir sus procesos en tiempo real, planifique su proyecto a fondo y promueva la comunicación abierta entre los miembros del equipo.

3. Altos costos

El riesgo de costos ocurre cuando su proyecto pasa por encima del presupuesto que inicialmente estableció. El riesgo de costos puede ocurrir debido a una presupuesto poco realista o de presupuestos detallados en la fase de planificación del proyecto. Por ejemplo, puede sentirse seguro de que su proyecto se completará bajo presupuesto. Sin embargo, crear una lista detallada de cada elemento del proyecto y lo que cuestan pueden ayudarlo a anticipar las necesidades del proyecto.

Cómo mitigar los altos costos:Para mitigar el riesgo de costo, estime cada elemento de su proyecto con precisión y se adhiere de cerca a su presupuesto. La mejor manera de apegarse a su presupuesto es crear unPlantilla de plan de proyectoPara alinearse en entregables, alcance y calendario. Cuando su proyecto entra en desarrollo, considere programar los registros regulares para revisar su presupuesto y cómo está caminando.

4. Time Crunch

El riesgo de tiempo, también conocido como riesgo de calendario de proyectos, es el riesgo de que las tareas en su proyecto tardarán más de lo esperado. Las líneas de tiempo retrasadas pueden afectar otras cosas como su presupuesto, fecha de entrega o rendimiento general. Este es un riesgo común en el que puede encontrar al gerente de proyectos. Cuando no está haciendo el trabajo a través de muchas piezas en movimiento, es fácil subestimar el tiempo que llevará a los miembros del equipo que completen un proyecto durante la fase de planificación inicial.

Cómo mitigar un crujido de tiempo:Para mitigar el riesgo de tiempo, una regla de pulgar es sobreestimar el tiempo necesario para completar las tareas en la fase de planificación y construir en el momento de la contingencia. De esa manera, tendrá espacio para programar más tarde. También puede crear un programa de proyecto usando un Línea de tiempo o Gráfico de gantt. Tener una claridad al trabajo, las dependencias entre el trabajo y los retrasos pueden ayudar a los gerentes de proyectos a adaptarse dinámicamente al riesgo de tiempo a medida que se cultiva. Comprender su proyecto Lifecycle también puede ayudarlo a determinar cuánto tiempo tomará cada tarea.

5. Recursos estirados

El riesgo de recursos se produce si no tiene suficientes recursos para completar el proyecto. Los recursos pueden incluir tiempo, habilidades, dinero o herramientas. Como gerente de proyecto, eres responsable de laAdquisición de recursosPara su equipo y comunicarse con su equipo sobre el estado de los recursos. La asignación de recursos debe suceder temprano en el proceso de planificación del proyecto, generalmente 1-2 meses antes de la ejecución del proyecto, dependiendo del tamaño del proyecto.

Cómo mitigar los recursos estirados:La mejor manera de mitigar el riesgo de recursos es crear unPlan de asignación de recursos. Un plan de asignación de recursos realiza el mejor uso de los recursos del equipo al tiempo que maximiza los objetivos de impacto de los recursos y el equipo de apoyo. Cuando sepa qué recursos necesita desde el principio, minimiza la posibilidad de quedarse sin recursos más tarde.

6. CAMBIOS OPERACIONALES

El riesgo operacional implica cambios en los procesos de la Compañía o del Equipo, como un cambio inesperado en los roles de equipo, los cambios en la gestión, o los nuevos procesos de que su equipo debe ajustarse. Estas cosas pueden crear distracciones, requieren ajustes en flujos de trabajo, y pueden afectar las líneas de tiempo del proyecto.

Cómo mitigar los contratiempos operativos:No puede predecir o prevenir todos los riesgos operativos, pero si conoce un cambio de equipo o un cambio de proceso, puede mitigar los efectos de la transición. Asegúrese de que su equipo esté preparado para el cambio y tiene tiempo para adaptarse a través de reuniones de equipo, herramientas de programación o capacitaciones adicionales.

