Do své pracovní setkání ztrácet čas? Pomocí těchto tipů na zlepšení.

Pokud jste teď vytáhl svůj pracovní kalendář, kolik schůzky jsou naplánovány v průběhu příštího týdne? Většina kalendáře jsou přetížené s setkání zve, a častěji než ne, zaměstnanci odejít z nich doufá, že jednoho dne to nebude cítit jako setkání jsou jen ztrátou času. Zůstaňte naladěni, protože budeme vám pomůže oživit svůj přístup a zajistit, aby vaše setkání jsou účinné.

Tam je 50/50 výstřel, který se vám nelíbí setkání. V průzkumu, který provedla lidi na software Igloo,47% respondentůnalezené setkání, které se obecně neproduktivní. Ale prostě si přeje, aby setkání neztrácel čas nebude jim lépe. Tak, jak můžete přerušit koloběh neproduktivních setkání?

Za prvé, se chvíli dát dobrý schůzek trochu lásky. Při spuštění efektivně, setkánípodpora spolupráce a komunikaceZaměstnanci Vedení motivováni. Setkání personál, například může zahrnovat zásadní témata, která mají vliv na celé oddělení nebo firmu. Ale pokud to není dobře organizovaná, spolupráce a komunikace jsou ohroženy, což schůzku za neproduktivní; Účastníci mohou pocházet ze setkání se zaměstnanci přemýšlel, jestli je to opravdu nutné.

Takže v duchu zvýšení produktivity a celkové morálky, zvažte, proč některé setkání se domů jen „setkání jsou jen ztrátou času“ cenu. Je to proto, že mají příliš mnoho něčeho (k nim dochází příliš často nebo jsou příliš dlouho), nebo ne dost na něco jiného (zaměření nebo žalovatelné výsledky)? Už jsme volali čtyři obvyklé způsoby jednání ztrácet čas níže a uvedeny konkrétní věci, které můžete udělat hned, aby je zlepšit arozběhnou efektivní jednání .

Bez dalších okolků, pojďme řešit problémová místa schůzek.

„Mám příliš mnoho schůzek na mém kalendáři“

Když se vaše upozornění na schůzku ping každou celou hodinu, je to těžké najítfocus časponořit se do vaší další projekt. Chcete-li dát na vědomí významnou práci děláte dobu, kterou si zaslouží, ale jednání se zdají být dominantní svůj den. Podle Správce úloh UDNTo ROI of Work Management Reportu, Času stráveného na setkáních je nejvyšší překážkou v produktivitě. Zde je několik věcí, které se snaží snížit neproduktivní jednání a ušetřit více času na působivých práce:

Zrušte nepotřebné setkání

Miliony setkání konají každý pracovní den (Odhady se pohybují až 56 milionů denněv USA), ale kolik jsou skutečně nutné? Zatímco komplexní témata a brainstorming setkání se nejlépe hodí prostřednictvím in-osoba nebo videokonferencí, pokud jste prostě sdílení informací, vzít v úvahu další účinnější metody. Psanýzprávy o stavu, Patnáct minut stand-up, nebo on-line check-in fungovat stejně dobře pro mnoho případů použití a umožní vám stisknout tlačítko Zrušit na svém příštím zasedání častěji.

Zřídit ne-setkání den

Řády opředené setkání přerušit hluboký mezi pracovním a soukromým, která se zaměřila, když potřebujete řešit složité problémy a významné projekty. Dokonce i když se dostanete lepší na zrušení zbytečných setkání, pravidelná přerušení svého času zaostření může mít negativní dopad na váš celkový výstup. Vlastnící svůj čas jerozhodující pro zvýšení produktivity. Zkuste čele iniciativu, která udržuje kalendáře vašeho týmu setkání bez na, řekněme, ve čtvrtek-nebo jakýkoli jiný den v týdnu. Ať je to součást kultury, a povzbudit ostatní, aby respektovaly ne-setkání den. Pokud potřebujete, blokovat části svého kalendáře ukázat lidem, že jste hlavou dolů pracovat a že budete odmítnout pozvání během této doby.

