Hvordan man effektivt styrer dit holds arbejdsbyrde

Har du en vanskelig tid at delegere arbejde til dit hold? Du er ikke alene. Som leder har du det store ansvar for at holde dine teammedlemmer fokuseret, produktivt og på sporet. Du skal ogsåSørg for, at dit holds arbejdsbyrde er opdelt retfærdigt. Organisering og produktivitetsekspert,Julie Morgennern., sæt det bedst: "Hvis du overarbejder dine high performers, vil du miste dem, fordi de begynder at genskabe det faktum, at de gør mere." Balancering af dit holds arbejdsbyrde er ingen nem opgave, og vi er her for at hjælpe dig med effektivt at styre det.

Hvad er arbejdsbyrdehåndtering?

UDN Task ManagerOmformer dit arbejde med branchens førende funktioner

Arbejdsbyrdehåndtering er processen med effektivt at distribuere og styre arbejde på tværs af dit hold. Når med succes udføres, maksimerer arbejdsbyrdehåndtering medarbejderens ydeevne og hjælper med at smelte væk kaos og forlade dig og dit hold føler sig tilfreds i slutningen af hver dag snarere end overvældet. Teammedlemmer vil føle sig trygge om deres arbejdsvolumen og levere højere kvalitetsarbejde på et hurtigere tempo.

Hvorfor er arbejdsbyrdehåndtering vigtig?

Nylige forskning viser, at 80% af de globale videnarbejdere rapporterer følelseoverarbejde og tæt på udbrændthed. Endvidere siger fire ud af fem (82%) medarbejdere, at de føler sigmindre engageret på arbejdenår de er stresset. Arbejdsbyrdehåndtering giver dig mulighed for at distribuere arbejde på tværs af dit hold mere effektivt, for ikke kun at reducere udbrændthed for stressede medarbejdere, menforhindre dem i at føle sig overarbejdetil at begynde med.ArbejdsbyrdehåndteringsværktøjerGiv real-time indsigt i de opgaver, dit hold har på deres plade, så du kan styre din team arbejdsbyrde effektivt og fremme balance, ikke udbrændt.

Den fem-trins guide til arbejdsbyrdehåndtering

Hvis du ikke har givet meget tanke på arbejdsbyrde management, er du ikke alene; detInternational Institute of Directors and ManagersRapporter, at få mennesker rent faktisk er uddannet i denne tiltrængte færdighed.

Den gode nyhed er, at der er værktøjer, der kan hjælpe dig med at holde alle og alt går fremad samtidigt (se punkt fem nedenfor). Men for at et værktøj til virkelig hjælper dig med at styre dine holdmedlemmers arbejdsbyrde, skal du sørge for nogle af dine andreProjektledelse færdighederer i prime form. Sæt disse fem trin i handling, så du kan administrere dit holds arbejdsbyrde.

1. Find ud af dit holds arbejdsbyrde og kapacitet

Med dit holds arbejde spredt blandt flere forskelligeProject Briefs., planer og værktøjer, det er svært at forstå, hvor meget samlet arbejde du alle har brug for til at tackle. At have den viden er nøglen til at finde ud af, hvor meget hvert holdmedlem gør eller hvad de kan påtage sig. Du kan komme forbi det og finde ud af, hvad dit holds arbejdsbyrde faktisk er ved at få dine planer i rækkefølge:

1. Sammenlægge en komplet liste over projekter og processer, som dit hold er ansvarlig for. Disse kan være projekter, som dit hold kører, eller tværfunktionelt arbejde, de vil bidrage til.

2. Bestemme omfanget og timingen af arbejdet for hver.Er disse store, komplekse projekter med flere leverancer eller er disse mindre i omfang? Hvor meget af hvert projekt eller proces er dit hold ansvarlig for?

3. Nedbryde projekter i mindre opgaver og arbejdsstyrke.Når du har en stor billedforståelse af dit holds arbejde, skal du bruge enArbejdsopdelingsstrukturAt bryde det i mindre klumper, så du kan vide, hvad deres ugentlige eller daglige belastninger ser ud.

4. Prioritere arbejde baseret på betydning og uopsættelighed. På denne måde vil du også vide, hvad dit hold har brug for at tackle først gennem enbehøver vurderingog kan bedre planlægge, når du arbejder på hvert projekt.

At vide, hvor meget arbejde du har brug for at tackle, er dog kun en halvdel af ligningen. Du skal også vide, hvor meget båndbredde dit hold og hver enkelt person har. Når først har du taget hensyn til møder, ferier og tilbagevendende ansvar, hvor meget har hver holdmedlem tilbage til at afsætte til disse projekter? Vurder hvert holdmedlems arbejdsbyrde, eller bede dem om at gøre det for dig, for at få en følelse af, hvad de ellers kan tage på.

