Cách điều hướng thay đổi tổ chức

Tóm lược

Thay đổi tổ chức xảy ra khi các doanh nghiệp trải qua một quá trình chuyển đổi lớn tác động đến văn hóa, cơ sở hạ tầng, công nghệ hoặc quy trình nội bộ của công ty. Nhiều nhân viên cảm thấy ảnh hưởng của sự thay đổi của tổ chức, cho dù sự thay đổi đó có liên quan đến việc lên tàu mới, giới thiệu các công cụ mới hoặc cập nhật mục tiêu của công ty bạn. Tìm hiểu về các loại thay đổi tổ chức khác nhau và cách chuyển đổi lớn có thể ảnh hưởng đến nhóm của bạn cộng với một số chiến lược chính để xử lý thay đổi khi nó xảy ra.

David Bowie đã thay đổi đúng đắn xảy ra, liệu chúng ta có thích hay không. Trong cuộc sống và trong kinh doanh, chúng tôi liên tục phát triển. Và đôi khi, những thay đổi đủ lớn để dư chấn của họ có thể được cảm nhận trong toàn bộ tổ chức.

Thay đổi tổ chức là gì?

Thay đổi tổ chức xảy ra khi một doanh nghiệp trải qua một quá trình chuyển đổi lớn ảnh hưởng đến hầu hết hoặc tất cả nhân viên của mình. Loại thay đổi này nằm sâu hơn vì nó tác động đến văn hóa, cơ sở hạ tầng, công nghệ hoặc quy trình nội bộ. Nói cách khác, thay đổi tổ chức thay đổi trải nghiệm hàng ngày của nhóm bạn. Đôi khi những chuyển đổi lớn này được lên kế hoạch tỉ mỉ, và những lần khác chúng xảy ra mà không có bất kỳ thông báo trước nào.

Thay đổi lãnh đạo, giống như trên tàu CEO mới hoặc đầu bộ phận.

Cập nhật mục tiêu công ty của bạn khi bạn phát triển, như chuyển từ thế hệ khách hàng tiềm năng sang thế hệ khác.

THAY ĐỔI TỔ CHỨC VS. QUẢN LÝ THAY ĐỔI TỔ CHỨC

Các điều khoản thay đổi tổ chức và quản lý thay đổi tổ chức thường đi đôi với nhau. Đó là bởi vì bất cứ khi nào chuyển tiếp lớn xảy ra, điều quan trọng là lập kế hoạch cách bạn sẽ hướng dẫn nhân viên đảm bảo mọi người đều thành công trong môi trường mới. Đó là những gì quản lý thay đổi tổ chức là tất cả về việc chuẩn bị và quản lý bất kỳ thay đổi tổ chức mới nào.

Mặt khác, chính sự thay đổi của tổ chức chỉ mô tả sự chuyển đổi - không phải quá trình bạn đặt tại chỗ để quản lý thay đổi. Điều đó có nghĩa là bất cứ khi nào bạn dự đoán hoặc trải nghiệm thay đổi tổ chức, bạn cũng nên bắt đầu chuẩn bị thay đổi quy trình quản lý để lên kế hoạch làm thế nào bạn sẽ giải quyết các chuyển tiếp trong sải chân.

Phổ thay đổi

Thay đổi tổ chức có thể là lớn, nhỏ hoặc một nơi nào đó ở giữa và đó là nơi phổ biến Spectrum phát huy tác dụng. Ở một bên của quang phổ thay đổi gia tăng, thể hiện quá trình chuyển đổi nhỏ hơn mà công ty của bạn thực hiện theo thời gian. Ở phía bên kia là thay đổi biến đổi, thể hiện sự chuyển đổi lớn khi công ty của bạn tái tạo các quy trình hoặc cơ sở hạ tầng hiện có. Chúng tôi đã vạch ra sự khác biệt giữa các thay đổi gia tăng và biến đổi bên dưới, nhưng hãy nhớ rằng tình huống cụ thể của bạn có thể không rơi trực tiếp vào một trong những thùng này. Thay vào đó, bạn có thể thấy mình ở đâu đó ở giữa.

