Jak efektivně spravovat pracovní zátěž vašeho týmu

Máte náročnou čas delegování práce do vašeho týmu? Nejsi sám. Jako vůdce máte obrovskou odpovědnost za udržení členů týmu zaměřené, produktivní a na trati. Musíte takéUjistěte se, že pracovní zátěž vašeho týmu je rozdělena spravedlivě. Organizační a produktivita Expert,Julie Morgenstern., Dejte to nejlepší: "Pokud přepracujete své vysoce výkonné, ztratíte je, protože začnou opustit skutečnost, že dělají více." Vyvážení pracovní zátěže vašeho týmu není snadný úkol a my jsme zde, abychom vám pomohli efektivně spravovat.

Co je to správa pracovního zatížení?

Řízení pracovního zatížení je proces efektivní distribuce a správu práce napříč vaším týmem. Při úspěšném provedení, správa pracovního zatížení maximalizuje výkonnost zaměstnanců a pomáhá pryč chaos, takže vás a váš tým pocit spokojený na konci každého dne spíše než ohromen. Členové týmu se budou cítit přesvědčeni o své objemu práce a rychlejším tempem poskytují vyšší kvalitu.

Proč je správa pracovní zátěže důležité?

Nedávný výzkum ukazuje, že 80% globálních znalostních pracovníků hlásí pocitPřepracovaní a blízko k vyhoření. Dále čtyři z pěti z pěti (82%) zaměstnanců říkají, že se cítíMéně zapojené do prácekdyž jsou stresováni. Správa pracovního zatížení umožňuje efektivněji distribuovat práci napříč svým týmem, nejen snížit vyhoření pro zdůrazněné zaměstnance, alezabránit tomu, aby se cítili přepracovanína prvním místě.Nástroje pro správu pracovního zatíženíZajistit v reálném čase vhled do úkolů, kdy váš tým má na talíři, takže můžete efektivně spravovat váš tým pracovní zátěž a podporovat zůstatek, ne vyhoření.

Pět-stupňový průvodce pro správu pracovního zatížení

Pokud jste neměli moc myslet na řízení pracovního zatížení, nejsi sám; . \ tMezinárodní institut ředitelů a manažerůZprávy, že málo lidí je ve skutečnosti vyškoleno v této velmi potřebné dovednosti.

Dobrou zprávou jsou nástroje, které vám mohou pomoci udržet všechny a vše, co se pohybuje vpřed současně (viz položka pět níže). Aby to nástroj skutečně pomohl spravovat pracovní zátěž člena týmu, budete muset ujistit, že některé ostatníDovednosti pro správu projektůjsou v prime tvaru. Dejte tyto pět kroků do akce, abyste mohli úspěšně spravovat pracovní zátěž vašeho týmu.

1. Zkontrolujte pracovní zátěž a kapacitu vašeho týmu

S prací vašeho týmu rozptýlené mezi více jinýmiProjektové kalhotky, plány a nástroje, je těžké pochopit, kolik celkového díla je třeba řešit. Mít tyto znalosti jsou klíčové pro zjištění toho, jak moc každý člen týmu dělá nebo co mohou přijmout. Můžete se dostat kolem toho a zjistit, co je pracovní zátěž vašeho týmu ve skutečnosti tím, že získáte své plány v pořádku:

1. Dejte společně úplný seznam projektů a procesů, za který je váš tým zodpovědný. Ty mohou být projekty, které váš tým řídí nebo cross-funkční práce, do které budou přispívat.

2. Určete rozsah a načasování práce pro každého.Jsou tyto velké, komplexní projekty s více výstupy nebo jsou tyto menší rozsah? Kolik z každého projektu nebo procesu je váš tým zodpovědný za?

3. Rozebrat projekty do menších úkolů a worktreamů.Jakmile budete mít velký obraz porozumění práci vašeho týmu, použijte aStruktura poruch práceRozbít to na menší kousky, takže můžete vědět, jak vypadají jejich týdenní nebo denní zatížení.

4. Prioritizace práce založená na důležitosti a naléhavosti. Tímto způsobem budete také vědět, co váš tým musí nejprve řešitPosouzení potřeba může lépe naplánovat, kdy budete pracovat na každém projektu.

Vědět, jak mnoho práce potřebné k řešení je jen jedna polovina z rovnice, ačkoli. Budete také muset vědět, kolik pásma svůj tým a každý jednotlivec má. Poté, co si vzít na setkání účet, prázdnin, a opakující se úkoly, kolik každý člen týmu zbývá věnovat těmto projektům? Posoudit zátěž Každý člen týmu má, nebo požádejte je, aby to pro vás, aby se o tom, co ostatní mohou převzít.

Váš analytický tým má vyrobit devět různých sestav v Q2. Je to mix čistých nových zpráv, které bude trvat déle, než se budovat, a ty opakovatelné, které už mají systémy nastaveny pro. Než začnete přiřazovat je do jednotlivých členů týmu, získat pochopení načasování (kdy se každý z nich má být dodáno), význam (jakou práci se jedná blokování?), A dobu, po kterou očekáváte, že aby se vytvořit každý ,

Na základě tohoto výzkumu, teď víte, kolik práce navíc je zodpovědný za svůj analytický tým. Můžete mít dokonce zjistili, že je to příliš mnoho na šířku pásma vašeho malý tým, ale s vědomím, že některé zprávy jsou nízkou prioritou, mohou elegantně Odložit méně významné žádosti ve prospěch ty více působivých.