Dit Analytics-team skal producere ni forskellige rapporter i 2. kvartal. Det er en blanding af netto nye rapporter, der vil tage længere tid at bygge, og gentagelige dem, de allerede har systemer oprettet for. Før du begynder at tildele dem til de enkelte holdmedlemmer, får du en forståelse af timing (hvornår skal hver især leveres af), betydning (hvilket arbejde er dette blokering?), Og mængden af tid, du forventer, at det tager for at skabe hver .

Baseret på denne forskning ved du nu, hvor meget ekstra arbejde dit Analytics-team er ansvarlig for. Du har måske endda opdaget, at det er for meget for dit lille holds båndbredde, men at vide, at nogle af rapporterne er lavprioritet, kan smart udskyde mindre vigtige anmodninger til fordel for mere effektive.

Effektive hold gør ting rigtigt, mens effektive hold gør det rigtige. Ideelt set vil du give dit team til at være beggeEffektiv og effektivt-I-ordre for at sikre, at de gør de rigtige ting rigtigt.

Hvis du ikke allerede gør det, skal du sørge for, at alle på dit hold bruger det sammeArbejdsstyringsværktøjså de har klarhed om, hvem der laver, hvad hvornår. Dit arbejdshåndteringsværktøj skal også nemtintegrereMed dine foretrukne forretningsværktøjer, så bruger dit team mindre tid på at skifte mellem apps og grave gennem regneark og mere tid på deres højstødsarbejde. Og selvfølgelig skal du kigge efter et arbejdshåndteringsværktøj, der har en indbygget arbejdsbyrdehåndteringskomponent, så du kan spore hold arbejdsbyrde lige hvor arbejdet sker.

2. Allokere ressourcer og nedbryde individuelle arbejdsbyrder

Nu hvor du har et overblik over alt, hvad dit hold skal gøre, kan du nu finde ud af, hvem der vil arbejde på, hvad og hvornår. Og samtidig med at de enkelte stykker af arbejdet kan lyde ligefrem, som Sage Folk påHarvard Business ReviewRapporten har påpeget, det kan faktisk være ret kompliceret.

Ressourceallokeringkan hjælpe dig med effektivt at identificere og tildele tilgængelige ressourcer til et initiativ. Hvis du aldrig har prøvet ressourceallokering før, skal du bruge disse fem tips til at holde alles arbejdsbelastninger afbalanceret og håndterbare:

Tildele det højeste prioriterede arbejde først. Bestil dit holds liste over til-DO'er og projekter med hensyn til prioritet, og arbejde på bemanding af de øverste prioriteter først.

Balance start og forfaldsdatoer. Nu hvor du ved, hvem der vil gøre, hvad skal du begynde at planlægge hver opgave eller projekt. Du kan også implementere Time Management strategier, somTid blokering, for at hjælpe holdmedlemmer være mere forsætlige om deres arbejde.

Sørg for at du matcher de rigtige personer til hver opgave eller projekt. Tage hensyn til deres tilgængelighed, såvel som deres færdighedssæt og erfaring.

Medtag dit hold i samtalenVed at bede dem om, hvilken ekstra båndbredde, de tror, de har. Ikke alene vil de kende deres egne arbejdsbyrder og kapacitet det bedste, men de vil også føle sig mere bemyndiget, når du involverer dem i planlægningen.

Lad altid nogen vide, hvorfor du tildeler en bestemt opgave for dem. Dette er en fantastisk måde at øge engagementet og sætte forventningerne fra starten.

Du har brug for to personer til at arbejde på annoncesign til en kommende kampagne og har fem personer på dit hold. Du kunne tildele arbejdet tilfældigt, men du får bedre resultater, hvis du ser på holdmedlemmer baggrunde '(f.eks. Har de arbejdet på tidligere kampagner før?), Kontroller for alle holdmedlemmer, der måske allerede er overbelastet, så spørg din top vælger, hvis de føler, at de harKapacitet til at påtage sig dette nye projekt .

Arbejdsbelastningsplanlægning er ikke altid så glat, som vi gerne vil have det. Nogle gange er de holdmedlemmer, der er bedst egnet til et projekt, allerede optaget af et andet, lige højt prioriteret initiativ. Nogle gange er hele dit hold i crunch mode, og det er svært at forestille sig at tilføje mere arbejde til deres plader. Mens der ikke altid er et perfekt svar, kan du vide, at dit holds arbejdsbyrde på forhånd kan hjælpe dig med at forudse disse ressourceproblemer og adressere dem, før de rammer.

For eksempel, hvis du ved, er der en kommende, højt prioriteret leverbar med en kort omløbstid, kan du skifte lavere prioriteret arbejde tidligere eller senere i måneden? Når du har et vindue i dit holds båndbredde, er du bedre rustet til at hjælpe dem med at styre deres arbejdsbyrde - både i nærheden og langsigtet.

3. Tjek med dine holdmedlemmer og juster arbejdsbyrder efter behov

Selv de bedst lagt planer ogProjekttidslinjer.Hit Roadblocks, og du skal være parat til at foretage justeringer i realtid, før deadlines savnes.