Řekni ne"

Každé setkání zvou má možnost odmítnout, ale jak často kliknutí na tento box?Podívejte se na pořad jednání, Účastníci a doba trvání. Vybavte se a váš tým dávat pozor na to, kde jste spáchat svůj čas v práci, a klikněte na „úpadek“, pokud nechcete vidět výhodu. Vždy se můžete požádat o poznámky později, takže můžete sledovat, pokud to bude nutné. Šance jsou, i když budete v pohodě.

„Moje setkání jsou příliš dlouhé“

Neustále přemýšlíte, zda by trvání vašich setkání mohla být snížena na polovinu? Pravděpodobně mohou být. Ale je na vás, abyste se rozhodli, jak si ceníte svůj čas a dostanete trochu kreativní s vašimi schůzky kvůliorganizace času. Zvažte tyto tipy:

Přemýšlejte o svém čase jako cenná komodita

Protože dobře, čas je cenný. . \ TPrůměrná délka schůzky je 50,6 minut. Ale to neznamená, že každé zasedání musí být tak dlouho.

Když plánujete svéSetkání agendy(Více o níže uvedeném), odhad, kolik času budete potřebovat pro každé téma, přidat časy, a pak si vyberte celkovou délku schůzky vhodně. Možná vše, co potřebujete, je 15 minut, nebo možná budete potřebovat 45. Bez ohledu na to, co může být, účastníci budou více zaměřeni, když vědí, že mají, řekněme, 10 minut na konkrétní téma. Smysl bezprostřednosti bude mít diskusi o úkolu a zajistit, aby všechny položky agendy byly pokryty, takže nemusíte naplánovat nové schůzky pro položky, které jste se nepodařilo dostat.

Vyzkoušejte stand-up

Co to je? V technickém světě je stand-up je rychlý denní schůzka stavu, kdy členové týmu doslova stáli, když hlásí o tom, co právě udělali, co dělají dál, a jaké problémy vidí dopředu.

Máte-li schůzku opakující se stav, zkuste 15minutový stand-up s vaším týmem spíše než rezervace konferenční místnosti po dobu 30-60 minut. Nemusíte doslova stát dohnat se v blízkosti svých stolů. Můžete se setkat přes kávu ráno, venku v hezkým dni, nebo ve vstupní hale. Klíčem je vybrat něco jiného od normy, takže lidé zůstávají angažovaní - a dát si termín. Použijte časovač, který si zvyklý na myšlenku kratšího časového rámečku a udržet lidi odpovědné. V závislosti na velikosti vaší skupiny, možná budete chtít dát každému 30 sekund až minutu mluveného času - a držet je k němu.

"Moje setkání postrádají zaostřování"

Zůstat se zaměřil na schůzku, kdy každý chce mluvit o svých víkendových plánech, mohou být obtížné. Zvláště pokud je váš tým distribuován nebo vzdálený, může to být zábavný čas dohnat lidi, které nevidíte velmi často. Ale plánování dopředu a nastavení jasných očekávání pro vaše setkání by mohlo skutečně dostat svou posádku, kteří si užívají víkendu dříve, spíše než jen mluvit o tom. Dejte následující myšlenky do akce:

Identifikujte účel a cíl schůzky

Začněte proces brzy, psát, co je třeba provést, spíše než vytvořit agendu na letu. Mít konkrétní agendu na místě předtím, než schůzka nabízí jasnost účastníkům a udržuje všechny na cestě. Udržujte to na centrálním místě, jako jenástroj pro správu práce, snadno spojit položky agendy na úkoly a časové lhůty projektu. Také přidejte časové bloky do svého programu, takže na žádné téma nestrávíte příliš mnoho času. Pokud chcete pracovat v malém čase pro vazby týmu, můžete vypustit schůzku s pěti minutami nestrukturovaného chatu - ale nezapomeňte zůstat na vrcholu času, takže se můžete pohybovat na dalších důležitých tématech.

