Как эффективно управлять работой вашей команды

У вас трудное время делегирование работы в вашей команде? Ты не один. Как лидер, у вас есть огромная ответственность за сохранение членов вашей команды сосредоточенным, продуктивным и на трассе. Вы также должныУбедитесь, что рабочая нагрузка вашей команды разделена справедливоОтказ Организация и эксперт по производительности,Джули Моргенстерн, сделайте лучше всего: «Если вы переубиете своих высоких исполнителей, вы потеряете их, потому что они начнут обижаться в том, что они делают больше». Балансировка рабочей нагрузки вашей команды не является легкой задачей, и мы здесь, чтобы помочь вам эффективно управлять этим.

Что такое управление рабочими нагрузками?

Диспетчер задач UDNпреобразует вашу работу с ведущими отраслью

Управление рабочими нагрузками - это процесс эффективного распространения и управления работами в вашей команде. Когда успешно сделано, управление рабочей нагрузкой максимизирует производительность работника и помогает расплавить хаос, оставляя вас и вашу команду чувствую себя довольны в конце каждого дня, а не ошеломленного. Члены команды будут чувствовать себя уверенно в их объеме работы и обеспечить более высокую качественную работу на более быстрых темпах.

Почему важно управлять рабочими нагрузками?

Недавние исследования показывают, что 80% глобальных работников знаний сообщают о чувствеперегружены и близко к выгораниюОтказ Кроме того, четыре из пяти (82%) сотрудников говорят, что они чувствуютменее задействован на работекогда они подчеркивают. Управление рабочими нагрузками позволяет более эффективно распространять работу по всей вашей команде, чтобы не только сократить выгорание для подчеркнутых сотрудников, нопредотвратить их ощущениев первую очередь.Инструменты управления рабочей нагрузкойПредоставьте в реальном времени представления о задачах, которые ваша команда имеет на своей тарелке, поэтому вы можете эффективно управлять работой вашей команды и продвигать равновесие, а не выгорание.

Пятишарный руководство по управлению рабочей нагрузкой

Если вы не дали много думать о управлении рабочей нагрузкой, вы не одиноки; тоМеждународный институт директоров и менеджеровсообщает, что немногие люди на самом деле обучены этим стольким необходимым навыкам.

Хорошие новости в том, что есть инструменты, которые могут помочь вам сохранить всех и все, что движется вперед одновременно (см. Пункт пять ниже). Но для того, чтобы инструмент действительно помочь вам управлять рабочими нагрузками членов вашей команды, вам нужно убедиться, что некоторые из ваших другихНавыки управления проектамив главной форме. Поместите эти пять шагов в действие, чтобы вы могли успешно управлять работой вашей команды.

1. Выясните рабочую нагрузку и емкость вашей команды

С работой вашей команды разбросаны среди нескольких разныхПроектные трусы, планы и инструменты, трудно понять, насколько все общая работа тебе всем нужно решать. Наличие того, что знание является ключом к выяснению того, сколько делает каждый член команды или то, что они могут взять на себя. Вы можете пройти мимо этого и выяснить, какова рабочая нагрузка вашей команды на самом деле, получая планы в порядке:

1 Собрать полный список проектов и процессы, за которые отвечает ваша командаОтказ Это могут быть проекты, которые ваша команда ведет, или перекрестная функциональная работа, к которой они будут способствовать.

2 Определите объем и время работы для каждого.Эти большие сложные проекты с несколькими результатами или этими меньшими по объему? Сколько из каждого проекта или процесса является ответственность вашей команды?

3 Разбивайте проекты на меньшие задачи и рабочие поставки.Как только у вас есть большое изображение работы вашей команды, используйтеСтруктура разбивки работыЧтобы сломать его на мелкие куски, чтобы вы могли знать, как выглядит их еженедельные или ежедневные нагрузки.

4 Расставлять приоритеты работы на основе важности и срочностиОтказ Таким образом, вы также узнаете, что ваша команда должна сначала решать черезтребующий оценкиИ может лучше расписание, когда вы будете работать над каждым проектом.

Знание того, сколько работы вам нужно решать, - это всего одна половина уравнения, хотя. Вам также придется знать, сколько пропускной способности вашей команды и каждого человека имеют. После того, как вы учитывали встречи, отпуски и повторяющиеся обязанности, сколько у каждого члена команды оставили посвященные этим проектам? Оцените рабочую нагрузку каждого члена каждой команды или попросите их сделать это для вас, чтобы получить ощущение того, что еще они могут взять на себя.

