Betrachten Sie dies: Wie sieht es aus, wenn Sie "arbeiten"? Haben Sie einen festgelegten Prozess oder Reihenfolge, um Dinge zu tun? Wurde dieser Prozess von Ihrem Manager festgelegt? So machen Sie die effizientesten Möglichkeit, dies zu tun?
So verbessern Sie die operative Effizienz
Betrachten Sie dies: Wie sieht es aus, wenn Sie "arbeiten"? Haben Sie einen festgelegten Prozess oder Reihenfolge, um Dinge zu tun? Wurde dieser Prozess von Ihrem Manager festgelegt? So machen Sie die effizientesten Möglichkeit, dies zu tun?
Die meiste Zeit werden Teammitglieder ausgebildet, um die Dinge einen bestimmten Weg zu tun. Manager etablieren diese Prozesse, um die Betriebseffizienz zu erhöhen. Aber was ist eine operative Effizienz?
Hier ist das, was Sie wissen müssen.
Was ist eine operative Effizienz?
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Die operative Effizienz ist die Fähigkeit eines Teams, ein qualitativ hochwertiges Endprodukt mit weniger Ressourcen zu liefern. Es ist mit einem Verhältnis zwischen dem, was Sie in Ihr Projekt eingesetzt haben, quantifiziert - oft als Inputs bezeichnet - und das, was Sie verlassen, genannt Ausgänge.
Inputs - wie Geld, Menschen oder Arbeitsstunden - sind die Ressourcen, die Sie investieren, um den Erfolg eines Projekts zu erreichen. Die Ausgänge sind die Ergebnisse, die Sie erwarten, am Ende der
Projekt Zeitleiste
. Die Ausgabe ist oft das Ziel, das Ihr Projekt zu erreichen ist.
Betriebseffizienz und operative Produktivität werden manchmal austauschbar verwendet, aber sie bedeuten im Kontext etwas anderes.
Betriebseffizienz
ist der Prozess des Erzeugens derselben Leistung mit weniger Ressourcen.
Operative Produktivität
ist der Prozess der Erzeugen mehrerer Ausgangsleistung mit den gleichen Ressourcenmengen.
Schauen wir uns ein Beispiel für jedes von diesen mit einem Team an:
Ein Fertigungsmannschaft von 20 Personen erstellt regelmäßig 100 Kleidungsstücke in einer Stunde. Die Implementierung einer operativ effizienten Strategie würde bedeuten, Ihr Team in weniger als 20 Personen zu reduzieren, während er in einer Stunde noch 100 Kleidungen erzeugt. Die operative Produktivität ist das Finden von Möglichkeiten, den Prozess zu rationalisieren, damit 20 Personen in einer Stunde mehr als 100 Kleidungen erstellen können.
4 Schritte zur Optimierung der operativen Effizienz Ihres Teams
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Die Optimierung Ihrer operativen Effizienz kann Ihrem Team in vielerlei Hinsicht dabei helfen, einschließlich sinkender menschlicher Fehler, steigender Rentabilität und das Ausschneiden der Gesamtproduktionskosten. So können Sie beginnen:
Schritt 1: Einrichten einer Basislinie
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Der erste Schritt besteht darin, die Hauptfunktionen des Teams zu ermitteln, das Sie rationalisieren möchten. Was sind die Ziele, die dieses Team versucht zu erreichen? Was sind die
Key Performance-Indikatoren (KPIs)
oder Metriken, die dieses Team regelmäßig verfolgt? Sie können die Antworten auf diese Fragen verwenden, um die Baseline-Ausgabe dieses Teams zu identifizieren, mit dem Sie die Betriebseffizienz berechnen können.
Als Gleichung wird die betriebliche Effizienz von der Ausgabe (Umsatz, Vertrieb, Leads usw.) berechnet, die durch die Eingabe (Ressourcen, Anzahl der Arbeitsstunden, die Arbeiten, Anzahl der Teammitglieder usw.) geteilt wird. Wenn Sie dieses Verhältnis erstellen, stellen Sie sicher, dass die Einheiten, die Sie auswählen, den Sinn für das Team, das Sie rationalisieren möchten, optimal machen.
Zum Beispiel wäre der Messwert für die Ausgabe, wenn Sie versuchen, ein operativ effizientere Talent-Akquisitionsteam zu erstellen, nicht die beste Maßeinheit, um zu verfolgen. Eine bessere Messung für wären die Anzahl der Angebote, die den Kandidaten über den Stunden, die den Sourcing verbracht haben, anbieten.
Verwenden Sie nach der Auswahl der besten Maßeinheiten dieses Verhältnis als Benchmarking-Tool.
Beispiel, um eine Grundlinie festzulegen:
Ein Content-Marketing-Team von 5 erstellt derzeit 20 Artikel in einem Monat
Eingang:
5 Teammitglieder.
Ausgabe:
20 Artikel
Baseline-Verhältnis:
4: 1.
