วิธีการจัดการภาระงานของทีมของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ

คุณมีการมอบหมายงานที่ยากลำบากให้กับทีมของคุณหรือไม่? คุณไม่ได้โดดเดี่ยว. ในฐานะผู้นำคุณมีความรับผิดชอบอย่างมากในการทำให้สมาชิกในทีมของคุณมุ่งเน้นการผลิตและติดตาม คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าภาระงานของทีมของคุณแบ่งเป็นธรรม. ผู้เชี่ยวชาญการจัดระเบียบและผลิตภาพจูลี่ morgensternใส่ให้ดีที่สุด: "ถ้าคุณทำงานหนักมากเกินไปคุณจะสูญเสียพวกเขาเพราะพวกเขาเริ่มที่จะไม่พอใจข้อเท็จจริงที่ว่าพวกเขากำลังทำอะไรมากขึ้น" การปรับสมดุลภาระงานของทีมของคุณไม่ใช่เรื่องง่ายและเราอยู่ที่นี่เพื่อช่วยให้คุณจัดการได้อย่างมีประสิทธิภาพ

การจัดการภาระงานคืออะไร

การจัดการภาระงานเป็นกระบวนการของการกระจายอย่างมีประสิทธิภาพและการจัดการงานในทีมของคุณ เมื่อเสร็จสิ้นการจัดการเวิร์กโหลดช่วยเพิ่มประสิทธิภาพของพนักงานและช่วยละลายความโกลาหลออกจากคุณและทีมของคุณรู้สึกพึงพอใจในตอนท้ายของแต่ละวันมากกว่าที่จะครอบงำ สมาชิกในทีมจะรู้สึกมั่นใจเกี่ยวกับปริมาณการทำงานของพวกเขาและส่งมอบงานที่มีคุณภาพสูงขึ้นอย่างรวดเร็ว

ทำไมการจัดการภาระงานจึงสำคัญ

งานวิจัยล่าสุดแสดงให้เห็นว่า 80% ของความรู้ความรู้ระดับโลกรายงานความรู้สึกทำงานหนักเกินไปและใกล้กับความเหนื่อยหน่าย. ต่อไปสี่จากห้า (82%) ของพนักงานบอกว่าพวกเขารู้สึกมีส่วนร่วมน้อยลงในที่ทำงานเมื่อพวกเขาเครียด การจัดการเวิร์กโหลดช่วยให้คุณสามารถแจกจ่ายงานในทีมของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นไม่เพียง แต่ลดความเหนื่อยหน่ายสำหรับพนักงานที่เครียด แต่ป้องกันพวกเขาจากความรู้สึกทำงานหนักเกินไปในที่แรก.เครื่องมือการจัดการภาระงานให้ข้อมูลเชิงลึกแบบเรียลไทม์เข้ากับงานที่ทีมของคุณมีบนจานของพวกเขาเพื่อให้คุณสามารถจัดการภาระงานของทีมได้อย่างมีประสิทธิภาพและส่งเสริมความสมดุลไม่เหนื่อยหน่าย

คำแนะนำห้าขั้นตอนในการจัดการภาระงาน

หากคุณยังไม่ได้คิดมากในการจัดการภาระงานคุณไม่ได้อยู่คนเดียว ที่สถาบันกรรมการและผู้จัดการระหว่างประเทศรายงานว่ามีคนไม่กี่คนที่ได้รับการฝึกฝนจริงในทักษะที่จำเป็นนี้

ข่าวดีก็คือมีเครื่องมือที่สามารถช่วยให้ทุกคนและทุกอย่างก้าวไปข้างหน้าพร้อมกัน (ดูรายการห้าด้านล่าง) แต่เพื่อให้เครื่องมือช่วยคุณจัดการภาระงานของสมาชิกในทีมของคุณคุณจะต้องทำให้แน่ใจว่าอื่น ๆ ของคุณทักษะการจัดการโครงการอยู่ในรูปร่างที่สำคัญ วางห้าขั้นตอนนี้ให้ทำงานเพื่อให้คุณสามารถจัดการภาระงานของทีมได้สำเร็จ

