Συμβουλές για τη δημιουργία αξιολόγησης των αναγκών για την ενίσχυση της αποτελεσματικότητας της ομάδας

Περίληψη

Μια αξιολόγηση των αναγκών είναι μια διαδικασία για τον προσδιορισμό των αναγκών, που είναι γνωστό και ως "κενά" μεταξύ των τρέχουσων και των επιθυμητών αποτελεσμάτων. Όταν χρησιμοποιείται σωστά, η αξιολόγηση αυτή παρέχει πολύτιμη εικόνα των διαδικασιών της ομάδας σας και τονίζει περιοχές για βελτιώσεις απόδοσης.

Όταν εξισορροπείτε πολλαπλές πρωτοβουλίες ανάπτυξης και νέα έργα, είναι δύσκολο να γνωρίζετε ποιες βελτιώσεις της ομάδας να δώσουν προτεραιότητα. Πού αρχίζετε καν;

Σε περίπτωση αμφιβολίας, δοκιμάστε μια αξιολόγηση των αναγκών. Η αξιολόγηση των αναγκών σας βοηθά να καθορίσετε τα πιο σημαντικά κενά της διαδικασίας, ώστε να μπορείτε να επιτύχετε το επιθυμητό αποτέλεσμα στο συντομότερο χρονικό διάστημα. Όχι μόνο η αξιολόγηση των σημερινών σας διαδικασιών σας δίνει τη γνώση του τρόπου με τον οποίο λειτουργεί η ομάδα σας, αλλά μπορεί επίσης να βοηθήσει στον εντοπισμό περιοχών βελτίωσης πιθανών απόδοσης.

ΑναγωγικόςΕργασία για την εργασίακαι οι εξορθολογισμοί των διαδικασιών δεν αυξάνουν μόνο την παραγωγικότητα - ενισχύει επίσηςTeam Morale. Ακούγοντας τα μέλη της ομάδας σας και βελτιώνοντας τυχόν οδυνηρές διαδικασίες, μπορείτε να τους βοηθήσετε να επιτύχουν ταχύτερα την εργασία τους πιο γρήγορα. Διαβάστε παρακάτω για να μάθετε πώς να δημιουργήσετε μια αξιολόγηση των αναγκών σας.

Ποια είναι η αξιολόγηση των αναγκών;

Μια αξιολόγηση των αναγκών είναι μια διαδικασία για τον προσδιορισμό των αναγκών, ή "κενά" μεταξύ ενός τρέχοντος και επιθυμητού αποτελέσματος.

ΕΝΑ αποτελεί ευκαιρία βελτίωσης εντός συγκεκριμένης διαδικασίας ή συστήματος. Όταν εντοπίζετε - και επιλύσετε τις ανάγκες, μπορείτε να ενεργήσετε σε πιθανές νέες ευκαιρίες, όπως η πραγματοποίηση διαδικασιών πιο αποτελεσματική, εξορθολογισμόςκατανομή των πόρων, και τον εντοπισμό των κενών πόρων στο δικό σαςΤρέχουσα ροή εργασίας .

Για παράδειγμα, πείτε ότι η ομάδα σας εργάζεται σε μια διαδικασία για τη διοργάνωση δεδομένων πελατών. Μια αξιολόγηση των αναγκών θα ήταν ένας πολύ καλός τρόπος κατανοητής όπου υπάρχουν κενά στη διαδικασία συλλογής δεδομένων - όπως λείπουν ή ανακριβείς πληροφορίες - και όπου θα μπορούσαν να χρησιμοποιηθούν οι εσωτερικοί πόροι.

Ποιος είναι ο σκοπός της αξιολόγησης των αναγκών;

Σκοπός της αξιολόγησης των αναγκών είναι να εντοπιστούν τομείς εντός μιας διαδικασίας που χρειάζονται βελτίωση. Χρησιμοποιήστε μια αξιολόγηση των αναγκών σχετικά με τις υπάρχουσες διαδικασίες για την ανάλυση δεδομένων και ενημερώστε τις εσωτερικές αλλαγές.

Παραδείγματα διαδικασιών που μπορεί να χρησιμοποιήσετε μια αξιολόγηση των αναγκών για να ολοκληρώσετε περιλαμβάνουν:

Μια διαδικασία για την αυτοματοποίηση του διπλού εγχειριδίου εργασίας.

Μια διαδικασία ταξιδιού πελάτη που είναι υποεκτέλεση.

Μπορεί να αμφισβητηθεί να εντοπίσετε ακριβώς πού χρειάζονται βελτιώσεις. Όταν αντιμετωπίζετε πολλαπλές περιοχές ευκαιρίας, η ανάλυση αναγκών μπορεί να σας βοηθήσει να προσδιορίσετε τους καλύτερους τομείς βελτίωσης.