Schritt 2: Standardisieren Sie Ihre Prozesse
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In diesem Schritt werden Sie anfangen, die Effizienz in Ihren operativen Prozessen zu steigern. Beginnen Sie mit dem Betrachten Ihrer aktuellen Geschäftstätigkeit und wie Teammitglieder ihre Aufgaben abschließen.
Ein paar gute Fragen zu stellen sind:
Wie viel von der Arbeit Ihres Teams ist leicht wiederholbar, z. B. Verwaltungsaufgaben oder Korrespondenz?
Sind Ihre Teammitglieder alle ihre Aufgaben auf dieselbe Weise abhalten?
Können Sie jegliche aktuelle Engpässe in Ihren aktuellen Prozessen identifizieren?
Automatisierung ist der beste Freund der operativen Effizienz. Wenn Sie Ihre Prozesse streamen möchten, identifizieren Sie leicht wiederholbare Aufgaben, die Sie automatisieren können. Arbeiter geben aus
13% ihrer Zeit auf reine Verpackung der Arbeit
. Dies ist eine einfache Prozessverbesserung, die zeitaufwändige Ineffizienz oder menschlicher Fehler schnell verringern kann.
Erstellen
standardisierte Geschäftsprozesse
ist eine einfache und kostengünstige Art, operative Workflows zu rationalisieren. Dies kann dazu beitragen, ein einheitlicheres Endprodukt zu erzeugen, während er die Zeit, die er benötigt, um Ergebnisse zu nimmt, zu erstellen.
Beispiel für Standardisierung von Prozessen:
Ein Content-Marketing-Team von 5 hat derzeit keinen Standardprozess, wie Artikel erstellt werden. Hier sind ein paar Möglichkeiten, dass das Team ihren Workflow optimieren kann:
Erstellen Sie Vorlagen für wiederholbare Arbeiten:
Content-Autoren vereinbaren einen konsistenten Schreibprozess und einen Workflow mit Abhängigkeiten und Überprüfungskadenzen. Jeder weiß, welchen Schritt sie verantwortlich sind, und wer sie ihre Teile zur Bearbeitung abgeben sollten.
Finden Sie Möglichkeiten zur Automatisierung:
Das Team verwendet ein Werkzeug, mit dem Abhängigkeiten und Routenarbeiten an der richtigen Person etabliert werden, sobald abhängige Aufgaben abgeschlossen sind. Dies minimiert die Notwendigkeit, den Artikelstatus hin und her zu kommunizieren.
Schritt 3: Track-Mitarbeiter-Arbeitslast
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Achten Sie beim Implementieren eines neuen standardisierten Prozesses auf
Überwachen Sie die Arbeitslast Ihres Teams
Burnout verhindern. Mit neuen Prozessen kommt eine Änderung des Workflows, und es ist wichtig, die Arbeitslast Ihres Teams zu überwachen, wenn Sie gehen. Prozessänderungen erfordern einen Anpassungszeitraum, um sicherzustellen, dass Ihre Teammitglieder sowohl angemessene Zeit anpassen, und die Fähigkeit, Aufgaben außerhalb der Änderung auszuführen, ist wichtig, um ihre Arbeitsbelastung ausbalanciert zu halten.
Wenn Sie feststellen, dass die Arbeitsbelastung Ihres Teams beginnt, von Ihren neuen Workflows überlastet zu werden, passen Sie den Prozess an, um sicherzustellen, dass Ihre Teammitglieder nicht zu viel Arbeit machen. Das Streben nach operativer Effizienz kann ebenfalls bedeuten
ständige Verbesserung
nach dem Weg.
Wenn Ihr neuer Prozess zeigt, dass die Arbeitsbelastung Ihres Teams konstant zu schwer ist, nehmen Sie sich die Zeit, um Ziele oder Prozesse anzupassen. Dadurch wird Burnout verhindern, aber auch eine realistische erwartete Erwartung, welche Leistung Sie in der Zukunft erwarten können. Verwenden Sie dieses neue Verhältnis als Weg, um zukünftige Entscheidungsprozesse zu informieren, da Ihr Team neue Projekte annimmt.
Beispiel für die Überwachung der Mitarbeiterarbeitslüge:
Ein Content-Marketing-Team von 5 ist derzeit das Ziel, insgesamt 25 Artikel in einem Monat zu erreichen.
So könnte ein Manager die Mitarbeiterarbeitsbelastung überwachen:
Prozesse anpassen:
Das Content-Team identifiziert, dass die Inszenierung neuer Artikel auf der Website den Großteil ihrer Zeit nimmt. Nach der Überwachung der Bandbreite des Web-Produktionsteams beschließt das Team, den Staging-Schritt des Inhaltsproduktionsprozesses an das Web-Produktionsteam neu zuzuweisen, da sie ihnen mehr Stunden zur Verfügung stehen.
