परिचालन दक्षता में सुधार कैसे करें

इस पर विचार करें: जब आप "काम करते हैं" की तरह दिखता है? क्या आपके पास एक सेट प्रक्रिया या कार्य करने का आदेश है? क्या यह प्रक्रिया आपके प्रबंधक द्वारा निर्धारित थी? यह है कि आप इसे करने के लिए सबसे प्रभावी तरीका कैसे करते हैं?

ज्यादातर समय, टीम के सदस्यों को चीजों को एक निश्चित तरीके से करने के लिए प्रशिक्षित किया जाता है। प्रबंधक परिचालन दक्षता बढ़ाने के लिए इन प्रक्रियाओं को स्थापित करते हैं। लेकिन परिचालन दक्षता क्या है?

यहां आपको क्या पता होना चाहिए।

परिचालन दक्षता क्या है?

परिचालन दक्षता कम संसाधनों के साथ एक गुणवत्ता अंत उत्पाद देने की टीम की क्षमता है। यह आपके प्रोजेक्ट में जो कुछ भी डालता है उसके बीच एक अनुपात द्वारा निर्धारित किया जाता है- अक्सर इनपुट के रूप में जाना जाता है- और आप इसे बाहर निकालते हैं, जिसे आउटपुट कहा जाता है।

इनपुट-जैसे पैसे, लोग, या घंटे काम करते हैं- वे संसाधन हैं जो आप एक परियोजना की सफलता प्राप्त करने के लिए निवेश करते हैं। आउटपुट डिलिवरेबल्स हैं जो आप के अंत में उत्पादन करने की उम्मीद करते हैं परियोजना घटनाक्रम । आउटपुट अक्सर लक्ष्य होता है कि आपकी परियोजना को प्राप्त करने के लिए सेट किया गया था।

परिचालन दक्षता और परिचालन उत्पादकता कभी-कभी एक दूसरे के रूप में उपयोग की जाती है, लेकिन उनका मतलब संदर्भ में कुछ अलग होता है। कार्यकारी कुशलता कम संसाधनों के साथ एक ही आउटपुट उत्पन्न करने की प्रक्रिया है। परिचालन उत्पादकता संसाधनों की एक ही मात्रा के साथ अधिक उत्पादन उत्पन्न करने की प्रक्रिया है।

आइए एक टीम के साथ इनमें से प्रत्येक का एक उदाहरण देखें:

20 लोगों की एक विनिर्माण टीम नियमित रूप से एक घंटे में 100 वस्त्र बनाती है। एक संचालन कुशल रणनीति को कार्यान्वित करने का मतलब 20 से कम व्यक्तियों को कम करने के लिए अपनी टीम को कम करना होगा, जबकि अभी भी एक घंटे में 100 वस्त्र बनाते हैं। परिचालन उत्पादकता प्रक्रिया को सुव्यवस्थित करने के तरीकों को ढूंढ रही है ताकि 20 व्यक्ति एक घंटे में 100 से अधिक वस्त्र बना सकें।

अपनी टीम की परिचालन दक्षता को अनुकूलित करने के लिए 4 कदम

अपनी परिचालन दक्षता को अनुकूलित करने से आपकी टीम को कई तरीकों से मदद मिल सकती है, जिसमें मानव त्रुटि घटाने, लाभप्रदता में वृद्धि, और समग्र उत्पादन लागत में कटौती शामिल है। यहां बताया गया है कि आप कैसे शुरू कर सकते हैं:

चरण 1: एक बेसलाइन स्थापित करें

पहला कदम उस टीम के प्रमुख कार्यों की पहचान करना है जिसे आप व्यवस्थित करना चाहते हैं। लक्ष्य क्या हैं जो इस टीम को हासिल करने की कोशिश कर रहे हैं? वह क्या हैं मुख्य प्रदर्शन संकेतक (केपीआई) या मेट्रिक्स कि यह टीम नियमित रूप से ट्रैक करती है? आप इस टीम के आधारभूत आउटपुट की पहचान करने के लिए इन प्रश्नों के उत्तर का उपयोग कर सकते हैं, जिसका उपयोग आप परिचालन दक्षता की गणना करने के लिए करेंगे।

एक समीकरण के रूप में, परिचालन दक्षता की गणना आउटपुट (राजस्व, बिक्री, लीड इत्यादि) द्वारा गणना की जाती है (संसाधन, घंटों की संख्या, टीम के सदस्यों की संख्या, आदि)। जब आप इस अनुपात को बना रहे हैं, तो सुनिश्चित करें कि जिन इकाइयों को आप चुनते हैं वह उस टीम के लिए सबसे अधिक समझ में आता है जिसे आप व्यवस्थित करना चाहते हैं।

