Зробіть свою роботу зустрічей часу? Використовуйте ці поради для поліпшення.
Якщо ви витягнули свій робочий календар прямо зараз, скільки зустрічей заплановані протягом наступного тижня? Більшість календарів перевантажені за допомогою запрошень, і, частіше, ніж ні, працівники виходять з них, сподіваючись, що один день не буде відчувати, що зустрічі - це марна трата часу. Залишайтеся на зв'язку, тому що ми допоможемо вам пожвавити свій підхід і забезпечити ефективні зустрічі.
Там 50/50 постріл, який ви не любите зустрічатися. У опитуванні, проведеному людям у програмному забезпеченні IGLOO,47% респондентівзнайшли зустрічі, які є, як правило, непродуктивно. Але просто бажаючи, щоб зустрічі не витрачали час, не зробить їх кращими. Отже, як ви можете зламати цикл непродуктивних зустрічей?
По-перше, займе хвилину, щоб дати хороші зустрічі деяку любов. При виконанні ефективно, зустрічіФостерна співпраця та спілкування, збереження мотивованих працівників. Наприклад, співробітник, наприклад, може охоплювати критичні теми, які впливають на весь відділ або компанію. Але, якщо вона не добре організована, співробітництво та спілкування підриваються, викликаючи зустріч з непродуктивними; Учасники можуть вийти з співробітників, яка цікаво, якщо це дійсно було необхідно.
Отже, в дусі підвищення продуктивності та загального морального духу, вважаю, чому деякі зустрічі беруть додому, "засідання - це марна трата часу". Це тому, що вони або мають занадто багато чогось (вони трапляються занадто часто, або вони занадто довгі), або недостатньо чогось іншого (фокус або діючі результати)? Ми закликали чотири поширених способів зустрічей часу відходів нижче та перераховані конкретні речі, які ви можете зробити негайно, щоб покращити їх іПочаток виконання ефективних зустрічей .
Без подальшого ADO, давайте вирішимо плями ваших зустрічей.
"У мене занадто багато зустрічей з мого календаря"
Коли Ваша зустріч нагадувань кожну годину на годину, важко знайтифокуспірнати у наступний проект. Ви хочете дати важливу роботу, ви робите час, який він заслуговує, але зустрічі, здається, домінують ваш день. Відповідно до Менеджер завдань UDNРосійське рентабельність рентабельності звіту про управління роботою, час, витрачений на засіданнях, є верхній бар'єр для продуктивності. Ось декілька речей, щоб спробувати зменшити непродуктивні зустрічі та заощадити більше часу для ударної роботи:
Скасувати непотрібні зустрічі
Мільйони зустрічей відбудуться кожен робочий день (Оцінки діапазону до 56 мільйонів на добуУ США), але скільки справді необхідно? Хоча складні теми та сесії мозку найкраще підходять через особисті або відео зустрічі, якщо ви просто обмінюєте інформацію, розглянемо ще один ефективний метод. НаписанийЗвіти про статус, П'ятнадцять хвилин, або Online Check-in-Work Work Socke для багатьох випадків використання та дозволяють натиснути кнопку Скасування на наступному засіданні частіше.
Встановіть день без зустрічі
Розклади, які виконуються з засіданнями, перериваючи глибоку роботу, що цілеспрямовано час потрібно вирішити складні питання та важливі проекти. Навіть якщо ви покращитесь на скасування непотрібних зустрічей, регулярні переривання у вашому фокусі можуть мати негативний вплив на загальний випуск. Володіння вашого часуКритично, щоб підвищити продуктивність. Спробуйте зіткнутися з ініціативою, яка зберігає силові календарі вашої команди, скажімо, четверга - або будь-який інший робочий день. Зробіть це частиною культури, і заохочувати інших поважати день без зустрічі. Якщо вам потрібно, заблокувати частини свого календаря, щоб показати людям, що ви готуєтеся до роботи, і що ви знизите запрошення протягом цього часу.
Скажи ні"
Кожна зустріч запропонувала мати можливість знизити, але як часто ви натискаєте це вікно?Подивіться на порядок денний, учасники та тривалість. Посилання самостійно і ваша команда бути обережною, де ви робите свій час на роботі, і натисніть "Decline", якщо ви не бачите користь. Після цього ви завжди можете попросити нотатки, щоб ви могли дотримуватися, якщо потрібно. Шанси, хоча, ви будете просто добре.
"Мої зустрічі занадто довгі"
Ви постійно цікаво, якщо тривалість ваших зустрічей можна було б скоротити наполовину? Вони можуть бути. Але це залежить від вас, щоб вирішити, як ви цінуєте свій час і отримати трохи креатив з вашими зборами зарадиуправління часом. Розглянемо ці поради:
Подумайте про свій час як цінний товар
Оскільки, добре, час є цінним. ТочнийСередня довжина зустрічі становить 50,6 хвилин. Але це не означає, що кожна зустріч повинна бути такою довго.
Коли ви плануєте свійЗустріч порядок денний(Докладніше про це нижче), оцініть, скільки часу вам знадобиться для кожної теми, додати час, а потім вибрати загальну довжину зборів належним чином. Можливо, все, що вам потрібно, - 15 хвилин, або, можливо, вам потрібно 45. Незалежно від справи, учасники будуть більш цілеспрямовані, коли вони знають, що вони отримали, скажімо, 10 хвилин для певної теми. Почуття безпосередності буде продовжувати обговорення завдання та забезпечити всі елементи порядку денного, тому вам не доведеться запланувати нову зустріч для предметів, які ви не змогли.
Спробуйте стенд
Що це? У Tech World з'являється швидка щоденна зустріч статусу, коли члени команди буквально стоять, оскільки вони повідомляють про те, що вони просто зробили, що вони роблять далі, і які проблеми вони розглядають попереду.
