Verspilt uw werkvergaderingen tijd? Gebruik deze tips om te verbeteren.

Als je nu je werkkalender hebt opgeteld, hoeveel vergaderingen zijn de volgende week gepland? De meeste kalenders zijn overbelast met vergadering nodigt uitnodigingen en vaker dan niet, werknemers lopen eruit in de hoop dat het op een dag geen zin heeft om te vergaderen. Blijf op de hoogte, want we zullen u helpen bij het revitaliseren van uw aanpak en ervoor te zorgen dat uw vergaderingen effectief zijn.

Er is een 50/50 schot dat je niet leuk vindt bijeenkomsten. In een onderzoek uitgevoerd door de mensen bij Igloo-software,47% van de respondentenGevonden vergaderingen om in het algemeen onproductief te zijn. Maar ik wens gewoon dat vergaderingen geen tijd verspillen, zal ze niet beter maken. Dus, hoe kun je de cyclus van onproductieve bijeenkomsten breken?

Neem eerst een minuut om goede vergaderingen wat liefde te geven. Wanneer het effectief is uitgevoerd, vergaderingenbevordering van samenwerking en communicatie, het gemotiveerd houden van medewerkers. Een medewerkersbijeenkomst kan bijvoorbeeld kritieke onderwerpen dekken die van invloed zijn op de gehele afdeling of bedrijf. Maar als het niet goed georganiseerd is, worden samenwerking en communicatie ondermijnd, waardoor een vergadering onproductief is; Deelnemers kunnen uit de medewerkers komen die zich afvragen of het echt nodig was.

Dus, in de geest van het verhogen van de productiviteit en het algemene moraal, overweeg dan waarom sommige vergaderingen naar huis nemen, de "vergaderingen zijn een verspilling van tijd". Is het omdat ze er ook te veel van hebben (ze gebeuren te vaak of ze zijn te lang), of niet genoeg van iets anders (focus of bruikbare uitkomsten)? We hebben vier gemeenschappelijke manieren geroepen Verspilingstijd onder en vermelde specifieke dingen die u onmiddellijk kunt doen om ze te verbeteren enBegin met het uitvoeren van effectieve vergaderingen .

Zonder verder Ado, laten we de problemen van uw vergaderingen aanpakken.

"Ik heb te veel vergaderingen op mijn kalender"

Wanneer uw vergadering elk uur op het uur pings herinnert, is het moeilijk om te vindenfocus tijdom in je volgende project te duiken. Je wilt het belangrijke werk geven dat je de tijd doet die het verdient, maar de vergaderingen lijken je dag te domineren. Volgens Udn taakmanagerROI VAN HET WERKBERIJVEND VERSLAG, Tijd verspild in vergaderingen is een topbarrière voor de productiviteit. Hier zijn een paar dingen om te proberen onproductieve bijeenkomsten te verminderen en meer tijd te besparen voor impactvol werk:

Annuleer onnodige vergaderingen

Miljoenen vergaderingen vinden elke werkdag plaats (schattingen variëren tot 56 miljoen per dagIn de VS), maar hoeveel zijn echt nodig? Hoewel complexe onderwerpen en brainstormsessies het meest geschikt zijn door persoonlijk of videomeetings, als u eenvoudig informatie deelt, overweeg dan een andere efficiëntere methode. GeschrevenStatusrapporten, een opstaande stand van vijftien minuten of online check-ins werken prima voor veel gebruiksgevallen en kunt u vaker op de knop Annuleren op uw volgende vergadering drukken.

Stel een No-Meeting Day tot stand

Schema's die met vergaderingen worden bezaaid, onderbreken diep werk - die gerichte tijd die u nodig hebt om complexe problemen en belangrijke projecten aan te pakken. Zelfs als u beter wordt bij het annuleren van onnodige vergaderingen, kunnen regelmatige onderbrekingen in uw focus-tijd een negatief effect hebben op uw algehele uitvoer. Het bezitten van je tijd iscruciaal voor het stimuleren van uw productiviteit. Probeer een initiatief te speren dat de agenda's van je team vergadert, zeg, zeg donderdag of een andere weekdag. Maak het deel uit van de cultuur en moedig anderen aan om de dag van de No-Meeting te respecteren. Als u dit nodig hebt, blokkeert u onderdelen van uw kalender om mensen te laten zien dat u naar beneden werkt en dat u in die tijd uitnodigingen weigert.

