Váš průvodce začít s řízením projektového portfolia

Pokud spravujete různé iniciativy napříč týmy a odděleními, víte, jak těžké to může být získat a sdílet jasnost. Nástroje pro správu projektů nabízejí způsob, jak organizovat a vykonávat práci pro jednu iniciativu, ale získat jasnost přes týmy a oddělení, potřebujete správu portfolia projektu.

Co je správa portfolia projektu?

Projektový portfolio Management (ppm) je centralizovaná správa více projektů. S managementem portfolia projektu získáte viditelnost napříč projekty a iniciativami, abyste mohli připojit každodenní práci vašeho týmu na organizační strategii vaší společnosti. Od strategie k provedení,Nástroje pro správu portfolia projektuPomozte sledovat své obchodní priority a vidět velký obrázek.

Project Portfolio Management vs. projektový management: Jaký je rozdíl?

Pokud jste obeznámeni sprojektový managementVíš víte, že je to skvělý způsob, jak plánovat, spravovat a provést svou práci. Řízení projektu může pomoci vašemu týmu a zlepšovat setýmová spoluprácena konkrétní iniciativě. PPM, na druhou stranu, pomáhá spravovat více projektů a rozsáhlých iniciativ.

Řízení projektového řízení i projektového portfolia jsou podmnožinamiManagement práce, což je systematický přístup k koordinaci práce v průběhu vaší organizace - od projektů a probíhajících procesů až po rutinní úkoly - řídit jasnost. Můžete využít řízení portfolia projektu, pokud:

Potřebujete způsob, jak organizovat a sledovat více projektů a priorit vašeho týmu.

Executive zainteresované strany potřebují snadný způsob, jak vizualizovat pokrok v různých iniciativách.

Potřebujete jasnější způsob, jak připojit každodenní práci na strategické cíle.

Role & amp; Odpovědnost v oblasti řízení projektových portfolia

Stejně jako projektový management, existují některé klíčové PPM role a povinnosti. S těmito rolemi se můžete ujistit, že každý chápe nejen svou vlastní odpovědnost v rámci projektového týmu, ale to, co jsou všechny ostatní odpovědnosti členů týmu také.

Správce portfolia projektu

Jak můžete očekávat, že Project Portfolio Manager je osoba, která vytváří a spravuje portfolio projektu. Jako správce portfolia projektu, nemusí být projektový manažer pro každý projekt ve vašem portfoliu, ale je to vaše práce, abyste se ujistili, že projekty ve vašem portfoliu jsou aktuální a mají relevantní, nedávné aktualizace stavu. Plánovat se časně kontrolovat jednotlivé projektové manažery, aby se rozvíjel kadenceZprávy o stavu projektu .

Výkonné zúčastněné strany

Executive zainteresované strany jsou jakékoli členy týmu nebo vedoucí pracovníci společnosti, kteří potřebují vysoký pohled na to, co se děje v iniciativách portfolia. Například, pokud spravujete tým v rámci marketingového oddělení, může být CMO nebo vedoucí marketingu výkonným zainteresovaným stranou pro vaše portfolio.

Správce programu

A programový manažermá podobnou roli projektu Project Portfolio Manager. Hlavním rozdílem mezi dvěma rolemi a technikami pro správu je, že programový manažer má na starosti propojené projekty, zatímco správce portfolia projektu nemusí být. Například programový manažer může spravovat více projektů, které souvisí s konkrétním spuštěním produktu marketingu, zatímco projektový portfolio projektu by řídil více projektů v rámci marketingového oddělení, což nemusí být přímo připojeno.

Správce projektu

Ano, stále existují projektové manažeři v řízení projektového portfolia! Projektoví manažeři mohou vlastnit jednotlivé projekty ve větším portfoliu. V závislosti na velikosti a rozsahu portfolia mohou být některé projekty také vlastnit a spravovány správcem portfolia projektu.

Členové projektového týmu

Každý, kdo pracuje na projektech v portfoliu, je součástí projektového týmu. Váš projektový tým může být cross-funkční skupina členů z různých oddělení ve vaší společnosti, nebo by mohly být tradičními členy týmu. Hlavním rozdílem mezi "projektovým týmem" a "týmem" je, že projektový tým je skupina, která spolupracuje po dobu trvání projektu před rozptýlení.

Výhody řízení portfolia projektu

Management portfolia projektu vám pomůže a relevantní zainteresované strany projektu získat pohled na ptačího oka přes rozsáhlé projekty a iniciativy. Při správném používání, ppm vám může pomoci vidět velký obrázek a učinit lepší strategická rozhodnutí. Týmy, které používají nástroje pro správu portfolia projektu, využívají:

Zvýšená viditelnost

Více Alignment

Na vysoké úrovni, holistické plánování

In-A-Glance Insight

Více času na kreativní a strategickou práci

Průběh projektu v reálném čase

Rychlejší rozhodování

Chcete-li těžit z ppm, potřebujete velký nástroj pro správu portfolia projektu

Řízení portfolia projektu je součástí většího systému práce: managementu práce. Pro použitíSoftware pro správu portfolia projektuEfektivně potřebujete nástroj, který vám pomůže připojit svou strategii pro vaši každodenní práci, získejte pohled z ptačí perspektivy na celou svou práci a zůstat aktualizován v reálném čase. Existují tři musí mít funkce pro správu portfolia projektu projektu:

Aktualizace stavu reálného času

Jednou z hlavních hodnot správy projektového portfolia je schopnost získat velký obraz porozumění pokroku každého projektu v rámci portfolia. Chcete-li tak učinit, ujistěte se, že váš nástroj pro správu portfolia projektu nabídnereporting.funkce na úrovni projektu i portfolia. Tímto způsobem se začínají zainteresované strany při pohledu na úrovni portfolia dostat na úrovni portfolia, pak vyvrtat do jakýchkoli aktualizací specifických projektu specifické projektu.

