Làm thế nào để viết một điều lệ dự án hiệu quả?
Vào những ngày xưa, các doanh nghiệp hoặc văn hóa tổ chức là một cú hích hoặc lỡ chuyện. Các doanh nghiệp đã bị đẩy về phía trước và các dự án đã được ném mà không yêu cầu những câu hỏi khó khăn hoặc xác định một hướng dẫn cụ thể cho nhóm về cách đạt được các mục tiêu được công ty đặt ra. Nếu bạn ở trong một vị trí như vậy mà bạn chịu trách nhiệm thiết lập hướng và phạm vi của một nhóm để làm việc trong một dự án, thì bạn sẽ có thể viết một điều lệ dự án hiệu quả và trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn về Điều lệ dự án ví dụ.
Đưa ra dưới đây là một hướng dẫn toàn diện cho tất cả những người cần thông tin đó. Hướng dẫn này sẽ giải thích Điều lệ dự án là gì, đưa ra một số ví dụ điều lệ dự án, sự khác biệt giữa Điều lệ dự án và phạm vi công việc và cách bạn có thể nhúng thành công một điều lệ dự án theo nhiều giai đoạn khác nhau của vòng đời quản lý dự án.
Hãy để chúng tôi bắt đầu.
Điều lệ dự án là gì?
Định nghĩa cơ bản nhất của Điều lệ dự án là đó là một tài liệu kết luận được tạo thành từ ba yếu tố sau:
Đây là định nghĩa đơn giản nhất của Điều lệ dự án mà bạn có thể tìm thấy trực tuyến hiện nay. Nó không sai nhưng nó không hoàn toàn gói gọn mục đích của các yếu tố điều lệ dự án thay vì nó chỉ tập trung vào cấu trúc của họ.
Định nghĩa này là một bản tóm tắt rất trừu tượng và nó không mô tả đầy đủ, điều này dễ dàng giải thích thái độ lạnh người và các công ty phải đối với các ví dụ về điều lệ của dự án.
Nó hoàn toàn quên mất việc kiểm tra các ví dụ trong tất cả niềm tự hào và vinh quang của họ, là một loại tài liệu bắt đầu cần thiết để bắt đầu một dự án.
Do đó, một điều lệ dự án là một giấy phép ủy quyền thích hợp cho người quản lý dự án rằng anh ta nên viết các quy định và cung cấp một hướng thích hợp cho nhóm để họ có thể dễ dàng bắt đầu các hoạt động của dự án. Điều lệ này cũng bao gồm việc phân bổ các nguồn tài nguyên tổ chức cần thiết cho sự phát triển của dự án.
Chúng tôi đã thấy ngắn gọn rằng một điều lệ dự án thực sự là, vì vậy hãy để chúng tôi nghiên cứu một định nghĩa sâu hơn về một điều lệ dự án, hy vọng sẽ nắm bắt mục đích của tất cả các yếu tố được liệt kê ở trên.
Một định nghĩa chi tiết hơn:
Một Điều lệ dự án là một tài liệu bắt đầu đóng gói hiệu quả sự hiểu biết về các mục tiêu, phạm vi và mô hình phát triển của dự án. Tài liệu này cũng rất quan trọng vì nó xác định rõ tất cả các vai trò và trách nhiệm của mỗi cá nhân liên quan đến dự án.
Charter dự án vs tuyên bố công việc
Không có thù hiếu khi nói đến một điều lệ dự án hoặc tuyên bố công việc (gieo) bởi vì, đối với một dự án hoạt động đúng cách bạn cần bao gồm tất cả các căn cứ của mình, vì vậy bạn cần cả hai.
Thông thường, khi một dự án bắt đầu, Lợn nái được viết trước tiên để làm nổi bật tất cả các điều cơ bản liên quan đến dự án và sau đó, họ được kết hợp trong Điều lệ dự án để biết chi tiết hơn về dự án. Vậy tại sao chúng ta đặt chúng xa nhau? Họ khác với nhau như thế nào?
Tuyên bố công việc
Một tuyên bố về công việc, về bản chất, là một loại tổng quan ban đầu về lý do tại sao công ty đang thực hiện một dự án cụ thể (tức là tại sao chúng ta đang thực hiện dự án này? Những nhu cầu kinh doanh liên quan đến nỗ lực này là gì?). Nó cũng bao gồm tất cả những thứ sẽ và sẽ không phải là một phần của dự án.