Zeg nee"

Elke vergadering-uitnodiging heeft de mogelijkheid om te weigeren, maar hoe vaak klikt u op die doos?Kijk naar de agenda, de aanwezigen en de duur. Machtig uzelf en uw team om voorzichtig te zijn met waar u uw tijd op het werk plegen en klikt op "Daling" als u het voordeel niet ziet. U kunt daarna altijd om de noten vragen, zodat u indien nodig kunt volgen. De kans is echter wel goed.

"Mijn vergaderingen zijn te lang"

Vraagt ​​u zich voortdurend af of de duur van uw vergaderingen in de helft kan worden gesneden? Ze kunnen waarschijnlijk zijn. Maar het is aan jou om te beslissen hoe je je tijd waardeert en een beetje creatief kunt maken met je vergaderingen omwille vantijdsbeheer. Overweeg deze tips:

Denk aan uw tijd als een waardevolle grondstof

Omdat, nou, tijd is waardevol. DeDe gemiddelde vergaderlengte is 50.6 minuten. Maar dat betekent niet dat elke vergadering zo lang moet zijn.

Wanneer je je plantvergadering agenda(meer hieronder), schat hoeveel tijd u nodig hebt voor elk onderwerp, de tijden aan te voegen en kies vervolgens de algemene vergaderlengte op de juiste manier. Misschien hebben alles wat je nodig hebt 15 minuten, of misschien heb je 45 nodig. Wat het geval ook is, deelnemers zullen meer gericht zijn wanneer ze weten dat ze hebben, laten we zeggen, 10 minuten voor een bepaald onderwerp. Een gevoel van directheid zal de discussie over de taak bewaren en ervoor zorgen dat alle agendaposten bedekt zijn, zodat u geen nieuwe vergadering voor de items hoeft te plannen.

Probeer een stand-up

Wat is dat? In de technische wereld is een stand-up een snelle dagelijkse statusvergadering waarbij teamleden letterlijk staan ​​terwijl ze rapporteren over wat ze net hebben gedaan, wat ze doen, en welke problemen ze vooruit zien.

Als u een terugkerende statusvergadering hebt, probeer dan een stand-up van 15 minuten met uw team in plaats van een vergaderruimte voor een volledige 30-60 minuten te boeken. Je hoeft niet letterlijk samen te staan ​​in de buurt van je bureaus. Je kunt 's ochtends, buiten op een mooie dag, of in een lobby, of in een lobby. De sleutel is om iets anders te kiezen dan de norm, zodat mensen verloofd blijven - en om jezelf een deadline te geven. Gebruik een timer om te wennen aan het idee van het kortere tijdsbestek en de mensen die ook verantwoordelijk zijn. Afhankelijk van de grootte van uw groep, wilt u misschien iedereen 30 seconden geven aan een minuut van spreken - en houd ze vast.

"Mijn vergaderingen missen focus"

Geconcentreerd blijven tijdens een vergadering wanneer iedereen over hun weekendplannen wil praten, kan moeilijk zijn. Vooral als je team wordt verspreid of afgelegen, kan het een leuke tijd zijn om mensen in te halen die je niet vaak ziet. Maar vooruit plannen en duidelijke verwachtingen instellen voor uw vergadering, kan uw bemanning misschien eerder genieten van hun weekend eerder, in plaats van er gewoon over te praten. Zet de volgende ideeën in actie:

Identificeer het doel en het doel van de vergadering

Start het proces vroeg, schrijft wat nodig is om te worden bereikt, in plaats van een agenda on the fly te maken. Met een concrete agenda op zijn plaats vóór de vergadering biedt duidelijkheid aan deelnemers en houdt iedereen op het goede spoor. Houd het op een centrale plaats, zoals eenWerkbeheersingstool, om de agendapunten eenvoudig aan taken en projecttijdlijnen te verbinden. Voeg ook tijdblokken toe aan je agenda, zodat je niet te veel tijd besteedt aan een onderwerp. Als je in een korte tijd wilt werken voor teambinding, kun je een ontmoeting starten met vijf minuten ongestructureerde chitchat, maar blijf op de hoogte van de tijd zodat je naar andere belangrijke onderwerpen kunt gaan.

