Den ultimata guiden till programhantering

Hantera flera projekt kan kännas som om du jonglera flera bollar som bara handlar om att falla till marken. För att hålla bollarna i luften, måste du se helheten över de olika ömsesidigt beroende initiativ samtidigt hantera arbete varje enskilt projekt.Projektledningkan hjälpa dig att öka inriktningen och tydlighet i hela laget för att minska stressen att hantera flera projekt, men om de projekt du hanterar är sammankopplade, det finns ett bättre sätt: programförvaltningen.

När den görs rätt, kan programhantering hjälpa dig att prioritera och hantera liknande initiativ. I den här guiden kommer vi att täcka allt du behöver veta om programförvaltningen så att du kan börja genomföra det i dag.

Vad är programhantering?

Program Management är samtidig hantering av flera relaterade projekt. Som programansvarig kommer du att utveckla en resurs förvaltningsplan över programmet och vägleda de sammankopplade projekt inom programmet till framgång. Programansvariga också justera mål med större affärsmål Project.

Om detta låter bekant, surprise! -Du kanske redan genomföra program processer, i stället för projektledning. Men om du inte är helt säker på var passar programförvaltning till din nuvarande process, här är hur det staplar upp till andra liknande metoder:

Program management kontra projektledning

Ett projekt är en samling av uppgifter som uppnå ett visst mål.Projektledningär processen att planera, leda, och genomföra ditt team arbete.Projektledning programvarahjälper lag gör det genom att öka tydligheten och förbättra gruppsamarbete.

Ett program, å andra sidan, är en grupp av projekt som utföra strategiska affärsmål. Till exempel skulle alla de nya funktionerna företaget lanserar i en fjärdedel anses ett program trots att varje funktion sannolikt skulle ha sitt eget projekt. Program Management är processen att hantera längre sikt beroende av varandra initiativ i linje med företagets mål. Programmet kommer att innehålla en mängd olika anslutna projekt, som var och en kan ha en projektledare. Läs mer om enprogramchef vs. projektledare .

Program management kontra projektportföljhantering

Programledning ochprojektportföljhanteringär mycket lika, skillnaden ligger i vilken typ av projekt som förvaltas. I programförvaltningen är projekten inom programmet ansluten och ofta beroende av varandra. Till exempel kan ett program vara en samling av alla marknadsföringskampanjer för att främja nya funktioner som kommer att lanseras under hela året, eller ens enförvaltning av bidragplanera för ideella organisationer. Alla dessa funktioner är anslutna så att de skulle falla under programhantering, i stället för projektportföljhantering. Å andra sidan kan en portfölj vara alla marknadssatsningar inom fjärdedel eller ett år, vare sig de är anslutna eller inte.Projektportföljhantering programvaraär verktyget team använder för att spåra dessa projekt och dela insikter med intressenter.

Program management kontra produkthantering

Produktledning är utvecklingen av nya produkter inom ett företag. En produkt manager är en teamledare med ansvar för att styra framgången för en produkt från sourcing användarens input hela vägen till en lyckad produktlansering.

Alternativt kan ett program omfatta alla typer av initiativ bland annat en ny produkt. Du kan skapa ett program för att hantera dittproduktutvecklingsprocessenför det kommande året. De enskilda produktutvecklingsprojekt skulle ha sin egen produkt chef, men hela programmet skulle övervakas av en programchef.

Program management kontra arbetsledning

Program management, liksomFem faser av projektledningoch projektportföljhantering, är delmängder av arbetsledning.Arbetshantering är ett systemiskt tillvägagångssätt för att orkestrera en organisations arbetsflöden - om det är ett projekt, en pågående process eller rutinmässiga uppgifter - för att ge klarhetslagen för att kunna slå sina mål. Arbetshantering fokuserar på att samordna människor, arbete och lag på alla nivåer i en organisation för att säkerställa att alla har tillgång till den information de behöver. MedArbetshanteringsprogramvara, Du kan samordna planer, projekt och processer över hela din organisation.

Programhanteringsroller och ansvarsområden

Det finns en mängd olika roller och akronymer - inom programhanteringsprocessen. Om du utvecklar en ny programhanteringsprocess för din organisation, kanske du inte behöver använda var och en av dessa roller och ansvar, men det är viktigt att veta vad de är och vad varje roll ger till programmet.