1. หาปริมาณงานและความจุของทีมของทีม

ด้วยงานของทีมของคุณกระจัดกระจายท่ามกลางหลายที่แตกต่างกันสรุปโครงการแผนและเครื่องมือเป็นเรื่องยากที่จะเข้าใจว่าคุณต้องใช้งานทั้งหมดเท่าใด การมีความรู้นั้นเป็นกุญแจสำคัญในการหาว่าสมาชิกในทีมแต่ละคนกำลังทำอะไรอยู่หรือสิ่งที่พวกเขาสามารถทำได้ คุณสามารถผ่านสิ่งที่ผ่านมาและคิดออกว่าภาระงานของทีมงานของคุณเป็นจริงโดยการวางแผนของคุณ:

1. รวบรวมรายการทั้งหมดของโครงการและประมวลผลทีมของคุณเป็นผู้รับผิดชอบ. เหล่านี้สามารถเป็นโครงการที่ทีมของคุณกำลังขับรถหรืองานข้ามงานพวกเขาจะมีส่วนร่วม

2. กำหนดขอบเขตและเวลาของการทำงานสำหรับแต่ละโครงการขนาดใหญ่และซับซ้อนเหล่านี้ที่มีการส่งมอบหลายอย่างหรือมีขอบเขตที่เล็กกว่านี้หรือไม่? ทีมงานของคุณมีความรับผิดชอบในแต่ละโครงการหรือแต่ละโครงการเท่าไหร่?

3. ทำลายโครงการเป็นงานที่เล็กลงและกระบวนการทำงานเมื่อคุณมีความเข้าใจในภาพรวมของทีมงานของคุณให้ใช้โครงสร้างการสลายการทำงานหากต้องการทำลายมันเป็นชิ้นเล็ก ๆ เพื่อให้คุณสามารถรู้ว่าโหลดรายสัปดาห์หรือทุกวันของพวกเขาเป็นอย่างไร

. จัดลำดับความสำคัญของงานขึ้นอยู่กับความสำคัญและความเร่งด่วน. ด้วยวิธีนี้คุณจะรู้ว่าทีมของคุณต้องการแก้ไขปัญหาครั้งแรกผ่านการประเมินความต้องการและสามารถกำหนดตารางเวลาได้ดีขึ้นเมื่อคุณจะทำงานในแต่ละโครงการ

รู้ว่างานที่คุณต้องการในการแก้ไขปัญหาเพียงครึ่งเดียวของสมการ นอกจากนี้คุณยังต้องรู้ว่าทีมงานของคุณมีแบนด์วิดท์มากแค่ไหนและแต่ละคนมี เมื่อคุณเข้าร่วมการประชุมบัญชีวันหยุดพักผ่อนและความรับผิดชอบที่เกิดขึ้นซ้ำแล้วจำนวนสมาชิกในทีมจำนวนเท่าใดที่จะอุทิศให้กับโครงการเหล่านี้หรือไม่? ประเมินภาระงานของสมาชิกในทีมแต่ละคนหรือขอให้พวกเขาทำเพื่อคุณเพื่อรับความรู้สึกของสิ่งที่พวกเขาสามารถทำได้

ทีม Analytics ของคุณต้องผลิตรายงานที่แตกต่างกันเก้ารายงานในไตรมาสที่ 2 มันเป็นการผสมผสานของรายงานใหม่สุทธิที่จะใช้เวลาในการสร้างและซ้ำ ๆ ที่พวกเขามีระบบตั้งค่าอยู่แล้ว ก่อนที่คุณจะเริ่มกำหนดให้พวกเขาออกไปยังสมาชิกในทีมแต่ละคนรับความเข้าใจในเวลา (แต่ละครั้งจะต้องส่งโดย) ความสำคัญ (การทำงานนี้ทำงานอะไร?) และระยะเวลาที่คุณคาดหวังว่าจะนำไปสู่การสร้างแต่ละครั้ง .

