Întâlnirile dvs. de lucru pierde timpul? Utilizați aceste sfaturi pentru a vă îmbunătăți.

Dacă v-ați scos calendarul de lucru chiar acum, câte întâlniri sunt programate în săptămâna viitoare? Cele mai multe calendare sunt supraîncărcate cu invitații de întâlnire și, de cele mai multe ori, angajații pleacă din ei sperând că într-o zi nu se va simți că întâlnirile sunt o pierdere de timp. Rămâi acordat, pentru că vă vom ajuta să vă revitalizați abordarea și să vă asigurați că întâlnirile dvs. sunt eficiente.

Există o lovitură de 50/50 pe care o disprețuiți întâlniri. Într-un sondaj realizat de oamenii de la software-ul Igloo,47% dintre respondențiau găsit întâlniri care să fie, în general, neproductive. Dar pur și simplu dorind că întâlnirile nu au pierdut timpul nu le va face mai bine. Deci, cum puteți rupe ciclul întâlnirilor neproductive?

În primul rând, ia un minut pentru a da întâlniri bune o dragoste. Când se desfășoară eficient, întâlniriîncurajați colaborarea și comunicarea, păstrarea angajaților motivați. O întâlnire de personal, de exemplu, poate acoperi subiectele critice care afectează întregul departament sau companie. Dar, dacă nu este bine organizat, colaborarea și comunicarea sunt subminate, determinând o întâlnire neproductivă; Participanții pot ieși din reuniunea personalului întrebându-se dacă era cu adevărat necesar.

Deci, în spiritul creșterii productivității și a moralei generale, ia în considerare de ce unele întâlniri iau acasă "întâlnirile sunt un premiu de timp". Este pentru că ei au prea mult (se întâmplă prea des sau sunt prea lungi), sau nu suficient de altceva (focus sau rezultate acționabile)? Am sunat patru întâlniri comune de reuniune de pierdere mai jos și listați lucruri specifice pe care le puteți face imediat pentru a le îmbunătăți șiîncepeți să rulați întâlniri eficiente .

Fără mai departe ADO, hai să ne ocupăm de spoturile de probleme ale întâlnirilor.

"Am prea multe întâlniri în calendarul meu"

Când întâlnirea dvs. de întâlnire pândește în fiecare oră pe oră, este greu de găsitOra de focalizaresă se scufunde în următorul proiect. Vrei să dai lucrarii importante pe care o faci când merită, dar întâlnirile par să vă domineze. Conform Manager de sarcini UDN.ROI a ROI de Raport de gestionare a muncii, timpul pierdut în întâlniri este o barieră de top pentru productivitate. Iată câteva lucruri pentru a încerca să reduceți întâlnirile neproductive și să economisiți mai mult timp pentru munca de impact:

Anulați întâlnirile inutile

Milioane de întâlniri au loc în fiecare zi de lucru (Estimările variază de până la 56 de milioane pe ziÎn S.U.A.), dar câte sunt cu adevărat necesare? În timp ce subiectele complexe și sesiunile de brainstorming sunt cele mai potrivite prin întâlniri personale sau video, dacă pur și simplu împărtășiți informații, luați în considerare o altă metodă mai eficientă. ScrisRapoarte de stare, un stand-up de cincisprezece minute sau de check-in-uri online, trebuie doar bine pentru multe cazuri de utilizare și vă permite să apăsați mai des butonul Anulare la următoarea întâlnire.

Stabiliți o zi fără întâlniri

Planurile pline de întâlniri întrerup de lucru profund - care axat timpul necesar pentru a aborda probleme complexe și proiecte importante. Chiar dacă vă faceți mai bine la anularea întâlnirilor inutile, întreruperile regulate în timpul de focalizare pot avea un impact negativ asupra ieșirii dvs. generale. Dețineți timpul dvs. estecritică pentru a vă stimula productivitatea. Încercați să spuneți o inițiativă care păstrează calendarele echipei dvs. fără să se întâlnească, să zicem, joi-sau orice altă zi de lucru. Faceți parte din cultură și încurajați-i pe alții să respecte ziua fără întâlniri. Dacă aveți nevoie, blocați părțile din calendar pentru a arăta oamenilor că vă deplasați în jos și că veți refuza invitații în acel moment.

