Tipy k vytvoření hodnocení potřeb pro zvýšení účinnosti týmu

souhrn

Posouzení potřeb je způsob určování potřeb, jinak známých jako "mezery" mezi současnými a požadovanými výsledky. Při správném použití, toto hodnocení poskytuje cenný vhled do procesů vašeho týmu a zdůrazňuje oblasti pro zlepšení efektivity.

Když vyvažujete více iniciativ růstu a nových projektů, je těžké znát, které zlepšení týmu upřednostňuje. Kde začnete?

V případě pochybností vyzkoušet posouzení potřeb. Posouzení potřeb pomáhá určit nejdůležitější procesní mezery, takže můžete dosáhnout požadovaného výsledku v nejkratším čase. Nejenže posuzuje vaše současné procesy, které vám poskytnou vhled do toho, jak váš tým funguje, ale může také pomoci identifikovat oblasti potenciální zlepšení účinnosti.

Redukcepráce o prácia zefektivnění procesů nezvyšuje produktivitu - také to zvyšujeTým Morale. Poslechem členů vašeho týmu a zlepšení jakýchkoli bolestných procesů, můžete jim pomoci dosáhnout jejich nejvyššího dopadu práce rychleji. Přečtěte si, abyste se naučili, jak vytvořit posouzení potřeb.

Co je třeba posouzení potřeb?

Posouzení potřeb je proces pro stanovení potřeb nebo "mezer" mezi současným a požadovaným výsledkem.

A je příležitostí ke zlepšení v rámci určitého procesu nebo systému. Když identifikujete-a vyřešete-potřeby, můžete jednat o potenciálních nových příležitostech, jako je výroba procesů efektivnější, zefektivněnípřidělení zdrojůa identifikace mezer zdrojů ve vašemAktuální pracovní postup .

Řekněte například, že váš tým pracuje na procesu organizovat data zákazníků. Posouzení potřeb by bylo skvělým způsobem, jak pochopit, pokud mezery existují v procesu sběru dat, jako jsou chybějící nebo nepřesné informace, a kde interní zdroje by mohly být lépe využívány.

Jaký je účel hodnocení potřeb?

Účelem posouzení potřeb je identifikovat oblasti v rámci procesu, který potřebuje zlepšení. Použijte hodnocení potřeb na stávající procesy pro analýzu dat a informovat vnitřní změny.

Příklady procesů, které můžete využít posouzení potřeb, které mají být dosaženo, zahrnují:

Proces pro automatizaci duplicitní manuální práce.

Procesu cesty zákazníka, která je nedostatečná.

To může být náročné, aby přesně určit, kde jsou potřeba vylepšení. Když potýkáte s více oblastmi příležitostí, analýza potřeb vám může pomoci identifikovat nejlepší oblasti zlepšení.

Otázky

Posouzení potřeb je skvělý způsob, jak zlepšit procesy, ale není vždy snadné začít. Během posouzení potřeb, budete klást otázky, abyste se dostali ke dnu, proč se tato potřeba děje. Chcete-li začít, podívejte se na nějaké příklady, abyste získali lepší pochopení dat, které hledáte.

Úspěšné otázky

Otázky výkonu

Provozní otázky

Identifikační potřeby vyžaduje týmovou komunikaci, řešení problémů problémů a nápady mimo the-box. Použijte tyto otázky jako skákání mimo bod, aby se míč válcování. Jakmile víte, které otázky se ptáte, můžete začít shromažďovat data.

Jak provést posouzení potřeb

Posouzení potřeb je skvělý způsob, jak analyzovat a interpretovat relevantní data. Chcete-li to provést, musíte pochopit základní potřeby vašeho týmu, stejně jako celkový proces procesu.

Zapojte pomoc klíčových zúčastněných stran, fondů a rozhodovacích orgánů a sbírejte zpětnou vazbu prostřednictvím schůzek nebo brainstormingu. Nicméně se rozhodnete začít, zde jsou čtyři kroky, které budou následovat při provádění posouzení potřeb.

1. Identifikujte potřeby svého týmu

Chcete-li určit mezery mezi existujícími a ideálními procesy, musíte nejprve pochopit, jak vypadá ideální proces. Jasné cíle jsou nejlepším způsobem, jak zajistit, že vytvoříte měřitelné, akční a výsledky orientované hodnocení.

Než začnete sbírat a analyzovat informace pro posouzení potřeb potřeb, určitě časem zvážit požadované výsledky. Nastavit cíle a shromažďovat údaje o oblastech možnosti plánovat termíny a pochopit zamýšlený výsledek.

Členové týmu jsou pravděpodobně blíže k procesu, než jste, a mají cenný pohled na potenciální zlepšení procesu. Shromážděte zpětnou vazbu z vašeho projektového týmu nebo hostíte generálbrainstorming sezeníidentifikovat největší mezery vašeho týmu.

Práce s vaším týmem odpovědět na následující otázky:

Jaké potřeby se snažíte vyřešit?

Jak je tento proces aktuálně implementován?

Kde jsou největší příležitostné mezery?

Jaké jsou vaše požadované výsledky?

Hledáte vyřešit konkrétní problém nebo obecnější proces?

Máte jasné, měřitelné zdroje dat?

Jak budete měřit úspěch?

2. Sbírejte interní informace

Dále shromažďujte informace o tom, jak nejlépe vyřešit identifikované mezery. Nezapomeňte, že cílem hodnocení potřeb je pochopit, jak se dostat z vašeho současného procesu na požadovaný výsledek.

