الدليل النهائي لإدارة البرامج

يمكن أن يشعر إدارة المشاريع المتعددة وكأنك تعثر على عدة كرات على وشك الانخفاض على الأرض. من أجل الحفاظ على الكرات في الهواء، تحتاج إلى رؤية الصورة الكبيرة في مختلف المبادرات المترابطين، مع إدارة عمل كل مشروع فردي. ادارة مشروع يمكن أن تساعدك على زيادة المحاذاة والوضوح عبر فريقك لتقليل ضغوط إدارة مشاريع متعددة، ولكن إذا كانت المشاريع التي تديرها مترابطة، فهناك طريقة أفضل: إدارة البرامج.

عند الانتهاء بشكل صحيح، يمكن لإدارة البرامج مساعدتك في تحديد أولويات مبادرات مماثلة وإدارتها. في هذا الدليل، سنغطي كل ما تحتاج لمعرفته حول إدارة البرنامج حتى تتمكن من البدء في تطبيقه اليوم.

ما هي إدارة البرامج؟

إدارة البرامج هي الإدارة المتزامنة للمشاريع المتعددة ذات الصلة. كمدير برامج، ستساعد في تطوير خطة لإدارة الموارد عبر البرنامج وتوجيه المشاريع المترابطة داخل البرنامج إلى النجاح. يقوم مديرو البرامج أيضا بمحاذاة أهداف المشروع بأهداف تجارية أكبر.

إذا كان هذا يبدو مفاجأة مألوفة!، قد تنفذ بالفعل عمليات إدارة البرامج، بدلا من إدارة المشاريع. ولكن إذا لم تكن متأكدا تماما من حيث أن إدارة البرامج تناسبها في عمليةك الحالية، فإليك تكديسها حتى المنهجيات الأخرى المماثلة:

إدارة البرامج مقابل إدارة المشاريع

المشروع عبارة عن مجموعة من المهام التي تنجز هدفا محددا. ادارة مشروع هي عملية التخطيط وإدارة وتنفيذ عمل فريقك. برنامج إدارة المشاريع يساعد الفرق في القيام بذلك عن طريق زيادة الوضوح وتحسين تعاون الفريق.

برنامج، من ناحية أخرى، هي مجموعة من المشاريع التي تنجز أهداف تجارية استراتيجية. على سبيل المثال، سيتم اعتبار جميع الميزات الجديدة لشركتك في ربع برنامجا، على الرغم من أن كل ميزة من المرجح أن يكون لكل ميزة مشروعها الخاص. إدارة البرامج هي عملية إدارة مبادرات مترابطة طويلة الأجل في محاذاة أهداف شركتك. سيتضمن البرنامج مجموعة متنوعة من المشاريع المتصلة، والتي قد يكون لكل منها مدير مشروع. تعرف على المزيد عن مدير البرنامج مقابل مدير المشروع وبعد

إدارة البرامج مقابل إدارة محافظ المشاريع

إدارة البرامج و إدارة محافظ المشاريع مشابهة للغاية - يكمن الفرق في أنواع المشاريع التي تتم إدارتها. في إدارة البرنامج، يتم توصيل المشاريع داخل البرنامج وغالبا ما ترتبط. على سبيل المثال، قد يكون البرنامج مجموعة من جميع الحملات التسويقية لتعزيز الميزات الجديدة التي سيتم إطلاقها على مدار العام، أو حتىإدارة المنحخطة لمنظمات غير ربحية. جميع هذه الميزات متصلة، لذلك ستنخفض تحت إدارة البرامج، بدلا من إدارة محافظ المشاريع. من ناحية أخرى، قد تكون محفظة جميع مبادرات التسويق في غضون ربع أو عام، سواء كانت متصلة أم لا. برنامج إدارة حافظة المشاريع هي فرق الأدوات التي تستخدمها لتتبع تلك المشاريع وتبادل البصيرة مع أصحاب المصلحة.

إدارة البرامج مقابل إدارة المنتجات

إدارة المنتجات هي تطوير منتجات جديدة داخل شركة. مدير المنتج هو زعيم فريق مسؤول عن توجيه نجاح إدخال المستخدم من مصادر المستخدم كل الطريق إلى إطلاق منتج ناجح.