Αναγκάζει Ερωτήσεις Παραδείγματος

Μια αξιολόγηση των αναγκών είναι ένας πολύ καλός τρόπος για τη βελτίωση των διαδικασιών, αλλά δεν είναι πάντα εύκολο να ξεκινήσετε. Κατά τη διάρκεια αξιολόγησης των αναγκών, θα κάνετε ερωτήσεις για να φτάσετε στο κάτω μέρος του γιατί συμβαίνει η ανάγκη. Για να ξεκινήσετε, ρίξτε μια ματιά σε ορισμένες ερωτήσεις για να κατανοήσετε μια καλύτερη κατανόηση των δεδομένων που αναζητάτε.

Ερωτήσεις επιτυχίας

Ερωτήσεις απόδοσης

Λειτουργικές ερωτήσεις

Οι αναγνώσεις των αναγκών απαιτούν την επικοινωνία ομάδας, τις δεξιότητες επίλυσης προβλημάτων και τις ιδέες εκτός του κουτιού. Χρησιμοποιήστε αυτές τις ερωτήσεις ως σημείο εκκίνησης για να πάρετε τη σφαίρα. Μόλις γνωρίζετε ποιες ερωτήσεις για να ρωτήσετε, μπορείτε να αρχίσετε να συγκεντρώνετε δεδομένα.

Πώς να πραγματοποιήσετε αξιολόγηση αναγκών

Η αξιολόγηση των αναγκών είναι ένας πολύ καλός τρόπος για την ανάλυση και την ερμηνεία των σχετικών δεδομένων. Για να το κάνετε αυτό, πρέπει να καταλάβετε τις βασικές ανάγκες της ομάδας σας, καθώς και το συνολικό επιθυμητό αποτέλεσμα της διαδικασίας.

Να εμποδίσει τη βοήθεια των βασικών ενδιαφερομένων, των χρηματοδοτήρων και των υπευθύνων λήψης αποφάσεων και να συλλέξει ανατροφοδότηση μέσω συνεδριάσεων ή συνόδων προβληματισμού. Ωστόσο, επιλέγετε να ξεκινήσετε, εδώ είναι τα τέσσερα βήματα που πρέπει να ακολουθήσετε κατά τη διεξαγωγή αξιολόγησης αναγκών.

1. Προσδιορίστε τις ανάγκες της ομάδας σας

Για να καθορίσετε τα κενά μεταξύ των υφιστάμενων και ιδεών διαδικασιών, πρέπει πρώτα να καταλάβετε τι φαίνεται η ιδανική διαδικασία. Οι σαφείς στόχοι είναι ο καλύτερος τρόπος για να διασφαλίσετε ότι δημιουργείτε μια μετρήσιμη, προσανατολισμένη και προσανατολισμένη αποτελέσματα.

Πριν μπορέσετε να ξεκινήσετε τη συλλογή και την ανάλυση πληροφοριών για την αξιολόγηση των αναγκών σας, πάρτε κάποιο χρόνο για να εξετάσετε τα επιθυμητά αποτελέσματα. Ορίστε τους στόχους και συγκεντρώστε δεδομένα σχετικά με τομείς ευκαιρίας για να σχεδιάσετε τις προθεσμίες και να κατανοήσετε το επιδιωκόμενο αποτέλεσμα.

Τα μέλη της ομάδας σας είναι πιθανότατα πιο κοντά στη διαδικασία από ό, τι είστε, και έχουν πολύτιμη εικόνα για τις πιθανές βελτιώσεις της διαδικασίας. Συγκεντρώστε την ανατροφοδότηση από την ομάδα του έργου σας ή φιλοξενήστε ένα γενικόΣυνάντηση προβληματισμούΓια να προσδιορίσετε τα μεγαλύτερα κενά της ομάδας σας.

Εργαστείτε με την ομάδα σας για να απαντήσετε στις ακόλουθες ερωτήσεις:

Τι χρειάζεται να επιλύσετε;

Πώς εφαρμόζεται αυτή η διαδικασία;

Πού είναι τα μεγαλύτερα κενά ευκαιρίας;

Ποια είναι τα επιθυμητά αποτελέσματα;

Ψάχνετε να λύσετε ένα συγκεκριμένο πρόβλημα ή μια γενικότερη διαδικασία;

Έχετε σαφείς, μετρήσιμες πηγές δεδομένων;

Πώς θα μετρήσετε την επιτυχία;

2. Συλλέξτε εσωτερικές πληροφορίες

Στη συνέχεια, συγκεντρώστε πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο με τον καλύτερο τρόπο να λύσετε τα εντοπισμένα κενά. Θυμηθείτε ότι ο στόχος μιας αξιολόγησης των αναγκών είναι να κατανοήσετε πώς να πάρετε από την τρέχουσα διαδικασία στο επιθυμητό αποτέλεσμα.

