De ultieme gids voor programmabeheer

Het beheren van meerdere projecten kan het gevoel hebben dat je meerdere ballen jongleert die op het punt staan ​​om op de grond te vallen. Om de ballen in de lucht te houden, moet u het grote geheel zien in de verschillende onderling afhankelijke initiatieven, terwijl het werk van elk afzonderlijk project ook beheren.Project managementKan u helpen bij het vergroten van de uitlijning en duidelijkheid in uw team om de stress van het beheren van meerdere projecten te verminderen, maar als de projecten die u beheert met elkaar verbonden zijn, is er een betere manier: programmabeheer.

Wanneer goed gedaan, kan het programmabeheer u helpen bij het prioriteren en beheren van vergelijkbare initiatieven. In deze gids dekken we alles wat u moet weten over het programmabeheer, zodat u het vandaag kunt implementeren.

Wat is programmanagement?

Programmabeheer is het gelijktijdige beheer van meerdere gerelateerde projecten. Als programmamanager, helpt u bij het ontwikkelen van een resourcebeheerplan in het programma en leidt u de onderling verbonden projecten binnen het programma naar succes. Programmagers lijken ook de projectdoelstellingen uit met grotere zakelijke doelen.

Als dit vertrouwde verrassing klinkt! U kunt de processen van het programma al implementeren, in plaats van projectbeheer. Maar als u niet zeker weet waar het programmabeheer past bij uw huidige proces, is hier hoe het naar andere, soortgelijke methodologieën gaat:

Programmabeheer versus projectbeheer

Een project is een verzameling taken die een specifiek doel bereiken.Project managementis het proces van planning, beheren en uitvoeren van het werk van uw team.ProjectbeheersoftwareHelpt teams dat te doen door de duidelijkheid te vergroten en de teamsamenwerking te verbeteren.

Een programma, aan de andere kant, is een groep projecten die strategische bedrijfsdoelstellingen bereiken. Alle nieuwe functies die uw bedrijf bijvoorbeeld in een kwartaal lanceert, wordt bijvoorbeeld beschouwd als een programma, ondanks het feit dat elke functie waarschijnlijk een eigen project zou hebben. Programmabeheer is het proces van het beheer van langere termijn, onderling afhankelijke initiatieven in overeenstemming met uw bedrijfsdoelen. Het programma bevat een verscheidenheid aan verbonden projecten, die elk een projectmanager hebben. Meer informatie over AProgramma Manager versus Project Manager .

Programmabeheer versus projectportfoliobeheer

Programmabeheer enProjectportfoliobeheerzijn erg vergelijkbaar - het verschil ligt in de soorten projecten die worden beheerd. In het programmabeheer zijn de projecten binnen het programma verbonden en vaak onderling afhankelijk. Een programma kan bijvoorbeeld een verzameling van alle marketingcampagnes zijn om nieuwe functies te promoten die het hele jaar door worden gelanceerd, of zelfs eensubsidiePlan voor non-profitorganisaties. Al deze functies zijn verbonden, zodat ze onder programmanagement zouden vallen, in plaats van projectportfoliobeheer. Aan de andere kant kan een portefeuille binnen een kwart of een jaar alle marketinginitiatieven zijn, of ze nu verbonden zijn of niet.Projectportfolio Management SoftwareIs de toolteams gebruiken om die projecten bij te houden en inzicht te delen met belanghebbenden.

Programmabeheer versus Productbeheer

Productbeheer is de ontwikkeling van nieuwe producten binnen een bedrijf. Een productmanager is een teamleider die verantwoordelijk is voor het leiden van het succes van een product-van sourcing-gebruikerinvoer helemaal naar een succesvolle productlancering.

Als alternatief kan een programma elk type initiatief omvatten - inclusief een nieuw product. U kunt een programma maken om uw te beherenProductontwikkelingsprocesvoor het komende jaar. De individuele productontwikkelingsprojecten zouden hun eigen productmanager hebben, maar het hele programma zou toezicht worden gebracht door een programmamanager.

Programmabeheer versus werkbeheer

Programmabeheer, zoals deVijf fasen van projectbeheeren projectportfoliobeheer, zijn subsets van werkmanagement.Werkmanagement is een systemische benadering van het orkestreren van de workflows van een organisatie - of dat een project is, een lopende proces of routinematige taken - om de duidelijkheidsteams nodig te geven om hun doelen te raken. Werkmanagement richt zich op het coördineren van mensen, werk en teams op alle niveaus van een organisatie om ervoor te zorgen dat iedereen toegang heeft tot de informatie die ze nodig hebben. MetWerkbeheersoftware, u kunt plannen, projecten en processen in uw hele organisatie coördineren.

Programmabeheer Rollen en verantwoordelijkheden

Er zijn een verscheidenheid aan rollen en acroniemen - binnen het programmabeheerproces. Als u een nieuw programmabeheerproces voor uw organisatie ontwikkelt, hoeft u misschien niet alle van deze rollen en verantwoordelijkheden te gebruiken, maar het is belangrijk om te weten wat ze zijn en wat elke rol naar het programma brengt.

