Как улучшить операционную эффективность

Рассмотрим это: как это выглядит, когда вы «работаете»? У вас есть набор процесса или порядок делать вещи? Был ли этот процесс установлен вашим менеджером? Как вы делаете вещи, наиболее эффективный способ сделать это?

Большую часть времени члены команды обучены делать вещи определенным образом. Менеджеры устанавливают эти процессы для повышения эффективности работы. Но что такое операционная эффективность?

Вот что вам нужно знать.

Что такое операционная эффективность?

Эксплуатационная эффективность - это способность команды доставлять качественный конечный продукт с меньшим количеством ресурсов. Это определяется соотношением между тем, что вы помещаете в ваш проект - часто называют вводами - и то, что вы получаете из него, называемые выходами.

Входы - такие деньги, как деньги, люди или часы - это ресурсы, которые вы инвестируете в достижение успеха проекта. Выходы - это результаты, которые вы ожидаете, чтобы произвести в концесроки реализации проектаОтказ Вывод часто является целью того, что ваш проект был установлен для достижения.

Эксплуатационная эффективность и эксплуатационная производительность иногда используются взаимозаменяемо, но они означают что-то немного отличное в контексте.Эксплуатационная эффективностьэто процесс генерации того же выхода с меньшим количеством ресурсов.Операционная производительностьэто процесс генерации большего количества выходов с одинаковым количеством ресурсов.

Давайте посмотрим на пример каждого из них с одной командой:

Производственная команда из 20 человек регулярно создает 100 одежде в один час. Реализация оперативно эффективной стратегии означало бы сократить свою команду менее чем на 20 человек, все еще создавая 100 предметов одежды за один час. Операционная производительность - найти способы оптимизации процесса, так что 20 человек могут сделать более 100 предметов на час.

4 шага для оптимизации эффективности работы вашей команды

Оптимизация вашей операционной эффективности может помочь вашей команде во многих отношениях, включая уменьшение человеческой ошибки, повышение прибыльности и сокращение общих производственных затрат. Вот как вы можете начать:

Шаг 1: Установите базовый уровень

Первым шагом является определение основных функций команды, которую вы хотели бы употреблять. Каковы цели, которые эта команда пытается достичь? Что такоеКлючевые показатели эффективности (KPI)Или метрики, которые эта команда регулярно отслеживает? Вы можете использовать ответы на эти вопросы, чтобы определить базовый вывод этой команды, которую вы будете использовать для расчета операционной эффективности.

В качестве уравнения, операционная эффективность рассчитывается по выходу (доходы, продажи, ведущие и т. Д.), Разделенные на вклад (ресурсы, количество часов работали, количество членов команды и т. Д.). Когда вы создаете это соотношение, убедитесь, что подразделения, которые вы выберете, имеют наибольшее значение для команды, которую вы хотели бы оптимизировать.

Например, измерение выручки для выхода, если вы пытаетесь создать более эффективную эффективную команду по приобретению таланта, не станут лучшей единицей измерения для отслеживания. Лучшее измерение для того, чтобы было бы число предложений, сделанных для кандидатов за часы рекрутеры, потраченные по источникам.

После выбора лучших единиц измерения используйте это соотношение в качестве оригинального инструмента.

Пример установления базовой линии:Команда Content Marketing из 5 в настоящее время создает 20 статей за один месяц

Вход:5 членов команды

Выход:20 статей

Базовое соотношение:4: 1.

Шаг 2: стандартизировать свои процессы

Этот шаг - это то, где вы начните повышать эффективность в рамках ваших операционных процессов. Начните с взгляда на ваши текущие деловые операции и как члены команды завершают свои задачи.

Несколько хороших вопросов, чтобы спросить:

Сколько работы вашей команды легко повторяется, например, административные задачи или переписка?

Участники вашей команды все выполняют свои задачи таким же образом?

Можете ли вы определить любые текущие узкие места в ваших текущих процессах?

Автоматизация - лучший друг операционной эффективности. Если вы хотите оптимизировать любые процессы, идентифицируйте легко повторяемые задачи, которые вы можете автоматизировать. Рабочие тратят 13% их времени на чистое дублирование работыОтказ Это легкое улучшение процесса, которое может быстро уменьшить любые временные неэффективности или человеческую ошибку.

СозданиеСтандартизированные бизнес-процессыэто простой и экономически эффективный способ оптимизации оперативных рабочих процессов. Это может помочь создать более равномерный конечный продукт, в то время как также уменьшается количество времени, необходимое для доставки результатов.

Пример стандартизации процессов:

Команда Content Marketing из 5 в настоящее время не имеет стандартного процесса для того, как созданы статьи. Вот несколько способов, которыми команда может оптимизировать свой рабочий процесс:

Создание шаблонов для повторной работы:Содержание писателей договариваются о последовательном процессе написания и рабочим процессом с зависимостями и рассмотрение каденция. Все знают, на каком шаге они несут ответственность за и кто они должны отдать свои части для редактирования.