उदाहरण के लिए, यदि आप अधिक परिचालन कुशल प्रतिभा अधिग्रहण टीम बनाने की कोशिश कर रहे हैं तो आउटपुट के लिए राजस्व को मापना ट्रैक करने के लिए माप की सबसे अच्छी इकाई नहीं होगी। सोर्सिंग खर्च किए गए घंटों में उम्मीदवारों को किए गए प्रस्तावों की संख्या के लिए एक बेहतर माप होगा।

माप की सर्वोत्तम इकाइयों को चुनने के बाद, इस अनुपात का उपयोग अपने बेंचमार्किंग टूल के रूप में करें।

आधार रेखा की स्थापना का उदाहरण: 5 की एक सामग्री मार्केटिंग टीम वर्तमान में एक महीने में 20 लेख बनाती है

इनपुट: 5 टीम के सदस्य

आउटपुट: 20 लेख

आधार रेखा अनुपात: 4: 1

चरण 2: अपनी प्रक्रियाओं को मानकीकृत करें

यह कदम वह जगह है जहां आप अपनी परिचालन प्रक्रियाओं में दक्षता में वृद्धि शुरू कर देंगे। अपने मौजूदा व्यावसायिक संचालन को देखकर शुरू करें और टीम के सदस्य अपने कार्यों को कैसे पूरा कर रहे हैं।

पूछने के लिए कुछ अच्छे प्रश्न हैं:

आपकी टीम का कितना काम आसानी से दोहराया जा सकता है, जैसे प्रशासनिक कार्य या पत्राचार?

क्या आपकी टीम के सदस्य सभी अपने कार्यों को उसी तरह पूरा कर रहे हैं?

क्या आप अपनी वर्तमान प्रक्रियाओं में किसी भी मौजूदा बाधाओं की पहचान कर सकते हैं?

स्वचालन परिचालन दक्षता का सबसे अच्छा दोस्त है। यदि आप किसी भी प्रक्रिया को व्यवस्थित करना चाहते हैं, तो आसानी से दोहराने योग्य कार्यों की पहचान करें जिन्हें आप स्वचालित कर सकते हैं। मजदूर खर्च कर रहे हैं काम के शुद्ध नकल पर उनके समय का 13% । यह एक आसान प्रक्रिया सुधार है जो किसी भी समय लेने वाली अक्षमता या मानव त्रुटि को जल्दी से कम कर सकता है।

बनाना मानकीकृत व्यावसायिक प्रक्रियाएं परिचालन वर्कफ़्लो को व्यवस्थित करने का एक आसान और लागत प्रभावी तरीका है। यह परिणाम देने के लिए कितनी समय कम करने के दौरान एक और समान अंत उत्पाद बनाने में मदद कर सकता है।

मानकीकरण प्रक्रियाओं का उदाहरण:

वर्तमान में 5 की एक सामग्री मार्केटिंग टीम के पास मानक प्रक्रिया नहीं है कि लेख कैसे बनाए जाते हैं। यहां कुछ तरीके दिए गए हैं कि टीम अपने वर्कफ़्लो को अनुकूलित कर सकती है:

दोहराने योग्य कार्य के लिए टेम्पलेट बनाएं: सामग्री लेखक निर्भरता और समीक्षा तालों के साथ एक सतत लेखन प्रक्रिया और वर्कफ़्लो पर सहमत हैं। हर कोई जानता है कि वे किस कदम के लिए जिम्मेदार हैं और उन्हें संपादन के लिए उनके टुकड़ों को कौन सौंपना चाहिए।

स्वचालन के अवसर खोजें: जैसे ही आश्रित कार्य पूरा हो जाते हैं, टीम निर्भरता और मार्ग के काम को स्थापित करने में मदद के लिए एक उपकरण का उपयोग करती है। यह लेख स्थिति के संबंध में आगे और पीछे संवाद करने की आवश्यकता को कम करता है।