Gia tăng

Thay đổi gia tăng là quá trình chuyển đổi nhỏ hơn công ty của bạn thực hiện theo thời gian. Thay đổi gia tăng thường đi đôi với sự tăng trưởng ổn định và cải tiến liên tục - vì các tổ chức trở nên lớn hơn, các quy trình, chiến lược và tài nguyên cũ có thể không hoạt động như trước đây. Những thay đổi gia tăng có ít tác động ngay lập tức hơn thay đổi chuyển đổi, nhưng chúng có thể tích tụ theo thời gian. Điều đó có nghĩa là điều quan trọng là phải hướng dẫn nhóm của bạn thông qua các chuyển đổi gia tăng và đảm bảo mọi người vẫn có sự hỗ trợ và rõ ràng mà họ cần.

Ví dụ thay đổi gia tăng: Công ty của bạn đang mở rộng nhận thức về thương hiệu bằng cách sản xuất nội dung trên các kênh trực tuyến khác nhau. Do đó, bạn có nhiều tài sản thương hiệu hơn bạn có thể theo dõi các nhiếp ảnh, thiết kế và video bao gồm cả. Để tổ chức mọi thứ, bạn đầu tư vào một công cụ quản lý tài sản kỹ thuật số mới (đập). Mặc dù điều này là cần thiết cho công ty của bạn phát triển và tổ chức công việc, nó có thể dẫn đến một số bên liên quan giảng dạy giống như đau đớn Cách sử dụng một công cụ mới, di chuyển nội dung và tạo các quy trình để đảm bảo nội dung được thêm vào đập chính xác.

Thay đổi biến đổi

Thay đổi biến đổi là các chuyển đổi quy mô lớn nơi công ty của bạn phải hoàn toàn phát minh lại các quy trình hoặc cơ sở hạ tầng hiện có. Thay vì dần dần thích ứng theo thời gian, tổ chức của bạn tạo ra một sự thay đổi lớn cùng một lúc. Khi chúng không được quản lý tốt, những thay đổi chuyển đổi có thể tạo ra sự nhầm lẫn và sự mơ hồ, do đó có thể tác động tiêu cực Đội tinh thần và hiệu suất. Như vậy, điều quan trọng là tạo ra một Kế hoạch quản lý thay đổi Để hướng dẫn tổ chức hoặc nhóm của bạn thông qua các chuyển tiếp lớn hơn.

Ví dụ Thay đổi chuyển đổi: Công ty của bạn chỉ hoạt động trong Hoa Kỳ ngay bây giờ, nhưng bạn đã quyết định mở rộng quốc tế. Do đó, bạn sẽ xây dựng một văn phòng quốc tế mới, đội ngũ bán hàng và cơ sở hạ tầng để hoạt động ở nước ngoài.

Các loại thay đổi tổ chức

Thay đổi tổ chức có ba hình thức chính: thay đổi chiến lược, thay đổi quy trình và thay đổi cấu trúc. Dưới đây là một cái nhìn tổng quan về từng loại, với các ví dụ.

Thay đổi chiến lược

Thay đổi chiến lược là những thay đổi đối với công ty của bạn Kế hoạch chiến lược Cái gì mục tiêu kinh doanh , hoặc tầm nhìn chiến lược . Loại thay đổi tổ chức này ảnh hưởng đến mục tiêu nhóm cá nhân của bạn và cách các thành viên trong nhóm nên ưu tiên công việc.

Ví dụ Chiến lược thay đổi: Khi công ty của bạn phát triển, trọng tâm của bạn có thể chuyển từ việc tạo ra các sản phẩm mới để tinh chỉnh các sản phẩm hiện có của bạn. Điều đó có nghĩa là của bạn Mục tiêu kinh doanh cũng phải thay đổi - từ việc tăng nhận thức và hàng tồn kho thương hiệu để thúc đẩy lòng trung thành của khách hàng và sự hài lòng. Đối với nhóm sản phẩm cá nhân của bạn, có thể có nghĩa là tập trung ít hơn vào việc tạo tính năng và nhiều hơn nữa về thử nghiệm người dùng.

Thay đổi quá trình

Thay đổi quy trình là những thay đổi đối với cách nhân viên làm việc của họ. Điều này có thể bao gồm các thay đổi đối với các quy trình hiện có hoặc việc thực hiện các quy trình công việc hoàn toàn mới. Thay đổi quy trình thường có tác động đáng kể đến kinh nghiệm hàng ngày của nhóm bạn.