De programmamanager

Een programmamanager heeft de leiding over een groep gerelateerde projecten. Een van de belangrijkste verantwoordelijkheden van een programmamanager is om ervoor te zorgen dat de initiatieven van het programma uitlijnen met de doelstellingen van hun bedrijf. De programmamanager moet regelmatig inchecken over de voortgang van de projecten binnen hun programma om te bevestigen dat ze nog steeds worden uitgelijnd met strategische en zakelijke doelen.

Een succesvolle programmamanager zal ook:

Krijg Executive Buy-in voor het programma

Beheer verwachtingen hierboven en onder hen

Breng samenhangende besluitvorming naar het programma

Bouw eenResource Management Planover het programma

Mitigate Risico's en handel op kansen door eenrisicoregister .

Er zijn een verscheidenheid aan certificeringen voor programmabeheer die er beschikbaar zijn, waarvan de meest prominente is het projectmanagementinstituut (PMI)Programma Manager Certification. Dat gezegd hebbende, programmabeheercertificeringen zijn geen vereiste om als een programmamanager te worden beschouwd.

Degenen die beslissen om te worden gecertificeerd als programmagers doen dit om aan te tonen dat ze serieus zijn en geïnvesteerd in programmabeheer als carrièrepad. Een certificering van de programmagermanager kan ook uw salarispotentieel of inhuren van wijzigingen voor de gerelateerde rollen van het programma Manager verhogen.

Sponsor of sponsoringgroep

De sponsor is het meest senior lid van de programma-organisatie. Het is de verantwoordelijkheid van de sponsor om belangrijke elementen van het programma goed te keuren en te autoriseren, zoals financiering, deliverables en relevante zakenzaken indien nodig. De sponsor moet ook het programma ondersteunen en helpen om executive buy-in te krijgen. Ten slotte zal de sponsor de senior verantwoordelijke eigenaar (SRO) benoemen.

Senior verantwoordelijke eigenaar (sro)

De SRO wordt benoemd door de sponsor. Het is de taak van de senior verantwoordelijke eigenaar om beslissingen te nemen namens de sponsoringgroep - de SRO is uiteindelijk verantwoordelijk voor het controleren van het programma voldoet aan zijn programma-doelstellingen. Hoewel de sponsor de belangrijkste financiële zaken als programmabudget goedkeurt, is het de verantwoordelijkheid van de SRO om het geld te vinden van verschillende teambudgetten of het financiële team van hun bedrijf.

Bovendien zal de senior verantwoordelijke eigenaar nauw samenwerken met de programmamanager om ervoor te zorgen dat het programma strategisch is uitgelijnd met bedrijfsdoelstellingen. Hoewel de programmamanager de leiding heeft over het brengen van het programma tot leven, is het de verantwoordelijkheid van de SRO om de strategische uitlijning tussen het programma en de senior stakeholders van de organisatie te behouden.

Business Change Manager (BCM)

De BCM is voornamelijk verantwoordelijk voor het ontwikkelen en uitvoeren van het uitkeringsrealisatieplan, dat het proces is om ervoor te zorgen dat het programma meetbare waarde toevoegt aan de organisatie. De programmamanager werkt met de SRO om de uitvoer van het programma te definiëren en te bereiken - maar het is de verantwoordelijkheid van de BCM om ervoor te zorgen dat deze uitgangen worden gebruikt.

4 Voordelen van programmabeheer

Als je al bentMeerdere projecten beheren Misschien vraag je je af, is er echt zoveel van een verschil tussen wat ik al doe en programmeer management? Het antwoord is: er kan zijn! Hoewel niet elk team het nodig heeft, zijn er vier belangrijke voordelen voor het beheer van het programma.

1. Sluit projecten aan met strategische zakelijke doelen

Programmabeheer en de gerelateerde rollen en verantwoordelijkheden kunnen uw team helpen met verwante projecten aan op strategische zakelijke doelen. Naast het coördineren van meerdere projecten binnen het programma, heeft de programmamanager ook een groot beeld, holistisch perspectief op de projecten binnen het programma. Zoals de programmamanager, kunt u het doel van elk project aan het doel van het programma binden en zorgen ervoor dat de doelstellingen van het programma nauwlettend zijn uitgelijnd met uw bedrijfsdoelen enOkrs .

2. Bekijk projectonderbrekers

Omdat de programmamanager de leiding heeft over verschillende gerelateerde projecten, kan het gemakkelijker voor hen zijn om projectinterdependencies en triage eventuele problemen die optreden te visualiseren. Als u een verscheidenheid aan verschillende projecten behaalt, kunnen er geen afhankelijkheden tussen hen zijn, maar die afhankelijkheden kunnen moeilijk zijn om te visualiseren als u naar elk project individueel kijkt. Als programmamanager heb je niet alleen je ogen op de prijs in dit geval, de strategische zakelijke doelen van je bedrijf - je hebt ook je oren op de grond. Programmanagement is de beste manier om het werk over verwante projecten in realtime te coördineren.