7. Falta de claridad.

La falta de claridad puede llegar a la forma de falta de comunicación de las partes interesadas, los ámbitos vagos del proyecto o los plazos poco claros. El resultado puede ser una falta de visibilidad debido a un trabajo sólido, repasando el presupuesto, cayendo detrás de los plazos de los proyectos, cambiando los requisitos del proyecto, teniendo que pivotar la dirección del proyecto o los resultados de los proyectos decepcionantes.

Cómo mitigar la falta de claridad:Al planificar su proyecto, verifique y vuelva a verificar sus requisitos para asegurarse de que todo esté en su lugar. ¿Todos están involucrados en la misma página? ¿Los desarrolladores están preparados para la siguiente fase? ¿Está claramente definido el alcance? También es importante asegurarse de que la información del proyecto sea accesible para todos. Al mantener la información en una herramienta central, puede asegurarse de que todos permanezcan actualizados a medida que avanza el proyecto.

Cómo usar la gestión de riesgos para preparar a su equipo.

Gestión de riesgosImplica identificar qué categorías de riesgo tienen más probabilidades de afectar su proyecto y hacer un plan para mitigar esos riesgos.

Las herramientas de gestión de proyectos hacen que la gestión de riesgos sea más fácil porque le permiten organizar sus proyectos de principio a fin. También puede usar el software de gestión de trabajo para colaborar en todos los equipos, lo que hará que los riesgos más comunes sean menos probables.

Usando los siguientes cuatro pasos, puede anticipar el riesgo y mantener sus proyectos funcionando sin problemas.

1. Identificación de riesgos

El primer paso en el proceso de análisis de riesgos está identificando los riesgos que cree que podría afectar su proyecto. Mencionamos los siete eventos de riesgo más comunes anteriores, pero otros riesgos del proyecto podrían incluir fracas de contratista, eventos de vida inesperados, problemas de transferencia de datos, prioridades de cambio, riesgo legal, riesgo de mercado y aplazamiento del proyecto.

Hágase estas preguntas a continuación para comenzar el proceso de identificación de riesgos:

¿Cuál es la probabilidad de este evento de riesgo?

¿Cuál es el impacto y la severidad si se produce el riesgo?

¿Cuál es nuestro plan de respuesta al riesgo?

Dada la probabilidad y el impacto, ¿cuál es el nivel de prioridad?

¿Quién posee este riesgo?

Una vez que tenga una respuesta a estas preguntas, continuará el proceso de gestión de riesgos a través de la priorización de riesgos, soluciones procesables y monitoreo regular.

2. Determinar la probabilidad y el impacto.

Puede ordenar su lista de riesgos al determinar cuáles son más propensos a ocurrir. La colocación de los riesgos en orden de probabilidad le dará una mejor idea de qué riesgos priorizar a medida que prepare un plan de acción.

No solo es la probabilidad de que ocurra sea importante al priorizar los riesgos, sino también evaluar el impacto comercial de cada problema de riesgo. Debe planificar más cuidadosamente los riesgos que tienen el potencial de causar un impacto empresarial significativo.

3. Encuentra soluciones para cada riesgo.

Creación de un plan de juego sobre cómo su equipo lidiará con cada riesgo es el objetivo al realizar evaluaciones de riesgos. La clasificación de riesgos basados ​​en la probabilidad y el impacto empresarial le dará un punto de partida para encontrar soluciones. La realización de una evaluación de riesgos hará que sus proyectos sean más exitosos porque puede prevenir el riesgo en el camino.

Puede reunirse con las partes interesadas relevantes del proyecto para identificar de manera proactiva soluciones razonables para los riesgos del proyecto que puedan ser una parte superior para ellos. Echa un vistazo alecciones aprendidasDe los proyectos anteriores para medir cómo se manejaron los riesgos.

