Czy spotykaj się na spotkaniach pracy? Użyj tych wskazówek, aby poprawić.

Jeśli teraz zatrzymałeś swój kalendarz pracy, ile spotkań zaplanowano w ciągu następnego tygodnia? Większość kalendarzy jest przeciążona z zaproszeniem do spotkania i, częściej niż nie, pracownicy wychodzą z nich, mając nadzieję, że pewnego dnia nie będzie tak jak spotkań są stratą czasu. Zostań dostrojony, ponieważ pomożemy Ci ożywić swoje podejście i zapewnimy skuteczne spotkania.

Jest strzał 50/50, którego nie lubisz spotkań. W ankiecie prowadzonym przez ludzi w oprogramowaniu Igloo,47% respondentówznalazły spotkania, które mają być ogólnie nieproduktywne. Ale pragnąc, aby spotkań nie marnowały czasu, nie uczyni ich lepiej. Więc jak możesz złamać cykl nieproduktywnych spotkań?

Po pierwsze, poświęć chwilę, aby dać dobre spotkania. Po uruchomieniu skutecznie spotkaniaFoster Collaboration and Communication, Utrzymywanie pracowników zmotywowanych. Na przykład spotkanie personelowe może obejmować krytyczne tematy wpływające na cały Departament lub firmę. Ale jeśli nie jest dobrze zorganizowany, współpraca i komunikacja są podważane, powodując spotkanie na nieproduktywne; Uczestnicy mogą wyjść z personelu, zastanawiając się, czy to było naprawdę konieczne.

Tak więc, w duchu zwiększenia wydajności i ogólnego morale, rozważ, dlaczego niektóre spotkania wchodzą do domu "Spotkania to strata czasu" nagrody. Czy to dlatego, że albo mają za dużo czegoś (zdarzają się zbyt często, albo są za długo), albo nie wystarczy coś innego (skupić się lub działający wynik)? Wezwaliśmy cztery wspólne sposoby spotkań marnujących czas i wymieniono określone rzeczy, które możesz zrobić natychmiast, aby je poprawićZacznij uruchomić skuteczne spotkania .

Bez dalszych ADO, spotkać spotkań "Puchary.

"Mam zbyt wiele spotkań w moim kalendarzu"

Kiedy spotkanie przypomina pings co godzinę na godzinę, trudno jest znaleźćCzas ostrościnurkować do następnego projektu. Chcesz podać ważną pracę, którą robisz jakiś czas, na który zasługuje, ale spotkania wydają się dominować twój dzień. Według Menedżer zadań UDN.ROI raportu zarządzania pracą, Zmarnowany czas na spotkaniach jest górną barierą dla wydajności. Oto kilka rzeczy, aby spróbować zmniejszyć nieproduktywne spotkania i zaoszczędzić więcej czasu na działanie twierna:

Anuluj niepotrzebne spotkania

Miliony Spotkań odbywają się każdego dnia pracy (Szacunki wahają się do 56 milionów dziennieW U.S.), ale ile jest naprawdę niezbędnych? Podczas gdy złożone tematy i sesje burzy mózgów są najlepiej nadają się przez osobiste lub wideo spotkań, jeśli masz po prostu udostępnianie informacji, rozważ kolejną bardziej wydajną metodę. PisemnyRaporty statusu., Piętnastominutowy stand-up, lub kontrole online działa w porządku, aby wiele przypadków użycia i pozwolić na naciśnięcie przycisku Anuluj na następnym spotkaniu częściej.

Ustal dzień bez spotkania

Harmonogramy zagadki z spotkaniami przerwij głęboką pracę - skupiony czas potrzebny do rozwiązania skomplikowanych problemów i ważnych projektów. Nawet jeśli jesteś lepszy od anulowania niepotrzebnych spotkań, regularne przerwy w czasie skupienia mogą mieć negatywny wpływ na ogólną wydajność. Posiadanie twojego czasu jestkrytyczne, aby zwiększyć swoją wydajność. Wypróbuj Wearheading inicjatywy, która utrzymuje kalendarze twojego zespołu, powiedzmy, czwartki - czy inny dzień tygodnia. Utwórz to część kultury i zachęcaj innych do przestrzegania dnia bez spotkania. Jeśli potrzebujesz, zablokować części kalendarza, aby pokazać ludziom, że prowadzisz działanie i że spadniesz zaproszenia w tym czasie.