Συγκεντρώστε δεδομένα από διάφορα τμήματα και τα ενδιαφερόμενα μέρη που βρίσκονται πλησιέστερα στη διαδικασία. Σε αυτό το σημείο, έχετε ήδη ιδρυθεί με τα στενά μέλη της ομάδας έργων σας, αλλά είναι επίσης κρίσιμο να καταλάβετε τι χρειάζονται οι διασταυρούμενοι συνεργάτες σας από αυτή τη βελτίωση της διαδικασίας επίσης. Προκειμένου να δημιουργηθεί μια αξιολόγηση καλών αναγκών, χρειάζεστε λεπτομερείς πληροφορίες, ενθαρρύνετε έτσι τα ενδιαφερόμενα μέρη να μοιράζονται σε βάθος δεδομένα σχετικά με τις συγκεκριμένες ανάγκες τους. Όσο περισσότερες πληροφορίες έχετε, τόσο πιο πιθανό είναι η αξιολόγηση των αναγκών σας.

Ορισμένες ερωτήσεις που πρέπει να ληφθούν υπόψη κατά τη συγκέντρωση πληροφοριών περιλαμβάνουν:

Πού χρειάζονται βελτιώσεις;

Γιατί οι τρέχουσες μέθοδοι υποχωρούν;

Έχουμε αρκετούς πόρους για να εκτελέσουμε μια πιο επιτυχημένη διαδικασία;

Αυτές οι ερωτήσεις θα σας βοηθήσουν να συγκεντρώσετε τις απαραίτητες λεπτομέρειες για να προχωρήσετε στο Step Three.

3. Συγκεντρώστε εξωτερικές πληροφορίες

Συγκεντρώσατε πληροφορίες από την ομάδα του έργου σας και από διασυνοριακούς φορείς, το μόνο που έχει απομείνει είναι να συγκεντρώσει πληροφορίες από εξωτερικές πηγές. Η λήψη πληροφοριών από εξωτερικές πηγές, εκτός από τους εσωτερικούς συνεργάτες σας, σας δίνει μια ματιά του πτηνού της διαδικασίας από την αρχή μέχρι το τέλος.

Υπάρχουν πολλοί τρόποι για τη συλλογή εξωτερικών πληροφοριών στην ομάδα-στόχο σας, συμπεριλαμβανομένων:

Ερωτηματολόγια πελατών: Χρησιμοποιείται για τη συγκέντρωση δεδομένων εξυπηρέτησης πελατών γρήγορων, υψηλού επιπέδου από πολλαπλές γεωγραφικές τοποθεσίες.

Ομάδες εστίασης: Χρησιμοποιείται για να συγκεντρώσει σε βάθος πληροφορίες από μια συγκεκριμένη γεωγραφική θέση.

Είναι επίσης μια καλή ιδέα να προσελκύσετε ένα φρέσκο ​​ζευγάρι μάτια για να ακολουθήσετε τη διαδικασία από την αρχή μέχρι να τελειώσετε για να πιάσετε πρόσθετες ανεπάρκειες. Ενώ ο τύπος τεχνικής αξιολόγησης των αναγκών που χρησιμοποιείτε θα εξαρτηθεί από την κατάστασή σας, θα πρέπει να επιλέξετε εκείνη που σας δίνει τις καλύτερες πιθανότητες να διορθώσετε τις αναποτελεσματικότητες.

4. Χρησιμοποιήστε τα δεδομένα σας

Σε αυτό το σημείο, έχετε συλλέξει όλες τις πληροφορίες που μπορείτε. Το μόνο που μένει να κάνει είναι να χρησιμοποιήσετε τα αποτελέσματα αξιολόγησης των αναγκών σας και τις γνώσεις για να ενημερώσετε τις βελτιώσεις της διαδικασίας σας.

Χρησιμοποιήστε τις πληροφορίες που συγκεντρώσατε στα βήματα ένα έως τρία για να μετατρέψετε τα δεδομένα αξιολόγησης των αναγκών σας σε μια σωρευτική αναφορά. Εκτός από τις σημειώσεις, τις λεπτομέρειες και τις παρατηρήσεις που έχετε κάνει κατά τη διάρκεια των συνεδριάσεών σας ιδεών, προσθέστε μια περίληψη που τεκμηριώνει τα επόμενα βήματα. Συγκεκριμένα, ποιες φάσεις, τεχνική βοήθεια, προγράμματα κατάρτισης και άλλα εξαρτήματα που θα σας βοηθήσουν να εφαρμόσετε τις αλλαγές της διαδικασίας.