Sdílejte agendu a další užitečný kontext před setkání

Pokud je to možné, pošlete agendu s pozváním schůzky. Pokud začnete vytvářet agendu, než budete nastavit schůzku, možná zjistíte, že se nemusíte dostat spolu! V každém případě zasílání agendy s pozvánkou poskytne lidem povolení odhlásit, pokud materiál není v souladu s jejich cíli.

Když vytvoříte agendu, pokud ji nastavíte do nástroje pro správu práce, můžete také mít účastníci spolupracovat a přidat položky před schůzkou. To vám dává možnost přidávat úkoly a nabídne účastníci příležitost přijít připraveni diskutovat o správných tématech. Chcete-li snadno vybudovat agendu pro všechny druhy setkání, využijte těchto šablon:

Obecná schůzka Agenda šablona

Všechny společnosti setkání agendy šablona

Deska setkání agendy šablona

"Moje setkání nejsou tak produktivní, jak bych ráda"

Při pozvání každého si můžete myslet na vaše schůzky, může se zdát jako správná volba, může to skutečně dělat méně produktivní. Při pohledu na pohyby během setkání? Nebo alespoň udržovat svůj projekt včas? Podívejte se na tyto tipy pro maximální produktivitu během těchto strategických sezení:

Vyberte správné účastníky a nastiňte jejich role

Jsou správní lidé v místnosti pro každou z vašich setkání? Znají všichni svou roli a proč byli pozváni? Pokud polovina agendy platí pouze pro tři z patnácti účastníků, budete chtít přehodnotit svůj program a / nebo seznam hostů. To je další důležitý důvod k vytvoření agendy před naplánováním schůzky. Jakmile jste vytvořili svůj agendu a rozeslal kalendář pozvání, pokud klíčový zúčastněný strana nemůže učinit, přeplánte spíše než se snaží setkat bez nich, protože budete pravděpodobně muset naplánovat následný krok.

Přiřaďte přiřazení poznámky

Určete svůj poznámkový příjemce před schůzkou. Když jedna osoba má na starosti poznámky, zbytek skupiny se může zaměřit na účast spíše než vytváření vlastního záznamu. Poznámky jsou také užitečné pro každého, kdo by mohl vynechat schůzku nebo se rozhodl přeskočit. Ujistěte se, že poznámky jsou sdíleny bezprostředně po schůzce a že všichni účastníci vědí, kde je najít. Nástroj pro správu pracovního managementu je skvělým místem pro úniku poznámek schůzky a agendy - můžete udržet vše na stejném místě.

Přiřaďte akční položky, jak jdete

Tyto rozhodnutí můžete provést tak, jak budete postupovat prostřednictvím pořadu jednání a vaše poznámka je může zaznamenat. Nebo pokud používáte nástroj pro správu práce, pokračujte a vytvořte úkol a přiřaďte jej v reálném čase. Nezapomeňte uvést termíny, přiřazení a další důležitá dataAkční položka. Pokud nemůžete přijít na jasné rozhodnutí o položce agendy, přidělte někoho úkolu ukončení přezkumu a důvěřovat jim, aby učinili rozhodnutí; Toto zmocňuje spoluhráče dělat skvělou práci.

Znovu milovat své schůzky

Špatná setkání se stávají všem. To je v pořádku. Použijte tipy výše, aby se setkání pracují pro vás, ne proti vám. Značka jako vzor pro lepší setkání. Kolegové si všimnou, a mohou brzy přijmout vaše změny zlepšit i jejich setkání. Správce úloh UDN může sloužit jako průvodce směrem k méně, kratším, více dopadových setkání. A když najdete schůzku, je nutné splnit vaše cíle, může sloužit jako způsob, jak vás udržet na trati a produktivní.