Shromažďují data z různých oddělení a zúčastněných stran, které jsou nejblíže procesu. V tomto okamžiku jste již brainstored s vaší blízkými projektovými členy týmu, ale je také důležité pochopit, co vaše příčné funkční partneři potřebují také z tohoto zlepšení procesu. Za účelem vytvoření dobrých potřeb potřeb potřebujete podrobné informace, takže povzbuzujte zúčastněné strany, aby se podílely na hloubkové údaje o jejich specifických potřebách. Čím více informací, které máte, tím pravděpodobnější je vaše hodnocení potřeb uspět.

Některé otázky, které je třeba zvážit při shromažďování informací obsahují:

Kde jsou potřeba zlepšení?

Proč jsou aktuální metody, které jsou podřízeny?

Máme dostatek prostředků k provedení úspěšnějšího procesu?

Tyto otázky vám pomohou shromáždit potřebné detaily, které se budou pohybovat na kroku tři.

3. Shromážděte externí informace

Shromáždili jste informace z vašeho projektového týmu a z křížových funkčních zúčastněných stran, vše, co je vlevo, je shromažďovat informace z externích zdrojů. Získání informací z externích zdrojů, kromě vašich interních spolupracovníků, dává vám pohled z očí ptáka z začátku do konce.

Existují více způsobů, jak shromáždit externí informace o vaší cílové skupině, včetně:

Dotazníky zákazníků: Slouží k shromažďování dat rychlých, vysokých zákazníků z více geografických lokalit.

Zaměřit se na skupiny: Slouží k shromažďování informací o hloubkách od konkrétní zeměpisné polohy.

Je také dobrý nápad získat čerstvý pár očí, aby následoval proces od začátku do konce, aby se zachytil další neefektivnost. Zatímco typ potřeb potřeb, kterou používáte, bude záviset na vaší situaci, měli byste se rozhodnout pro ten, který vám dává nejlepší šanci napravit neefektivnost.

4. Použijte data

V tomto okamžiku jste shromáždili všechny informace, které můžete. Jediná věc, kterou zbývá udělat, je použít výsledky hodnocení potřeb a poznatků pro informování o zlepšení procesu.

Použijte informace, které jste shromáždili v krocích jeden přes tři, abyste transformovali data hodnocení potřeb do kumulativní zprávy. Kromě poznámek, podrobností a pozorování, které jste provedli během brainstormingu, přidejte souhrn dokumentující další kroky. Zejména, jaké fáze, technická pomoc, vzdělávací programy a další komponenty, které vám pomohou implementovat změny procesu.

Provádění výsledků hodnocení vašich potřeb bude trvat čas. Ujistěte se, že váš tým má efektivní proces, který by vedl ke zlepšení, jako je:

Nástroje pro správu projektů: Pomozte organizovat informace a komunikovat s členy týmu.

Správa změn: Pomáhá s dokumentačním potřebám a změny mezery.

Řízení obchodních procesů (BPA): Pomáhá analyzovat a zlepšit procesy.

Plánování implementace procesu: Nastiňuje kroky potřebné k dosažení sdíleného cíle.

3 typy technik pro posuzování potřeb

Existuje mnoho různých metod sběru dat - od kvantitativních technik, jako jsou průzkumy k kvalitativním technikám, jako jsou fokusové skupiny.

Posouzení potřeb poskytují klíčové údaje o stávajících procesech a nápovědě týmech vytvářejí efektivnější systémy. Zde jsou tři z nejoblíbenějších metod sbírání dat.

Dotazníky:Dotazníky a rozhovory jsou nejoblíbenějšími metodami pro sběr potřebných dat. Dotazník je forma hladiny povrchu s obecným, ano nebo ne otázkami. To je skvělý způsob, jak najít rychlé informace, jako když hodnotíte efektivitu své identity značky.

Průzkumy:Mnoho týmů používá průzkumy pro shromažďování externích informací o zkušenostech zákazníků. Průzkumy často zahrnují otevřené otázky, takže poskytují podrobnější informace než dotazníky. To je skvělý způsob, jak najít přesné, ale rychlé informace, jako když hodnotíte úspěch vašeho post-nákup zkušenosti z pohledu zákazníka.

Zaměřit se na skupiny:Focus Group je rozhovor, který zahrnuje malý počet účastníků, kteří sdílejí běžné rysy nebo zkušenosti. I když vyžadují podstatně více času než další dvě metody, zaostřovací skupiny poskytují rozsáhlé informace o potřebách a zkušenostech zákazníků. To je skvělý způsob, jak najít informace o hloubce, jako když hodnotíte, jak vaši zákazníci zažívají vaši značku a co si myslí, že by mohly být vylepšeny.

Zatímco technika, kterou používáte, se bude lišit v závislosti na typu procesních dat, které shromažďujete, každý z těchto metod vám může pomoci shromáždit cenný přehled o vnitřních i externích potřebách.

Identifikujte potřeby svého týmu s analýzou

Provádění posouzení potřeb je skvělý způsob, jak pochopit, jak jsou současné procesy zpracovávány a jak můžete zefektivnit úkoly a komunikaci. Vědět, které potřeby jsou nejdůležitější, není vždy zřejmé. S analýzou potřeb můžete shromáždit data, která potřebujete, aby váš tým efektivnější.

Pokud hledátezlepšit účinnostA produktivita jako tým, udělejte informace snadno a úkoly zjednodušené softwarem pro produktivitu. Ze posílení spolupráce k vytváření a sdílení šablon,Správce úloh UDNmůže pomoct.