チーム効率を高めるためのニーズアセスメントを作成するためのヒント

概要

ニーズアセスメントは、それ以外の場合は「GAPS」と呼ばれる必要性を決定するためのプロセスです。適切に使用されるとき、この評価はあなたのチームのプロセスへの貴重な洞察を提供し、効率の向上のための分野を強調しています。

複数の成長イニシアチブと新しいプロジェクトのバランスをとると、どのチームが優先順位に向上するのかを知るのが難しいです。どこで始まりますか？

疑問があるときは、ニーズアセスメントを試してください。ニーズアセスメントは、最も重要なプロセスギャップを決定するのに役立ちますので、最短時間で希望の結果を達成できます。あなたの現在のプロセスを評価するだけでなく、あなたのチームがどのように機能するかについての洞察を与えるだけでなく、潜在的な効率化の向上の分野を特定するのにも役立ちます。

縮小する仕事についてそして合理化プロセスは生産性を高めるだけではありません。チームの士気。チームメンバーを聴いて痛みを伴うプロセスを改善することによって、あなたは彼らが彼らの最高の影響作業をより早く達成するのを助けることができます。あなた自身のニーズアセスメントを作成する方法を学ぶために読んでください。

ニーズアセスメントは何ですか？

ニーズアセスメントは、現在と望ましい結果の間のニーズ、または「ギャップ」を決定するためのプロセスです。

a 特定のプロセスまたはシステム内の改善の機会です。あなたが識別して解決する必要があるとき、あなたはプロセスをより効率的で合理化するように、あなたはより効率的なように、潜在的な新しい機会に行動することができます資源配分、そしてあなたのリソースギャップを識別する現在のワークフロー 。

たとえば、チームが顧客データを編成するためのプロセスに取り組んでいるとしましょう。ニーズアセスメントは、欠落または不正確な情報などのデータ収集プロセスにどこに存在するかを理解するための素晴らしい方法であり、内部リソースがよりよく利用される可能性があります。

ニーズアセスメントの目的は何ですか？

ニーズアセスメントの目的は、改善が必要なプロセス内の領域を特定することです。既存のプロセスでニーズアセスメントを使用してデータを分析し、内部の変更を知らせます。

必要なプロセスの例を達成するためにニーズアセスメントを使用する可能性があります。

複製された手動作業を自動化するプロセス。

過小評価されている顧客の旅プロセス。

機能強化が必要な場所に正確に特定するのに挑戦する可能性があります。あなたが機会の複数の分野に直面しているとき、ニーズ分析はあなたが最良の改善分野を特定するのを助けることができます。

評価例の質問が必要です

ニーズアセスメントはプロセスを改善するための素晴らしい方法ですが、それは常に始めるのが簡単ではありません。ニーズアセスメントの間に、必要な理由の底に到達するように質問するでしょう。始めるには、いくつかの例の質問を見て、探しているデータをよりよく理解することができます。

成功率の質問

パフォーマンスの質問

操作上の質問

ニーズを識別するには、チームコミュニケーション、問題解決スキル、および箱外しのアイデアが必要です。ボールローリングを得るためのジャンプオフポイントとしてこれらの質問を使用してください。どの質問をするかを知ったら、データの収集を開始できます。

ニーズアセスメントを行う方法

ニーズアセスメントは、関連データを分析し解釈するための素晴らしい方法です。これを行うには、チームのベースラインのニーズ、およびプロセスの全体的な望ましい結果を理解する必要があります。

主要な利害関係者、ファンダー、および意思決定者の助けを借りて、会議やブレーンストーミングセッションを通じてフィードバックを集める。ただし、開始することを選択します。

あなたのチームのニーズを特定する

既存のプロセスと理想的なプロセスとの間のギャップを決定するために、最初に理想的なプロセスがどのように見えるかを理解する必要があります。明確な目的は、測定可能、実用的、および結果指向のニーズアセスメントを作成していることを確認するための最良の方法です。

あなたがあなたのニーズに応じて情報の収集と分析を開始する前に、あなたの望ましい結果を考慮するためにしばらく時間かけてください。目標を設定し、締め切りを計画し、意図した結果を理解する機会の分野に関するデータを収集します。

あなたのチームメンバーはあなたよりもおそらくプロセスに近い、そして彼らは潜在的なプロセスの改善への貴重な洞察を持っています。プロジェクトチームからのフィードバックを集める、または一般的なホストブレーンストーミングセッションあなたのチームの最大のギャップを識別するため。

