Hoe operationele efficiëntie te verbeteren

Overweeg dit: hoe ziet het eruit als je "doet werken"? Heb je een bepaald proces of volgorde van dingen? Was dit proces ingesteld door uw manager? Is hoe je dingen de meest efficiënte manier doen om het te doen?

Meestal zijn teamleden getraind om dingen op een bepaalde manier te doen. Managers stellen deze processen vast om de operationele efficiëntie te vergroten. Maar wat is operationele efficiëntie?

Dit is wat je moet weten.

Wat is operationele efficiëntie?

Operationele efficiëntie is het vermogen van een team om een ​​kwaliteitsindproduct met minder middelen te leveren. Het wordt gekwantificeerd door een verhouding tussen wat u in uw project hebt gestopt, vaak aangeduid als inputs - en waar u eruit haalt, genoemd uitgangen.

Inputs-zoals geld, mensen of uren gewerkt - zijn de middelen die u investeert om het succes van een project te bereiken. Uitgangen zijn de deliverables die u verwacht te produceren aan het einde van deproject tijdlijn. De uitvoer is vaak het doel dat uw project is ingesteld om te bereiken.

Operationele efficiëntie en operationele productiviteit worden soms door elkaar gebruikt, maar ze bedoelen iets iets anders in context.Operationele efficiëntieis het proces van het genereren van dezelfde uitvoer met minder middelen.Operationele productiviteitis het proces van het genereren van meer uitvoer met hetzelfde aantal middelen.

Laten we eens kijken naar een voorbeeld van elk van deze met één team:

Een productieam van 20 mensen creëert regelmatig 100 kleding in één uur. Het implementeren van een operationele efficiënte strategie zou betekenen dat u uw team naar minder dan 20 personen kunt afsnijden terwijl u nog steeds 100 kledingstukken in één uur kunt maken. Operationele productiviteit is het vinden van manieren om het proces te stroomlijnen, zodat 20 individuen in een uur meer dan 100 kleding kunnen maken.

4 stappen voor het optimaliseren van de operationele efficiëntie van uw team

Het optimaliseren van uw operationele efficiëntie kan uw team op vele manieren helpen, inclusief het afnemende menselijke fouten, toenemende winstgevendheid en het snijden van de totale productiekosten. Dit is hoe je kunt beginnen:

Stap 1: Breng een basislijn vast

De eerste stap is om de belangrijkste functies van het team te identificeren die u wilt stroomlijnen. Wat zijn de doelen die dit team probeert te bereiken? Wat zijn deBelangrijke prestatie-indicatoren (KPI's)of statistieken die dit team regelmatig nummeert? U kunt de antwoorden op deze vragen gebruiken om de uitgangsvermogen van dit team te identificeren, die u gebruikt om operationele efficiëntie te berekenen.

Als een vergelijking wordt operationele efficiëntie berekend door de uitgang (omzet, verkoop, leads, enz.) Gedeeld door de ingang (middelen, aantal gewerkte uren, aantal teamleden, enz.). Wanneer u deze verhouding maakt, zorg er dan voor dat de eenheden die u kiest het meest logisch te maken voor het team dat u zou willen stroomlijnen.

Bijvoorbeeld, het meten van de omzet voor de uitvoer als u probeert een meer operationeel efficiënter talentacquisitieteam te creëren, zou niet de beste meting-eenheid zijn om te volgen. Een betere meting voor zou het aantal aanbiedingen zijn aangebracht aan kandidaten over de uren recruiters die sourcing hebben doorgebracht.

Nadat u de beste meeteenheden hebt gekozen, gebruikt u deze verhouding als uw benchmarking-tool.

Voorbeeld van het opzetten van een basislijn:Een contentmarketingteam van 5 creëert momenteel 20 artikelen in één maand

Invoer:5 teamleden

Uitvoer:20 artikelen

Baseline Ratio:4: 1

Stap 2: Standaardiseer uw processen

Deze stap is waar u de efficiëntie binnen uw operationele processen zult vergroten. Begin met het bekijken van uw huidige bedrijfsactiviteiten en hoe teamleden hun taken voltooien.

Een paar goede vragen om te vragen zijn:

Hoeveel van het werk van uw team is gemakkelijk herhaalbaar, zoals administratieve taken of correspondentie?

Zijn uw teamleden allemaal hun taken op dezelfde manier voltooid?

Kun je alle huidige knelpunten in je huidige processen identificeren?

Automatisering is de beste vriend van operationele efficiëntie. Als u op zoek bent om processen te stroomlijnen, identificeert u gemakkelijk herhaalbare taken die u kunt automatiseren. Werknemers besteden 13% van hun tijd op pure duplicatie van het werk. Dit is een eenvoudige procesverbetering die snel kan afnamen van tijdrovende inefficiënties of menselijke fout.

CreërenGestandaardiseerde bedrijfsprocessenis een eenvoudige en kosteneffectieve manier om operationele workflows te stroomlijnen. Dit kan helpen bij het creëren van een meer uniforme eindproduct terwijl het ook de hoeveelheid tijd die nodig is om resultaten te leveren.

Voorbeeld van standaardiserende processen:

Een contentmarketingteam van 5 heeft momenteel geen standaardproces voor hoe artikelen worden gemaakt. Hier zijn een paar manieren waarop het team hun workflow kan optimaliseren:

Maak sjablonen voor herhaalbaar werk:Inhoudsschrijvers zijn het eens over een consistent schrijfproces en workflow met afhankelijkheden en beoordeling Cadences. Iedereen weet welke stap ze verantwoordelijk zijn voor en wie ze hun stukken moeten afleggen voor het bewerken.