بدلا من ذلك، يمكن أن يشمل البرنامج أي نوع من المبادرات - بما في ذلك منتج جديد. يمكنك إنشاء برنامج لإدارةعملية تطوير المنتجاتللسنة المقبلة. ستحتوي مشاريع تطوير المنتجات الفردية على مدير منتجاتها الخاصة، ولكن سيتم إشراف البرنامج بأكمله من قبل مدير البرنامج.

إدارة البرنامج مقابل إدارة العمل

إدارة البرامج، مثل خمس مراحل من إدارة المشاريع وإدارة محافظ المشاريع، هي فرعية من إدارة العمل. إدارة العمل هو مقاربة نظامية لتنظيم سير عمل المنظمة - سواء كان مشروع أو عملية مستمرة أو مهام روتينية - لتوفير أفرقة الوضوح من أجل ضرب أهدافها. تركز إدارة العمل على تنسيق الأشخاص والعمل والفرق عبر جميع مستويات المنظمة لضمان إمكانية الوصول إلى المعلومات التي يحتاجون إليها. مع برنامج إدارة العمل ، يمكنك تنسيق الخطط والمشاريع والعمليات عبر مؤسستك بأكملها.

أدوار ومسؤوليات إدارة البرامج

هناك مجموعة متنوعة من الأدوار والأقراض - داخل عملية إدارة البرامج. إذا كنت تقوم بتطوير عملية جديدة لإدارة البرامج لمؤسستك، فقد لا تحتاج إلى استخدام كل واحدة من هذه الأدوار والمسؤوليات، ولكن من المهم معرفة ما هو عليه وما يدوره كل دور إلى البرنامج.

مدير البرنامج

مدير البرنامج هو المسؤول عن مجموعة من المشاريع ذات الصلة. أحد المسؤوليات الرئيسية للمدير البرامج هو التأكد من أن مبادرات البرنامج تتماشى مع أهداف شركتها. يجب أن يستشد مدير البرنامج بشكل متكرر حول تقدم المشروعات داخل برنامجها للتأكيد، لا يزال يتماشى مع الأهداف الاستراتيجية والأعمال التجارية.

سيكون مدير البرنامج الناجح أيضا:

كسب الشراء التنفيذي للبرنامج

إدارة التوقعات أعلاه وتحتها

إحضار اتخاذ القرارات متماسكة للبرنامج

القيام بالبناءخطة إدارة المواردعبر البرنامج

تخفيف المخاطر والعمل على الفرص من خلال خلقسجل المخاطروبعد

هناك مجموعة متنوعة من شهادات مدير البرامج المتاحة هناك، والأبرز الذي هو معهد إدارة المشاريع (PMI)شهادة مدير البرنامجوبعد ومع ذلك، فإن الشهادات لإدارة البرامج ليست شرطا من أجل أن تعتبر مدير برنامج.

أولئك الذين يقررون الحصول على اعتمادهم كمديرين في البرامج يفعلون ذلك من أجل إثبات أنهم جادون ويستثمرون في إدارة البرامج مسارا مهنيا. يمكن أن تؤدي شهادة مدير البرنامج إلى زيادة إمكانات الرواتب أو التغيرات التي توظف الأدوار ذات الصلة بمدير البرامج.

مجموعة رعاية أو رعاية

الراعي هو أكبر عضو في منظمة البرنامج. إن مسؤولية الراعي في الموافقة على العناصر الرئيسية والتصدي للبرنامج، مثل التمويل والتسليمات وأي قضايا أعمال ذات صلة إذا لزم الأمر. يجب أن يدعم الراعي أيضا البرنامج والمساعدة في الحصول على الشراء التنفيذي. أخيرا، سيعين الراعي المالك المسؤول (SRO).

صاحب مسؤول كبير (SRO)

يتم تعيين SRO من قبل الراعي. إنه وظيفة المالك المسؤولة العليا لاتخاذ القرارات نيابة عن المجموعة الراعية - The SRO مسؤول في نهاية المطاف عن التأكد من أن البرنامج يلبي أهداف البرنامج. على الرغم من أن الراعي يوافق على البيانات المالية الرئيسية مثل الميزانية البرنامجية، إلا أنها مسؤولية SRO عن مصدر الأموال من ميزانيات الفريق المختلفة أو الفريق المالي لشركتها.