Programhanteraren

En programchef ansvarar för en grupp relaterade projekt. En av en programchefs viktigaste ansvar är att se till att programmets initiativ anpassar sig till deras företags mål. Programchefen bör ofta checka in på projektens framsteg inom sitt program för att bekräfta att de fortfarande är anpassade till strategiska och affärsmål.

En framgångsrik programchef kommer också:

Få verkställande inköp för programmet

Hantera förväntningar ovanför och under dem

Ta med sig sammanhängande beslutsfattande till programmet

Bygga enResurshanteringsplanöver programmet

Mildra risker och agera på möjligheter genom att skapa enRiskregister .

Det finns en mängd olika programchef certifieringar tillgängliga där ute, vars mest framträdande är projektledningsinstitutet (PMI)Programhanterarens certifiering. Med detta sagt är programhanteringscertifieringar inte ett krav för att du ska kunna betraktas som en programchef.

De som bestämmer sig för att bli certifierade som programchefer gör det för att visa att de är seriösa och investerade i programhantering som karriärväg. En programchef certifiering kan också öka din lönepotential eller anställa förändringar för programledningsrelaterade roller.

Sponsor eller sponsring grupp

Sponsorn är den mest senior medlemmen av programorganisationen. Det är sponsorns ansvar att godkänna och godkänna nyckelelement i programmet, som finansiering, leveranser och eventuella relevanta affärsärenden om det behövs. Sponsorn bör också stödja programmet och hjälpa till att få verkställande inköp. Slutligen utser sponsorn den senior ansvarig ägaren (sro).

Senior ansvarig ägare (sro)

Sro utses av sponsorn. Det är den ledande ansvariga ägarens jobb att fatta beslut på uppdrag av sponsorgruppen - SRO är ytterst ansvarig för att programmet uppfyller programmets mål. Även om sponsorn godkänner de stora ekonomin som programbudget, är det sros ansvar att källa pengarna från olika lagbudgetar eller deras bolags finansteam.

Dessutom kommer den äldre ansvarig ägaren att arbeta nära programchefen för att säkerställa att programmet är strategiskt anpassat till affärsmål. Även om programchefen har ansvaret för att få programmet till livet, är det sros ansvar att upprätthålla strategisk anpassning mellan programmet och organisationens ledande intressenter.

Business Change Manager (BCM)

BCM är främst ansvarig för att utveckla och genomföra förmånsansökningsplanen, vilket är processen att säkerställa att programmet lägger till mätbart värde för organisationen. Programhanteraren kommer att arbeta med sro för att definiera och uppnå programmets utgångar - men det är BCM: s ansvar att se till att dessa utgångar används.

4 Fördelar med programhantering

Om du redan ärHantera flera projekt kanske du undrar, är det verkligen så mycket av en skillnad mellan vad jag redan gör och programledning? Svaret är: det kan vara! Även om inte varje lag behöver det, det finns fyra huvudsakliga fördelar för programhantering.

1. Anslut projekt med strategiska affärsmål

Programledning och dess relaterade roller och ansvar kan hjälpa ditt team Anslut relaterade projekt till strategiska affärsmål. Förutom att samordna flera projekt inom programmet har programchefen också en stor bild, helhetsperspektiv på de projekt inom programmet. Som programansvarig, kan du knyta varje projekts mål att programmets mål, sedan se till att programmets mål är nära i linje med företagets mål ochOckrs .

2. Se projekt ömsesidiga beroenden

Eftersom programchefen är ansvarig för flera relaterade projekt, kan det vara lättare för dem att visualisera projekt ömsesidigt beroende och triage eventuella problem som uppstår. Om du hantera en mängd olika projekt, kan det finnas beroenden mellan dem, men dessa beroenden kan vara svårt att visualisera om du tittar på varje projekt för sig. Som programansvarig kommer du inte bara har ögonen på de pris i det här fallet, kommer du mål-företagets strategiska affärs också har öronen mot marken. Program management är det bästa sättet att samordna arbetet över relaterade projekt i realtid.