Thay đổi quy trình ví dụ: Hãy tưởng tượng công ty của bạn đã tạo ra một quy trình đánh giá pháp lý mới cho tất cả các thông tin liên lạc bên ngoài. Điều này có tác động trực tiếp đến nhóm tiếp thị của bạn bởi vì bây giờ có một bước đánh giá pháp lý bổ sung trong quy trình làm việc tạo nội dung.

Thay đổi cấu trúc

Thay đổi cấu trúc là những thay đổi về cách tổ chức tổ chức hoặc nhóm của bạn. Khi được thực hiện không chính xác, các thay đổi cấu trúc có thể tạo ra sự nhầm lẫn xung quanh người chịu trách nhiệm về những gì, và những người nên được lặp trong khi nào.

Ví dụ thay đổi cấu trúc: Hãy tưởng tượng sự khởi nghiệp của bạn vừa tạo ra một nhóm nhân sự mới để quản lý số lượng thuê mới ngày càng tăng. Do đó, các nhà quản lý tuyển dụng cá nhân không còn chịu trách nhiệm cho quá trình onboarding từ đầu đến cuối. Do những thay đổi này đối với cơ cấu tổ chức của bạn, bạn cần xác định những nhiệm vụ trên tàu nằm trong phạm vi của HR, và những nhiệm vụ thuê người quản lý nên hoàn thành.

3 cạm bẫy của sự thay đổi tổ chức, cộng với cách tránh chúng

Thay đổi tổ chức giống như ai đó đang làm một khẩu súng thần công lặn vào một hồ bơi. Sau tác động ban đầu, sóng hình thành và mở rộng ra ngoài, cuối cùng phá vỡ toàn bộ bề mặt của hồ bơi. Tương tự, một thay đổi trong tổ chức của bạn có thể gây ra làn sóng gián đoạn ảnh hưởng đến mọi nhân viên.

Tuy nhiên, một chút quy hoạch bổ sung có thể giúp bạn và nhóm của bạn điều khiển một cách trơn tru một môi trường làm việc thay đổi. Để bạn bắt đầu, đây là ba cạm bẫy chính của sự thay đổi tổ chức-Plus cách tránh chúng.

Khoảnh khắc tinh thần và văn hóa công ty

Đó là bản chất của con người để cảm thấy chống lại sự thay đổi, đặc biệt nếu bạn không biết tại sao sự thay đổi đó đang xảy ra và tương lai có thể giữ được gì. Điều đó có nghĩa là không có giao tiếp hiệu quả, chuyển đổi lớn có thể gây ra một sự sụt giảm trong công ty và tinh thần nhân viên .

Tác động này thường là khó khăn nhất để xác định điểm số nhưng quan trọng nhất để giải quyết. Văn hóa tổ chức Hình dạng và định nghĩa môi trường làm việc của bạn và không có văn hóa tốt, nhóm của bạn sẽ không được thúc đẩy và thiết lập để thành công.

Ví dụ: bạn có thể gặp rất nhiều sự kháng cự của nhân viên trong khi giới thiệu một công cụ quản lý nhân sự mới cho nhóm của bạn. Mọi người thoải mái với phần mềm hiện tại và mặc dù nó không lý tưởng, nó có thể dễ dàng hơn để gắn bó với những gì bạn biết hơn là dành thời gian và năng lượng học cách sử dụng một công cụ khác. Không có bối cảnh thích hợp, sự thay đổi này có thể cảm thấy như một rào cản khác trong con đường của đội bạn và tinh thần tác động tiêu cực.

Nhưng nó không thực tế để tránh thay đổi mãi mãi, đặc biệt là khi các quy trình mới có thể giúp nhóm của bạn tránh tẻ nhạt làm việc về công việc và làm cho họ dễ dàng hợp tác hơn. Thay đổi tổ chức có thể giảm tinh thần khi nó không được thực hiện đúng, nhưng với các quy trình phù hợp, bạn có thể sử dụng thay đổi để xây dựng văn hóa công ty thậm chí mạnh hơn.