Deel de agenda en andere nuttige context voor de vergadering

Stuur de agenda met de vergadering uitnodigen indien mogelijk. Als u begint met het maken van een agenda voordat u de vergadering opzet, dan vind je dat je niet echt bij elkaar hoeven te komen! In ieder geval geeft het verzenden van een agenda met de uitnodiging mensen toestemming om af te melden als het materiaal niet in overeenstemming is met hun doelen.

Wanneer u uw agenda maakt, als u het in uw werkmanagementtool instelt, kunt u ook deelnemers hebben samenwerken en items voegen vóór de vergadering. Dit geeft u de mogelijkheid om taken toe te voegen en de aanwezigen te bieden een kans om voorbereid te zijn om de juiste onderwerpen te bespreken. Om gemakkelijk een agenda voor allerlei vergaderingen te bouwen, profiteer van deze sjablonen:

Algemene vergadering Agenda Template

Alle Agendingsjabloon voor het vergadering van het bedrijf

Board vergadering agenda sjabloon

"Mijn vergaderingen zijn niet zo productief als ik zou willen"

Tijdens het uitnodigen van iedereen die u aan uw vergaderingen kunt bedenken, lijkt het mogelijk op de juiste keuze, het kan hen eigenlijk minder productief maken. Op zoek naar bergen tijdens je vergaderingen? Of bewaar je project op zijn minst op tijd? Bekijk deze tips voor ultieme productiviteit tijdens die strategie-sessies:

Selecteer de juiste deelnemers en schets hun rollen

Zijn de juiste mensen in de kamer voor elk van uw vergaderingen? Kent iedereen hun rol en waarom zijn ze uitgenodigd? Als de helft van de agenda van toepassing is op slechts drie van de vijftien deelnemers, wilt u opnieuw uw agenda en / of gastenlijst opnieuw aankoppelen. Dit is een andere belangrijke reden om een ​​agenda te maken voordat u de vergadering plant. Zodra u uw agenda hebt gemaakt en de kalender uitnodigt, als een belangrijke stakeholder het niet kan, kan opnieuw worden geplaatst in plaats van te proberen te ontmoeten zonder hen, omdat u waarschijnlijk hoe dan ook een follow-up moet plannen.

Wijs een notitie toe

Wijs uw notitie aan voor de vergadering. Wanneer een persoon verantwoordelijk is voor aantekeningen, kan de rest van de groep zich concentreren op deelnemen in plaats van hun eigen record te creëren. Opmerkingen zijn ook nuttig voor iedereen die de vergadering heeft gemist of ervoor gekozen om over te slaan. Zorg ervoor dat noten onmiddellijk na de vergadering worden gedeeld en dat alle aanwezigen weten waar ze ze kunnen vinden. Een werkmanagementgereedschap is een geweldige plek om opmerkingen en agenda's op te zetten - u kunt alles op dezelfde plaats houden.

Wijs actieitems toe terwijl u gaat

U kunt deze beslissingen nemen als u doorgaat via de agenda, en uw notitiepakket kan ze opnemen. Of, als u een werkmanagementtool gebruikt, ga je gang en maak de taak en wijs het in realtime toe. Zorg ervoor dat u deadlines, de rechtvaardigde en andere belangrijke data op elk opneemtactiepunt. Als u niet tot een duidelijke beslissing op een agendapunt kunt komen, wijst u iemand toe om de beoordeling te beëindigen en deze te vertrouwen om de beslissing te nemen; Deze machtigt teamgenoten om geweldig werk te doen.

Houd weer van je vergaderingen

Slechte vergaderingen gebeuren met iedereen. Het is ok. Gebruik de bovenstaande tips om vergaderingen voor u te laten werken, niet tegen u. Merk jezelf als een rolmodel voor betere ontmoetingsgewoonten. Collega's nemen kennisgeving op en ze kunnen binnenkort uw wijzigingen aannemen om hun vergaderingen ook te verbeteren. Udn taakmanager kan dienen als een gids ten opzichte van minder, kortere, effectievere vergaderingen. En wanneer u een vergadering vindt, is het noodzakelijk om aan uw doelstellingen te voldoen, het kan dienen als een manier om u op het goede spoor en productief te houden.