चरण 3: कर्मचारी कार्यभार ट्रैक करें

एक नई मानकीकृत प्रक्रिया को लागू करते समय, सुनिश्चित करें अपनी टीम के वर्कलोड की निगरानी करें बर्नआउट को रोकने के लिए। नई प्रक्रियाओं के साथ वर्कफ़्लो में बदलाव आता है, और जब आप जाते हैं तो अपनी टीम के वर्कलोड की निगरानी करना महत्वपूर्ण है। प्रक्रिया में बदलावों को समायोजन अवधि की आवश्यकता होती है, और यह सुनिश्चित करना कि आप अपने टीम के सदस्यों को अनुकूलित करने के लिए पर्याप्त समय दोनों दें, और परिवर्तन के बाहर कार्यों को पूरा करने की क्षमता उनके वर्कलोड को संतुलित रखने के लिए महत्वपूर्ण है।

यदि आप देखते हैं कि आपकी टीम का वर्कलोड आपके नए वर्कफ़्लो द्वारा अधिभारित हो रहा है, तो यह सुनिश्चित करने के लिए प्रक्रिया को समायोजित करें कि आपकी टीम के सदस्य एक ही समय में बहुत अधिक काम नहीं कर रहे हैं। परिचालन दक्षता के लिए प्रयास भी कर सकते हैं निरंतर सुधार जिस तरह से साथ।

यदि आपकी नई प्रक्रिया से पता चलता है कि आपकी टीम का वर्कलोड लगातार भारी है, तो लक्ष्यों या प्रक्रियाओं को समायोजित करने के लिए समय निकालें। यह बर्नआउट को रोक देगा, लेकिन आपको भविष्य में किस आउटपुट की उम्मीद कर सकते हैं इसकी अधिक यथार्थवादी उम्मीद भी प्रदान करेगा। भविष्य की निर्णय लेने की प्रक्रियाओं को सूचित करने के तरीके के रूप में इस नए अनुपात का उपयोग करें क्योंकि आपकी टीम नई परियोजनाओं को लेती है।

मॉनिटरिंग कर्मचारी वर्कलोड का उदाहरण:

5 की एक सामग्री विपणन टीम वर्तमान में एक महीने में कुल 25 लेखों के लक्ष्य तक पहुंचने का प्रयास कर रही है।

यहां बताया गया है कि एक प्रबंधक कर्मचारी वर्कलोड की निगरानी कैसे कर सकता है:

प्रक्रियाओं को समायोजित करें: सामग्री टीम यह पहचानती है कि वेबसाइट पर नए लेखों को व्यवस्थित करने से उनके समय का बड़ा हिस्सा लगता है। वेब उत्पादन टीम की बैंडविड्थ की निगरानी के बाद, टीम वेब उत्पादन टीम को सामग्री उत्पादन प्रक्रिया के स्टेजिंग चरण को फिर से असाइन करने का फैसला करती है क्योंकि उनके पास अधिक घंटे उपलब्ध हैं।

लक्ष्य समायोजित करें: वेब उत्पादन टीम के साथ अब स्टेजिंग को संभालने के साथ, सामग्री मार्केटिंग टीम को अब प्रक्रिया में उस चरण के बारे में चिंता करने की ज़रूरत नहीं है। टीम 25 के बजाय अपने लक्ष्यों को एक महीने में 30 लेखों को समायोजित करती है।

चरण 4: अपनी टीम के लिए नए लक्ष्य निर्धारित करें

अपने बेंचमार्केड अनुपात के खिलाफ नई प्रक्रिया के तहत अपनी टीम के आउटपुट की तुलना करें और इसके विपरीत। यदि आपके आउटपुट इनपुट अनुपात में वृद्धि हुई है, तो यह एक संकेत है कि आपकी अनुकूलन रणनीति ने काम किया।

अब, अब आपकी टीम के लिए नए लक्ष्यों को स्थापित करने का समय है। जैसा कि ऊपर बताया गया है, परिचालन दक्षता निरंतर सुधार का अवसर है। अपनी बेसलाइन स्थापित करने के बाद, दक्षता बढ़ाने के लिए आप जो कुछ भी कर सकते हैं उसे करने का प्रयास करें। एक निर्धारित अवधि के बाद जब आपकी टीम निर्णय लेती है, तो प्रक्रिया शुरू करें और दक्षता बढ़ाने की कोशिश करें।

परिचालन दक्षता को मापने के लाभ

परिचालन दक्षता की प्रक्रिया के माध्यम से जाना समय और काम लेता है, तो क्या लाभ है? परिचालन दक्षता रणनीतियों को लागू करने के चार मुख्य लाभ यहां दिए गए हैं।

प्रक्रिया स्वचालन के साथ समय बचाएं