Časová osa a amp; Sledování závislosti

Protože portfolio se skládá z mnoha komplexních projektů, ujistěte se, že váš projektový portfolio software projektu nabízí způsob, jak zobrazit časovou osu všech projektů ve vašem portfoliu a veškeré závislosti v nich. SGantt-graf jako výhledMůžete identifikovat klíčové milníky a termíny pro každý projekt a zajistit, aby se věci pohybovaly hladce.

Správa pracovního zatížení

Správa pracovního zatížení vám může pomoci rozvíjet a sledovatPlán řízení zdrojů. SNástroje pro správu pracovního zatížení, Máte jasný pocit odpovědnosti a dodávek Váš projektový tým má napříč všemi projekty v rámci portfolia. Tímto způsobem, pokud potřebujete provádět změny v plánu správy zdrojů, můžete si představit, kdo má šířku pásma a kdo v týmu je blízko k vyhoření.

PPM procesy a osvědčené postupy

Správa portfolia projektu funguje nejlépe, když budete udržovat aktualizované portfolio v reálném čase. Jako správce projektového portfolia, je vaše práce pravidelně kontrolovat s jednotlivými projektovými manažery a zajistit, aby jejich projekty byly přesné. Tímto způsobem, vy a všechny exekutivní zúčastněné strany se mohou domovat na jakékoli riziko nebo mimo provozní projekty a kurz správné, přičemž zajišťování projektů tratí jsou přesně zarovnány s strategickými cíli vaší společnosti.

Chcete-li začít s ppm, postupujte podle těchto pěti jednoduchých kroků:

Krok 1: Zarovnejte své portfolio na obchodní cíle

PPM vám může pomoci připojit každodenní práci na strategické cíle, ale aby bylo možné to udělat nejúčinněji, potřebujete vědět, jaké strategické cíle, ke kterému se připojujete. Pokud vaše společnost nastaví ročně nebo čtvrtletní cíle, můžete mít různé cíle odlety od cílů příjmů k cíli redukce redukce. Objasnit, které strategické cíle neboOkrs.Vaše portfolio přispívá a jak.

Krok 2: Přidat projekty

Vaše portfolio by mělo zahrnovat všechny relevantní projekty. Ujistěte se, že přidáte správné projekty, a upřednostnit je v pořadí podle potřeby. Jako správce portfolia projektu, nějaký čas se připojit s jednotlivými manažery projektu, aby se zarovnal, jak každý projekt v portfoliu se připojí k vašim strategickým cílům. Nakonec se ujistěte, že neexistují žádné související projekty, které jste nezahrnili do svého portfolia.

Krok 3: Sdílejte své portfolio s výkonnými zúčastněnými stranami

Portfolio je nástroj, který vám pomůže zarovnat s vaším projektovým manažerům a lépe upřednostňovat projektová práce, ale je to také způsob, jak pro začínající zúčastněné strany dostávají pohled na iniciativy z ptačí perspektivy po svém oddělení. Ujistěte se, že mají snadný přístup k softwaru PPM. Když manažeři mohou dostat v reálném čase vhled do pokroku projektu, mohou učinit lepší rozhodnutí.

Krok 4: Získejte aktualizace projektu v reálném čase

Ujistěte se, že vaši projektoví manažeři pravidelně aktualizují své individuální projekty. Tímto způsobem se vaše portfolio stane kontrolou mise vašeho týmu pro všechny vaše iniciativy. Můžete vidět tyto na jednom místě, takže můžete lépe vizualizovat závislosti, identifikovat nové příležitosti projektu a pomoci projektům, které jsou ohroženy.

Krok 5: Použijte své portfolio pro správu zdrojů

Kromě pomoci a klíčovým zúčastněným stranám zůstat aktuální informace o pokroku projektu, portfolio je výkonným nástrojem pro správu zdrojů. V průběhu plánování projektu každého projektu budete pravděpodobně vytvořeniPlán řízení zdrojů. Pokud ale uvidíte projekt padající z trati z pohledu ptačího portfolia portfolia, můžete přerozdělit dostupné zdroje napříč projekty, které budou řešit tento problém. Ujistěte se, že vaše ppm nástroj nabízíSoftware pro správu pracovního zatíženízvýšit viditelnostPřidělení zdrojů a redistribuce .

Viz velký obrázek s managementem portfolia projektu

Ppm je nejlepší způsob, jak spolupracovat s a napříč týmem. Získejte ptačí pohled na všechny vaše iniciativy na jednom místě, takže můžete sledovat správné metriky na správném místě.

Připraven vyzkoušet Project Portfolio Management? Dozvědět se víc oSprávce úloh UDN PortfoliaAbychom vám pomohli bez námahy spojit všechny vaše iniciativy na jednom místě.