Powiedz nie"

Każde zaproszenie do spotkania ma możliwość odrzucenia, ale jak często klikniesz to pudełko?Spójrz na porządek obrad, uczestnicy i czas trwania. Wzmocnij się i twoim zespołem, aby uważać, gdzie popełniasz swój czas w pracy, a klikasz "Spadek", jeśli nie widzisz korzyści. Następnie możesz poprosić o notatki, dzięki czemu można śledzić, jeśli będziesz potrzebować. Chacji jednak będzie dobrze.

"Moje spotkania są zbyt długie"

Czy ciągle zastanawiasz się, czy czas trwania twoich spotkań może zostać przecięty na pół? Prawdopodobnie mogą być. Ale to zależy od Ciebie, aby zdecydować, jak cenisz swój czas i stajesz trochę kreatywny ze swoimi spotkaniami dla dobrazarządzanie czasem. Rozważ te wskazówki:

Pomyśl o swoim czasie jako cennego towaru

Ponieważ cóż, czas jest wartościowy. tenŚrednia długość spotkań wynosi 50,6 minut. Ale to nie znaczy, że każde spotkanie musi być tak długo.

Kiedy planujeszAgenda spotkania.(więcej na tym poniżej), oszacuj, ile czasu potrzebujesz do każdego tematu, dodając czasy, a następnie odpowiednio wybrać ogólną długość spotkania. Może wszystko, czego potrzebujesz, są 15 minut, a może potrzebujesz 45. Cokolwiek może być przypadek, uczestnicy będą bardziej skoncentrowani, gdy wiedzą, że mają, powiedzmy, 10 minut na konkretny temat. Poczucie natychmiastowości utrzyma dyskusję na temat zadania i upewnienie się, że wszystkie przedmioty programowe są objęte, więc nie musisz zaplanować nowego spotkania dla przedmiotów, do których nie udało Ci się dostać.

Wypróbuj stand-up

Co to jest? W świecie technologicznym stand-up to szybkie spotkanie o statusie, w którym członkowie zespołu są dosłownie stoją, gdy zgłaszają, co właśnie zrobili, co robią obok i jakie problemy widzą.

Jeśli masz powtarzające się spotkanie statusu, spróbuj 15-minutowego stawki z zespołem, a nie rezerwację sali konferencyjnej na pełne 30-60 minut. Nie musisz dosłownie stać razem skulone w pobliżu biurka. Można spotkać się nad kawą rano, na zewnątrz w miłym dniu lub w holu. Kluczem jest wybranie czegoś innego niż normy, więc ludzie pozostają zaangażowani - i dać sobie termin. Użyj timera, aby przyzwyczaić się do idei krótszych czasów i przechowywać ludzi odpowiedzialnych. W zależności od rozmiaru grupy możesz dać wszystkim 30 sekund na minutę czasu mówienia - i przytrzymaj je.

"Moje spotkania brakuje ostrości"

Koncentruje się na spotkaniu, gdy każdy chce rozmawiać o swoich planach weekendowych, mogą być trudne. Zwłaszcza jeśli twój zespół jest dystrybuowany lub zdalny, może być zabawny czas, aby dogonić ludzi, których często nie widzisz. Ale planowanie naprzód i ustalanie jasnych oczekiwań na spotkanie może rzeczywiście uzyskać wcześniejszy weekend wcześniej, zamiast mówić o tym. Umieść następujące pomysły do ​​działania:

Określ cel i cel spotkania

Rozpocznij proces wcześnie, zapisz, co należy osiągnąć, zamiast tworzyć porządek obrad w locie. Posiadanie konkretnej agendy przed posiedzeniem zapewnia jasność uczestnikom i utrzymuje wszystkich na torze. Trzymaj go w centralnym miejscu, jakNarzędzie do zarządzania pracą, aby łatwo powiązać przedmioty agendy do zadań i terminów projektowych. Ponadto, dodaj czasy bloków do porządku obrad, więc nie spędzasz zbyt wiele czasu na jednym tematu. Jeśli chcesz pracować w ciągu kilku czasu na związanie się z zespołem, możesz rozpocząć spotkanie z pięcioma minutami nieustrukturyzowanych czat chit - ale pamiętaj, aby pozostać na bieżąco, dzięki czemu można przenieść się na inne ważne tematy.

