Поради щодо створення оцінки потреб для підвищення ефективності команди

Резюме

Оцінка потреб - це процес визначення потреб, інакше відомий як "прогалини", між поточними та бажаними результатами. При правильному використанні ця оцінка забезпечує цінні розуміння процесів вашої команди та підкреслює області для підвищення ефективності.

Коли ви балансуєте багаторазові ініціативи з росту та нових проектів, важко знати, яка команда покращує пріоритету. Де ви навіть починаєте?

Коли ви сумніваєтеся, спробуйте оцінку потреб. Оцінка потреб допомагає визначити найважливіші проміжки процесу, щоб ви могли досягти бажаного результату в найкоротші терміни. Не тільки оцінювати ваші поточні процеси дають вам уявлення про те, як працює ваша команда, але вона також може допомогти визначити сфери потенційного підвищення ефективності.

Зменшенняробота про роботуі оптимізація процесів не просто підвищують продуктивність - це також підвищуєкомандний мораль. Слухаючи членів вашої команди та покращуючи будь-які болісні процеси, ви можете допомогти їм досягти своєї найвищого впливу роботи швидше. Читайте далі, щоб дізнатися, як створити оцінку потреб вашого власного.

Що таке оцінка потреб?

Оцінка потреб - це процес визначення потреб або "прогалин", між поточним та бажаним результатом.

A це можливість поліпшити в певному процесі або системі. Коли ви ідентифікуєте та вирішувати потреби, ви можете діяти потенційні нові можливості, такі як процеси більш ефективного, оптимізаціїрозподіл ресурсів, і ідентифікуючи прогалини ресурсів у вашомуПоточний робочий процес .

Наприклад, скажіть, що ваша команда працює над процесом для організації даних клієнтів. Оцінка потреб буде чудовим способом зрозуміти, де існують прогалини в процесі збору даних, наприклад, відсутня або неточна інформація, і де внутрішні ресурси можуть бути кращими.

Яка мета оцінки потреб?

Метою оцінки потреб є визначення областей у процесі, який потребує вдосконалення. Використовуйте оцінку потреб щодо існуючих процесів для аналізу даних та інформування внутрішніх змін.

Приклади процесів, які ви можете використовувати оцінку потреб для виконання:

Процес автоматизації дублікати ручної роботи.

Процес подорожі клієнтів, який знаходиться недооцінка.

Це може бути складним, щоб точно визначити, де потрібні вдосконалення. Коли ви зіткнулися з кількома областями можливості, аналіз потреб може допомогти вам визначити найкращі області вдосконалення.

Питання для оцінки потреб

Оцінка потреб - це чудовий спосіб покращити процеси, але це не завжди легко почати. Під час оцінки потреб ви будете задавати питання, щоб дістатися до нижньої частини того, чому відбувається потреба. Щоб почати, подивіться на деякі приклади питання, щоб отримати краще розуміння даних, які ви шукаєте.

Запитання щодо успіху

Питання виконання

Операційні питання

Визначення потреб вимагає комунікації команди, навички вирішення проблем, а також ідеї поза-коробки. Використовуйте ці питання як стрибок, щоб отримати м'яч. Як тільки ви знаєте, які питання запитуєте, ви можете почати збирати дані.

Як провести оцінку потреб

Оцінка потреб - це чудовий спосіб аналізувати та інтерпретувати відповідні дані. Для цього потрібно розуміти базові потреби вашої команди, а також загальний бажаний результат процесу.

Залучайте допомогу ключових зацікавлених сторін, фінансувачів та осіб, які приймають рішення та збирає відгуки за допомогою засідань або мозкових штурмів. Однак ви вирішили почати, ось чотири кроки, які слід дотримуватися при проведенні оцінки потреб.

1. Визначте потреби вашої команди

Щоб визначити прогалини між існуючими та ідеальними процесами, спочатку потрібно розуміти, як виглядає ідеальний процес. Найкращі цілі є найкращим способом забезпечення того, щоб ви створюєте вимірювану, діючу оцінку, а також оцінювану потреб.

Перш ніж почати збирати та аналізувати інформацію для оцінки потреб, потрібно деякий час, щоб розглянути бажані результати. Встановити цілі та збори даних про області можливості планувати терміни та зрозуміти передбачуваний результат.

Члени вашої команди, мабуть, ближче до процесу, ніж ви, і вони мають цінну розуміння потенційного вдосконалення процесу. Зберіть відгук від команди проекту, або приймають загальнийМозковий штурмЩоб визначити найбільші розриви вашої команди.

Робота з вашою командою, щоб відповісти на наступні питання:

Які потреби ви намагаєтеся вирішити?

Як реалізується цей процес?

Де є найбільша можлива можливість?

Які ваші бажані результати?

Ви хочете вирішити конкретну проблему або більш загальний процес?

Чи є у вас чіткі, вимірювані джерела даних?

Як ви вимірюєте успіх?

2. Зберіть внутрішню інформацію

Далі, збирати інформацію про те, як краще вирішити ідентифіковані прогалини. Пам'ятайте, що метою оцінки потреб є зрозуміти, як отримати від вашого поточного процесу до бажаного результату.