Ваша команда аналитики должна производить девять разных отчетов в Q2. Это сочетание чистых новых отчетов, которые займут больше времени для создания, а повторные у них уже есть системы, созданные для. Прежде чем начать присвоение их к отдельным членам команды, получите понимание времени (когда каждый должен быть доставлен), важно (какая работа это блокировка?), А количество времени, которое вы ожидаете, чтобы создать каждый Отказ

Исходя из этого исследования, вы теперь знаете, насколько дополнительная работа в вашей аналитической команде несет ответственность за. Возможно, вы даже обнаружили, что это слишком много для пропускной способности вашей небольшой команды, но зная, что некоторые из докладов являются низкими приоритетами, могут удивительно отложить менее важные запросы в пользу более эффектных.

Эффективные команды делают вещи правильными, тогда как эффективные команды делают правильные вещи. В идеале, вы хотите расширить возможности вашей команде быть обадейственный и эффективный-Ном, чтобы убедиться, что они делают правильные вещи правильными.

Если вы еще не сделаете, убедитесь, что все в вашей команде используют то же самоеИнструмент управления работойТаким образом, у них есть ясность на том, кто делает то, когда. Ваш инструмент управления работой также должен легкоинтегрироватьсяС вашими любимыми бизнес-инструментами, поэтому ваша команда проводит меньше времени между приложениями и копаться через электронные таблицы, и больше времени на их высокую ударную работу. И, конечно же, ищите инструмент управления работой, который имеет встроенный компонент управления рабочей нагрузкой, поэтому вы можете отслеживать рабочую нагрузку команды, где происходит работа.

2. Выделите ресурсы и разбить отдельные рабочие нагрузки

Теперь, когда у вас есть обзор всего, что ваша команда должна сделать, вы теперь можете понять, кто будет работать над тем, что и когда. И при назначении отдельных произведений работа может звучать простым, как люди мудрецы наОбзор бизнеса ГарвардаОтчет указывала, он действительно может быть довольно сложным.

Распределение ресурсовМожет помочь вам эффективно идентифицировать и назначать доступные ресурсы для инициативы. Если вы никогда не пробовали распределение ресурсов ранее, используйте эти пять советов, чтобы сохранить все рабочие нагрузки сбалансированными и управляемыми:

Назначить наивысшую приоритетную работу первымОтказ Закажите список вашей команды в DOS и проекты с точки зрения приоритета и сначала работают над укомплектованными первоочередными приоритетами.

Баланс начала и даты должныхОтказ Теперь, когда вы знаете, кто будет делать то, что начнет планирование каждой задачи или проекта. Вы также можете реализовать стратегии управления временем, какВремя блокировки, чтобы помочь членам команды быть более преднамеренным о своей работе.

Убедитесь, что вы соответствуете правильным людям к каждой задаче или проектуОтказ Учитывать их доступность, а также их навыки навыки и опыт.

Включите вашу команду в разговореПросив их, какую дополнительную пропускную способность они верят, что у них есть. Они не только узнают свои собственные рабочие нагрузки и емкость лучших, но они также будут чувствовать себя более удобными, когда вы привлекли их в планирование.

Всегда позволяйте кому-то узнать, почему вы назначаете для них определенную задачуОтказ Это отличный способ увеличить взаимодействие и установить ожидания с самого начала.

Вам нужны два человека для работы над рекламой для предстоящей кампании и пять человек в вашей команде. Вы можете заранее задавать работу, но вы получите лучшие результаты, если вы посмотрите на фоны членов команды «(например, они работали над предыдущими кампаниями раньше?), Проверьте наличие членов команды, которые уже могут быть перегружены, затем спросите ваш вершину выбирает, если они чувствуют, что у них естьспособность принимать этот новый проектОтказ

Планирование рабочей нагрузки не всегда так гладко, как мы хотели бы, чтобы это было. Иногда члены команды, которые лучше всего подходят для проекта, уже заняты другой, одинаково приоритетной инициативой. Иногда вся ваша команда находится в режиме хруста, и трудно представить, добавив больше работы на свои тарелки. Хотя не всегда может быть идеальным ответом, познание рабочей нагрузки вашей команды заранее может помочь вам предвидеть эти проблемы с ресурсами и обратиться к ним, прежде чем они попали.

Например, если вы знаете, что есть предстоящий, высокий приоритет, предоставляемый с коротким временем оборота, вы можете сдвинуть более низкую приоритетную работу раньше или позднее в месяц? Когда у вас есть окно в пропускную способность вашей команды, вам лучше оборудован, чтобы помочь им управлять своей рабочей нагрузкой - как в ближайшем, так и в долгосрочной перспективе.

3. Регистрируйтесь с членами вашей команды и настройте рабочие нагрузки по мере необходимости

Даже самые выложенные планы иСроки проектаХит RoadBlocks, и вам нужно будет готово сделать настройки в режиме реального времени, прежде чем упущены сроки.

