So verwalten Sie die Arbeitslast Ihres Teams effektiv

Haben Sie eine schwierige Zeit, die Arbeit an Ihrem Team delegierst? Du bist nicht allein. Als Führer haben Sie die große Verantwortung, Ihre Teammitglieder fokussierten, produktiv und auf dem richtigen Weg zu halten. Musst du auch Stellen Sie sicher, dass die Arbeitsbelastung Ihres Teams fair unterteilt ist . Organisation und Produktivitätsexperte, Julie Morgenstern. , setze es am besten: "Wenn Sie Ihre hohen Darsteller übertreffen, verlieren Sie sie, weil sie anfangen, die Tatsache zu ärgern, dass sie mehr tun." Das Bilanzen der Arbeitsbelastung Ihres Teams ist keine leichte Aufgabe und wir helfen Ihnen, Ihnen effektiv zu schaffen.

Was ist Workload-Management?

Workload-Management ist der Prozess, um die Arbeit in Ihrem Team effizient zu verteilen und zu verwalten. Wenn das Workload-Management erfolgreich erledigt ist, maximiert das Workload-Management die Mitarbeiterleistung und hilft, das Chaos zu schmelzen, und lassen Sie sich verlassen und Ihr Team fühlt sich am Ende eines jeden Tages zufrieden an, anstatt überwältigt zu sein. Teammitglieder fühlen sich zuversichtlich an ihr Arbeitsvolumen und liefern in einem schnelleren Tempo höherer Qualität.

Warum ist Workload-Management wichtig?

Die jüngsten Forschungen zeigen, dass 80% der globalen Wissensarbeiter das Gefühl berichten überarbeitet und in der Nähe des Burnouts . Weiter, vier von fünf (82%) der Mitarbeiter sagen, dass sie sich fühlen Weniger an der Arbeit engagiert wenn sie gestresst sind. Workload-Management ermöglicht es Ihnen, die Arbeit in Ihrem Team effektiver zu verteilen, um den Burnout nicht nur für betonte Mitarbeiter zu reduzieren, sondern verhindern, dass sie überarbeitet werden an erster Stelle. Workload-Management-Tools. Geben Sie Echtzeit-Einblick in die Aufgaben, in denen Ihr Team auf ihrem Teller hat, so dass Sie Ihre Teamarbeitsbelastung effektiv verwalten und das Gleichgewicht fördern, nicht Burnout.

Die fünfstufige Anleitung zum Workload-Management

Wenn Sie nicht viel Gedanken an das Workload-Management erhalten haben, sind Sie nicht allein. der Internationales Institut für Direktoren und Manager Berichte, dass nur wenige Menschen tatsächlich in dieser dringend benötigten Fähigkeit trainiert werden.

Die gute Nachricht gibt es Es gibt Werkzeuge, die Ihnen helfen können, alle zu behalten, und alles, was gleichzeitig vorwärts bewegt (siehe Artikel fünf unten). Aber um ein Werkzeug, um Ihnen wirklich zu helfen, Ihre Workloads Ihrer Teammitglieder zu verwalten, müssen Sie sicherstellen, dass Sie etwas von Ihrem anderen stellen Projektmanagement-Fähigkeiten sind in der Hauptform. Setzen Sie diese fünf Schritte in die Aktion ein, damit Sie die Arbeitslast Ihres Teams erfolgreich verwalten können.

1. Finden Sie die Arbeitslast und Kapazität Ihres Teams heraus

Mit der Arbeit Ihres Teams verstreut sich zwischen mehreren verschiedenen Projekt-Slips. , Pläne und Werkzeuge, es ist schwer zu verstehen, wie viel Totalarbeit Sie alle angehen müssen. Mit diesem Wissen ist der Schlüssel, um herauszufinden, wie viel jedes Teammitglied tut oder was sie annehmen können. Sie können an der Vergangenheit vorbeikommen und herausfinden, was die Arbeitsbelastung Ihres Teams eigentlich ist, indem Sie Ihre Pläne in Ordnung bringen:

1 Versetzen Sie eine vollständige Liste von Projekten und Prozesse, für die Ihr Team verantwortlich ist . Diese können Projekte sein, die Ihr Team fährt, oder kreuzfunktionelle Arbeiten, zu denen sie beitragen werden.

2 Bestimmen Sie den Umfang und den Zeitpunkt der Arbeit für jeden. Sind diese großen, komplexen Projekte mit mehreren Liefergegenständen oder sind diese kleiner in Geltungsbereich? Wie viel von jedem Projekt oder Prozess ist Ihr Team dafür verantwortlich?