Збирати дані з різних відділів та зацікавлених сторін, які найближчі до процесу. На цьому етапі ви вже мозувалися з вашим близьким членам команди проекту, але також є критичним, щоб зрозуміти, які ваші перехресні партнери потребують вдосконалення цього процесу. Для того, щоб створити оцінку хороших потреб, вам потрібна детальна інформація, тому заохочувати зацікавлених сторін, щоб поділитися глибиною даних про їхні конкретні потреби. Більш детальну інформацію, яку ви маєте, тим, швидше за все, ваша оцінка потреб є успіхом.

Деякі питання, які слід враховувати при зборі інформації, включають:

Де потрібні вдосконалення?

Чому поточні методи, недооцінки?

Чи є у нас достатньо ресурсів, щоб виконати більш успішний процес?

Ці питання допоможуть вам зібрати необхідні деталі, щоб перейти до кроку три.

3. Зберіть зовнішню інформацію

Ви зібрали інформацію з команди проекту та з перехресного зацікавлених сторін, все, що залишилося, - збирати інформацію з зовнішніх джерел. Отримання інформації з зовнішніх джерел, крім внутрішніх співавторів, дає вам погляд на птахів у процесі від початку до кінця.

Є кілька способів збирати зовнішню інформацію на цільовій групі, у тому числі:

Анкети клієнтів: Використовується для збору швидко, даних про клієнтів високого рівня з різних географічних точок.

Фокус-групи: Використовується для збору глибини інформації з певного географічного розташування.

Це також гарна ідея, щоб залучити свіжу пару очей, щоб дотримуватися процесу від початку, щоб закінчити, щоб зловити додаткові неефективності. Хоча методика оцінки потреб, яку ви використовуєте, буде залежати від вашої ситуації, ви повинні вибрати той, який дає вам найкращі шанси на виправлення неефективності.

4. Використовуйте свої дані

На цьому етапі ви зібрали всю інформацію, яку ви можете. Єдине, що залишилося зробити, це використовувати результати оцінки потреб та розуміння, щоб повідомити про поліпшення вашого процесу.

Використовуйте інформацію, яку ви зібралися за кроками через три, щоб перетворити дані оцінки ваших потреб у сукупний звіт. На додаток до нотаток, деталі та спостереження, ви зробили під час мозкового штурму, додати підсумок документування наступних кроків. Зокрема, які етапи, технічна допомога, навчальні програми та інші компоненти, які допоможуть вам реалізувати зміну процесу.

Впровадження результатів оцінки потреб займе час. Переконайтеся, що ваша команда має ефективний процес, щоб керувати поліпшенням, наприклад:

Інструменти управління проектами: Допоможіть організувати інформацію та спілкуватися з членами команди.

Управління змінами: Допомагає за допомогою необхідності документування та зміни розриву.

Управління бізнес-процесами (BPA): Допомагає аналізувати та вдосконалювати процеси.

Планування процесу реалізації: Окреслює кроки, необхідні для досягнення спільної мети.

3 типи методів оцінки потреб

Є багато різних методів збору даних - від кількісних методів, таких як обстеження до якісних методів, таких як фокус-групи.

Оцінка потреб забезпечують важливі дані про існуючі процеси та допомагають створювати більш ефективні системи. Ось три найбільш популярних методів збору даних оцінки потреб.

Анкети:Анкети та інтерв'ю є найпопулярнішими способами збору даних. Анкета - це форма поверхні з загальним, так чи ніяких питань. Це чудовий спосіб знайти швидку інформацію, як ви оцінюєте ефективність ідентифікації вашого бренду.

Опитування:Багато команд використовують опитування, щоб збирати зовнішню інформацію навколо досвіду клієнтів. Опитування часто включають відкритих запитань, тому вони забезпечують більш глибоку інформацію, ніж анкети. Це чудовий спосіб знайти точну, але швидку інформацію, як, коли ви оцінюєте успіх вашого досвіду після покупки від точки зору клієнта.

Фокус-групи:Основна група - це інтерв'ю, пов'язана з невеликою кількістю учасників, які поділяють спільні риси або досвід. Хоча вони потребують значно більше часу, ніж інші два методи, фокус-групи забезпечують велику інформацію щодо потреб та досвіду клієнтів. Це чудовий спосіб знайти в глибині інформації, як, коли ви оцінюєте, як ваші клієнти відчувають ваш бренд, і що вони думають, можна було покращити.

Хоча методика, яку ви використовуєте, відрізняється залежно від типу даних процесів, які ви збираєте, кожен з цих методів може допомогти вам зібрати цінне розуміння як внутрішніх, так і зовнішніх потреб.

Визначте потреби вашої команди з аналізом

Виконання оцінки потреб - це чудовий спосіб зрозуміти, як обробляються поточні процеси, і як ви можете оптимізувати завдання та зв'язок. Знаючи, які потреби найважливішими не завжди очевидними. З аналізом потреб ви можете зібрати дані, які потрібно зробити вашу команду більш ефективною.

Якщо ви хочетепідвищити ефективністьІ продуктивність як команда, здійснюйте інформацію про легкі та завдання, спрямовані з програмним забезпеченням продуктивності. Від повноваження співпраці до створення та обміну шаблонами,Менеджер завдань UDNможе допомогти.