Як покращити експлуатаційну ефективність
Розглянемо це: що це виглядає, коли ви "займаєтеся роботою"? Чи є у вас встановлений процес або порядок виконання речей? Чи був цей процес, встановлений вашим менеджером? Чи є те, як ви робите найбільш ефективний спосіб зробити це?
Більшу частину часу члени команди навчаються робити певним чином. Менеджери встановлюють ці процеси для збільшення операційної ефективності. Але що таке операційна ефективність?
Ось що вам потрібно знати.
Що таке операційна ефективність?
Операційна ефективність - це здатність команди доставити якісний кінцевий продукт з меншою кількістю ресурсів. Це кількісно визначено співвідношенням між тим, що ви вводите у ваш проект - часто називаються входами, і те, що ви отримуєте з нього, називаються виходами.
Входи, такі як гроші, люди або години роботи - це ресурси, які ви інвестуєте, щоб досягти успіху проекту. Виходи - це запит, який ви очікуєте, щоб виробляти в кінціХронологія проекту. Вихід часто є метою, що ваш проект був встановлений для досягнення.
Операційна ефективність та операційна продуктивність іноді використовуються взаємозамінно, але вони означають щось трохи різні в контексті.Операційна ефективністьце процес створення того ж виходу з меншою кількістю ресурсів.Операційна продуктивністьце процес створення більшого випуску з такою ж кількістю ресурсів.
Давайте подивимося на приклад кожного з них з однією командою:
Виробнича група з 20 осіб регулярно створює 100 одягу за одну годину. Впровадження операційно ефективної стратегії означатиме скорочення вашої команди до меншої кількості 20 осіб, одночасно створюючи 100 одягу за одну годину. Операційна продуктивність полягає у пошуку способів оптимізації процесу, щоб 20 людей можуть скласти більше 100 одягу за годину.
4 кроки для оптимізації операційної ефективності вашої команди
Оптимізація вашої операційної ефективності може допомогти вашій команді багатьма способами, у тому числі зменшення людської похибки, підвищення рентабельності та скорочення загальних виробничих витрат. Ось як ви можете почати:
Крок 1: Встановіть базову лінію
Перший крок полягає в тому, щоб визначити основні функції команди, яку ви хочете оптимізувати. Які цілі, які ця команда намагається досягти? Що єОсновні показники ефективності (KPI)або показники, які ця команда регулярно відстежує? Ви можете використовувати відповіді на ці питання, щоб визначити вихідну вихідну вихідну команду, яку ви будете використовувати для розрахунку операційної ефективності.
Як рівняння, експлуатаційна ефективність розраховується шляхом випуску (дохід, продаж, ведення тощо), поділений на вхід (ресурси, кількість годин роботи, кількість членів команди тощо). Коли ви створюєте це співвідношення, переконайтеся, що підрозділи, які ви можете зробити найбільш сенс для команди, яку ви хотіли б оптимізувати.
Наприклад, вимірювання доходів для випуску Якщо ви намагаєтеся створити більш операційно ефективну команду з придбання талантів, не буде найкращою одиницею вимірювання. Краще вимірювання для того, щоб бути кількістю пропозицій, зроблених для кандидатів протягом годин, витрачених витрат.
Після вибору найкращих одиниць вимірювання використовуйте це співвідношення як інструмент порівняльного аналізу.
Приклад встановлення базової лінії:Зміст маркетингової команди в даний час створює 20 статей за один місяць
Вхід:5 членів команди
Вихід:20 статей
Базовий коефіцієнт:4: 1
Крок 2. Стандартизація процесів
Цей крок, де ви почнете підвищувати ефективність у своїх операційних процесах. Почніть, переглядаючи свої поточні ділові операції та як члени команди виконують свої завдання.
Кілька хороших питань, щоб запитати:
Скільки роботи вашої команди легко повторюється, наприклад, адміністративні завдання або листування?
Чи всі члени команди всі виконують свої завдання таким же чином?
Чи можете ви визначити будь-які поточні вузькі місця у поточних процесах?