بالإضافة إلى ذلك، سيعمل المالك الرائد المسؤول عن كثب مع مدير البرنامج لضمان محاذاة البرنامج بشكل استراتيجي بأهداف أعمال. على الرغم من أن مدير البرنامج هو المسؤول عن تقديم البرنامج إلى الحياة، فإن مسؤولية SRO من الحفاظ على المحاذاة الاستراتيجية بين البرنامج وأصحاب المصلحة في المنظمة.

مدير تغيير الأعمال (BCM)

مسؤول BCM مسؤولة في المقام الأول عن تطوير وتنفيذ خطة تحقيق الاستحقاق، وهي عملية ضمان البرنامج يضيف قيمة قابلة للقياس إلى المنظمة. سيعمل مدير البرنامج مع SRO لتحديد وتحقيق مخرجات البرنامج - لكنها مسؤولية BCM للتأكد من استخدام تلك النواتج.

4 فوائد إدارة البرنامج

إذا كنت بالفعل إدارة مشاريع متعددة قد تتساءل، هل هناك الكثير من الفرق بين ما أقوم به بالفعل وإدارة البرامج؟ الجواب هو: يمكن أن يكون هناك! وإن لا يحتاج كل فريق إلى ذلك، فهناك أربع فوائد رئيسية لإدارة البرامج.

1. ربط المشاريع بأهداف الأعمال الاستراتيجية

يمكن لإدارة البرامج والأدوار والمسؤوليات ذات الصلة أن تساعد فريقك في ربط المشاريع ذات الصلة بأهداف العمل الاستراتيجية. بالإضافة إلى تنسيق مشاريع متعددة في البرنامج، فإن مدير البرنامج لديه أيضا صورة كبيرة وجهة نظر شاملة في المشاريع داخل البرنامج. كمدير البرامج، يمكنك ربط هدف كل مشروع هدف البرنامج، ثم تأكد من أن أهداف البرنامج تتماشى ارتباطا وثيقا بأهداف شركتك و okrs. وبعد

2. عرض مشروع الترابط

نظرا لأن مدير البرامج مسؤولا عن العديد من المشاريع ذات الصلة، فقد يكون من الأسهل بالنسبة لهم تصور اعتباد المشروع والتراى بأي مشكلات تحدث. إذا قمت بإدارة مجموعة متنوعة من المشاريع المختلفة، فقد تكون هناك تبعا بينهما، لكن هذه التبعيات يمكن تصورها بجد إذا كنت تبحث في كل مشروع على حدة. كمدير برامج، لن يكون لديك عينيك فقط على جائزة هذه الحالة، أهداف العمل الاستراتيجية لشركتك - ستحصل أيضا على أذنيك على الأرض. إدارة البرامج هي أفضل طريقة لتنسيق العمل عبر المشاريع ذات الصلة في الوقت الفعلي.

3. تبسيط تخصيص الموارد

بالإضافة إلى تصور وإدارة اعتباد المشروع، يمكن أن يساعد مدير البرنامج أيضا في تبسيط وتبسيطتخصيص المواردوبعد نظرا لأن لديهم نظرة ثاقبة على جميع المشاريع داخل البرنامج وكيف يمكن أن يربط المشاريع، فيمكنهم رؤية أفضل ما يحتاجه المشروع الذي الموارد - ما إذا كان المورد المطلوب هو وقت الموظف أو زيادة في الميزانية أو أداة جديدة أو برنامج جديد.

نظرا لأن العمل ممول على مستوى البرنامج، فإن مدير البرنامج و SRO يمكن أن يعمل معا على أفضل تحديد المشاريع التي تحتاج إلى موارد. إذا كان فريق مشروع واحد يضرب أهدافها قبل الجدول الزمني، فيمكن لمدير البرامج إعادة توزيع موارد المشروع من أجل التأكد من أن كل مشروع داخل البرنامج يضرب أهدافها.

4. محاذاة حول المخاطر والفرص

في برنامج، كما تتخيل، يتم تكبير كل من المخاطر والفرص بسبب عدد المشاريع. ولكن نظرا لأن مدير البرنامج لديه عرض صورة كبير لجميع المشاريع داخل البرنامج، فيمكنهم أن يمنعوا أكثر دقة المخاطر والقفز على الفرص.