3. Brechen Sie Projekte in kleinere Aufgaben und Arbeitsstreamente ab. Wenn Sie ein großes Bild verständnisvoll für die Arbeit Ihres Teams haben, verwenden Sie a Zusammenbruch der Arbeit Um es in kleinere Brocken zu brechen, damit Sie wissen können, wie ihre wöchentlichen oder täglichen Lasten aussehen.

4 Prioritäten der Arbeit basierend auf Bedeutung und Dringlichkeit . Auf diese Weise wissen Sie auch, was Ihr Team zuerst durch eine Angriffe braucht bedarf Beurteilung und kann besser planen, wenn Sie an jedem Projekt arbeiten.

Wenn Sie wissen, wie viel Arbeit Sie angehen müssen, ist jedoch nur noch die Hälfte der Gleichung. Sie müssen auch wissen, wie viel Bandbreite Ihr Team und jede Person hat. Wie viel hat jedes Teammitglied, nachdem Sie Treffen, Urlaube und wiederkehrende Verantwortlichkeiten berücksichtigt haben, die sich diesen Projekten widmen lassen? Bewerten Sie die Arbeitslast jedes Teammitglieds oder bitten Sie sie, dies für Sie zu tun, um ein Gefühl dafür zu bekommen, was sie sonst noch annehmen können.

Ihr Analytics-Team muss in Q2 neun verschiedene Berichte produzieren. Es ist eine Mischung aus Netto-Neuberichten, die länger dauert, und wiederholbare, für die sie bereits Systeme eingerichtet sind. Bevor Sie sie anfangen, sie an einzelne Teammitglieder zu ordnen, erhalten Sie ein Verständnis für den Timing (wann jeder ausgeliefert werden muss), Wichtigkeit (welche Arbeit ist diese Blockierung?), Und die Zeit, die Sie erwarten, dass sie mitnehmen kann, um jeden zu erstellen .

Basierend auf dieser Forschung wissen Sie jetzt, wie viel zusätzliche Arbeit Ihr Analytics-Team dafür verantwortlich ist. Möglicherweise haben Sie sogar entdeckt, dass es zu viel für die Bandbreite Ihres kleinen Teams ist, aber zu wissen, dass einige der Berichte mit niedriger Priorität sind, können weniger wichtige Anfragen zugunsten von mehr auswirkungsgerechten verschieben.

Effiziente Teams machen Dinge richtig, während effektive Teams das Richtige tun. Idealerweise möchten Sie Ihr Team stärken, um beide zu sein effizient und effektiv -In, um sicherzustellen, dass sie die richtigen Dinge richtig machen.

Wenn Sie noch nicht bereits, stellen Sie sicher, dass jeder in Ihrem Team dasselbe verwendet Arbeitsmanagement-Tool So haben sie Klarheit darüber, wer das tut, wann. Ihr Arbeitsmanagement-Tool sollte auch problemlos integrieren Mit Ihren Lieblings-Business-Tools verbringt Ihr Team also weniger Zeit, wodurch zwischen Apps wechselt und durch Tabellenkalkulationen gegriffen wird, und mehr Zeit auf ihre hohe Auswirkungen. Suchen Sie natürlich nach einem Arbeitsverwaltungswerkzeug, das über eine eingebaute Workload-Management-Komponente verfügt, sodass Sie die Teamarbeitsbelastung genau richtig verfolgen können, wo die Arbeit stattfindet.

2. Zerweisen Sie Ressourcen und brechen Sie individuelle Workloads auf

Nun, da Sie einen Überblick über alles haben, was Ihr Team tun muss, können Sie jetzt herausfinden, wer an was und wann arbeiten wird. Und während der Zuweisung der einzelnen Arbeitsteile unkompliziert klingen, wie die Sage-Leute auf der Harvard Business Review. Der Bericht hat darauf hingewiesen, dass es tatsächlich ziemlich kompliziert sein kann.

Ressourcenzuteilung. kann Ihnen helfen, verfügbare Ressourcen effektiv an eine Initiative zu erkennen und zuzuordnen. Wenn Sie noch nie die Ressourcenzuteilung ausprobiert haben, verwenden Sie diese fünf Tipps, um alle Workloads von allen zu halten, um alle ausgewogenen und überschaubaren Workloads zu halten:

Weisen Sie zuerst die höchste Prioritätsarbeit aus . Bestellen Sie Ihre Teamliste der TO-DOS und -projekte in Bezug auf Priorität, und arbeiten Sie zunächst die obersten Prioritäten.