Là một người quản lý, bạn có thể bảo vệ (và thậm chí cải thiện) văn hóa trong thời gian thay đổi. Đây là cách:

Sử dụng một thay đổi quá trình quản lý . Một quá trình thay đổi là điều cần thiết để giao tiếp tại sao thay đổi là quan trọng, những gì nhóm của bạn có thể mong đợi, và làm thế nào để thành công trong tương lai. Ví dụ, tại Quản lý tác vụ UDN Chúng tôi đã phát triển Quản lý tác vụ UDN Cách thay đổi Để giúp các đội triển khai các công cụ hoặc công nghệ mới ở cấp độ tổ chức. Dựa trên mô hình quản lý thay đổi được thiết kế bởi Tiến sĩ John Kotter. , các Quản lý tác vụ UDN Cách thay đổi bao gồm các bước để xác định lý do tại sao, thiết lập số liệu để thành công và kỷ niệm các chiến thắng ban đầu của nhóm bạn.

Thiết lập mục tiêu chia sẻ. Tạo và giao tiếp các mục tiêu rõ ràng giúp nhóm của bạn hiểu tại sao sự thay đổi của tổ chức là quan trọng. Mục tiêu giúp khuyến khích động lực nội tại và giữ cho đội của bạn phấn khích về tương lai. Ví dụ, bạn có thể tạo ra điều này Mục tiêu thông minh Khi chuyển sang một công cụ quản lý nhân sự mới: "Vào cuối Q1, giảm thời gian dành cho các nhiệm vụ nhân sự (như yêu cầu và phê duyệt thời gian nghỉ, quản lý bồi thường và gửi đánh giá hiệu suất) thêm 50%."

Thực hành trí tuệ cảm xúc. Thay đổi là khó khăn, và điều quan trọng là thừa nhận rằng những người khác nhau đối phó với sự thay đổi theo những cách khác nhau. Canh tác của bạn Kỹ năng tình cảm tình cảm Giúp bạn hiểu cảm xúc của riêng bạn và nhận ra cảm xúc của người khác một cách chính xác, để bạn có thể giao tiếp với sự đồng cảm, xây dựng các mối quan hệ mạnh mẽ hơn và quản lý xung đột một cách hiệu quả. Trong thời gian chuyển đổi, trí thông minh cảm xúc giúp bạn hiểu cách nhóm của bạn đang làm và cung cấp cho họ sự hỗ trợ mà họ cần.

Hỏi về Phản hồi . Yêu cầu phản hồi giúp theo hai cách. Đầu tiên, Phản hồi giúp bạn hiểu mối quan tâm của nhóm và cải thiện các quy trình và giao tiếp nhóm. Và thứ hai, yêu cầu phản hồi chứng minh rằng bạn coi trọng đầu vào của mỗi thành viên trong nhóm, đặc biệt là khi bạn thực hiện các bước cụ thể để giải quyết các mối quan tâm của nhóm. Phản hồi đặc biệt quan trọng trong thời gian thay đổi tổ chức, bởi vì nhóm của bạn có thể gặp nhiều rào cản hoặc phát triển đau đớn hơn bình thường.

Sự tê liệt ra quyết định

Chuyển đổi lớn có thể mang lại rất nhiều sự không chắc chắn. Không có giao tiếp rõ ràng, thay đổi tổ chức có thể khó biết những gì để ưu tiên và ai chịu trách nhiệm về những gì. Và do sự mơ hồ đó, nhóm của bạn có thể không có hướng dẫn và thông tin họ cần đưa ra quyết định tốt .

Đây là một kịch bản: Hãy tưởng tượng bạn làm việc trên một nhóm phát triển sản phẩm và công ty của bạn vừa tạo ra một nhóm nghiên cứu người dùng hoàn toàn mới (UXR) hoàn chỉnh với năm nhà nghiên cứu mới được thuê. Trước đây, bạn chỉ thử các sản phẩm để đảm bảo chúng hoạt động đúng. Nhưng bây giờ bạn có thêm tài nguyên để kiểm tra và cải thiện sản phẩm của mình. Tuy nhiên, những tài nguyên mới đó đi kèm với một liều mơ hồ. Bạn vẫn lái thử nghiệm, hoặc đó là trách nhiệm của đội UXR? Khi nào bạn nên lặp chúng vào quy trình tạo sản phẩm? Ai quyết định xem tính năng sản phẩm có thành công hay không? Tất cả những câu hỏi này có thể đưa ra quyết định khó khăn.