Spune nu"

Fiecare invitație de întâlnire are opțiunea de a scădea, dar cât de des faceți clic pe acea cutie?Uită-te la ordinea de zi, participanții și durata. Împuterniciți-vă și echipa dvs. să fiți atenți la locul în care vă angajați timpul la locul de muncă și faceți clic pe "Declin" dacă nu vedeți beneficiul. Puteți cere întotdeauna notele după aceea, astfel încât să puteți urmări dacă este nevoie. Șansele sunt, totuși, veți fi bine.

"Întâlnirile mele sunt prea lungi"

Vă întrebați în mod constant dacă durata întâlnirilor dvs. ar putea fi tăiată în jumătate? Probabil pot fi. Dar depinde de tine să decideți cum vă prețuiți timpul și să obțineți puțin creativ cu întâlnirile dvs. de dragul luide gestionare a timpului. Luați în considerare aceste sfaturi:

Gândiți-vă la timpul dvs. ca o marfă valoroasă

Pentru că, bine, timpul este valoros. ÎnLungimea medie a întâlnirii este de 50,6 minute. Dar asta nu înseamnă că fiecare întâlnire trebuie să fie atât de lungă.

Când vă planificațiÎntâlnirea agendei(Mai multe despre asta mai jos), estimați cât timp aveți nevoie pentru fiecare subiect, adăugați timpii și apoi alegeți lungimea de întâlnire globală corespunzătoare. Poate tot ce aveți nevoie sunt de 15 minute sau poate aveți nevoie de 45. Oricare ar fi cazul, participanții vor fi mai concentrați atunci când știu că au, să spunem, 10 minute pentru un anumit subiect. Un sentiment de imediată va păstra discuția despre sarcină și va asigura că toate elementele de agendă sunt acoperite, astfel încât să nu trebuie să programați o nouă întâlnire pentru elementele pe care nu le-ați reușit să ajungeți.

Încercați un stand-up

Ce-i asta? În lumea tehnologică, o ședință de stand-up este o întâlnire de stare zilnică rapidă, unde membrii echipei sunt literalmente în timp ce raportează despre ceea ce tocmai au făcut, ceea ce fac în continuare și ce probleme văd înainte.

Dacă aveți o întâlnire de stare recurentă, încercați o ședință de 15 minute cu echipa dvs., mai degrabă decât rezervarea unei sală de conferințe pentru un minut complet de 30-60 de minute. Nu trebuie să stați literalmente împreună în apropierea birourilor. Vă puteți întâlni cu cafeaua dimineața, în afara unei zile frumoase sau într-o zonă de lobby. Cheia este de a alege ceva diferit de norma, astfel încât oamenii să rămână angajați - și să vă dea un termen limită. Utilizați un cronometru pentru a vă obișnui cu ideea de interval de timp mai scurți și dețineți-vă și persoanele responsabile. În funcție de dimensiunea grupului dvs., este posibil să doriți să dați tuturor celor 30 de secunde într-un minut de timp de vorbire - și să le țineți la ea.

"Întâlnirile mele nu se concentrează"

Starea axată în timpul unei întâlniri când toată lumea vrea să vorbească despre planurile lor de weekend poate fi dificilă. Mai ales dacă echipa dvs. este distribuită sau îndepărtată, poate fi un timp distractiv pentru a prinde din urmă cu oamenii pe care nu le vedeți foarte des. Dar planificarea și stabilirea așteptărilor clare pentru întâlnirea dvs. ar putea obține echipajul dvs. să vă bucurați de weekend mai devreme, mai degrabă decât să vorbim despre asta. Puneți următoarele idei în acțiune:

Identificați scopul și obiectivul întâlnirii

Începeți procesul devreme, scrierea în jos ceea ce trebuie realizat, mai degrabă decât crearea unei agende în zbor. Având o agendă concretă în vigoare înainte ca întâlnirea să ofere claritate participanților și păstrează pe toată lumea pe drumul cel bun. Păstrați-o într-un loc central, ca aInstrumentul de gestionare a muncii, pentru a lega cu ușurință elementele de agendă la sarcini și cronologii proiectului. De asemenea, adăugați blocuri de timp la agenda dvs., astfel încât să nu petreceți prea mult timp pe un singur subiect. Dacă doriți să lucrați într-un pic de timp pentru îmbinarea echipei, puteți începe o întâlnire cu cinci minute de chat nestructurat Chit - dar asigurați-vă că rămâneți în partea de sus a timpului, astfel încât să puteți trece pe alte subiecte importante.