จากการวิจัยนี้คุณรู้ว่าทีมงานวิเคราะห์ของคุณมีความรับผิดชอบมากแค่ไหน คุณอาจค้นพบว่ามันมากเกินไปสำหรับแบนด์วิดธ์ของทีมเล็ก ๆ ของคุณ แต่การรู้ว่ารายงานบางอย่างมีความสำคัญต่ำสามารถเลื่อนคำขอที่สำคัญน้อยลงอย่างชาญฉลาดในความโปรดปรานของสิ่งที่มีผลกระทบมากขึ้น

ทีมที่มีประสิทธิภาพทำสิ่งที่ถูกต้องในขณะที่ทีมที่มีประสิทธิภาพทำสิ่งที่ถูกต้อง เป็นการดีที่คุณต้องการให้อำนาจทีมของคุณทั้งสองมีประสิทธิภาพและมีประสิทธิภาพ- เพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขากำลังทำสิ่งที่ถูกต้อง

หากคุณยังไม่ได้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนในทีมของคุณใช้เหมือนกันเครื่องมือการจัดการงานดังนั้นพวกเขาจึงมีความชัดเจนว่าใครกำลังทำอะไรอยู่เมื่อ เครื่องมือการจัดการงานของคุณควรได้อย่างง่ายดายผสานด้วยเครื่องมือทางธุรกิจที่คุณชื่นชอบดังนั้นทีมของคุณใช้เวลาสลับเวลาน้อยลงระหว่างแอพพลิเคชั่นและการขุดผ่านสเปรดชีตและใช้เวลามากขึ้นในการทำงานที่มีแรงกระแทกสูง และแน่นอนมองหาเครื่องมือการจัดการงานที่มีองค์ประกอบการจัดการเวิร์กโหลดในตัวเพื่อให้คุณสามารถติดตามภาระงานของทีมที่ทำงานได้

2. จัดสรรทรัพยากรและสลายภาระงานส่วนบุคคล

ตอนนี้คุณมีภาพรวมของทุกสิ่งที่ทีมของคุณต้องทำคุณสามารถคิดออกว่าใครจะทำงานกับสิ่งที่และเมื่อใด และในขณะที่การกำหนดงานแต่ละชิ้นอาจฟังดูตรงไปตรงมาเป็นคนปราชญ์ที่รีวิวธุรกิจฮาร์วาร์ดรายงานได้ชี้ให้เห็นว่าจริง ๆ แล้วมันอาจค่อนข้างซับซ้อน

การจัดสรรทรัพยากรสามารถช่วยให้คุณระบุและกำหนดทรัพยากรที่มีอยู่ให้กับความคิดริเริ่มได้อย่างมีประสิทธิภาพ หากคุณไม่เคยลองใช้การจัดสรรทรัพยากรก่อนให้ใช้เคล็ดลับห้าข้อนี้เพื่อให้ภาระงานของทุกคนมีความสมดุลและจัดการได้:

มอบหมายงานลำดับความสำคัญสูงสุดก่อน. สั่งซื้อรายชื่อทีมของทีมและโครงการของทีมในแง่ของลำดับความสำคัญและทำงานเกี่ยวกับการจัดลำดับความสำคัญสูงสุดก่อน

ยอดคงเหลือเริ่มต้นและวันที่ครบกำหนด. ตอนนี้คุณรู้ว่าใครกำลังทำอะไรอยู่เริ่มกำหนดการแต่ละงานหรือโครงการ นอกจากนี้คุณยังสามารถใช้กลยุทธ์การจัดการเวลาเช่นปิดกั้นเวลาเพื่อช่วยให้สมาชิกในทีมมีความตั้งใจมากขึ้นเกี่ยวกับงานของพวกเขา

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณจับคู่คนที่เหมาะสมกับแต่ละงานหรือโครงการ. คำนึงถึงความพร้อมใช้งานของพวกเขารวมถึงชุดทักษะและประสบการณ์ของพวกเขา

รวมทีมของคุณในการสนทนาโดยถามพวกเขาว่าแบนด์วิดธ์พิเศษที่พวกเขาเชื่อว่าพวกเขามี พวกเขาจะไม่เพียง แต่พวกเขาจะรู้ปริมาณงานของตัวเองและความสามารถในการผลิตที่ดีที่สุด แต่พวกเขาจะรู้สึกถึงพลังมากขึ้นเมื่อคุณเกี่ยวข้องกับพวกเขาในการวางแผน