Якщо у вас є повторюване засідання статусу, спробуйте 15-хвилинний стіл з вашою командою, а не бронювання конференц-залу для повного 30-60 хвилин. Вам не доведеться буквально стояти разом, притиснуті біля ваших столів. Ви можете зустрітися через каву вранці, за межами приємного дня, або в лобі. Ключ полягає в тому, щоб вибрати щось інше від норми, щоб люди залишаються займатися, і дати собі термін. Використовуйте таймер, щоб звикнути до ідеї більш короткого терміну, а також підтримати людей. Залежно від розміру вашої групи, ви можете дати кожному 30 секунд до хвилини калючого часу - і тримати їх до нього.
"Мої зустрічі не вистачає фокусу"
Залишаючись зосередженим під час зустрічі, коли кожен хоче поговорити про свої плани вихідних, можуть бути складними. Особливо якщо ваша команда поширюється або віддалена, це може бути весело, щоб наздогнати людей, яких ви не бачите дуже часто. Але планування вперед і встановлення чітких очікувань для вашої зустрічі можуть фактично отримати вашу екіпаж, насолоджуючись своїми вихідними раніше, а не просто говорити про це. В дію наступні ідеї:
Визначити мету та мету зустрічі
Почніть процес рано, записуючи, що потрібно виконати, а не створювати порядок денний на льоту. Маючи конкретну порядок денний на місці, перш ніж зустріч пропонує чіткість учасників і зберігає всіх на шляху. Тримайте його в центральному місці, якІнструмент управління роботою, легко прив'язуйте елементи порядку денного до завдань та термінів проекту. Крім того, додайте блоки часу до вашого порядку денного, щоб ви не витрачаєте занадто багато часу на будь-яку тему. Якщо ви хочете працювати за невеликий час для командного зчеплення, ви можете зібрати зустріч з п'ятьма хвилинами неструктурованого чату Chit, але обов'язково залишатися на вершині часу, щоб ви могли перейти до інших важливих тем.
Поділіться порядок денний та інший корисний контекст попереду зустрічі
Надішліть порядок денний за допомогою Запрошення, якщо взагалі можливо. Якщо ви почнете створення порядку денного, перш ніж встановити зустріч, можливо, ви знайдете, що вам насправді не потрібно отримувати разом! У будь-якому випадку, надсилаючи порядок денний з запрошенням, дасть людям дозвіл на відмову, якщо матеріал не відповідає їхнім цілям.
Коли ви створюєте свою програму, якщо ви встановите його на інструменті керування роботою, ви також можете мати учасників співпрацювати та додати предмети перед зустріччю. Це дає вам можливість додати завдання та пропонує учасникам можливість приготувати, щоб обговорити правильні теми. Щоб легко побудувати порядок денний для всіх видів зустрічей, скористайтеся цими шаблонами:
Загальний шаблон порядку денного зборів
Усі шаблон порядку денного компанії
Шаблон порядку денного борту
"Мої зустрічі не такі продуктивні, як я хотів би"
Під час запрошення всіх ви можете подумати про свої засідання, можуть здатися правильним вибором, це може зробити їх менш продуктивним. Дивлячись на переміщення гір під час зустрічей? Або принаймні зберігати свій проект вчасно? Перегляньте ці поради щодо максимальної продуктивності під час цих стратегічних сесій:
Виберіть правильні учасники, а вкажіть свої ролі
Чи потрібні люди в кімнаті для кожного з ваших зустрічей? Чи всі вони знають свою роль і чому вони були запрошені? Якщо половина порядок денний стосується лише трьох з п'ятнадцяти учасників, ви захочете переосмикати ваш порядок денний та / або список гостей. Це ще одна важлива причина для створення порядку денного, перш ніж запланувати зустріч. Після того, як ви створили програму, і надіслано запрошення календаря, якщо ключовий зацікавленість не може зробити це, перенесіть, а не намагатися зустрітися без них, як ви, можливо, доведеться запланувати подальше спостереження.
Призначте програму
Позначте нотатку перед зустріччю. Коли одна особа відповідає за нотатки, решта групи може зосереджуватися на участі, а не створювати власний рекорд. Примітки також корисні для тих, хто, можливо, пропустив зустріч або вибрати, щоб пропустити. Переконайтеся, що нотатки поділяються відразу після зустрічі, і всі учасники знають, де їх знайти. Інструмент управління роботою - це чудове місце для задоволення зауважень та порядку денного, ви можете зберегти все в тому ж місці.
Призначити елементи дії, як ви йдете
Ви можете зробити ці рішення, коли ви просуваєтесь через порядок денний, і ваша нотатка може записати їх. Або, якщо ви використовуєте інструмент керування роботою, йдіть уперед та створіть завдання і призначити його в режимі реального часу. Обов'язково включіть терміни, правонаступник та інші важливі дати на кожномуЕлемент дії. Якщо ви не можете прийти до чіткого рішення щодо пункту порядку денного, призначити когось завдання завершити огляд та довіряти їм прийняття рішення; Це надає товариші по команді, щоб зробити велику роботу.
Знову люблю свої зустрічі
Погані засідання трапляються з усіма. Все добре. Використовуйте наведені вище поради, щоб зробити зустрічі для вас, а не проти вас. Бренду себе як модель для кращого збору. Колеги будуть помічати, і вони, можливо, скоро приймуть ваші зміни, щоб покращити свої засідання. Менеджер завдань UDN може служити керівництвом до меншого, коротшого, більш вражаючих зустрічей. І коли ви знайдете зустріч, щоб задовольнити свої цілі, це може служити як спосіб зберегти вас на шляху та продуктивному.