Εφαρμογή των αποτελεσμάτων της αξιολόγησης των αναγκών σας θα χρειαστεί χρόνος. Βεβαιωθείτε ότι η ομάδα σας έχει μια αποτελεσματική διαδικασία στη θέση του για να καθοδηγήσει τη βελτίωση, όπως:

Εργαλεία διαχείρισης έργων: Βοηθήστε να οργανώσετε πληροφορίες και επικοινωνήστε με τα μέλη της ομάδας.

Διαχείριση αλλαγών: Βοηθάει με την τεκμηρίωση της ανάγκης και των αλλαγών του χάσματος.

Διαχείριση επιχειρηματικών διαδικασιών (BPA): Βοηθά στην ανάλυση και τη βελτίωση των διαδικασιών.

Σχεδιασμός εφαρμογής διαδικασίας: Περιγράφει τα βήματα που απαιτούνται για την επίτευξη ενός κοινού στόχου.

Οι 3 τύποι τεχνικών αξιολόγησης ανάγκης

Υπάρχουν πολλές διαφορετικές μέθοδοι συλλογής δεδομένων - από ποσοτικές τεχνικές όπως έρευνες σε ποιοτικές τεχνικές, όπως ομάδες εστίασης.

Οι εκτιμήσεις των αναγκών παρέχουν κρίσιμα δεδομένα σχετικά με τις υπάρχουσες διαδικασίες και οι ομάδες βοήθειας δημιουργούν πιο αποτελεσματικά συστήματα. Εδώ είναι τρεις από τις πιο δημοφιλείς μεθόδους συλλογής δεδομένων αξιολόγησης των αναγκών.

Ερωτηματολόγια:Τα ερωτηματολόγια και οι συνεντεύξεις είναι οι πιο δημοφιλείς μέθοδοι για τη συλλογή δεδομένων ανάγκες. Ένα ερωτηματολόγιο είναι μια φόρμα επιπέδου επιφάνειας με γενικές, ναι ή όχι ερωτήσεις. Αυτός είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να βρείτε γρήγορες πληροφορίες, όπως όταν αξιολογείτε την αποτελεσματικότητα της ταυτότητας της μάρκας σας.

Ερευνες:Πολλές ομάδες χρησιμοποιούν έρευνες για τη συλλογή εξωτερικών πληροφοριών γύρω από την εμπειρία των πελατών. Οι έρευνες περιλαμβάνουν συχνά ερωτήσεις ανοικτού τύπου, ώστε να παρέχουν περισσότερες λεπτότερες πληροφορίες από τα ερωτηματολόγια. Αυτός είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να βρείτε ακριβείς αλλά γρήγορες πληροφορίες, όπως όταν αξιολογείτε την επιτυχία της εμπειρίας μετά την αγορά από την προοπτική του πελάτη.

Ομάδες εστίασης:Μια ομάδα εστίασης είναι μια συνέντευξη που περιλαμβάνει ένα μικρό αριθμό συμμετεχόντων που μοιράζονται κοινά χαρακτηριστικά ή εμπειρίες. Ενώ χρειάζονται σημαντικά περισσότερο χρόνο από τις άλλες δύο μεθόδους, οι ομάδες εστίασης παρέχουν εκτεταμένες πληροφορίες σχετικά με τις ανάγκες και την εμπειρία των πελατών. Αυτός είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να βρείτε σε βάθος πληροφορίες, όπως όταν αξιολογείτε πώς οι πελάτες σας αντιμετωπίζουν το εμπορικό σήμα σας και τι πιστεύουν ότι θα μπορούσαν να βελτιωθούν.

Ενώ η τεχνική που χρησιμοποιείτε θα διαφέρει ανάλογα με τον τύπο των δεδομένων διαδικασίας που συλλέγετε, κάθε μία από αυτές τις μεθόδους μπορεί να σας βοηθήσει να συγκεντρωθείτε πολύτιμες και εξωτερικές ανάγκες.

Προσδιορίστε τις ανάγκες της ομάδας σας με μια ανάλυση

Η εκτέλεση μιας αξιολόγησης των αναγκών είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να κατανοήσετε πώς χειρίζονται οι τρέχουσες διαδικασίες και πώς μπορείτε να εξορθολογήσετε τις εργασίες και την επικοινωνία. Γνωρίζοντας ποιες ανάγκες είναι πιο σημαντικές δεν είναι πάντα προφανές. Με ανάλυση αναγκών, μπορείτε να συγκεντρώσετε τα δεδομένα που χρειάζεστε για να κάνετε την ομάδα σας πιο αποτελεσματική.

Αν ψάχνετεβελτίωση της αποτελεσματικότηταςκαι την παραγωγικότητα ως ομάδα, καθιστούν τις πληροφορίες εύκολη και τα καθήκοντα εξορθολογισμένα με λογισμικό παραγωγικότητας. Από την ενδυνάμωση συνεργασίας για τη δημιουργία και την ανταλλαγή προτύπων,UDN Task Managerμπορώ να βοηθήσω.