3. Förenkla resursfördelning

Förutom att visualisera och hantera projekt ömsesidigt beroende, programchefen kan också bidra till att förenkla och effektiviseraresursfördelning. Eftersom de har insikt i alla projekt inom programmet och hur dessa projekt interconnect, kan de bäst se vilka projektets behov vilka resurser, oavsett om det krävs resursen är en anställds tid, en ökning av budgeten, eller ett nytt verktyg eller programvara.

Eftersom arbetet finansieras på programnivå, kan programchefen och SRO arbeta tillsammans för att bäst identifiera vilka projekt behöver vilka resurser. Om en projektgrupp är att slå sina mål i förtid kan programchef omfördela projektresurser för att se till att varje projekt inom programmet träffar sina mål.

4. Rikta om risker och möjligheter

I ett program, som ni kan föreställa er, är både risker och möjligheter förstoras på grund av antalet projekt. Men eftersom programchefen har helheten tanke på alla de projekt inom ett program, kan de mer exakt förebygga risker och hoppa på möjligheter.

Till exempel, ett element avprojekt riskhanteringär resursfördelning, och se till att varje projektgrupp är balanserad och väl bemannad. På programnivå, kan du fördela och omfördela resurser efter behov, för att minska risken för att ett projekt är underbemannad, över budget eller ur spår.

Å andra sidan, eftersom programmet manager är knappat in hur programmet kommer att påverka och bidra tillstrategiska affärsmålKan de identifiera nya möjligheter som utvidga ett projekts slutdatum eller modifiera projektplanen för att slå ett extra levereras.

Hur Discovery Digital Studios har en vy på hög nivå av komplexa processer medUDN Task Manager

Discovery Inc.är medierna jätte bakom stora namn underhållning nätverk som TLC, Animal Planet och Food Network. Deras Digital Studios innehållsteam skapa tusentals filmer varje månad för sociala medier och konsument apps.

Innehåll Operations Director Mike Singer och hans team för att spåra innehållsproduktionen med hjälp av kalkylprogram och e-trådar. Mike behövde en gemensam plattform som kan ge en bild med hög nivå av allt innehåll i utvecklingen på en gång, samtidigt fånga sista minuten detaljer i tillverkningsprocessen för varje video tillsammans med sin status. Kort sagt, han behövde enprogram verktygtycka om UDN Task Manager . UDN Task ManagerS anpassningsbara arbetsflöden skulle göra det möjligt för dem att definiera komplexa innehållsprocesser, ge intressenter en enkel bild av hela lagets produktion och hålla enskilda bidragsgivare och externa lag som är anslutna och informerade.

Discovery's Content Teams använder ocksåPortföljerFör att få en fågelperspektiv av en viss grupp av aktiva produktioner. De kan till exempel skapa en ny portfölj för att spåra ett program för matlagningsklassprojekt för Food Network Kitchen-appen och övervaka status och Go-Live-datum för anslutna innehållskampanjprojekt.

Lagen använder också integreringar för att anslutaUDN Task Managertill resten av sina verktyg. Med UDN Task ManagerFör Outlook-integration, de kan aktivera e-poståtgärder i enUDN Task Manageruppgift direkt från sina inkorgar. De kan också lägga till något e-postmeddelande till en uppgift som en kommentar, vilket reducerar inkorgsröret medan du sparar viktig information. De UDN Task ManagerFör slack integrationLåt dem se projektuppdateringar, lägga till kommentarer och skapa nya uppgifter utan att lämna Slack-plattformen. Och tack vareZapier +UDN Task Manager Integration har laget sparat tid genom att automatisera mer av sina processer.

Denna synlighet låter att laget exakt förutse hur länge arbetet tar. Det hjälper dem också att märka förseningar i ett projekt, diagnostisera klibbspunkterna och komma tillbaka på rätt spår. Hela laget fungerar mer effektivt eftersom allt är centraliserat, strömlinjeformat och synligt.

Anslut projekt till strategi med programhantering

Programhantering är ett mer holistiskt tillvägagångssätt förHantera flera projektoch anpassa dessa projekt till strategiska mål. Om hanteringen av flera projekt börjar känna sig som en otrolig jongleringslag, prova programhantering för att få en större bildvisning av hur projekten är anslutna.