4. Monitoree su evaluación de riesgos regularmente

Una vez que haya desarrollado su evaluación de riesgos, es importante monitorearlo regularmente porque las circunstancias pueden cambiar. La probabilidad de riesgo puede cambiar y también el impacto del negocio.

También es posible que los nuevos riesgos puedan entrar en juego o riesgos que una vez fueron posibles pueden ser menos probables. El monitoreo de su evaluación de riesgos regularmente puede hacer que se sienta más preparado para eventos inciertos.

Herramientas de gestión de riesgos del proyecto

Las herramientas adecuadas pueden facilitar el proceso de evaluación de riesgos porque le permiten analizar y priorizar el riesgo. Con un seguimiento en tiempo real y la información compartida en un solo lugar, todos en su equipo pueden tener acceso instantáneo a los materiales del proyecto y puede monitorear el progreso del equipo.

Las herramientas de gestión de proyectos también pueden ayudar a su equipo a desarrollar habilidades de planificación sólidas de proyectos. Conociendo su proceso y elFases de gestión de proyectos.Puede prevenir los riesgos antes de que ocurran.

Registro de riesgo

A registro de riesgoEs la herramienta definitiva para identificar y priorizar el riesgo. Un registro de riesgo debe incluir la probabilidad de cada riesgo, el impacto comercial, cómo espera prevenir el riesgo, cómo planea responder al riesgo si ocurre, y quién tomará medidas.

A continuación se muestra un ejemplo de cómo podría ser un registro de riesgo. El lado izquierdo muestra el tipo de riesgo seguido de la probabilidad del riesgo, el nivel de impacto comercial, la persona responsable de tomar medidas y la acción mitigante.

Después de completar un registro de riesgo, tendrá un documento vivo para usar al trabajar a través de proyectos. Puede hacer referencia a esta información a medida que se encuentra en riesgo y lo usa para reducir los daños a largo plazo.

análisis FODA

SHOT significa fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas. Aanálisis FODAVa más allá de la identificación de los riesgos para un proyecto porque también identifica los puntos fuertes de su proyecto. Puede usar los puntos fuertes de su proyecto para destacar entre los competidores.

Para completar un análisis FODA, pase a través de cada letra del acrónimo y haga preguntas como las siguientes para descubrir nuevas formas de mejorar su proyecto y preparar a su equipo.

Fuerza:¿Qué hacemos bien?

Debilidad:¿Qué podría mejorarse?

Oportunidad:¿Cuáles son nuestros objetivos para el año?

Amenaza:¿Dónde están nuestros competidores que nos superan?

Después de crear un análisis FODA, puede sentirse seguro de avanzar con proyectos porque tendrá una mejor comprensión de dónde se encuentra en relación con los competidores. También conocerá sus fortalezas y debilidades, lo que puede ayudarlo a mejorar futuros proyectos y mitigar el riesgo.

Lluvia de ideas

La lluvia de ideas es una forma poderosa de llegar a ideas, pero su efectividad a menudo puede pasar por alto. Cuando tenga un equipo con diferentes perspectivas, la lluvia de ideas es una excelente manera de provocar la creatividad y evaluar el riesgo.

La lluvia de ideas es a menudo el primer paso para crear un registro de riesgo porque para identificar el riesgo, debe comenzar en algún lugar. Aprendiendo nuevoTécnicas de lluvia de ideasPuede ayudar a su equipo a identificar el riesgo, mantener a su equipo ágil y potencialmente evitar que ocurra el riesgo.

Planee con anticipación para mitigar el riesgo del proyecto

La fase de planificación del proyecto es la parte más importante de cualquier proyecto. Puede pensar que la fase de desarrollo es donde ocurre la magia, pero la planificación para su proyecto es lo que previene los riesgos del proyecto y lleva a su equipo al éxito.

Hay variosTipos de software de gestión de proyectos.Por lo tanto, que le permita automatizar procesos, agilizar la comunicación, compartir información y proporcionar seguimiento en tiempo real. Con estas herramientas en remolque, puede transformar sus proyectos de bueno a grande.