次の質問に答えるためにチームと連携してください。

あなたはどんな必要がありますか？

このプロセスは現在実行されていますか？

最大の機会ギャップはどこにありますか？

あなたの望ましい成果は何ですか？

あなたは特定の問題やより一般的なプロセスを解決しようとしていますか？

明確で測定可能なデータソースがありますか？

どのように成功を測定しますか？

内部情報を収集します

次に、識別されたギャップを最もよく解決する方法に関する情報を収集してください。ニーズアセスメントの目標は、現在のプロセスから希望の結果にどのように取得するかを理解することです。

プロセスに最も近いさまざまな部署やステークホルダーからデータを収集します。この時点で、あなたはすでにあなたのクローズプロジェクトチームメンバーでブレインストーミングしましたが、それはあなたのクロス機能的なパートナーがこのプロセスの改善を必要とするものを理解することも重要です。優れたニーズアセスメントを作成するためには、詳細な情報が必要です。そのため、利害関係者が特定のニーズについての詳細なデータを共有するように奨励します。あなたが持っているより多くの情報は、あなたのニーズアセスメントが成功する可能性が高くなります。

情報収集時に考慮すべきいくつかの質問は次のとおりです。

改善はどのように必要ですか？

現在のメソッドが成功しているのはなぜですか？

もっと成功したプロセスを実行するのに十分なリソースがありますか？

これらの質問はあなたがステップ3に進むために必要な詳細を集めるのを助けます。

外部情報を集める

あなたはプロジェクトチームからの情報を収集し、機能的なステークホルダーからの情報を収集しました、残っているのは外部から情報を収集することです。外部ソースからの情報を入手すると、内部共同担当者に加えて、開始から終了までのプロセスの鳥瞰図が与えられます。

ターゲットグループに外部情報を収集する方法は複数あります。

カスタマーアンケート：複数の地理的な場所から迅速で高レベルの顧客データを収集するために使用されます。

フォーカスグループ：特定の地理的な場所から詳細情報を収集するために使用されます。

また、追加の非効率性を捉えるために、開始から仕上げまでのプロセスに従うために、新鮮な目のペアを登録することをお勧めします。使用するニーズ評価テクニックの種類はあなたの状況によって異なりますが、あなたは非効率性を修正する最善の可能性を与えるものを選ぶべきです。

4.データを使用してください

この時点で、できる情報をすべて収集しました。唯一のことは、あなたのニーズ評価結果と洞察を使ってあなたのプロセスの改善を知らせることです。

必要な情報評価データを累積レポートに変換するには、ステップ1から3に収集した情報を使用してください。ブレインストーミングセッション中に行ったメモ、詳細、および観察に加えて、次の手順を文書化するサマリーを追加します。特に、どの段階、技術支援、トレーニングプログラム、およびプロセスの変更を実装するのに役立つ他のコンポーネント。

ニーズ評価の結果を実装すると時間がかかります。チームが改善を導くための効果的なプロセスがあることを確認してください。

プロジェクト管理ツール：情報を整理してチームメンバーと通信するのに役立ちます。

変更管理：必要とギャップの変更を文書化するのを助けます。

ビジネスプロセス管理（BPA）：プロセスを分析し改善するのに役立ちます。

プロセス実装計画共有された目標に達するのに必要なステップを概説します。

3種類のニーズアセスメント技術

フォーカスグループなどの定性的な技術への調査のような定量的な技術から、さまざまなデータ収集方法があります。

ニーズアセスメントは既存のプロセスに関する重要なデータを提供し、ヘルプチームがより効果的なシステムを作成します。これは、必要な要求評価データを収集する最も一般的な方法の3つです。

アンケート：アンケートとインタビューは、ニーズデータを収集するための最も一般的な方法です。アンケートは、一般的な表面レベルのフォームです。これは、ブランドアイデンティティの有効性を評価するときのように、迅速な情報を見つけるのに最適な方法です。

調査：多くのチームは調査を利用して顧客の経験に関する外部情報を収集します。調査は、オープンエンドの質問を含みますので、アンケートよりも詳細な情報を提供します。これは、お客様の観点からの購入後の経験の成功を評価しているときに、正確だが素早い情報を見つけるのに最適な方法です。

フォーカスグループ：フォーカスグループは、一般的な特性や経験を共有する少数の参加者を含むインタビューです。他の2つの方法よりもかなり多くの時間が必要ですが、フォーカスグループはニーズと顧客の経験に関する広範な情報を提供します。これは、あなたの顧客があなたのブランドをどのように体験しているか、そして彼らがどのように改善されたかどうかを評価するときのように、詳細な情報を見つけるのに最適な方法です。

使用する手法は、収集しているプロセスデータの種類によって異なりますが、これらのメソッドのそれぞれは、内部および外部の両方のニーズで貴重な洞察を集めるのに役立ちます。