على سبيل المثال، عنصر واحد من إدارة مخاطر المشروع هو تخصيص الموارد، والتأكد من أن كل فريق مشروع متوازن يعمل بشكل جيد. على مستوى البرنامج، يمكنك تخصيص الموارد وإعادة توزيع الموارد حسب الحاجة، من أجل تقليل المخاطر التي يعاني منها المشروع، على الميزانية، أو خارج المسار.

من ناحية أخرى، لأن مدير البرنامج يتم إدخاله في كيفية تأثير البرنامج ويساهم فيأهداف العمل الاستراتيجي، يمكنهم تحديد فرص جديدة مثل تمديد تاريخ انتهاء المشروع أو تعديل خطة المشروع لضرب قابلية تسليم إضافية.

كيف تحافظ استوديوهات Discovery Digital على عرض رفيع المستوى من العمليات المعقدة مع UDN مدير المهام

Discovery Inc.هل عملاق وسائل الإعلام خلف شبكات الترفيه الكبيرة مثل TLC، كوكب الحيوان، وشبكة الغذاء. تقوم فرق محتوى Studios الرقمية الخاصة بهم بإنشاء الآلاف من مقاطع الفيديو كل شهر لمنصات وسائل التواصل الاجتماعي وتطبيقات المستهلكين.

مدير عمليات المحتوى مايك مغني وفريقه يستخدم لتتبع إنتاج المحتوى باستخدام جداول البيانات وخيوط البريد الإلكتروني. احتاج مايك إلى منصة مشتركة يمكن أن توفر عرضا رفيع المستوى لجميع المحتويات في التطوير مرة واحدة، مع التقاط أيضا تفاصيل اللحظة الأخيرة لعملية الإنتاج لكل فيديو مع وضعه. باختصار، احتاج أداة إدارة البرامجمثل UDN مدير المهام وبعد UDN مدير المهام سوف تسمح لهم بعمل سير العمل القابلة للتخصيص لتحديد عمليات المحتوى المعقدة، وإعطاء أصحاب المصلحة صورة بسيطة لإخراج الفريق بأكملها، والحفاظ على المساهمين الفرديين والفرق الخارجية المتصلة وإطلاعهم.

تستخدم فرق محتوى ديسكفري أيضامحافظللحصول على عرض للعين الطيور لمجموعة محددة من الإنتاج النشط. على سبيل المثال، قد يقومون بإنشاء محفظة جديدة لتتبع برنامج مشاريع فئة الطهي لتطبيق مطبخ شبكة الغذاء، والإشراف على الوضع وتوجيه تواريخ حية من مشاريع حملة المحتوى المتصل.

تستخدم الفرق أيضا التكامل للاتصال UDN مدير المهام لبقية أدواتهم. مع ال UDN مدير المهام لتكامل Outlook، يمكنهم تحويل عناصر عمل البريد الإلكتروني إلى UDN مدير المهام المهمة الحق من صناديق البريد الواردة الخاصة بهم. يمكنهم أيضا إضافة أي بريد إلكتروني إلى مهمة كتعليق، مما يقلل من فوضى علبة الوارد مع توفير معلومات مهمة. ال UDN مدير المهام لتكامل الركوديتيح لهم رؤية تحديثات المشروع، وإضافة تعليقات، وإنشاء مهام جديدة دون مغادرة منصة الركود. و بفضلzapier +. UDN مدير المهام الاندماج، قام الفريق بحفظ الوقت بأتمتة المزيد من عملياتها.

تتيح هذه الرؤية الفريق يتوقع بدقة كم من الوقت سوف يستغرق العمل. كما أنه يساعدهم على إشعار التأخير في مشروع، وتشخيص نقاط الشتيلة، واسترجع على المسار الصحيح. يعمل الفريق بأكمله بشكل أكثر كفاءة لأن كل شيء مركزية، مبسطة، ومرئية.

ربط المشاريع للاستراتيجية مع إدارة البرنامج

إدارة البرامج هي نهج أكثر شمولا ل إدارة مشاريع متعددة ومحاذاة هذه المشاريع للأهداف الاستراتيجية. إذا بدأ إدارة المشاريع المتعددة في الشعور بمثابة قانون شعواري غير عملي، فجرب إدارة البرنامج للحصول على عرض صورة أكبر حول كيفية توصيل المشاريع.