Har dina arbetsmöten slösa tid? Använd dessa tips för att förbättra.

Om du drog upp din arbetskalender just nu, hur många möten är planerade under nästa vecka? De flesta kalendrar är överbelastade med mötesinbjudningar och oftare än inte, går anställda ut ur dem, hoppas att en dag inte känner att möten är slöseri med tid. Håll dig uppdaterad, för vi hjälper dig att återuppliva ditt tillvägagångssätt och se till att dina möten är effektiva.

Det finns ett 50/50 skott som du inte tycker om möten. I en undersökning som utförs av folket på igloo-programvaran,47% av de svarandefann möten för att vara allmänt oproduktiva. Men helt enkelt önskar att möten slösade bort tid inte kommer att göra dem bättre. Så, hur kan du bryta cykeln av oproduktiva möten?

Först, ta en minut för att ge bra möten lite kärlek. När du kör effektivt, mötenFoster samarbete och kommunikation, hålla anställda motiverade. Ett personalmöte kan till exempel täcka kritiska ämnen som påverkar hela avdelningen eller företaget. Men om det inte är välorganiserat, undergrävs samarbetet och kommunikationen, vilket leder till att ett möte är oproduktivt. Deltagare kan komma ut ur personalen som undrar om det var verkligen nödvändigt.

Så, i andan av ökad produktivitet och övergripande moral, överväga varför vissa möten tar hem "mötena är ett slöseri med tid" -priset. Är det för att de antingen har för mycket av något (de händer för ofta eller de är för långa), eller inte tillräckligt med något annat (fokus eller handlingsbara resultat)? Vi har ringt ut fyra vanliga sättmöten avfallstid under och listade specifika saker du kan göra omedelbart för att förbättra dem ochBörja driva effektiva möten .

Utan ytterligare ADO, låt oss ta itu med dina möten "problemfläckar.

"Jag har för många möten på min kalender"

När din mötespåminnelse pingar varje timme på timmen är det svårt att hittafokusstidatt dyka in i ditt nästa projekt. Du vill ge det viktiga arbetet du gör den tid det förtjänar, men möten verkar dominera din dag. Enligt UDN Task Manager'S Roi of Work Management Report, tiden bortkastad i möten är ett toppbarriär till produktivitet. Här är några saker att försöka minska oproduktiva möten och spara mer tid för ett stötande arbete:

Avbryt onödiga möten

Miljontals möten äger rum varje arbetsdag (Uppskattningar varierar upp till 56 miljoner per dagi US), men hur många är verkligen nödvändiga? Medan komplexa ämnen och brainstorming sessioner passar bäst genom personliga eller videosmöten, om du bara delar information, överväga en annan effektiv metod. SkrivenStatusrapporter, en femton minuters stand-up eller online check-ins fungerar bra för många användningsfall och låter dig trycka på knappen Avbryt på ditt nästa möte oftare.

Upprätta en mötesdag

Scheman Riddled med möten avbryter djupt arbete - den fokuserade tiden du behöver ta itu med komplexa problem och viktiga projekt. Även om du blir bättre på att avbryta onödiga möten, kan regelbundna avbrott i fokustiden ha en negativ inverkan på din övergripande produktion. Att äga din tid ärkritisk för att öka produktiviteten. Försök spearheading ett initiativ som håller ditt lags kalendrar som är fritt, säger torsdagar-eller någon annan vardag. Gör det en del av kulturen och uppmuntra andra att respektera no-mötesdagen. Om du behöver, blockera delar av din kalender för att visa personer som du är leder ner och att du kommer att minska inbjudningar under den tiden.

Säger nej"

Varje mötesinbjudan har möjlighet att neka, men hur ofta klickar du på den rutan?Titta på agendan, deltagarna och varaktigheten. Stärka dig själv och ditt team är försiktig med var du begår din tid på jobbet och klicka på "Nedgång" om du inte ser fördelen. Du kan alltid be om anteckningarna efteråt så att du kan följa upp om det behövs. Chansen är dock att du blir bra.

"Mina möten är för långa"

Undrar du ständigt om varaktigheten av dina möten kunde skäras i hälften? De kan sannolikt vara. Men det är upp till dig att bestämma hur du värdesätter din tid och blir lite kreativ med dina möten för skull avtidsplanering. Tänk på dessa tips:

Tänk på din tid som en värdefull varu

Eftersom tiden är värdefull. DeGenomsnittlig möteslängd är 50,6 minuter. Men det betyder inte att varje möte måste vara så länge.

När du planerar dinmötesagenda(Mer om det nedan), uppskatta hur mycket tid du behöver för varje ämne, lägg till tiden och välj sedan den totala möteslängden på lämpligt sätt. Kanske allt du behöver är 15 minuter, eller kanske du behöver 45. Oavsett fallet kan vara mer fokuserade när de vet att de har, låt oss säga 10 minuter för ett visst ämne. En känsla av omedelbarhet kommer att hålla diskussionen om uppgiften och se till att alla agendaposter är täckta så att du inte behöver planera ett nytt möte för de objekt du misslyckades med att komma till.

Prova en stand-up

Vad är det? I Tech World är en stand-up ett snabbt dagligt statusmöte där lagmedlemmar bokstavligen står som de rapporterar om vad de just gjort, vad de gör nästa och vilka problem de ser framåt.