May mắn thay, sự không chắc chắn này có thể được giải quyết với một vài chiến lược khác nhau:

Tạo một Biểu đồ Raci cho các sáng kiến chính. Biểu đồ RACI phác thảo ai là ai ở r đặc biệt, Một ccountable, C orsulted, và tôi hợp lệ cho từng nhiệm vụ, cột mốc hoặc có thể giao trong một dự án. Tạo một biểu đồ RACI thiết lập rõ ràng vai trò và trách nhiệm và giảm nhầm lẫn về những người nên được lặp trong khi nào. Để tiếp tục với ví dụ trên, bạn có thể tạo biểu đồ RACI để phác thảo trách nhiệm của các bên liên quan cho quá trình thử nghiệm sản phẩm của mình. Bạn cũng có thể tạo biểu đồ AD-HOC RACI cho các sản phẩm đặc biệt khó khăn hoặc phức tạp có thể yêu cầu một quy trình hơi khác.

Kết nối mục tiêu làm việc. Việc ra quyết định thực sự là một hành động ưu tiên, để đưa ra quyết định, bạn phải quyết định xem một lựa chọn nào quan trọng hơn người khác. Và trước khi bạn có thể quyết định những gì quan trọng, bạn cần biết cách thức hoạt động hàng ngày của bạn lên những mục tiêu bao trùm. Điều đó có nghĩa là tạo ra các mục tiêu rõ ràng (và kết nối chúng với công việc của nhóm bạn) là một trong những cách tốt nhất để giúp nhóm của bạn đưa ra quyết định tốt trong thời gian thay đổi tổ chức. Ví dụ, hãy tưởng tượng nhóm phát triển sản phẩm của bạn có một mục tiêu để cải thiện sự hài lòng của người dùng trong 30% trong năm nay. Nếu mọi người trong nhóm được liên kết với mục tiêu đó, họ có thể dễ dàng quyết định làm việc với nhóm UXR để tối ưu hóa các sản phẩm hiện có thay vì tạo các sản phẩm mới.

Tập trung hợp tác ở một nơi. Khi nói đến việc ra quyết định, rõ ràng là chìa khóa. Bạn cần đảm bảo rằng mọi thành viên trong nhóm và các bên liên quan đều có quyền truy cập vào thông tin cập nhật về từng dự án - vì sau tất cả, các biểu đồ RACI của bạn là gì và mục tiêu dự án Nếu không ai biết nơi để tìm thấy chúng? Đó là lý do tại sao tập trung sự hợp tác trong một Công cụ quản lý dự án Có thể đảm bảo nhóm của bạn có các tài nguyên và thông tin họ cần để đưa ra quyết định tốt trong thời gian thay đổi. Ví dụ, Quản lý tác vụ UDN Cho phép bạn chia sẻ thông tin về dự án và tác vụ, vì vậy các chi tiết chính được chia sẻ khi công việc thực sự xảy ra. Bạn cũng có thể kết nối trực tiếp với các mục tiêu, vì vậy rõ ràng mọi nhiệm vụ góp phần vào các mục tiêu chung của bạn.

Hiệu quả kinh doanh không ổn định

Đôi khi thay đổi tổ chức không phải là do tăng trưởng, mà thay vào đó là một doanh thu bị gián đoạn kinh doanh không lường trước, vi phạm an ninh, hoặc mất nhân viên chủ chốt. Hiệu suất kinh doanh của bạn có thể có nguy cơ khi loại thay đổi đột ngột xảy ra, đặc biệt nếu bạn không có Kế hoạch dự phòng Lao đi trong trường hợp khẩn cấp.

Rất nhiều người trong chúng ta đã trải qua việc đó trong đại dịch Covid-19. Các doanh nghiệp đã từng dựa vào du khách trực tiếp đã bị buộc phải đưa doanh nghiệp của họ trực tuyến. Các bảo tàng đã phải tạo ra các triển lãm ảo, các nhà hàng nhanh chóng xoay sở để giao hàng tận nhà, và các công ty tour đã tranh giành để bảo dưỡng trải nghiệm trực tuyến. Mỗi loại hình kinh doanh đã phải thay đổi các mục tiêu bao trùm của họ để chuyển từ trực tiếp sang bán hàng trực tuyến-Plus điều chỉnh các quy trình của công ty của họ để sản xuất các loại sản phẩm khác nhau. Và để đứng đầu tất cả, họ cũng phải học cách hoạt động trong một Môi trường làm việc từ xa . Với tất cả những điều đó để đối phó, không có gì đáng ngạc nhiên khi nhiều tổ chức có kinh nghiệm và vẫn đang gặp phải hiệu quả kinh doanh không ổn định do những thay đổi tổ chức quét.