Zoek kansen voor automatisering:Het team gebruikt een hulpmiddel om afhankelijkheden en routebewerkingen tot stand te brengen tot de juiste persoon zodra de afhankelijke taken zijn voltooid. Dit minimaliseert de noodzaak om heen en weer te communiceren met betrekking tot de status van artikel.

Stap 3: Werklast van de werknemer

Zorg er bij het implementeren van een nieuw gestandaardiseerd procesControleer de werklast van uw teamom burn-out te voorkomen. Met nieuwe processen komt een verandering van workflow, en het is belangrijk om de werklast van uw team te volgen terwijl u gaat. Proceswisselingen vereisen een aanpassingsperiode en zorgen ervoor dat u uw teamleden zowel voldoende tijd geeft om aan te passen, en het vermogen om taken buiten de wijziging te voltooien, is belangrijk om hun werkbelasting in evenwicht te houden.

Als u merkt dat de werklast van uw team wordt overbelast door uw nieuwe workflows, past u het proces aan om ervoor te zorgen dat uw teamleden niet tegelijkertijd te veel werk doen. Streven naar operationele efficiëntie kan ook betekenencontinue verbeteringonderweg.

Als uw nieuwe proces laat zien dat de werklast van uw team consequent te zwaar is, neemt u de tijd om doelen of processen aan te passen. Dit voorkomt burn-out, maar geeft u ook een meer realistische verwachting van welke uitgang u in de toekomst kunt verwachten. Gebruik deze nieuwe verhouding als een manier om toekomstige besluitvormingsprocessen te informeren terwijl uw team nieuwe projecten opneemt.

Voorbeeld van het bewaken van werknemers:

Een contentmarketingteam van 5 streven momenteel om een ​​doel te bereiken van 25 artikelen totaal in één maand.

Hier is hoe een manager de werklast van de werknemer kon volgen:

Pas processen aan:Het contentteam identificeert dat het staging van nieuwe artikelen op de website het grootste deel van hun tijd neemt. Na het bewaken van de bandbreedte van het webproductieteam, besluit het team de stagingstap van het contentproductieproces opnieuw toe te wijzen aan het webproductieteam, omdat ze meer uren beschikbaar hebben voor hen.

Aanpassen doelen:Met het webproductie-team nu omgaan met Staging, heeft het contentmarketingteam niet langer zorgen over die stap in het proces. Het team past hun doelen aan tot 30 artikelen per maand in plaats van 25.

Stap 4: Stel nieuwe doelen in voor uw team

Vergelijk en contrasteer de uitvoer van je team die onder het nieuwe proces tegen je benchmarked-ratio werkt. Als uw uitvoer naar de invoerratio is toegenomen, is dat een teken dat uw optimalisatiestrategie werkte.

Nu is het tijd om nieuwe doelen te stellen voor je team. Zoals hierboven vermeld, is operationele efficiëntie een kans voor continue verbetering. Probeer na het opzetten van uw basislijn te doen wat u kunt om de efficiëntie te verhogen. Na een ingestelde periode waarin uw team beslist, start u het proces en probeer de efficiëntie nog verder te vergroten.

Voordelen van het meten van operationele efficiëntie

Door het proces van operationele efficiëntie te gaan, kost tijd en werk, dus wat is het voordeel? Hier zijn vier belangrijke voordelen van het implementeren van operationele efficiëntiestrategieën.

Bespaar tijd met procesautomatisering

Het implementeren van een nieuw proces kan u helpen tijd te besparen, maar het gebeurt niet onmiddellijk. Nieuwe processen vereisen een aanpassingsperiode die niet meteen weerspiegelt de tijdbesparende waarden. Maar ondanks de opstarttijd bespaart het implementeren van nieuwe, efficiëntere processen tijd op de lange termijn.

Teruggaan naar het voorbeeld van een contentmarketingteam, moet een schrijver de definitieve juridische goedkeuring ontvangen voordat ze hun inhoud publiceren. Door het gebruiken vanBedrijfsproces automatisering (BPA)en het rechtWerkbeheershulpmiddelenDit team kan het juridische team automatisch op de hoogte brengen dat een beoordeling noodzakelijk is zodra een ontwerp is voltooid.

Minimaliseer menselijke fout via automatisering

Automatisering kan uw team ook helpen door ervoor te zorgen dat alles wat gedaan moet worden, is voltooid. Door een compleet te makenEinde tot eindworkflow, U kunt alle stappen die nodig zijn voor een project vroeg op en automatiseer tijdens de weg.

Het gebruik van het vorige voorbeeld zal een contentschrijver nooit vergeten om hun ontwerp in te dienen bij het juridische team voor beoordeling, omdat het een geautomatiseerd deel van het proces is. Zodra een schrijver hun ontwerp als voltooid markeert, ontvangt de juridische afdeling een melding, zodat deze beoordeling niet door de scheuren valt.

Afnemen werk over werk

VolgensUdn taakmanager 's Anatomie van werkindex, 60% van de tijd van een werknemer wordt besteed aan werkcoördinatie zoals jagen van goedkeuringen, op zoek naar informatie of communicatie over werk. Als u het werk over werk kunt afnemen, geeft u uw team de mogelijkheid om meer uit te geven aan het geschoolde werk dat ze zijn ingehuurd om te doen, en minder op de heen en weer. Meer focus op het werk en minder op de coördinatie betekent dat een medewerker zich kan concentreren op hun doelen.

Rebalance werk - zonder zwaar tillen

Zorg ervoor dat teamleden niet overweldigd zijn en projecten zijn goed bemand met behulp vanWerkdruk. Zie een volledig beeld van de capaciteit van uw team in één oogopslag en boor eenvoudig naar taken voor extra detail. Voorkom burnout en zorg ervoor dat uw team het juiste werk op het juiste moment krijgt.