Ziele anpassen:
Mit dem Web-Produktionsteam, das jetzt abwickelt, muss das Inhalts-Marketing-Team nicht mehr über diesen Schritt des Prozesses kümmern. Das Team passt ihre Ziele auf 30 Artikel pro Monat anstelle von 25 an.
Schritt 4: Setzen Sie neue Ziele für Ihr Team
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Vergleichen Sie und kontrastieren Sie die Leistung Ihres Teams, die unter dem neuen Prozess gegen Ihr Benchmarked-Verhältnis tätig ist. Wenn Ihre Ausgabe an die Eingangsquote erhöht wird, ist dies ein Zeichen dafür, dass Ihre Optimierungsstrategie funktioniert hat.
Jetzt ist es Zeit, neue Ziele für Ihr Team festzulegen. Wie oben erwähnt, ist die operative Effizienz eine Gelegenheit zur kontinuierlichen Verbesserung. Versuchen Sie nach der Festlegung Ihrer Basislinie zu tun, was Sie können, um die Effizienz zu steigern. Beginnen Sie nach einem festgelegten Zeitraum, dass Ihr Team entscheidet, den Prozess starten und versuchen, die Effizienz noch weiter zu steigern.
Vorteile der Messung der betrieblichen Effizienz
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Durch den Prozess der operativen Effizienz erfordert Zeit und Arbeit, also, was ist der Vorteil? Hier sind vier wichtigste Vorteile der Umsetzung von operativen Effizienzstrategien.
Sparen Sie Zeit mit der Prozessautomatisierung
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Implementieren eines neuen Prozesses kann Ihnen helfen, Zeit zu sparen, aber es passiert jedoch nicht sofort. Neue Prozesse erfordern einen Anpassungszeitraum, der die Zeitsparungswerte möglicherweise nicht sofort widerspiegelt. Trotz der Startzeit, der Umsetzung neuer, effizienterer Prozesse spart jedoch lange Zeit.
Zurück zum Beispiel eines Content-Marketing-Teams muss ein Schriftsteller möglicherweise eine endgültige rechtliche Genehmigung erhalten, bevor sie ihren Inhalt veröffentlichen. Durch die Nutzung
Geschäftsprozessautomatisierung (BPA)
und das Recht
Arbeitsmanagement-Tools.
Dieses Team kann das Rechtsteam automatisch darüber informieren, dass eine Überprüfung erforderlich ist, sobald ein Entwurf abgeschlossen ist.
Minimieren Sie den menschlichen Fehler durch Automatisierung
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Die Automatisierung kann Ihrem Team auch helfen, indem Sie sicherstellen, dass alles, was getan werden muss, abgeschlossen ist. Indem Sie ein vollständiges erstellen
Ende zum Ende des Workflows
, können Sie alle für ein Projekt erforderlichen Schritte frühzeitig für ein Projekt festlegen und jeden Schritt auf dem Weg automatisieren.
Mit dem vorherigen Beispiel wird ein Content-Writer niemals vergessen, ihren Entwurf in das Rechtsteam zur Überprüfung vorzulegen, da er ein automatisierter Teil des Prozesses ist. Sobald ein Schriftsteller ihren Entwurf als vollständig markiert, erhält die Rechtsabteilung eine Benachrichtigung, um sicherzustellen, dass diese Überprüfung nicht durch die Risse fällt.
Arbeiten Sie die Arbeit über die Arbeit verringern
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Entsprechend[fünfzehn]UDN-Task-Manager
'S
Anatomie des Arbeitsindex
, 60% der Arbeiter des Arbeiters wird nur auf der Arbeitskoordination ausgegeben, wie die Zulassungen jagen, nach Informationen suchen oder über die Arbeit kommunizieren. Wenn Sie die Arbeit über die Arbeit verringern können, geben Sie Ihrem Team die Möglichkeit, mehr über die erfahrene Arbeit auszugeben, die sie angestellt wurden, und weniger hinten. Mehr Fokus auf die Arbeit und weniger auf die Koordination bedeutet, dass sich ein Mitarbeiter auf ihre Ziele konzentrieren kann.
Rebalance-Arbeit - ohne starkes Anheben
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Stellen Sie sicher, dass Teammitglieder nicht überwältigt sind, und die Projekte sind ordnungsgemäß mit der Verwendung von
Arbeitsbelastung
. Sehen Sie sich ein vollständiges Bild der Kapazität Ihres Teams auf einen Blick an und bohren Sie leicht in Aufgaben für zusätzliche Details. Verhindern Sie Burnout und stellen Sie sicher, dass Ihr Team zur richtigen Zeit die richtige Arbeit erledigt.