For at spore, hvordan hvert holdmedlem styrer deres nuværende arbejdsbyrder, skal du være proaktivt ved at sætte en regelmæssig1-1 Check-in med dine holdmedlemmerfor opdateringer. Hvis disse checks afslører, at et holdmedlem føler overbelastet med ansvar, skal du kontrollere, hvem der måske kan påtage sig noget andet.

Når du omfordeler opgaver eller projekter, skal du sørge for at kommunikere med dit hold om ændringerne, så de forstår, hvorfor de nu bliver trukket i en anden retning. Dette kan gøres via enSkift kontrolproces. Alternativt kan du overveje coaching muligheder for at hjælpe dem med at blive mere effektive og organiseret og altid genkende dine teammedlemmernes hårde arbejde.

Du har bemærket, at to af dine kontoadministratorer opholder sig sent natten efter aftenen, og en anden semmer dig i de dårlige timer om morgenen. Dette kunne være et tegn, de er overbelastet. Planlæg check-ins med hver person på dit hold for at se, hvor de står med deres arbejde; Tilbud om at skifte eller udskyde ansvarsområder, hvis det er nødvendigt, og give coaching til alle, der afslører et behov. Hvis du ikke allerede, planlægger du en regelmæssig check-ins for, at hvert holdmedlem fremmer for at undgå lignende problemer, der sker op i fremtiden.

Ud over 1-1 check-ins, skal du sørge for at spare tid for holdbrede øjeblikke af forbindelse og fest. Om dit hold er på kontoret, distribueret, ellerfjern, Det er vigtigt at have ansigtstid og forbinde. Afhængigt af størrelsen af dit hold overveje at planlægge en ugentligStand up møde, en biweekly happy hour eller en større månedlig samling.

4. Forbedre holdets effektivitet, når arbejdsbyrder er tunge

Mens du primært fokuserer på det store billede, opfordre dit team til at udvikle deres eget system til at styre deres arbejdsbyrde. Når der er meget at gøre, er det vigtigt, at de gør de rigtige ting, effektivt.

Foreslå tidsstyringsstrategier, der passer til deres individuelle stilarter, somTimeboxing.eller tid blokering.

Minimere mængden af møderTeam er forpligtet til at deltage. Find nye måder at kommunikere på, der ikke tager så meget tid.

Hjælp dit hold til at forstå hvadprojektledelseer og hvordan en organiseret plan sparer tid.

En af dine direkte rapporter vender sig altid i deres arbejde tidligt, og gennem samtaler lærer du, at de har brugt nogle nye strategier til at arbejde mere effektivt. Opmuntre denne person til at dele deres erfaring med holdet og overveje at skabe et fælles rum, hvor holdmedlemmer kan sende tidsbesparende tips, som de kommer på tværs af dem.

5. Ombord på et arbejdshåndteringsværktøj

Forestil dig at kunne se alt, hvad der foregår med hvert projekt og hvert holdmedlemI et enkelt sted. Tal om at spare tid. Brug af et arbejde eller projektstyringsværktøj gør det bare.

Når du vedtager et værktøjsstyringsværktøj, kan hvert holdmedlem se, hvordan deres arbejde føder til større hold- og virksomhedsinitiativer. Kommunikation sker inden for opgaver, så at finde de oplysninger, du har brug for, tager fem sekunder i stedet for fem minutter. Tidslinjer holder alle på sporet, fordi projekter kan ses individuelt eller sammen.

Du har læst alle opgaver og trin i din produktionsplan i et arbejdsbyrdehåndteringsværktøj, og arbejdet bevæger sig glat. Fordi alle holdmedlemmer har en visning af statusen, og hvor de passer i processen, kan du undgå konflikter og spare tid.

Det bedste arbejdshåndteringsværktøj er et hele dit hold bruger. Men det er vigtigt at sætte holdkonventioner og bedste praksis til at bruge dit værktøj. Ikke alene vil det gøre det lettere for dit team at vedtage dit nye værktøj, men det vil også reducere barrieren til indrejse, fordi dit hold ikke behøver at bekymre sig om, at de bruger værktøjet "forkert." Dit arbejdshåndteringsværktøj skal have enHow-to Guide og Videoer.For at hjælpe dig med at komme i gang - set lidt tid til side for at gå igennem dem med dit hold og etablere fælles konventioner.

Sæt dit hold op for succes

Føler du dig bemyndiget til at forbedre din tid og arbejdsbyrdeledelsesfærdigheder? Husk,arbejdsbyrde managementhandler om effektivt at tildele arbejde, administrere disse opgaver og opdatere interessenter på dine projekter. De tips, vi har skitseret ovenfor, kombineret med et arbejdshåndteringsværktøj som UDN Task Manager , kan hjælpe dig med at sortere gennem modstridende deadlines og prioriteter for at styre dit holds tunge arbejdsbyrde.