Sfaturi pentru a crea o evaluare a nevoilor pentru a stimula eficiența echipei

rezumat

O evaluare a nevoilor este un proces de determinare a nevoilor, altfel cunoscut sub numele de "lacune", între rezultatele actuale și cele dorite. Când este folosit în mod corespunzător, această evaluare oferă o perspectivă valoroasă a proceselor echipei dvs. și evidențiază zonele de îmbunătățire a eficienței.

Când echilibrați mai multe inițiative de creștere și noi proiecte, este greu de știut care echipează îmbunătățirea prioritizării. Unde începeți chiar?

Când aveți îndoieli, încercați o evaluare a nevoilor. O evaluare a nevoilor vă ajută să determinați cele mai importante lacune de proces, astfel încât să puteți obține rezultatul dorit în cea mai scurtă perioadă de timp. Nu numai că va evalua procesele dvs. actuale vă oferă o perspectivă asupra modului în care funcționează echipa dvs., dar poate contribui, de asemenea, la identificarea domeniilor de îmbunătățiri potențiale de eficiență.

Reducelucrează despre muncăși procesele de raționalizare nu cresc doar productivitatea - este de asemenea stimulatăTeam Morale.. Ascultarea membrilor echipei dvs. și îmbunătățirea oricăror procese dureroase, le puteți ajuta să atingă mai repede munca lor de impact. Citiți mai departe pentru a afla cum să creați o evaluare a nevoilor proprii.

Ce este o evaluare a nevoilor?

O evaluare a nevoilor este un proces de determinare a nevoilor sau "lacunelor" între un rezultat curent și dorit.

A este o oportunitate de îmbunătățire într-un anumit proces sau sistem. Când identificați și rezolvăm-nevoi, puteți acționa pe potențiale noi oportunități, cum ar fi procesele mai eficiente, eficientizareaalocare resurselor, și identificarea lacunelor de resurse în dvs.fluxul de lucru curent .

De exemplu, că echipa dvs. lucrează la un proces de organizare a datelor clienților. O evaluare a nevoilor ar fi o modalitate excelentă de a înțelege unde există lacune în procesul de colectare a datelor - cum ar fi informația lipsă sau inexactă - și în cazul în care resursele interne ar putea fi mai bine utilizate.

Care este scopul unei evaluări a nevoilor?

Scopul unei evaluări a nevoilor este de a identifica zone într-un proces care necesită îmbunătățire. Utilizați o evaluare a nevoilor privind procesele existente pentru a analiza datele și pentru a informa modificările interne.

Exemple de procese pe care le-ați putea utiliza o evaluare a nevoilor de a realiza includ:

Un proces de automatizare a muncii manuale duplicatoare.

Un proces de călătorie cu clienții care este subperformant.

Poate fi o provocare pentru a identifica exact unde sunt necesare îmbunătățiri. Când vă confruntați cu mai multe domenii de oportunitate, o analiză a nevoilor vă poate ajuta să identificați cele mai bune domenii de îmbunătățire.

Necesită întrebări de evaluare

O evaluare a nevoilor este o modalitate excelentă de a îmbunătăți procesele, dar nu este întotdeauna ușor să începeți. În timpul unei evaluări a nevoilor, veți pune întrebări pentru a ajunge în partea de jos a motivului pentru care se întâmplă nevoia. Pentru a începe, aruncați o privire la câteva întrebări pentru a obține o mai bună înțelegere a datelor pe care le căutați.

Rata de succes

Întrebări de performanță

Întrebări operaționale

Identificarea nevoilor necesită comunicarea echipei, abilitățile de rezolvare a problemelor și ideile în afara casetei. Utilizați aceste întrebări ca un punct de sărituri pentru a obține rularea cu bile. Odată ce știți ce întrebări să întrebați, puteți începe să colectați date.

Cum de a efectua o evaluare a nevoilor

O evaluare a nevoilor este o modalitate excelentă de analiză și interpretare a datelor relevante. Pentru a face acest lucru, trebuie să înțelegeți nevoile de bază ale echipei dvs., precum și rezultatul dorit al procesului.

