Sådan forbedres driftseffektiviteten

Overvej dette: Hvordan ser det ud, når du "gør arbejde"? Har du en sæt proces eller ordre af at gøre ting? Var denne proces sat af din leder? Er det, du gør ting, den mest effektive måde at gøre det på?

Det meste af tiden er teammedlemmer uddannet til at gøre tingene på en bestemt måde. Ledere etablerer disse processer for at øge driftseffektiviteten. Men hvad er operationel effektivitet?

Her er hvad du behøver at vide.

Hvad er operationel effektivitet?

Operationel effektivitet er et holds evne til at levere et kvalitets slutprodukt med færre ressourcer. Det kvantificeres af et forhold mellem, hvad du lægger ind i dit projekt - ofte omtalt som input- og hvad du kommer ud af det, kaldet udgange.

Inputs-såsom penge, folk eller arbejdstimer - er de ressourcer, du investerer for at opnå et projekts succes. Outputs er de leverancerne, du forventer at producere i slutningen afProjekt Tidslinje.. Udgangen er ofte det mål, som dit projekt blev sat til at opnå.

Operationel effektivitet og operationel produktivitet anvendes undertiden omsorgsfuldt, men de betyder noget lidt anderledes i kontekst.Operationel effektiviteter processen med at generere den samme output med færre ressourcer.Operationel produktiviteter processen med at generere mere output med samme mængde ressourcer.

Lad os se på et eksempel på hver af disse med et hold:

Et fremstillingshold på 20 personer skaber regelmæssigt 100 beklædningsgenstande om en time. Implementering af en operationelt effektiv strategi ville betyde at skære dit hold til færre end 20 personer, mens du stadig skaber 100 beklædningsgenstande om en time. Operationel produktivitet er at finde måder at strømline processen på, så 20 personer kan gøre mere end 100 beklædningsgenstande om en time.

4 trin til optimering af dit holds driftseffektivitet

Optimering af din operationelle effektivitet kan hjælpe dit hold på mange måder, herunder faldende menneskelig fejl, øget rentabilitet og skære overordnede produktionsomkostninger. Sådan kan du komme i gang:

Trin 1: Etablere en basislinje

Det første skridt er at identificere de vigtigste funktioner i det hold, du gerne vil strømline. Hvad er de mål, som dette hold forsøger at opnå? Hvad erNøgleindikatorer (KPI'er)eller metrics, som dette hold regelmæssigt sporer? Du kan bruge svarene på disse spørgsmål for at identificere baseline output fra dette hold, som du vil bruge til at beregne operationel effektivitet.

Som en ligning beregnes operationel effektivitet af output (omsætning, salg, ledninger osv.) Opdelt af input (ressourcer, antal arbejdstimer, antallet af holdmedlemmer osv.). Når du opretter dette forhold, skal du sørge for, at de enheder, du vælger, giver mest mening for det hold, du gerne vil strømline.

For eksempel måler omsætningen for output, hvis du forsøger at skabe et mere operationelt effektivt talentopkøbsteam ikke være den bedste måleenhed for at spore. En bedre måling for ville være antallet af tilbud til kandidater i timers rekrutterere brugt sourcing.

Når du har valgt de bedste måleenheder, skal du bruge dette forhold som dit benchmarking-værktøj.

Eksempel på etablering af en basislinje:Et indholdsmarkedsføringshold på 5 opretter i øjeblikket 20 artikler i en måned

Input:5 holdmedlemmer

Produktion:20 Artikler

Baseline Ratio:4: 1

Trin 2: Standardiser dine processer

Dette trin er, hvor du vil begynde at øge effektiviteten i dine operationelle processer. Begynd med at se på din nuværende forretningsvirksomhed og hvordan holdmedlemmer gennemfører deres opgaver.

Et par gode spørgsmål at spørge er:

Hvor meget af dit holds arbejde er let at kunne gentages, såsom administrative opgaver eller korrespondance?

Er dine holdmedlemmer alle færdige deres opgaver på samme måde?

Kan du identificere nogen nuværende flaskehalse i dine nuværende processer?

Automatisering er operationel effektivitets bedste ven. Hvis du søger at strømline eventuelle processer, skal du identificere let gentagelige opgaver, som du kan automatisere. Arbejdstagere er udgifter 13% af deres tid på ren duplikering af arbejdet. Dette er en nem procesforbedring, der hurtigt kan reducere eventuelle tidskrævende ineffektivitet eller menneskelige fejl.

Oprettelse.standardiserede forretningsprocesser.er en nem og omkostningseffektiv måde at strømline operationelle arbejdsgange på. Dette kan medvirke til at skabe et mere ensartet slutprodukt, samtidig med at det også mindsker den tid, det tager at levere resultater.

Eksempel på standardisering af processer:

Et indholdsmarkedsføringshold på 5 har i øjeblikket ikke en standardproces for, hvordan artikler oprettes. Her er et par måder, som holdet kan optimere deres arbejdsgang:

Opret skabeloner til gentaget arbejde:Content-forfattere er enige om en konsekvent skriveproces og workflow med afhængigheder og gennemgår kadenser. Alle ved, hvilket trin de er ansvarlige for, og hvem de skal aflevere deres stykker til for at redigere.

Find muligheder for automatisering:Holdet anvender et værktøj til at hjælpe med at etablere afhængigheder og rutearbejde til den korrekte person, så snart afhængige opgaver er afsluttet. Dette minimerer behovet for at kommunikere frem og tilbage vedrørende artikelstatus.