Efektivní týmy dělat věci správně, zatímco efektivní týmy udělat správnou věc. V ideálním případě, že chcete posílit svůj tým, aby oběúčinná a efektivní-v, aby bylo zajištěno, že dělají správné věci správně.

Pokud nemáte již, ujistěte se, že každý z vašeho týmu používá stejnýnástroj pro správu prácetakže mají jasno o tom, kdo co dělá, do kdy. Váš nástroj pro správu práce by měla také snadnointegrovatse svými oblíbenými obchodních nástrojů, takže váš tým stráví méně času přepínání mezi aplikacemi a kopání do tabulek a více času na jejich houževnatým práce. A samozřejmě, podívejte se na nástroj pro řízení práce, která má vestavěný komponenty pro správu pracovní vytížení, takže můžete sledovat přímo na tým vytížení, kde se pracuje se stane.

2. alokaci zdrojů a rozebrat jednotlivé pracovní vytížení

Nyní, když máte přehled o všem váš tým potřebuje k tomu, můžete nyní zjistit, kdo bude pracovat na tom, co a kdy. A zatímco přiřazování se na jednotlivé kusy práce může znít jednoduché, jako šalvěj lidé uHarvardský obchodní přehledZpráva poukázali na to, že může ve skutečnosti být docela složité.

Přidělení zdrojůvám může pomoci efektivně identifikovat a přiřadit k dispozici prostředky na iniciativu. Pokud jste nikdy předtím se snažil alokaci zdrojů pomocí těchto pět tipů, jak udržet pracovní vytížení každého jednotlivce je dáno a zvládnutelné:

Přiřadit out nejvyšší prioritu práci nejprve. Objednat seznam vašeho týmu o to-DOS a projektů, pokud jde o priority a pracovat na první personální priority nejvyšší.

počáteční zůstatek a splatnost. Nyní, když víte, kdo bude dělat to, co jazyce naplánování každého úkolu nebo projektu. Můžete také implementovat strategie řízení času, stejně jakoČas blokování, Na pomoc členům týmu být úmyslné o své práci.

Ujistěte se, že máte odpovídající správné lidi ke každému úkolu nebo projektu. Zohlednit jejich dostupnost, jakož i jejich dovednosti sety a zkušenosti.

Zahrnout svůj tým v konverzaciotázkou je, jaké extra pásma věří, že mají. Nejen, že budou znát své pracovní zátěže a kapacity to nejlepší, ale budou také cítit větší pravomoc při jejich zapojení do plánování.

Vždy nechat někoho vědět, proč jste přiřazení konkrétního úkolu k nim. To je skvělý způsob, jak zvýšit zapojení a nastavených očekávání od samého počátku.

Budete potřebovat dva lidé pracovat na reklamních konstrukcí pro nadcházející kampaň a mají pět lidí ve vašem týmu. Dalo by se přidělit práci náhodně, ale budete mít lepší výsledky, když se podíváte na členy týmu prostředí (např mít pracovali na předešlých kampaních předtím?), Zkontrolujte, zda pro všechny členy týmu, kteří již mohou být přetížené, pak zeptejte se svého vrcholu výběry, pokud mají pocit, že majíschopnost vzít na tomto novém projektu .

Plánování vytížení není vždy tak hladce, jak jsme chtěli, aby to bylo. Někdy se členy týmu, kteří se nejlépe hodí pro projekt jsou již plné ruce práce s jiným, stejně vysokou prioritou iniciativy. Někdy celý váš tým je v režimu crunch, a je těžké si představit, přidáním více práce svých desek. Zatímco tam nemusí být vždy perfektní řešení, s vědomím svého týmu zátěž v předstihu vám pomohou předvídat tyto Resourcing problémy a jejich řešení dříve, než se trefil.

Například, pokud víte, že existuje nadcházející, vysoce priorita dodávatelná s krátkou dobou obratu, můžete posunout spodní prioritní práci dříve nebo později v měsíci? Když máte okno do šířky pásma vašeho týmu, je lepší, abyste jim pomohli spravovat svou pracovní zátěž jak v blízkém a dlouhodobém horizontu.

3. Přihlaste se ke svým členům týmu a podle potřeby upravte pracovní zátěž

Dokonce i nejlepší plány aČasové lhůty projektuHit Roadblocks a budete muset být připraveni provést úpravy v reálném čase, než jsou lhůty vynechány.

Chcete-li sledovat, jak každý člen týmu spravuje své současné pracovní zátěže, být aktivní nastavením pravidelného1-1 Přihlášení se členy týmupro aktualizace. Pokud tyto kontroly odhalí, že člen týmu se cítí přetížen odpovědností, zkontrolujte, kdo by mohl být schopen vzít něco jiného.