Înscrieți-vă ajutorul principalilor părțile interesate, al finanțatorilor și factorii de decizie și colectarea feedback-ului prin întâlniri sau sesiuni de brainstorming. Cu toate acestea, alegeți să începeți, aici sunt cei patru pași de urmat atunci când efectuați o evaluare a nevoilor.

1. Identificați nevoile echipei dvs.

Pentru a determina decalajele dintre procesele existente și ideale, trebuie mai întâi să înțelegeți cum arată procesul ideal. Obiectivele clare sunt cel mai bun mod de a vă asigura că creați o evaluare măsurabilă, acționabilă și orientată spre rezultate.

Înainte de a începe să colectați și să analizați informațiile pentru evaluarea nevoilor dvs., luați ceva timp pentru a vă lua în considerare rezultatele dorite. Stabiliți obiective și colectați date privind domeniile de oportunitate de a planifica termenele limită și de a înțelege rezultatul dorit.

Membrii echipei dvs. sunt probabil mai aproape de proces decât dvs. și au o perspectivă valoroasă asupra îmbunătățirilor potențiale ale proceselor. Adunați feedback de la echipa dvs. de proiect sau găzduiți un generalsesiune de brainstormingpentru a identifica cele mai mari goluri ale echipei dvs.

Lucrați cu echipa dvs. pentru a răspunde la următoarele întrebări:

Ce nevoi încercați să rezolvați?

Cum este implementat în prezent acest proces?

Unde sunt cele mai mari goluri de oportunitate?

Care sunt rezultatele dvs. dorite?

Căutați să rezolvați o problemă specifică sau un proces mai general?

Aveți surse de date clare, măsurabile?

Cum veți măsura succesul?

2. Colectați informații interne

Apoi, adunați informații despre cum să rezolvați cel mai bine lacunele identificate. Amintiți-vă că obiectivul unei evaluări a nevoilor este de a înțelege cum să obțineți de la procesul dvs. curent la rezultatul dorit.

Adunați date din diferite departamente și a părților interesate care sunt cele mai apropiate de proces. În acest moment, v-ați încredințat deja cu membrii echipei de proiect apropiate, dar este, de asemenea, esențială pentru a înțelege ce au nevoie de partenerii dvs. transfuncționali de la această îmbunătățire a procesului. Pentru a crea o evaluare a nevoilor bune, aveți nevoie de informații detaliate, deci încurajați părțile interesate să împărtășească date profunde despre nevoile lor specifice. Cu cât aveți mai multe informații, cu atât este mai probabil ca evaluarea nevoilor dvs. să reușească.

Unele întrebări de luat în considerare la colectarea informațiilor includ:

Unde sunt necesare îmbunătățiri?

De ce sunt metodele actuale subperformante?

Avem suficiente resurse pentru a executa un proces mai de succes?

Aceste întrebări vă vor ajuta să strângeți detaliile necesare pentru a trece la pasul trei.

3. Adunați informații externe

Ați reunit informații de la echipa dvs. de proiect și de la părțile interesate inter-funcționale, tot ce a lăsat este să adune informații din surse externe. Obținerea de informații din surse externe, în plus față de colaboratorii dvs. interni, vă oferă o viziune de ochi a procesului de la început până la sfârșit.

Există mai multe modalități de a aduna informații externe despre grupul dvs. țintă, inclusiv:

Chestionarele clienților: Folosit pentru a colecta date de client rapid, înalt din mai multe locații geografice.

Focus grup: Folosit pentru a aduna informații în profunzime dintr-o anumită locație geografică.

Este, de asemenea, o idee bună să înveți o pereche proaspătă de ochi pentru a urma procesul de la început pentru a termina pentru a prinde ineficiențe suplimentare. În timp ce tipul de tehnică de evaluare a nevoilor pe care îl utilizați va depinde de situația dvs., trebuie să optați pentru cea care vă oferă cea mai bună șansă de a corecta ineficiențele.