Nó nhấn mạnh những gì các giao hàng cuối cùng của dự án sẽ là và các thuộc tính sau đây như sau:
Một con lợn nái là một trong những khía cạnh quan trọng của dự án vì đây là điểm trung tâm cho tất cả các thành viên trong nhóm kiểm tra vòng bi của họ và quay lại đúng hướng. Bởi vì mức độ nghiêm trọng này, các nhà quản lý dự án có một nhiệm vụ thích hợp mà họ nên học cách đưa ra một tuyên bố công việc hiệu quả.
Điều này là do, nó có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và đau đầu xuống đường khi sẽ có rất nhiều biến thay đổi khác nhau có thể ảnh hưởng đến sự phát triển của dự án, nhưng nếu lợn nái là hoàn hảo, những biến thay đổi đó sẽ không đứng một cơ hội.
Điều lệ dự án
Một điều lệ dự án hơi khác so với lợn nái nhưng không theo nhiều cách. Đây là một phiên bản chính thức hơn của tài liệu tổng quan ban đầu (sao kê công việc) được gửi để ủy quyền thích hợp của dự án để di chuyển về phía trước.
Điều lệ dự án mang đến cho PM, thẩm quyền và kiến thức về cách chi tiêu ngân sách được phân bổ một cách hiệu quả trong việc cung cấp dự án. Nó giải quyết tất cả các câu hỏi và yêu cầu bất cứ ai cũng có thể có về dự án và sự phát triển của nó.
Như chúng ta biết rằng Điều lệ dự án được chuẩn bị trong các giai đoạn ban đầu của sự phát triển dự án và một số người cũng gọi đó là tài liệu bắt đầu dự án. Nếu PC được phê duyệt, dự án sẽ chuyển sang giai đoạn lập kế hoạch, nơi có nhiều bổ sung hơn. Đây là giai đoạn nơi điều lệ có hiệu quả trở thành toàn bộ nền tảng cho kế hoạch phát triển dự án.
Tại sao Charter dự án rất quan trọng?
Chúng tôi đã thảo luận ngắn gọn về những gì một Điều lệ dự án là, nó quan trọng như thế nào và cách nó khác với lợn nái, vì vậy đã đến lúc chúng tôi tiến về phía phía về phía quan điểm của toàn bộ Shebang và để chúng tôi xem xét PC từ quan điểm của mọi bên cá nhân tham gia vào quá trình.
Lợi ích của Điều lệ dự án cho Trình quản lý dự án & Amp; Đội
Lợi ích của một điều lệ dự án cho khách hàng và amp; Các bên liên quan
Những gì được bao gồm trong một Điều lệ dự án?
Một điều lệ dự án tốt rất phong phú về sự rõ ràng và thông tin đầy đủ có thể thúc đẩy dự án về phía trước. Và điều làm cho nó hiệu quả là nó phải đủ dễ dàng để nó có thể được đọc quảng cáo được hiểu bởi mọi người, từ người quản lý, đến nhóm cho các bên liên quan.
Các yếu tố của một điều lệ dự án
Các yếu tố chính của một điều lệ dự án hiệu quả như sau:
Ngoài tất cả các yếu tố này, bạn cũng có thể thêm các phần này có thể khiến Charter dự án của bạn chi tiết và toàn diện hơn, chẳng hạn như:
Ví dụ Charter dự án
Để giữ một điều lệ dự án tươi mới và hấp dẫn, cũng có thể hiểu được bởi quần chúng, các nhà quản lý phải đưa vào rất nhiều công việc và nỗ lực.
Để biết điều lệ để phục vụ mục đích của nó và giải thích dự án một hình thức dễ dàng nhưng chi tiết, các nhà quản lý có thể đọc các ví dụ điều lệ sau đây cho các dự án để rút cảm hứng từ.
Làm thế nào để viết một điều lệ dự án?