Podziel się porządek obrad i inny pomocny kontekst przed spotkaniem

Wyślij porządek obrad ze spotkaniem zaprosić, jeśli w ogóle możliwe. Jeśli zaczniesz tworzyć porządek obrad przed utworzeniem spotkania, może znajdziesz, że w rzeczywistości nie musisz się spotkać! W każdym przypadku wysyłanie porządku obrad z zaproszeniem daje ludziom pozwolenie na zrezygnowanie, jeśli materiał nie jest zgodny z ich celami.

Podczas tworzenia porządku obrad, jeśli ustawisz go w narzędziu do zarządzania pracą, możesz także mieć uczestników współpracujących i dodawać przedmioty przed spotkaniem. Daje to szansę na dodanie zadań i oferuje uczestnikom możliwość przyjścia do omówienia odpowiednich tematów. Aby łatwo zbudować porządek obrad dla wszystkich rodzajów spotkań, skorzystaj z tych szablonów:

Szablon agendy ogólnej

WSZYSTKIE FIRMY Spotkanie szablon porządku obrad

Szablon agendy konferencyjnej

"Moje spotkania nie są tak wydajne jakbym"

Podczas zapraszania wszystkich, możesz myśleć o swoich spotkaniach, może wydawać się właściwym wyborem, może to robić je mniej produktywne. Chcesz przenieść góry podczas swoich spotkań? Lub przynajmniej zachowaj swój projekt na czas? Sprawdź te wskazówki dotyczące ostatecznej wydajności podczas tych sesji strategicznych:

Wybierz odpowiednich uczestników i zarys ich ról

Są odpowiednimi ludźmi w pokoju dla każdego z twoich spotkań? Czy wszyscy znają swoją rolę i dlaczego zostali zaproszeni? Jeśli połowa porządku obrad ma zastosowanie tylko do trzech osób z piętnastu uczestników, będziesz chciał przemyśleć swój dostęp do porządku obrad i / lub gości. Jest to kolejny ważny powód, aby utworzyć porządek obrad przed zaplanowaniem spotkania. Po utworzeniu porządku obrad i wysłałeś kalendarz zaproś, jeśli kluczowy interesariusz nie może go uczynić, przekładnia, a nie próbować spotkać się bez nich, jak i tak prawdopodobnie będziesz musiał zaplanować obserwację.

Przypisz nutę

Wyznacz swoją notatkę przed spotkaniem. Kiedy jedna osoba jest odpowiedzialna za notatki, reszta grupy może skupić się na uczestnictwie, a nie tworzyć własnego rekordu. Notatki są również pomocne dla każdego, kto mógłby przegapić spotkanie lub wybrany do pominięcia. Upewnij się, że notatki są udostępniane natychmiast po spotkaniu i że wszyscy uczestnicy wiedzą, gdzie je znaleźć. Narzędzie do zarządzania pracą jest doskonałym miejscem do składania notatek spotkań i agendów - możesz zachować wszystko w tym samym miejscu.

Przypisz elementy akcji, jak idziesz

Możesz podjąć te decyzje podczas przejścia przez porządek obrad, a Twoja uwaga może je nagrać. Lub, jeśli używasz narzędzia do zarządzania pracą, przejdź do przodu i utwórz zadanie i przypisz go w czasie rzeczywistym. Pamiętaj, aby włączyć terminy, cesjonariusz i inne ważne daty na każdymPozycja akcji.. Jeśli nie możesz dojść do jasnej decyzji w sprawie porządku obrad, przypisz kogoś o zadaniu zakończenia przeglądu i zaufania im do podjęcia decyzji; Umożliwia to współpracę z drużyny do wykonania świetnej pracy.

Kochaj swoje spotkania ponownie

Złe spotkania przydarzyły się wszystkim. W porządku. Użyj powyższych wskazówek, aby spotkań pracują dla Ciebie, a nie przeciwko tobie. Marka siebie jako model do naśladowania dla lepszych nawyków spotkań. Koledzy zauważą i mogą wkrótce przyjąć zmiany w celu poprawy ich spotkań. Menedżer zadań UDN. może służyć jako przewodnik w kierunku mniejszej, krótszej, bardziej dotkliwych spotkań. A kiedy znajdziesz spotkanie, konieczne jest spełnienie Twoich celów, może służyć jako sposób na utrzymanie Cię na torze i produktywnym.