Balance-Start- und Fälligkeitstermin . Nun, da Sie wissen, wer das tun wird, beginnen Sie mit der Planung jeder Aufgabe oder Projekt. Sie können auch Zeitmanagementstrategien implementieren, wie Zeitblockierung , um Teammitglieder dabei zu helfen, sorgfältiger über ihre Arbeit zu sein.

Stellen Sie sicher, dass Sie mit den richtigen Personen mit jeder Aufgabe oder dem Projekt zusammenhängen . Berücksichtigen Sie ihre Verfügbarkeit sowie ihre Fähigkeiten und Erfahrung.

Fügen Sie Ihr Team im Gespräch indem man sich fragen, welche zusätzliche Bandbreite, die sie glauben, sie haben. Nicht nur, dass sie ihre eigenen Workloads und Kapazität, die am besten wissen, aber sie werden auch mehr befugt fühlen, wenn Sie sie in die Planung einzubeziehen.

Immer jemand wissen lassen, warum Sie eine bestimmte Aufgabe zu ihnen sind zuweisen . Dies ist eine gute Möglichkeit, Engagement und Satz Erwartungen von vornherein zu erhöhen.

Sie müssen zwei Leute zur Arbeit auf Ad-Design für eine bevorstehende Kampagne und haben fünf Leute in Ihrem Team. Sie könnten die Arbeit zufällig zuweisen, aber Sie werden bessere Ergebnisse, wenn man sich die Teammitglieder Hintergründe aussehen (zB haben sie auf früheren Kampagnen gearbeitet, bevor?), Überprüfen Sie für alle Teammitglieder, die bereits überlastet werden kann, dann fragen Sie Ihren Top Picks, wenn sie das Gefühl haben, die Kapazität auf dieses neue Projekt zu übernehmen .

Workload Planung ist nicht immer so glatt, wie wir es möchten sein. Manchmal ist die Teammitglieder, die am besten für ein Projekt geeignet sind, sind bereits damit beschäftigt mit einem anderen, gleichermaßen mit hohen Priorität Initiative. Manchmal ist das gesamte Team in Crunch-Modus, und es ist schwer vorstellbar, mehr Arbeit, um ihre Platten hinzuzufügen. Zwar gibt es nicht immer eine perfekte Antwort sein kann, kann Ihr Team die Arbeitsbelastung im Voraus zu wissen, helfen Ihnen, diese Resourcing Probleme und Anschrift sie antizipieren, bevor sie treffen.

Wenn Sie beispielsweise wissen, dass es eine bevorstehende, mit einer kurzen Turnaround-Zeit lieferbar ist, können Sie eine niedrigere Prioritätsarbeit früher oder später im Monat verschieben? Wenn Sie ein Fenster in die Bandbreite Ihres Teams haben, sind Sie besser gerüstet, um ihnen dabei zu helfen, ihre Arbeitsbelastung zu verwalten - sowohl in der Nähe als auch in der Langzeit.

3. Überprüfen Sie mit Ihren Teammitgliedern ein und passen Sie die Arbeitsbelastung nach Bedarf an

Sogar die besten Pläne und Projektzeiten HIT BROADBLOCKS, und Sie müssen bereit sein, Anpassungen in Echtzeit vor der Versicherung von Fristen vorzunehmen.

Um zu verfolgen, wie jedes Teammitglied ihre aktuellen Workloads verwaltet, seien Sie proaktiv, indem Sie regelmäßig einstellen 1-1 Check-in mit Ihren Teammitgliedern Für Updates. Wenn diese Check-Ins offenbaren, dass ein Teammitglied mit Verantwortung überlastet ist, sollten Sie sehen, wer möglicherweise etwas anderes annehmen kann.

Wenn Sie Aufgaben oder Projekte neu zuordnen, können Sie mit Ihrem Team über die Änderungen kommunizieren, damit sie verstehen, warum sie jetzt in eine andere Richtung gezogen werden. Dies kann über a erfolgen Steuerung ändern . Beachten Sie alternativ die Coaching-Möglichkeiten, um ihnen zu helfen, effizienter und organisiert zu werden, und erkennen Ihre harte Arbeit Ihrer Teammitglieder immer an.

Sie haben bemerkt, dass zwei Ihrer Account-Manager nach der Nacht spät abends bleiben, und ein anderer ist Ihnen eine E-Mail in den frühen Morgenstunden. Dies könnte ein Zeichen sein, das sie überlastet sind. Planen Sie Check-Ins mit jeder Person in Ihrem Team, um zu sehen, wo sie mit ihrer Arbeit stehen; Angebot, Verantwortlichkeiten bei Bedarf zu verschieben oder zu verschieben, und geben Sie dem Coaching jedem, der ein Bedürfnis enthüllt. Wenn Sie sich noch nicht bereits, ein regelmäßiges Check-Ins für jedes Teammitglied einplanen, um ähnliche Probleme zu vermeiden, um in der Zukunft aufzuschneiden.