4. Utilizați datele dvs.

În acest moment, ați colectat toate informațiile pe care le puteți. Singurul lucru rămas este să folosească rezultatele evaluării nevoilor dvs. și perspectivele pentru a vă informa îmbunătățirile procesului.

Utilizați informațiile pe care le-ați colectat în pași unul prin trei pentru a vă transforma datele de evaluare a nevoilor într-un raport cumulativ. În plus față de notele, detaliile și observațiile pe care le-ați făcut în timpul sesiunilor de brainstorming, adăugați un rezumat care documentează pașii următori. În special, ce faze, asistență tehnică, programe de instruire și alte componente care vă vor ajuta să implementați modificările procesului.

Implementarea rezultatelor evaluării nevoilor dvs. va dura timp. Asigurați-vă că echipa dvs. are un proces eficient în vigoare pentru a ghida îmbunătățirea, cum ar fi:

Instrumente de management de proiect: Ajutați la organizarea de informații și comunicarea cu membrii echipei.

Managementul schimbării: Asistă cu necesitatea documentelor și modificările decalajului.

Managementul proceselor de afaceri (BPA): Ajută la analizarea și îmbunătățirea proceselor.

Planificarea implementării procesului: Prezintă pașii necesari pentru a ajunge la un scop comun.

Cele 3 tipuri de tehnici de evaluare a nevoilor

Există multe metode diferite de colectare a datelor - din tehnici cantitative, cum ar fi studiile la tehnici calitative, cum ar fi grupurile de focus.

Evaluările nevoilor oferă date esențiale privind procesele existente și echipele de ajutor creează sisteme mai eficiente. Iată trei dintre cele mai populare metode de colectare a datelor de evaluare a nevoilor.

Chestionare:Chestionarele și interviurile sunt cele mai populare metode de colectare a nevoilor de date. Un chestionar este un formular de nivel de suprafață cu întrebări generale, da sau fără întrebări. Aceasta este o modalitate excelentă de a găsi informații rapide, cum ar fi atunci când evaluați eficacitatea identității dvs. de marcă.

Sondaje:Multe echipe utilizează sondaje pentru a colecta informații externe în jurul experienței clienților. Sondajele includ adesea întrebări deschise, astfel încât acestea oferă informații mai detaliate decât chestionarele. Aceasta este o modalitate excelentă de a găsi informații exacte, dar rapide, cum ar fi atunci când evaluați succesul experienței dvs. post-cumpărare din perspectiva clientului.

Focus grup:Un grup de focus este un interviu care implică un număr mic de participanți care împărtășesc trăsături sau experiențe comune. În timp ce acestea necesită mult mai mult timp decât celelalte două metode, grupurile de focus oferă informații extinse în jurul nevoilor și experienței clienților. Aceasta este o modalitate excelentă de a găsi informații în profunzime, cum ar fi atunci când evaluați modul în care clienții dvs. experimentează marca dvs. și ceea ce cred că ar putea fi îmbunătățite.

În timp ce tehnica pe care o utilizați va diferi în funcție de tipul de date de proces pe care le colectați, fiecare dintre aceste metode vă poate ajuta să adunați o perspectivă valoroasă atât asupra nevoilor interne, cât și cele externe.

Identificați nevoile echipei dvs. cu o analiză

Efectuarea unei evaluări a nevoilor este o modalitate excelentă de a înțelege modul în care procesele actuale sunt gestionate și modul în care puteți eficientiza sarcinile și comunicarea. Știind ce nevoi sunt cele mai importante nu este întotdeauna evident. Cu o analiză a nevoilor, puteți aduna datele de care aveți nevoie pentru a vă face echipa mai eficientă.

Dacă vă căutațiimbunatatirea eficienteiși productivitatea ca o echipă, fac informații ușoare și sarcini simplificate cu software de productivitate. De la împuternicirea colaborării la crearea și partajarea șabloanelor,Manager de sarcini UDN.poate ajuta.