Împărtăși ordinea de zi și alte contexte utile înainte de întâlnire

Trimiteți agenda cu privire la invitația întâlnirii, dacă este posibil. Dacă începeți să creați o agendă înainte de a vă stabili întâlnirea, poate că veți găsi că nu aveți nevoie să vă întâlniți! În orice caz, trimiterea unei agende cu invitația va da oamenilor permisiunea de a renunța dacă materialul nu este în concordanță cu obiectivele lor.

Când creați agenda dvs., dacă îl configurați în instrumentul dvs. de gestionare a muncii, puteți avea și participanți la colaborarea și adăugați elemente înainte de întâlnire. Acest lucru vă oferă șansa de a adăuga sarcini și oferte participanți la o ocazie de a veni pregătită pentru a discuta subiectele potrivite. Pentru a construi cu ușurință o agendă pentru toate tipurile de întâlniri, profitați de aceste șabloane:

Șablonul de agendă de întâlnire generală

Totul șablon de agendă întâlnire a companiei

Șablonul de agendă de întâlnire a consiliului de administrație

"Întâlnirile mele nu sunt la fel de productive cum aș vrea"

În timp ce invită toată lumea, vă puteți gândi la întâlnirile dvs. pot părea ca alegerea corectă, poate fi de fapt mai puțin productivă. Căutați să mutați munții în timpul întâlnirilor dvs.? Sau cel puțin să vă păstrați proiectul la timp? Verificați aceste sfaturi pentru o productivitate maximă în timpul sesiunilor de strategie:

Selectați participanții potriviți și schițați rolurile lor

Sunt oamenii potriviți din cameră pentru fiecare întâlnire? Îl cunoaște pe toți rolurile lor și de ce au fost invitați? Dacă jumătate din agenda se aplică la doar trei din cincisprezece participanți, veți dori să regândiți agenda și / sau lista de oaspeți. Acesta este un alt motiv important pentru a crea o agendă înainte de a programa întâlnirea. Odată ce ați creat agenda dvs. și ați trimis invitația calendarului, dacă un părinte cheie nu poate să o facă, reprogramați mai degrabă decât să încercați să vă întâlniți fără ei, deoarece probabil va trebui să programați o urmărire oricum.

Atribuiți un avocat

Desemnați facturarea dvs. de note înainte de întâlnire. Atunci când o persoană este responsabilă de note, restul grupului se poate concentra pe participarea mai degrabă decât pe propriul record. Notele sunt, de asemenea, utile pentru oricine ar fi ratat întâlnirea sau a ales să treacă. Asigurați-vă că notele sunt împărtășite imediat după întâlnire și că toți participanții știu unde să le găsească. Un instrument de gestionare a muncii este un loc minunat pentru a depune observații și agende - puteți păstra totul în același loc.

Atribuiți elemente de acțiune pe măsură ce mergeți

Puteți face aceste decizii pe măsură ce progresați prin agendă, iar factura dvs. poate să le înregistreze. Sau, dacă utilizați un instrument de gestionare a muncii, continuați și creați sarcina și alocați-o în timp real. Asigurați-vă că includeți termenele limită, cesionarul și alte date importante pe fiecarePunctul de acțiune. Dacă nu puteți ajunge la o decizie clară pe un element de ordinea de zi, atribuiți cuiva sarcina de a finaliza revizuirea și de a le avea încredere în luarea deciziei; Acest lucru împuternicește colegii să facă o mare muncă.

Iubiți-vă întâlnirile din nou

Întâlnirile rele se întâmplă tuturor. E bine. Utilizați sfaturile de mai sus pentru a face întâlniri pentru dvs., nu împotriva dvs. Brand-te ca un model de model pentru obiceiuri mai bune de întâlnire. Colegii vor lua notă și pot adopta în curând schimbările pentru a-și îmbunătăți întâlnirile. Manager de sarcini UDN. poate servi ca un ghid pentru mai puține întâlniri mai scurte și mai impacte. Și când găsiți o întâlnire este necesară pentru a vă îndeplini obiectivele, acesta poate servi ca o modalitate de a vă menține pe cale și productivă.