Счастливые встречи тратить время? Используйте эти советы, чтобы улучшить.

Если вы подтянули свой рабочий календарь прямо сейчас, сколько заседаний запланировано на следующей неделе? Большинство календарей перегружены собранием приглашений и, чаще всего, сотрудники уходят из них, надеясь, что однажды он не почувствует, как встречи - это пустая трата времени. Оставайтесь настроенными, потому что мы собираемся помочь вам оживить ваш подход и убедиться, что ваши встречи эффективны.

Там 50/50 выстрел, который вам не нравятся встречи. В опросе, проведенном людьми на программном обеспечении IGLOO,47% респондентовнашли встречи, как правило, непродуктивны. Но просто желаю, чтобы встречи не тратили время, не сделают их лучше. Итак, как вы можете сломать цикл непродуктивных встреч?

Во-первых, займитесь минуту, чтобы дать хорошие встречи, любовь. Когда работает эффективно, встречиФостер сотрудничества и общениеподдержание сотрудников мотивировано. Например, встреча персонала может охватывать критические темы, которые влияют на весь отдел или компанию. Но, если это не хорошо организовано, подрывается сотрудничество и связь, вызывая непродуктивную встречу; Участники могут выйти из собрания персонала, задаваемые вопросом, действительно ли это действительно необходимо.

Итак, в духе повышения производительности и общего морального морального морального морального мораля считают, почему некоторые встречи взять на себя домой «встречи - это пустая трата времени». Это потому, что у них тоже есть слишком много чего-либо (они случаются слишком часто или они слишком длинные), или недостаточно чего-то другого (фокус или действительные результаты)? Мы позвонили четыре распространенные пути встречи в течение отходов в течение и перечисленных конкретных вещей, которые вы можете сделать немедленно, чтобы улучшить их иНачните бежать эффективные встречиОтказ

Без дальнейшего ADO давайте решить проблемы с вашими встречами.

«У меня слишком много встреч на моем календаре»

Когда ваша встреча напоминает на получение звонков каждый час в час, трудно найтиВремя фокусировкипогрузиться в ваш следующий проект. Вы хотите дать важную работу, которую вы делаете время, которое она заслуживает, но встречи, кажется, доминируют на ваш день. Согласно с Диспетчер задач UDNROI отчета о управлении работой, впустую время на встречах, является верхним барьером для производительности. Вот несколько вещей, которые пытаются снизить непродуктивные встречи и сэкономить больше времени для повышения кэффективной работы:

Отменить ненужные встречи

Миллионы встреч проходят каждый рабочий день (Оценки диапазона до 56 миллионов в деньВ США), но сколько по-настоящему необходимо? Хотя сложные темы и сеансы мозгового штурма лучше всего подходят с помощью личных или видеоселей, если вы просто обмените информацию, рассмотрите еще один более эффективный метод. ПисатьСообщить о статусе, пятнадцать минут, или онлайн-проверка работают просто для многих случаев использования и позволяет вам чаще нажать кнопку «Отмена на следующей встрече».

Установить день без заседания

Графики, пронизанные встречами, прерывают глубокую работу - это сосредоточенное время, которое вам нужно решать комплексные проблемы и важные проекты. Даже если вы становитесь лучше при отмене ненужных встреч, регулярные прерывания в вашем центре фокусировки могут оказать негативное влияние на ваш общий выход. Владение своим временемважно для повышения вашей производительностиОтказ Попробуйте возмужать инициативу, которая поддерживает календари вашей команды, скажем, по четвергам - или любой другой будний день. Сделайте его частью культуры и поощряйте других уважать день без заседания. Если вам нужно, заблокируйте детали вашего календаря, чтобы показать людям, которые вы отправляетесь на работу, и которые вы отклоняете приглашения в течение этого времени.

Скажи "нет"

Каждая встреча приглашения имеет возможность сократить, но как часто вы нажимаете эту коробку?Посмотреть на повестку дняпосетители и продолжительность. Усилить себя и вашу команду быть осторожными о том, где вы совершаете свое время на работе, и выберите «Снижение», если вы не увидите выгоду. Вы всегда можете попросить заметки после этого, чтобы вы могли следить за тем, чтобы быть. Скорее всего, вы будете просто в порядке.

«Мои встречи слишком длинные»

Вы постоянно задаетесь вопросом, можно ли сократить продолжительность ваших встреч пополам? Они, вероятно, могут быть. Но вам решать, как вы цените свое время и немного креативно с вашими встречами радиТайм-менеджментОтказ Рассмотрим эти советы:

Подумайте о своем времени как ценный товар

Потому что, ну, время ценна. ТоСредняя длина встречи составляет 50,6 минутыОтказ Но это не значит, что каждая встреча должна быть так долго.

Когда вы планируете свойВстреча повестки дня(Подробнее на этом ниже) оцените, сколько времени вам понадобится для каждой темы, добавьте время, а затем соответствующим образом выберите общую длину собрания. Может быть, все, что вам нужно, это 15 минут, или, возможно, вам нужно 45. Что бы ни было, участники будут более сосредоточены, когда они знают, что они получили, скажем, 10 минут для определенной темы. Ощущение непосредственности будет сохранять обсуждение поставленной задачей и обеспечить покрытие всех предметов повестки дня, поэтому вам не нужно планировать новую встречу для предметов, к которым вы не смогли добраться.