Для отслеживания того, как каждый член команды управляет своими текущими рабочими нагрузками, быть активным путем установки обычного1-1 регистрация заезда с членами вашей командыДля обновлений. Если эти проверки показывают, что член команды чувствует себя перегруженным обязанностями, проверьте, кто сможет взять на себя что-то еще.

Когда вы перенаправили задания или проекты, обязательно свяжитесь с вашей командой о изменениях, поэтому они понимают, почему они теперь тянутся в другое направление. Это можно сделать черезИзменить процесс управленияОтказ В качестве альтернативы, рассмотрите возможность тренерских возможностей, чтобы помочь им стать более эффективными и организованными и всегда признавать тяжелую работу членов вашей команды.

Вы заметили, что двое из ваших менеджеров вашей учетной записи остаются поздней ночью после ночи, и другой отправляется вам по электронной почте в Wee Way утром. Это может быть знак, который они перегружены. Расписание регистрации регистрации с каждым человеком в вашей команде, чтобы увидеть, где они стоят с их работой; Предложите сдвинуть или отложить обязанности, если это необходимо, и предоставить тренировка всем, кто раскрывает потребность. Если вы еще этого не сделаете, планируйте регулярные проверки для каждого члена команды, чтобы избежать подобных проблем, возникающих в будущем.

В дополнение к 1-1 Check-Ins, убедитесь, что сэкономьте время для больших нескольких моментов связи и празднования. Рассматривается ли ваша команда в офисе, распространена илиудаленныйВажно иметь время для лица и подключиться. В зависимости от размера вашей команды рассмотрите планирование еженедельныхвстать на встречу, двухвеидный счастливый час или большее ежемесячное собрание.

4. Улучшить эффективность команды, когда рабочие нагрузки тяжелые

Пока вы в основном сосредоточены на большой картине, поощряйте вашу команду разработать свою собственную систему для управления их рабочей нагрузкой. Когда есть много, важно, чтобы они делали правильные вещи, эффективно.

Предложить стратегии управления временем, которые соответствуют их индивидуальным стилям, какчасовой ящикили разблокировка времени.

Минимизировать количество встречКоманда обязана посещать. Найдите новые способы общаться, которые не принимают столько времени.

Помочь вашей команде понять, чтоуправление проектомЕсть и как организованный план экономит время.

Одной из ваших прямых отчетов всегда превращается в свою работу рано, и через разговоры вы узнаете, что они используют некоторые новые стратегии для более эффективной работы. Поощряйте этот человек, чтобы поделиться своим опытом в команде, и рассмотреть возможность создания общего пространства, где члены команды могут публиковать наконечники спасения с временными наконечниками, когда они встречаются на них.

5. На борту инструмент управления работой

Представь, чтобы быть в состоянии увидеть все, что происходит с каждым проектом, и каждый член командыв одном местеОтказ Поговорите о экономии времени. Использование инструмента управления работой или управлением проекта делает только что это.

Когда вы принимаете инструмент управления работой, каждый член команды способен видеть, как их работа подает в более крупную команду и инициативы компании. Общение происходит в задачах, поэтому нахождение необходимой вам необходимой пять секунд, вместо пяти минут. Жины хранят всех на трассе, потому что проекты можно просматривать индивидуально или вместе.

Вы загрузили все задачи и шаги вашего графика производства в инструмент управления рабочей нагрузкой, и работа движется гладко. Поскольку все члены команды имеют вид на статус и где они вписываются в процесс, вы можете избежать конфликтов и сэкономить время.

Лучший инструмент управления работой является одной вашей командой. Но важно установить конвенции команды и лучшие практики для использования вашего инструмента. Для вашей команды не только это будет легче принять ваш новый инструмент, но он также уменьшит барьер для входа, потому что ваша команда не придется беспокоиться о том, что они используют инструмент «неправильно». Ваш инструмент управления работой должен иметькак-для руководстваа такжероликиЧтобы помочь вам начать, установите некоторое время, чтобы пройти те, которые с вашей командой и создают общие конвенции.

Установите свою команду для успеха

Вы чувствуете себя уполномоченным улучшить ваше время и рабочая нагрузкауправленческие навыки? Запомнить,Управление рабочими нагрузкамиЭто все о эффективной присвоении работ, управление этими задачами и обновлять заинтересованные стороны на ваши проекты. Советы, которые мы изложили выше, в сочетании с инструментом управления работой, как Диспетчер задач UDN , может помочь вам сортировать противоречивые сроки и приоритеты для управления тяжелой работой вашей команды.