Beachten Sie zusätzlich zu 1-1 Check-Ins, um Zeit für teamweite Momente von Verbindung und Feier zu sparen. Ob Ihr Team im Büro ist, verteilt oder Fernbedienung Es ist wichtig, dass es wichtig ist, Gesichtszeit und Verbinden zu haben. Beachten Sie je nach Größe Ihres Teams eine wöchentliche Planung Treffen aufstehen , eine zweiwöchige Happy Hour oder eine größere monatliche Sammlung.

4. Verbessern Sie die Teameffizienz, wenn Workloads schwer sind

Während Sie sich hauptsächlich auf das große Bild konzentrieren, ermutigen Sie Ihr Team, ihr eigenes System zur Verwaltung ihrer Arbeitslast zu entwickeln. Wenn es viel zu tun gibt, ist es wichtig, dass sie die richtigen Dinge effizient machen.

Empfehlen Sie Zeitmanagementstrategien, die in ihren individuellen Stilen passen, wie Malboxing oder Zeitblockierung.

Minimieren Sie den Betrag der Meetings Das Team ist erforderlich, um teilzunehmen. Finden Sie neue Wege, um zu kommunizieren, dass dies nicht viel Zeit dauert.

Helfen Sie Ihrem Team, das zu verstehen, was Projektmanagement ist und wie ein organisierter Plan Zeit spart.

Einer Ihrer direkten Berichte wendet sich immer in ihrer Arbeit, und durch Gespräche lernen Sie, dass sie einige neue Strategien verwenden, um effizienter zu arbeiten. Ermutigen Sie diese Person, ihre Erfahrungen mit dem Team zu teilen, und ziehen Sie in Betracht, einen gemeinsamen Raum zu schaffen, in dem Teammitglieder zeitsparende Tipps posten können, während sie auf sie kommen.

5. Bord eines Arbeitsmanagement-Tools

Stellen Sie sich vor, Sie können alles sehen, was mit jedem Projekt und jedem Teammitglied eingeht an einem einzigen Ort . Sprechen Sie über sparende Zeit. Verwenden Sie ein Arbeits- oder Projektmanagement-Tool.

Wenn Sie ein Arbeitsmanagement-Tool annehmen, kann jedes Teammitglied sehen, wie sich ihre Arbeit in größere Team- und Unternehmensinitiativen ernährt. Die Kommunikation geschieht in Aufgaben, sodass die Informationen, die Sie benötigen, fünf Sekunden anstelle von fünf Minuten. Zeitpläne halten alle auf der Spur, weil Projekte einzeln oder zusammen gesehen werden können.

Sie haben alle Aufgaben und Schritte Ihres Produktionszeitplans in ein Workload-Management-Tool geladen, und die Arbeit bewegt sich reibungslos. Da alle Teammitglieder einen Blick auf den Status haben und wo sie in den Prozess passen, können Sie Konflikte vermeiden und Zeit sparen.

Das beste Arbeitsmanagement-Tool ist ein, das Ihr gesamtes Team verwendet. Es ist jedoch wichtig, Teamkonventionen und Best Practices für die Verwendung Ihres Tools zu setzen. Dies macht es nicht nur, dass Ihr Team Ihr neues Werkzeug erleichtert, sondern auch den Eintrag der Barriere reduzieren, da Ihr Team keine Sorgen machen muss, dass sie das Werkzeug "falsch" verwenden. Ihr Arbeitsmanagement-Tool sollte ein haben Anleitung und Videos Um Ihnen zu helfen, starten Sie ein paar Zeit, um diejenigen mit Ihrem Team durchzusetzen, und etablieren Sie gemeinsame Konventionen.

Setzen Sie Ihr Team für den Erfolg ein

Fühlen Sie sich befähigt, Ihre Zeit und Ihre Arbeitsbelastung zu verbessern? Führungsqualitäten ? Erinnere dich, Workload-Management Es geht um effizientes Zuweisen von Arbeiten, Verwalten dieser Aufgaben und Aktualisierung der Stakeholder auf Ihren Projekten. Die oben genannten Tipps, die wir oben umrissen haben, kombiniert mit einem Workmanagement-Tool wie [fünfzehn]UDN-Task-Manager