ให้ใครบางคนรู้ว่าทำไมคุณถึงกำหนดงานเฉพาะให้กับพวกเขา. นี่เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการเพิ่มการมีส่วนร่วมและกำหนดความคาดหวังตั้งแต่เริ่มต้น

คุณต้องใช้คนสองคนในการทำงานกับการออกแบบโฆษณาสำหรับแคมเปญที่กำลังจะมาถึงและมีห้าคนในทีมของคุณ คุณสามารถกำหนดงานแบบสุ่ม แต่คุณจะได้รับผลลัพธ์ที่ดีกว่าหากคุณดูพื้นหลังของสมาชิกในทีม '(เช่นพวกเขาทำงานกับแคมเปญก่อนหน้านี้มาก่อนหรือไม่) ตรวจสอบสมาชิกในทีมที่อาจได้รับการโอเวอร์โหลดแล้ว เลือกถ้าพวกเขารู้สึกว่าพวกเขามีความสามารถในการดำเนินโครงการใหม่นี้ .

การวางแผนปริมาณงานไม่ราบรื่นเท่าที่เราต้องการ บางครั้งสมาชิกในทีมที่เหมาะที่สุดสำหรับโครงการกำลังยุ่งอยู่กับความคิดริเริ่มที่มีลำดับความสำคัญสูงอย่างเท่าเทียมกัน บางครั้งทีมงานทั้งหมดของคุณอยู่ในโหมด Crunch และเป็นเรื่องยากที่จะจินตนาการถึงการเพิ่มงานลงในแผ่นของพวกเขามากขึ้น ในขณะที่อาจไม่มีคำตอบที่สมบูรณ์แบบเสมอการรู้ว่าภาระงานของทีมของคุณล่วงหน้าสามารถช่วยให้คุณคาดหวังปัญหาการจัดหาทรัพยากรเหล่านี้และกล่าวถึงพวกเขาก่อนที่พวกเขาจะโดน

ตัวอย่างเช่นถ้าคุณรู้ว่ามีการที่จะเกิดขึ้นที่ส่งมอบมีความสำคัญสูงมีเวลาตอบสนองระยะสั้นที่คุณสามารถเปลี่ยนการทำงานมีความสำคัญลดลงก่อนหน้านี้หรือหลังจากนั้นในเดือน? เมื่อคุณมีหน้าต่างเข้าไปในแบนด์วิดธ์ของทีมที่คุณกำลังติดตั้งดีกว่าที่จะช่วยให้พวกเขาจัดการภาระงานทั้งของพวกเขาใน near- และระยะยาว

3. ตรวจสอบในกับสมาชิกในทีมของคุณและปรับปริมาณงานตามความจำเป็น

แม้แต่ที่ดีที่สุดวางแผนและไทม์ไลน์โครงการตีอุปสรรคและคุณจะต้องมีการเตรียมที่จะทำการปรับเปลี่ยนในเวลาจริงก่อนที่จะกำหนดเวลาที่จะพลาด

เพื่อติดตามดูว่าสมาชิกแต่ละคนในทีมมีการจัดการปริมาณงานปัจจุบันของพวกเขาจะเป็นเชิงรุกโดยการตั้งค่าปกติ1-1 เช็คอินกับสมาชิกในทีมของคุณสำหรับการปรับปรุง หากผู้ที่เช็คอินเผยให้เห็นว่าสมาชิกในทีมรู้สึกมากเกินไปกับความรับผิดชอบที่ตรวจสอบเพื่อดูว่าใครอาจจะสามารถที่จะใช้ในสิ่งอื่น

เมื่อคุณมอบหมายงานหรือโครงการให้แน่ใจว่าการสื่อสารกับทีมงานของคุณเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงเพื่อให้พวกเขาเข้าใจว่าทำไมพวกเขากำลังในขณะนี้ถูกดึงไปในทิศทางที่แตกต่างกัน ซึ่งสามารถทำได้ผ่านทางเปลี่ยนกระบวนการควบคุม. อีกวิธีหนึ่งคือการฝึกพิจารณาโอกาสที่จะช่วยให้พวกเขากลายเป็นมีประสิทธิภาพมากขึ้นและการจัดระเบียบและมักจะรับรู้การทำงานอย่างหนักของสมาชิกในทีมของคุณ