Om du har ett återkommande statusmöte, prova en 15-minuters stand-up med ditt team istället för att boka ett konferensrum för en hel 30-60 minuter. Du behöver inte bokstavligen stå ihop huddled nära dina skrivbord. Du kan träffas över kaffe på morgonen, ute på en trevlig dag, eller i ett lobbyn. Nyckeln är att välja något annorlunda än normen så att människor är förlovade - och att ge dig en tidsfrist. Använd en timer för att vänja sig på tanken på den kortare tidsramen och hålla människor ansvariga också. Beroende på storleken på din grupp kanske du vill ge alla 30 sekunder till en minut av talartid och håll dem till det.

"Mina möten saknar fokus"

Att vara fokuserad under ett möte när alla vill prata om sina helgplaner kan vara svårt. Speciellt om ditt lag distribueras eller avlägset, kan det vara en rolig tid att komma ikapp med människor du inte ser mycket ofta. Men planerar att planera och ställa rensa förväntningar på ditt möte kan faktiskt få ditt besättning att njuta av sin helg tidigare, snarare än att bara prata om det. Sätta följande idéer till handling:

Identifiera syfte och mål för mötet

Starta processen tidigt, skriv ner vad som behöver uppnås, snarare än att skapa en agenda i flygningen. Att ha en konkret agenda på plats innan mötet ger tydlighet till deltagare och håller alla på rätt spår. Håll det på en central plats, som enArbetshanteringsverktyg, för att enkelt knyta agendaposter till uppgifter och projekt timelines. Lägg också till tidsblock till din agenda så att du inte spenderar för mycket tid på ett ämne. Om du vill arbeta på en liten tid för lagbindning, kan du sparka ett möte med fem minuter av ostrukturerad chit chatt-men var noga med att stanna ovanpå tiden så att du kan flytta till andra viktiga ämnen.

Dela dagordningen och annat användbart sammanhang före mötet

Skicka dagordningen med mötesinbjudan om det är möjligt. Om du börjar skapa en agenda innan du ställer upp mötet, kanske du hittar att du inte behöver komma ihop! Under alla omständigheter kommer att skicka en agenda med inbjudan att ge människor tillåtelse att välja bort om materialet inte är i linje med sina mål.

När du skapar din agenda, om du ställer in det i ditt arbetshanteringsverktyg, kan du också ha deltagare att samarbeta och lägga till artiklar före mötet. Detta ger dig chansen att lägga till uppgifter och erbjuder deltagare en möjlighet att bli beredd att diskutera de rätta ämnena. För att enkelt bygga en agenda för alla slags möten, dra nytta av dessa mallar:

General Meeting Agenda Mall

Allt företagsmöteagendan mall

Styrelsemöte Agenda Mall

"Mina möten är inte så produktiva som jag skulle vilja"

Medan du bjuder in alla du kan tänka på dina möten kan tyckas som det rätta valet, det kan faktiskt göra dem mindre produktiva. Vill du flytta bergen under dina möten? Eller håll åtminstone ditt projekt i tid? Kolla in dessa tips för ultimat produktivitet under dessa strategi sessioner:

Välj rätt deltagare och skissera sina roller

Är de rätta människorna i rummet för var och en av dina möten? Vet alla deras roll och varför de var inbjudna? Om hälften av agendan gäller endast tre av femton deltagare, vill du ompröva din agenda och / eller gästlista. Detta är en annan viktig anledning att skapa en agenda innan du planerar mötet. När du har skapat din dagordning och skickat ut kalendern, om en viktig intressent inte kan göra det, omplacera istället för att försöka träffas utan dem, som du kommer att behöva planera en uppföljning ändå.

Tilldela en anteckningtagare

Ange din anteckningsman före mötet. När en person är ansvarig för anteckningar, kan resten av gruppen fokusera på att delta i stället för att skapa sin egen rekord. Anteckningar är också användbara för alla som kanske har missat mötet eller valt att hoppa över. Se till att anteckningar delas omedelbart efter mötet och att alla deltagare vet var de ska hitta dem. Ett arbetshanteringsverktyg är ett bra ställe att lämna in mötesindikationer och agendor-du kan hålla allt på samma ställe.

Tilldela åtgärdsposter när du går

Du kan fatta dessa beslut när du går igenom dagordningen, och din notering kan spela in dem. Eller, om du använder ett arbetshanteringsverktyg, fortsätt och skapa uppgiften och tilldela den i realtid. Var noga med att inkludera deadlines, innehavaren och andra viktiga datum på varjeåtgärdspost. Om du inte kan komma till ett tydligt beslut på en agendapost, tilldela någon uppgift att slutföra översynen och lita på dem att fatta beslutet. Detta bemyndigar lagkamrater att göra bra jobb.

Älska dina möten igen

Dåliga möten händer med alla. Det är ok. Använd tipsen ovan för att göra möten för dig, inte mot dig. Märke själv som en förebild för bättre mötesvanor. Kollegor kommer att ta märke till, och de kan snart anta dina ändringar för att förbättra sina möten. UDN Task Manager kan fungera som en guide mot färre, kortare, mer effektiva möten. Och när du hittar ett möte är nödvändigt för att möta dina mål kan det fungera som ett sätt att hålla dig på spår och produktiv.