Попробуйте

Что это такое? В технологическом мире ожидание - это быстрое ежедневное собрание состояния, где члены команды буквально стоят, поскольку они сообщают о том, что они только что сделали, то, что они делают дальше, и какие проблемы они видят впереди.

Если у вас есть постоянная встреча статуса, попробуйте 15-минутную помощь с вашей командой, а не бронируя конференц-зал на полную 30-60 минут. Вам не нужно буквально стоять вместе рядом с вашими столами. Вы можете встретиться за кофе утром, снаружи в хороший день или в лобби. Ключ состоит в том, чтобы выбрать что-то отличное от нормы, чтобы люди оставались - и дать себе крайний срок. Используйте таймер, чтобы привыкнуть к идее более коротких сроков и удержания людям достойным. В зависимости от размера вашей группы, вы можете дать всем 30 секунд до минуты разговора времени - и удержать их к нему.

«Мои встречи не хватает фокусировки»

Оставаться сосредоточенным во время встречи, когда все хотят поговорить о своих выходных планах могут быть сложными. Особенно, если ваша команда распределена или удалена, это время забавно догнать людей, которые вы не видите. Но планируйте заранее и постановка четких ожиданий для вашей встречи, возможно, на самом деле заставит вашу экипажу, наслаждающуюся выходными ранее, а не просто говорить об этом. Поместите следующие идеи в действие:

Определить цель и цель встречи

Запустите процесс раннего, списав, что нужно выполнить, а не создавать повестку дня на лету. Наличие конкретной повестки дня до того, как встреча предлагает четкость для посетителей и удерживает всех на пути. Держать его в центральном месте, какИнструмент управления работой, чтобы легко связать пункты повестки дня к задачам и срокам проекта. Кроме того, добавьте блоки времени в свою повестку дня, чтобы вы не проводите слишком много времени на любой теме. Если вы хотите работать в течение небольшого времени для командной связи, вы можете снять встречу с пятью минутами неструктурированного Chit Chat - но обязательно оставаться в верхней части времени, чтобы вы могли перемещаться в другие важные темы.

Поделитесь повестки дня и другим полезным контекстом перед заседанием

Отправьте повестку дня на встрече пригласить, если вообще возможно. Если вы начнете создавать повестку дня, прежде чем настроить встречу, может быть, вы обнаружите, что вам на самом деле не нужно собраться вместе! В любом случае, отправка повестки дня приглашению предоставит людям разрешения на отказаться от того, что материал не соответствует их целям.

Когда вы создаете свою повестку дня, если вы устанавливаете его в своем инструменте управления работой, вы также сможете участвовать в сотрудничестве и добавлять товары до встречи. Это дает вам возможность добавить задания и предлагает участникам возможность прийти готова обсудить правильные темы. Чтобы легко построить повестку дня по всем видам встреч, воспользуйтесь этими шаблонами:

Шаблон повестки дня общего собрания

Все конференц-заседание компании

Шаблон повестки дня заседания доски

«Мои встречи не так продуктивны, как я бы хотел»

Приглашая каждого, что вы можете подумать о ваших встречах, могут показаться правильным выбором, на самом деле он может сделать их менее продуктивными. Хотите перемещать горы во время встреч? Или, по крайней мере, держите свой проект вовремя? Проверьте эти советы по окончательной производительности во время этих стратегических сессий:

Выберите правильные участники и опишите их роли

Правильные люди в комнате для каждой из ваших встреч? Все ли знают свою роль и почему их пригласили? Если половина повестки дня относится только к трем из пятнадцати посетителей, вы захотите переосмыслить вашу повестку дня и / или гостевой список. Это еще одна важная причина создания повестки дня, прежде чем запланировать собрание. После того, как вы создали свою повестку дня и отправили календарь, приглашете, если ключевой заинтересованность не может это сделать, перенесена, а не пытаться встретиться без них, поскольку все равно придется запланировать последующие действия.

Назначьте записку Taker

Назначить свою записку, прежде чем встреча. Когда один человек отвечает за заметки, остальная часть группы может сосредоточиться на участии, а не создавать собственную запись. Примечания также полезны для тех, кто мог бы пропустить встречу или выбрать для пропуска. Убедитесь, что заметки делятся сразу после встречи и что все участники знают, где их найти. Инструмент управления работой - отличное место для подачи встречи и повестки дня - вы можете сохранить все в одном месте.

Назначьте элементы действий, как вы идете

Вы можете принять эти решения по мере прогресса через повестку дня, и ваша записка может записать их. Или, если вы используете инструмент управления работой, продолжайте и создайте задачу и назначьте его в режиме реального времени. Обязательно включите сроки, правопреемнику и другие важные даты на каждомПункт действияОтказ Если вы не можете прийти к четкому решению о пункте повестки дня, назначить кому-то задачу заканчивая обзором и доверять им принять решение; Это касается товарищей по команде, чтобы сделать отличную работу.

Снова люби свои встречи

Плохие встречи случаются со всеми. Ничего страшного. Используйте советы выше, чтобы сделать встречи работать для вас, а не против вас. Бренда себя как модель для подражания для лучшего привычка встречи. Коллеги будут уведомиться, и вскоре они могут принять ваши изменения, чтобы улучшить свои встречи. Диспетчер задач UDN Может служить руководством в направлении меньшего количества, более коротких, более эффектных заседаний. И когда вы найдете встречу, необходима для удовлетворения ваших целей, она может служить способом держать вас на треке и продуктивности.