คุณเคยสังเกตเห็นว่าทั้งสองของผู้จัดการบัญชีของคุณจะอยู่ดึกหลังจากที่คืนและอีกหนึ่งคือการส่งอีเมลคุณในกระจ้อยร่อยชั่วโมงของเช้า นี้อาจเป็นสัญญาณที่พวกเขากำลังมากเกินไป ตารางการเช็คอินกับแต่ละคนในทีมของคุณเพื่อดูว่าพวกเขายืนอยู่กับการทำงานของพวกเขา; ข้อเสนอการเปลี่ยนแปลงหรือ Defer ความรับผิดชอบหากมีความจำเป็นและให้การฝึกให้ทุกคนที่เผยให้เห็นความจำเป็น หากคุณไม่ได้อยู่แล้วกำหนดเวลาเช็คอินปกติ ins สำหรับสมาชิกแต่ละคนในทีมก้าวไปข้างหน้าเพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาที่คล้ายกันปลูกพืชขึ้นในอนาคต

นอกเหนือไปจาก 1-1 เช็คอินให้แน่ใจว่าจะประหยัดเวลาสำหรับช่วงเวลาที่ทีมกว้างของการเชื่อมต่อและการเฉลิมฉลอง ไม่ว่าจะเป็นทีมงานของคุณในสำนักงานกระจายหรือระยะไกลมันเป็นสิ่งสำคัญที่จะมีเวลาใบหน้าและการเชื่อมต่อ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับขนาดของทีมงานของคุณให้พิจารณาการวางแผนรายสัปดาห์ลุกขึ้นยืนประชุมเป็นชั่วโมงแห่งความสุขรายปักษ์หรือรายเดือนการชุมนุมขนาดใหญ่

4. การปรับปรุงประสิทธิภาพของทีมเมื่อปริมาณงานที่หนัก

ขณะที่คุณกำลังมุ่งเน้นในภาพใหญ่ขอแนะนำให้ทีมงานของคุณในการพัฒนาระบบของตัวเองในการจัดการภาระงานของพวกเขา เมื่อมีจำนวนมากที่จะทำมันเป็นสิ่งสำคัญที่พวกเขากำลังทำสิ่งที่ถูกต้องได้อย่างมีประสิทธิภาพ

แนะนำกลยุทธ์การจัดการเวลาที่เหมาะสมกับสไตล์ของแต่ละบุคคลของพวกเขาเช่นเวลากล่องเวลาหรือปิดกั้นเวลา

ลดปริมาณของการประชุมทีมจะต้องเข้าร่วม หาวิธีการใหม่ในการสื่อสารที่ไม่ได้ใช้เป็นเวลามาก

ช่วยให้ทีมงานของคุณเข้าใจสิ่งที่การจัดการโครงการและวิธีการวางแผนการจัดระเบียบจะช่วยประหยัดเวลา

หนึ่งในรายงานโดยตรงของคุณมักจะเปิดในการทำงานของพวกเขาในช่วงต้นและผ่านการสนทนาที่คุณได้เรียนรู้ว่าพวกเขาได้รับการใช้กลยุทธ์ใหม่ ๆ ในการทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น ส่งเสริมให้คนที่จะแบ่งปันประสบการณ์ของพวกเขากับทีมงานและพิจารณาการสร้างพื้นที่ที่ใช้ร่วมกันที่สมาชิกในทีมสามารถโพสต์เคล็ดลับที่ช่วยประหยัดเวลาที่พวกเขาเจอพวกเขา

ทีมงานที่มีประสิทธิภาพจะทำสิ่งที่ถูกต้องในขณะที่ทีมงานที่มีประสิทธิภาพจะทำสิ่งที่ถูกต้อง อุดมคติที่คุณต้องการที่จะช่วยให้ทีมงานของคุณจะเป็นได้ทั้งมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลเพื่อ -in เพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขากำลังทำสิ่งที่ถูกต้องที่เหมาะสม