Nhưng điều đó không có nghĩa là bạn sẽ cam chịu lần sau một sự gián đoạn kinh doanh không lường trước được xảy ra. Chìa khóa là chủ động. Với một chút công việc chuẩn bị bây giờ, bạn có thể tạo một kế hoạch để quản lý rủi ro do thay đổi tổ chức bất ngờ, do đó bạn có thể chạm mặt đất và giữ hiệu suất của bạn ổn định nhất có thể. Đây là những việc cần làm:

Tiến hành A. Phân tích tác động kinh doanh . Phân tích tác động kinh doanh giúp bạn dự đoán hậu quả của sự gián đoạn đối với các quy trình kinh doanh, vì vậy bạn có dữ liệu bạn cần để chủ động tạo các chiến lược phục hồi. Nó giúp trả lời các câu hỏi như các quy trình nào là quan trọng nhất để giữ cho doanh nghiệp của bạn chạy, bạn cần những tài nguyên nào để hoạt động thành công và bạn sẽ mất bao lâu để quay lại theo dõi sau khi xảy ra sự gián đoạn. Dữ liệu bạn thu thập trong các đánh giá của mình giúp bạn lên kế hoạch trước cách xử lý các sự kiện không lường trước khi chúng xảy ra.

Tạo một Kế hoạch dự phòng . Kế hoạch dự phòng là chiến lược sao lưu của bạn. Nó đưa ra cách bạn sẽ trả lời nếu các sự kiện bất ngờ đã đánh bật doanh nghiệp của bạn tắt theo dõi như Pivot nếu bạn cần thay đổi mục tiêu kinh doanh của mình, và những gì bạn sẽ làm nếu bạn mất doanh thu và cần tái cấu trúc công ty của bạn. Bạn có thể tạo một gói dự phòng cho từng rủi ro đáng kể mà bạn đã xác định trong phân tích tác động kinh doanh của bạn. Sau đó, khi thay đổi tổ chức không lường trước xảy ra, bạn sẽ có thể hoạt động vào mùa xuân.

Đặt một nền tảng mạnh mẽ . Khi doanh nghiệp của bạn có văn hóa mạnh mẽ, liên lạc rõ ràng và các công cụ hợp tác hiệu quả, bạn có thể thời tiết thậm chí là những cơn bão mạnh nhất. Điều đó có nghĩa là nó quan trọng đối với tiếp tục cải thiện Các quy trình của bạn theo thời gian thay vì chỉ bám vào trạng thái quo, vì vậy bạn đã thiết lập để thành công khi xảy ra sự thay đổi. Điều này có thể có nghĩa là xây dựng một lớp học tốt nhất quy trình tham gia Để giúp tăng cường văn hóa tổ chức của bạn, thiết lập một chu kỳ thông thường để Cho và nhận phản hồi hoặc đầu tư vào một Công cụ quản lý dự án để giúp nhóm của bạn phối hợp công việc hàng ngày.

Học cách nắm lấy sự thay đổi

Thay đổi tổ chức có thể khó, nhưng đó cũng là cách chúng ta phát triển. Và khi chúng ta có thể điều hướng các chuyển đổi lớn một cách hiệu quả, chúng tôi đã thiết lập các nhóm của chúng tôi để thành công trong một thế giới liên tục chuyển đổi.

Nếu có một Takeaway, bạn sẽ nhận được từ bài viết này, đó là sự rõ ràng và giao tiếp là điều cần thiết trong thời gian thay đổi tổ chức. Tìm hiểu làm thế nào Quản lý tác vụ UDN Có thể giúp nhóm của bạn đạt được sự rõ ràng bằng cách kết nối các mục tiêu hoạt động, để mọi người hợp tác trực tiếp về các nhiệm vụ và thông tin dễ dàng truy cập.