Když přijímáte úkoly nebo projekty, nezapomeňte komunikovat se svým týmem o změnách, takže chápou, proč jsou nyní taženi jiným směrem. To lze provést přes AZměnit proces řízení. Alternativně zvažte příležitosti koučování, aby jim pomohly být efektivnější a organizovány a vždy rozpoznat tvrdou práci členů týmu.

Všimli jste si, že dva manažeři účtu zůstávají po noci pozdě večer a další je e-mailem e-mailem v hodinách Wee. To by mohlo být znamení, které jsou přetíženy. Rozvrh Check-iny s každou osobou ve vašem týmu, aby zjistili, kde stojí s jejich prací; Nabídka posunutí nebo odložení odpovědnosti v případě potřeby a poskytnout koučování každému, kdo odhaluje potřebu. Pokud ještě ne, naplánujte pravidelné kontroly pro každý člen týmu, který bude v budoucnu vyhnout podobným problémům.

Kromě 1-1 kontrolní ins, ujistěte se, že ušetříte čas pro týmové momenty připojení a oslavy. Zda je váš tým v kanceláři, distribuován, nebodálkovýJe důležité mít čelní čas a připojit se. V závislosti na velikosti vašeho týmu zvažte plánování týdněstát se setkání, hubidenní happy happy happy nebo větší měsíční shromáždění.

4. Zlepšit efektivitu týmu, když jsou pracovní zátěž těžké

Zatímco jste se zaměřili především na velký obrázek, povzbuzujte svůj tým, abyste rozvíjeli svůj vlastní systém, aby řídil svou pracovní zátěž. Když je toho hodně, je to důležité, je důležité, že dělají správné věci, efektivně.

Navrhněte strategie řízení času, které odpovídají jejich individuálním stylůmčasový časnebo čas blokování.

Minimalizovat množství schůzektým je povinen zúčastnit se. Najít nové způsoby, jak komunikovat, že nebere tolik času.

Pomozte svému týmu pochopit, coprojektový managementje a jak organizovaný plán šetří čas.

Jeden z vašich přímých zpráv se vždy obrací v jejich práci brzy, a prostřednictvím konverzací se dozvíte, že používají některé nové strategie, které budou pracovat efektivněji. Povzbuzujte tuto osobu, aby sdílel své zkušenosti s týmem a zvážit vytváření sdíleného prostoru, kde členové týmu mohou posílat časově šetřící tipy, jak se k nim narazí.

Efektivní týmy dělají věci vpravo, zatímco efektivní týmy dělají správnou věc. V ideálním případě chcete posílit váš tým být obaefektivní a efektivní- Zajistit, aby byly správné věci správné.

Pokud už ne, ujistěte se, že každý ve vašem týmu používá stejnénástroj pro správu práceTakže mají jasnost, kdo dělá to, co. Nástroj pro správu práce by měl také snadnointegrovatS vaším oblíbeným obchodním nástrojem, takže váš tým tráví méně času přepínání mezi aplikacemi a kopáním tabulkových tabulek a více času na jejich vysoce dopadové práci. A samozřejmě hledejte nástroj pro správu práce, který má vestavěnou komponentu pro správu pracovní zátěže, takže můžete sledovat tým pracovní zatížení právo, kde se práce stane.

5. Na palubě nástroj pro správu práce

Představte si, že je schopen vidět všechno, co se děje s každým projektem a každým členem týmuv jednom místě. Promluvte si o šetřících časech. Použití nástroje pro práci nebo projektový management.

Když přijmete nástroj pro správu práce, každý člen týmu je schopen vidět, jak jejich práce se živí do větších týmových a firemních iniciativ. Komunikace se děje v rámci úkolů, takže nalezení informací, které potřebujete, trvá pět vteřin namísto pěti minut. Timelines Udržujte všechny na trati, protože projekty lze zobrazit individuálně nebo společně.

Načtili jste všechny úkoly a kroky výrobního rozvrhu na nástroj pro správu pracovní zátěže a práce se pohybuje hladce. Protože všichni členové týmu mají pohled na status a kde se hodí do procesu, můžete se vyhnout konfliktům a ušetřit čas.

Nejlepší nástroj pro správu práce je jeden celý váš tým používá. Ale je důležité nastavit konvence týmu a osvědčených postupů pro používání nástroje. Nejen, že to usnadní váš tým přijmout váš nový nástroj, ale bude také snížit bariéru pro vstup, protože váš tým se nebude muset obávat, že používají nástroj "nesprávně." Nástroj pro správu práce by měl mítJak-řídit průvodce a videaAbychom vám pomohli začít - nastavit nějaký čas stranou, aby prošli těm s vaším týmem a zřídit sdílené konvence.

Nastavte svůj tým na úspěch

Cítíte se zmocněním ke zlepšení času a pracovní zátěžeManažerské dovednosti? Zapamatovat si,Správa pracovního zatíženíJe vše o efektivně přiřazování práce, správu těchto úkolů a aktualizaci zúčastněných stran na vašich projektech. Tipy, které jsme nastíněli výše, kombinovanou s nástrojem pro správu práce Správce úloh UDN , vám může pomoci třídit konfliktními termíny a prioritami pro správu těžkého zatížení vašeho týmu.