หากคุณไม่ได้อยู่แล้วให้แน่ใจว่าทุกคนในทีมของคุณใช้เดียวกันเครื่องมือการจัดการงานเพื่อให้พวกเขามีความชัดเจนเกี่ยวกับผู้ที่ทำในสิ่งที่โดยเมื่อ เครื่องมือการจัดการการทำงานของคุณได้อย่างง่ายดายนอกจากนี้ยังควรผสานด้วยเครื่องมือทางธุรกิจที่คุณชื่นชอบเพื่อให้ทีมงานของคุณใช้เวลาน้อยกว่าการสลับระหว่างแอปและขุดผ่านสเปรดชีตและเวลามากขึ้นในการทำงานผลกระทบสูงของพวกเขา และแน่นอนมองหาเครื่องมือการจัดการงานที่ได้ในตัวองค์ประกอบการจัดการภาระงานเพื่อให้คุณสามารถติดตามทีมภาระงานที่เหมาะสมที่เกิดขึ้นในการทำงาน

5. ออนบอร์ดเป็นเครื่องมือการจัดการการทำงาน

ลองจินตนาการถึงความสามารถที่จะเห็นทุกอย่างที่เกิดขึ้นกับทุกโครงการและสมาชิกทุกคนในทีมในสถานที่เดียว. พูดคุยเกี่ยวกับการประหยัดเวลา การใช้งานหรือโครงการเครื่องมือในการจัดการไม่เพียงแค่นั้น

เมื่อคุณรับเครื่องมือการจัดการงานสมาชิกทุกคนสามารถดูว่าการทำงานของพวกเขาฟีดเข้าสู่ทีมที่มีขนาดใหญ่ขึ้นและความคิดริเริ่มของ บริษัท การสื่อสารเกิดขึ้นภายในภารกิจดังนั้นการค้นหาข้อมูลที่คุณต้องการใช้เวลาห้าวินาทีแทนที่จะเป็นห้านาที ไทม์ไลน์ทำให้ทุกคนติดตามเนื่องจากโครงการสามารถดูได้เป็นรายบุคคลหรือร่วมกัน

คุณโหลดงานและขั้นตอนทั้งหมดของตารางการผลิตของคุณลงในเครื่องมือการจัดการเวิร์กโหลดและงานกำลังเคลื่อนที่อย่างราบรื่น เนื่องจากสมาชิกในทีมทุกคนมีมุมมองของสถานะและที่เหมาะสมในกระบวนการคุณสามารถหลีกเลี่ยงความขัดแย้งและประหยัดเวลาได้

เครื่องมือการจัดการงานที่ดีที่สุดคือทีมงานทั้งหมดของคุณกำลังใช้งานอยู่ แต่สิ่งสำคัญคือการตั้งค่าการประชุมทีมและแนวปฏิบัติที่ดีที่สุดในการใช้เครื่องมือของคุณ ไม่เพียง แต่จะทำให้ทีมงานของคุณใช้งานใหม่ได้ง่ายขึ้น แต่จะช่วยลดอุปสรรคในการเข้าเพราะทีมของคุณไม่ต้องกังวลว่าพวกเขากำลังใช้เครื่องมือ "ไม่ถูกต้อง" เครื่องมือการจัดการงานของคุณควรมีวิธีการแนะนำและวิดีโอเพื่อช่วยให้คุณเริ่มต้นตั้งเวลาบางครั้งเพื่อไปเรียนกับทีมของคุณและสร้างการประชุมที่ใช้ร่วมกัน

ตั้งทีมของคุณเพื่อความสำเร็จ

คุณรู้สึกว่ามีอำนาจในการปรับปรุงเวลาและปริมาณงานของคุณหรือไม่ทักษะการจัดการ? จดจำ,การจัดการภาระงานเป็นเรื่องเกี่ยวกับการมอบหมายงานอย่างมีประสิทธิภาพจัดการงานเหล่านั้นและอัปเดตผู้มีส่วนได้เสียในโครงการของคุณ เคล็ดลับที่เราได้อธิบายไว้ข้างต้นรวมกับเครื่องมือการจัดการงานเช่น ผู้จัดการงาน UDN สามารถช่วยคุณจัดเรียงตามกำหนดเวลาที่ขัดแย้งกันและลำดับความสำคัญเพื่อจัดการภาระงานหนักของทีมของคุณ