Không có quy tắc khó khăn và nhanh để viết một điều lệ dự án hiệu quả sẽ đáp ứng mọi yêu cầu và tác vụ liên quan đến dự án của bạn và tất cả các dự án khác mà bạn sẽ làm việc nhưng đây là một công thức cơ bản để theo dõi:
1. Thảo luận với các bên liên quan & amp; Đội
Người quản lý nên gặp tất cả những người tham gia trước khi dự án được phê duyệt. Điều này là do, một người quản lý tốt luôn tham khảo đội của họ và các bên liên quan, để tìm ra cách tốt nhất mà đội nên theo dõi, để công ty có thể đạt được tất cả các mục tiêu của họ liên quan đến dự án đó.
Những cuộc thảo luận này cũng có thể được với các nhân viên hỗ trợ như các chuyên gia bảo mật và kỹ sư mạng.
2. Lấy & amp; Tổ chức ghi chú.
Trong tất cả các cuộc thảo luận của bạn, bạn nên ghi lại toàn bộ trong ghi chú của bạn. Điều này giúp bạn theo dõi tất cả các câu hỏi và những điểm quan trọng đã được nâng lên trong cuộc họp.
Luôn luôn giữ cho cuộc thảo luận tập trung vào mục tiêu chính của cuộc họp nhưng nếu một quan điểm khác nhau được nêu ra trong cuộc họp đó về bất cứ điều gì, bạn nên viết nó xuống vì dễ dàng viết nó hơn là quên nó sẽ cản trở sự phát triển dự án.
3. Sử dụng một mẫu
Bạn không phải thực hiện định dạng điều lệ dự án chuyên dụng để phục vụ mục đích của bạn. Internet có đầy đủ các mẫu Charter Project. Chỉ cần xem xét một vài trong số họ và tìm sự kết hợp đúng các mẫu để hợp nhất sẽ giúp bạn trong dự án của bạn.
4. Bao gồm thông tin cụ thể
Đây là một số câu hỏi thường xuyên nhất được các bên liên quan yêu cầu từ Trình quản lý dự án.
Nếu Điều lệ dự án của bạn là chính xác thì nó sẽ có tất cả các câu trả lời cho những câu hỏi này. Đây là một ví dụ về một điều lệ dự án hoàn chỉnh:
Mục tiêu của chúng tôi: Tạo một hệ thống truyền thông mới để thay thế hệ thống ABC vào tháng 12 năm 2019, để tất cả khách hàng có thể trò chuyện với các nhà quản lý sản phẩm của họ thông qua các ứng dụng di động độc quyền của XYZ Bank. Đào tạo tất cả 400 nhân viên để duy trì và hỗ trợ bản thân hệ thống. "
Rõ ràng, đây không phải là toàn bộ điều lệ mà là một tuyên bố mục tiêu đơn giản. Nhưng bạn có thể thấy rằng giọng điệu của toàn bộ điều đó là chính xác và điểm mà không có thêm thông tin chỉ cần nhồi nhét trong đó. Giống như tuyên bố mục tiêu này, tất cả các thông tin liên quan đến ngân sách, rủi ro và các cột mốc, v.v. Nên được nêu đúng để làm cho điều lệ dự án hoàn thành và hiệu quả.
5. Đánh giá với các đại diện nhóm
Khi bạn nghĩ rằng Điều lệ của bạn đã hoàn tất, bạn nên dành một chút thời gian để có được dự thảo của mình được các thành viên chính được tham gia vào quy trình. Nếu họ thích nó, điều đó sẽ đảm bảo rằng Charter hoàn tất và sẵn sàng để có hiệu lực.
6. Trình bày để phê duyệt
Bạn không nên chỉ đẩy điều lệ vào nhóm của bạn và các bên liên quan. Thay vào đó, bạn nên sắp xếp các cuộc họp với các thành viên trong nhóm, nhà tài trợ và khách hàng, và trình bày cho họ điều lệ để họ có thể có tiếng nói trong những thay đổi được thực hiện. Điều này cũng sẽ cung cấp cho bạn uy tín của việc trở thành một người quản lý dự án tốt liên quan đến mọi người trong quyết định đưa ra quá trình về một số điều quan trọng.
Chúng tôi hy vọng rằng hướng dẫn này đã giúp bạn ở một mức độ nào đó. Nếu bạn muốn chia sẻ kinh nghiệm của riêng bạn, hãy thoải mái sử dụng phần bình luận bên dưới.