Trin 3: Spor medarbejder arbejdsbyrde

Når du implementerer en ny standardiseret proces, skal du sørge for atOvervåg dit holds arbejdsbyrdefor at forhindre udbrændthed. Med nye processer kommer en ændring af workflow, og det er vigtigt at overvåge dit holds arbejdsbyrde, mens du går. Procesændringer kræver en justeringsperiode, og sikrer, at du giver dine holdmedlemmer både tilstrækkelig tid til at tilpasse sig, og evnen til at fuldføre opgaver uden for ændringen er vigtig for at holde deres arbejdsbyrde afbalanceret.

Hvis du bemærker, at dit holds arbejdsbyrde begynder at blive overbelastet af dine nye arbejdsgange, skal du justere processen for at sikre, at dine holdmedlemmer ikke gør for meget arbejde på én gang. Stræben efter operationel effektivitet kan også betydeløbende forbedringerlangs vejen.

Hvis din nye proces viser, at dit holds arbejdsbyrde er konsekvent for tungt, tag dig tid til at justere mål eller processer. Dette forhindrer udbrændthed, men giver dig også en mere realistisk forventning om, hvilken produktion du kan forvente i fremtiden. Brug dette nye forhold som en måde at informere fremtidige beslutningsprocesser, da dit hold tager på nye projekter.

Eksempel på overvågning af medarbejder arbejdsbyrde:

Et indholdsmarkedsføringshold på 5 stræber i øjeblikket på at nå et mål med 25 artikler i alt i en måned.

Sådan kan en leder overvåge medarbejder arbejdsbyrde:

Juster processer:Indholdsteamet identificerer, at opstilling af nye artikler på hjemmesiden tager størstedelen af ​​deres tid. Efter at have overvåget båndbredden af ​​webproduktionsholdet beslutter holdet at omfordele stagingstrinnet på indholdsproduktionsprocessen til webproduktionsholdet, da de har flere timer til rådighed for dem.

Juster mål:Med webproduktionsholdet nu Håndtering af staging, skal indholdsmeldingsteamet ikke længere bekymre sig om det trin i processen. Holdet justerer deres mål til 30 artikler om måneden i stedet for 25.

Trin 4: Indstil nye mål for dit hold

Sammenlign og kontrast dit holds output, der opererer under den nye proces mod dit benchmarked forhold. Hvis din output til input-forhold steg, er det et tegn på, at din optimeringsstrategi arbejdede.

Nu er det tid til at sætte nye mål for dit hold. Som nævnt ovenfor er operationel effektivitet en mulighed for løbende forbedringer. Efter at have etableret din baseline, prøv at gøre, hvad du kan for at øge effektiviteten. Efter en bestemt periode, som dit hold beslutter, starter processen igen og forsøger at øge effektiviteten endnu mere.

Fordele ved måling af driftseffektivitet

Går gennem processen med operationel effektivitet tager tid og arbejde, så hvad er fordelene? Her er fire hovedfordele ved at implementere driftseffektivitetsstrategier.

Spar tid med procesautomatisering

Implementering af en ny proces kan hjælpe dig med at spare tid, men det sker ikke øjeblikkeligt. Nye processer kræver en justeringsperiode, der muligvis ikke afspejler tidsbesparende værdier med det samme. Men på trods af opstartstiden sparer implementering af nye, mere effektive processer tid på lang sigt.

Gå tilbage til eksemplet på et Content Marketing Team, kan en forfatter måske modtage endelig juridisk godkendelse, inden du offentliggør deres indhold. Ved hjælp afBusiness Process Automation (BPA)og højreArbejdsstyringsværktøjer, Dette hold kan automatisk underrette det juridiske team, at en anmeldelse er nødvendig, så snart et udkast er afsluttet.

Minimer menneskelig fejl gennem automatisering

Automatisering kan også hjælpe dit hold ved at sørge for alt, hvad der skal gøres, er afsluttet. Ved at skabe en kompletende til ende workflow, Du kan etablere alle de trin, der er nødvendige for et projekt tidligt og automatisere hvert trin undervejs.

Ved hjælp af det foregående eksempel vil en indholdsforfatter aldrig glemme at indsende deres udkast til det juridiske team for gennemgang, da det er en automatiseret del af processen. Så snart en forfatter markerer deres udkast som fuldstændigt, modtager juridisk afdeling en anmeldelse, der sikrer, at denne gennemgang ikke falder gennem revnerne.

Reducer arbejdet om arbejde

IfølgeUDN Task ManagerS. S.Anatomi af arbejdsindeks, 60% af en arbejdstagers tid bruges bare på arbejdskoordinering som jagter godkendelser, der søger information eller kommunikere om arbejde. Hvis du kan reducere arbejdet med arbejde, giver du dit team mulighed for at bruge mere på det dygtige arbejde, de blev ansat til at gøre, og mindre på frem og tilbage. Mere fokus på arbejdet og mindre på koordineringen betyder, at en medarbejder kan fokusere på deres mål.

Rebalance arbejde - uden tung løftning

Sørg for, at teammedlemmer ikke er overvældet, og projekter er ordentligt bemandet ved hjælp afArbejdsbyrde. Se et komplet billede af dit holds kapacitet på et overblik, og let bore ned i opgaver for yderligere detaljer. Forhindre udbrændthed, og sørg for, at dit hold får det rigtige arbejde på det rigtige tidspunkt.