Найти возможности для автоматизации:Команда использует инструмент для создания зависимостей и маршрута работы к правильному человеку, как только завершено задачи. Это минимизирует необходимость общаться в обратном направлении в отношении статуса статьи.

Шаг 3: отслеживать рабочую нагрузку работника

При внедрении нового стандартизированного процесса обязательноконтролировать рабочую нагрузку вашей командыпредотвратить выгорание. С новыми процессами приходит изменение рабочего процесса, и важно отслеживать рабочую нагрузку вашей команды, как вы идете. Изменения процесса требуют периода регулировки, и обеспечение того, чтобы вы дали членам вашей команды как адекватное время для адаптации, и способность выполнять задачи вне изменений, важно сохранить свою рабочую нагрузку.

Если вы заметите, что рабочая нагрузка вашей команды начинает перегружать свои новые рабочие процессы, настроить процесс, чтобы убедиться, что члены вашей команды не слишком много работают сразу. Стремление к операционной эффективности также может означатьнепрерывное улучшениепо пути.

Если ваш новый процесс показывает, что рабочая нагрузка вашей команды последовательно слишком тяжелая, найдите время, чтобы настроить цели или процессы. Это предотвратит выгорание, но и даст вам более реалистичные ожидания того, что вы можете ожидать в будущем. Используйте это новое соотношение как способ сообщить о будущих процессах принятия решений, поскольку ваша команда принимает новые проекты.

Пример мониторинга рабочей нагрузки работника:

Команда Content Marketing из 5 в настоящее время стремится достичь цели 25 статей всего за один месяц.

Вот как менеджер может контролировать рабочую нагрузку сотрудников:

Отрегулируйте процессы:Команда содержания идентифицирует, что постановка новых статей на сайте принимает большую часть своего времени. После мониторинга пропускной способности команды Web Production команда решает переназначить стадию процесса производства контента в команду веб-производственной продукции, поскольку у них больше доступных для них больше часов.

Отрегулируйте цели:С командой Web Production теперь обрабатывающую постановку, команда Content Marketing больше не должна беспокоиться о том этапу в процессе. Команда корректирует свои цели до 30 статей в месяц вместо 25.

Шаг 4: Установите новые цели для вашей команды

Сравните и сопомните вывод вашей команды, работающей в новом процессе против вашего сравнительного соотношения. Если ваш вывод на входное соотношение увеличилось, это признак того, что ваша стратегия оптимизации работала.

Теперь пришло время установить новые цели для вашей команды. Как упомянуто выше, операционная эффективность - это возможность для постоянного улучшения. После установления вашей базовой линии старайтесь сделать то, что вы можете повысить эффективность. После установленного периода времени вашей команды решает, начните процедуру и попытайтесь повысить эффективность еще дальше.

Преимущества измерения операционной эффективности

Проходя процесс оперативной эффективности требует времени и работы, так и что выгодно? Вот четыре основных преимущества реализации стратегий операционной эффективности.

Экономьте время с автоматизацией процесса

Реализация нового процесса может помочь вам сэкономить время, но это не происходит мгновенно. Новые процессы требуют периода регулировки, который может не отражать значения экономии времени прямо сейчас. Но, несмотря на время запуска, реализация новых, более эффективных процессов экономит время в долгосрочной перспективе.

Возвращаясь к примеру команды Content Marketing, писатель может прийти к окончательному юридическому одобрению до публикации их контента. ИспользуяАвтоматизация бизнес-процессов (BPA)и правоИнструменты управления работойЭта команда может автоматически уведомить юридическую команду, что обзор необходим, как только проект будет завершен.

Минимизировать человеческую ошибку через автоматизацию

Автоматизация также может помочь вашей команде, убедившись, что все, что нужно сделать, завершено. Создавая полныйконец до конца рабочего процесса, вы можете установить все шаги, необходимые для проекта в начале и автоматизации каждого шага по пути.

Используя предыдущий пример, автор контента никогда не забудет представить свой проект до юридической команды для рассмотрения, поскольку это автоматическая часть процесса. Как только писатель отмечает свой проект как завершен, юридический департамент получает уведомление, гарантируя, что этот обзор не падает через трещины.

Уменьшить работу о работе

Согласно сДиспетчер задач UDN С. Анатомия рабочего индекса, 60% времени рабочего времени тратятся только на рабочую координацию, как преследующие одобрения, поиск информации или общение о работе. Если вы можете снизить работу о работе, вы даете свою команду возможность потратить больше на квалифицированную работу, которую они были наняты, и меньше на заднем и обратно. Больше ориентации на работу и меньше на координацию означает, что сотрудник может сосредоточиться на своих целях.

Ребенка работает - без тяжелого подъема

Убедитесь, что члены команды не перегружены, и проекты должным образом укомплектованыНагрузкаОтказ Смотрите полную картину емкости вашей команды с первого взгляда и легко свернуть в задачи для дополнительных деталей. Предотвратите выгорание и убедитесь, что ваша команда получила правильную работу в нужное время.