3. Vereenvoudig de toewijzing van de hulpbronnen

Naast het visualiseren en beheren van projectinterdependencies, kan de programmamanager ook helpen vereenvoudigen en stroomlijnentoewijzing van middelen. Omdat ze inzicht hebben in alle projecten binnen het programma en hoe die projecten met elkaar verbinden, kunnen ze het beste zien welk project nodig heeft welke middelen - of de vereiste bron een tijdstip is, een toename van het budget of een nieuwe tool of software.

Omdat het werk wordt gefinancierd op het programmaniveau, kunnen de programmamanager en de SRO samenwerken om het beste te identificeren welke projecten nodig hebben welke middelen. Als een projectteam hun doelen voor het schema raakt, kan de programmamanager projectbronnen herverdist om ervoor te zorgen dat elk project binnen het programma zijn doelen raakt.

4. Lijn op risico's en kansen

In een programma, zoals u kunt voorstellen, worden zowel de risico's als de kansen vergroot vanwege het aantal projecten. Maar omdat de programmanager het grote beeldweergave heeft van alle projecten binnen een programma, kunnen ze de risico's nauwkeuriger voorkomen en op kansen springen.

Bijvoorbeeld één element vanProjectrisicobeheerIs resource-toewijzing en ervoor zorgen dat elk projectteam in evenwicht is en goed bemand is. Op een programmeuleniveau kunt u middelen als nodig toewijzen en opnieuw verzenden om het risico te verminderen dat een project onderbemand is, over budget of off-track.

Aan de andere kant, omdat de programmamanager wordt gesloten in hoe het programma zal beïnvloeden en bijdragen aanStrategische zakelijke doelen, ze kunnen nieuwe kansen identificeren zoals de einddatum van een project uitbreiden of het projectinformatie aanpassen om een ​​extra leverbaar te raken.

Hoe Discovery Digital Studios een weergave op hoog niveau van complexe processen bijhoudtUdn taakmanager

Discovery Inc.Is de Media Giant achter Big-Name Enternment Networks zoals TLC, Animal Planet en Food Network. Hun Digital Studios Content-teams maken elke maand duizenden video's voor sociale media-platforms en consumenten-apps.

Content Operations Director Mike Singer en zijn team gebruikte om inhoudsproductie bij het gebruik van spreadsheets en e-maildraden. Mike had een gedeeld platform nodig dat een hoogwaardige weergave van alle inhoud in ontwikkeling tegelijk zou kunnen verschaffen, terwijl ze ook last-minute details van het productieproces voor elke video samen met zijn status vastleggen. Kortom, hij had een nodigGereedschap voor het beheerLeuk vinden Udn taakmanager . Udn taakmanagerDe aanpasbare workflows zouden hen in staat stellen om complexe inhoudsprocessen te definiëren, stakeholders een eenvoudig beeld van de uitvoer van het hele team te geven en individuele bijdragers en externe teams verbonden en op de hoogte te houden.

De inhoudsteams van Discovery gebruiken ookPortefeuillesOm een ​​vogelvlucht te krijgen van een specifieke groep actieve producties. Ze kunnen bijvoorbeeld een nieuwe portefeuille maken om een ​​programma van kokenklasse-projecten voor de Food Network Kitchen-app te volgen en toezicht te houden op de status- en go-live-data van aangesloten inhoudscampagne-projecten.

De teams gebruiken ook integraties om verbinding te makenUdn taakmanagernaar de rest van hun gereedschap. Met de Udn taakmanagerVoor Outlook-integratie, ze kunnen emailactie-items in eenUdn taakmanagertaak recht van hun inboxen. Ze kunnen ook een e-mail toevoegen aan een taak als een opmerking, waardoor de inbox-rommel wordt verlaagd tijdens het opslaan van belangrijke informatie. De Udn taakmanagervoor slappe integratieLaat ze projectupdates zien, opmerkingen toevoegen en nieuwe taken maken zonder het slappe platform te verlaten. En dankzij deZapier +Udn taakmanager Integratie heeft het team tijd opgeslagen door meer van hun processen te automatiseren.

Met deze zichtbaarheid kan het team nauwkeurig voorspellen hoe lang werk zal duren. Het helpt hen ook vertragingen in een project te merken, de stickingpunten te diagnosticeren en weer op het goede spoor te komen. Het hele team werkt efficiënter omdat alles gecentraliseerd is, gestroomlijnd en zichtbaar.

Sluit projecten aan op strategie met programmabeheer

Programmabeheer is een meer holistische benadering vanMeerdere projecten beherenen het afstemmen van die projecten tot strategische doelen. Als het beheren van meerdere projecten begint te voelen als een onvoorziene jongleerwet, probeer het programmabeheer om een ​​groter beeldweergave te krijgen van hoe de projecten zijn aangesloten.