Автоматизація є найкращим другом операційної ефективності. Якщо ви хочете оптимізувати будь-які процеси, ідентифікуйте легко повторювані завдання, які ви можете автоматизувати. Працівники витрачають 13% свого часу на чисте дублювання роботи. Це легке вдосконалення процесу, яке може швидко зменшити будь-які трудомісткі неефективності або людську помилку.
УтворенняСтандартизовані бізнес-процесиє легким та економічно ефективним способом оптимізації операційних робочих процесів. Це може допомогти створити більш рівномірний кінцевий продукт, а також зменшуючи кількість часу, необхідного для доставки результатів.
Приклад стандартизації процесів:
В даний час контент-маркетингова команда з 5 не має стандартного процесу, як створюються статті. Ось кілька способів, щоб команда може оптимізувати свій робочий процес:
Створюйте шаблони для повторюваної роботи:Вміст письменників погоджуються на послідовному процесі написання та робочого процесу з залежностями та перегляду каденцій. Всі знають, який крок вони несуть відповідальність, і кого вони повинні віддавати свої шматки для редагування.
Знайдіть можливості для автоматизації:Команда використовує інструмент, який допомагає встановити залежності та маршрутну роботу до правильної особи, як тільки залежні завдання завершені. Це мінімізує необхідність спілкування назад і вперед стосовно статусу статей.
Крок 3: Відстеження робочого навантаження
При виконанні нового стандартизованого процесу обов'язковоМоніторинг робочого навантаження вашої командидля запобігання вигорання. З новими процесами відбувається зміна робочого процесу, і важливо відстежувати робочу навантаження вашої команди, коли ви йдете. Зміни процесу вимагають періоду коригування та забезпечення того, щоб ви надавали члени вашої команди як адекватним часом адаптуватися, і здатність виконувати завдання за межами зміни, важливо для зберігання їх навантаження.
Якщо ви помітили, що робоча навантаження вашої команди починає перевантажуватися вашими новими робочими процесами, налаштуйте процес, щоб переконатися, що члени вашої команди не працювала занадто багато роботи. Прагнення до операційної ефективності також може означатипостійне покращенняпо дорозі.
Якщо ваш новий процес показує, що робоча навантаження вашої команди постійно занадто важка, знайдіть час, щоб налаштувати цілі або процеси. Це дозволить запобігти вигорання, але й дати вам більш реалістичне очікування того, що ви можете очікувати у майбутньому. Використовуйте це нове співвідношення як спосіб інформування майбутніх процесів прийняття рішень, оскільки ваша команда приймає нові проекти.
Приклад моніторингу робочого навантаження працівників:
В даний час у відповідності з маркетинговою командою вмісту в даний час прагне досягти мети 25 статей за один місяць.
Ось як менеджер може стежити за роботою працівників:
Налаштування процесів:Команда контенту визначає, що постановка нових статей на веб-сайті займає основну частину свого часу. Після моніторингу пропускної спроможності веб-виробничої команди, команда вирішує перепризначити етап процесу виробництва контенту до команди з веб-виробничої групи, оскільки вони мають більше годин до них.
Налаштуйте цілі:Завдяки команді WEB-виробничої команди, що обробляють постановку, команда з маркетингу контенту більше не повинна турбуватися про цей крок у процесі. Команда регулює свої цілі до 30 статей на місяць замість 25.
Крок 4: Встановіть нові цілі для своєї команди
Порівняйте та контрастувати вихід вашої команди, що працює під новим процесом проти вашого порівняльного коефіцієнта. Якщо ваш вихід на коефіцієнт введення збільшився, це ознака того, що ваша стратегія оптимізації працювала.
Тепер прийшов час встановити нові цілі для своєї команди. Як зазначалося вище, операційна ефективність - це можливість постійного вдосконалення. Після встановлення базової лінії спробуйте зробити те, що ви можете, щоб підвищити ефективність. Після встановленого періоду часу ваша команда вирішує, запустіть процес, і намагайтеся ще більше підвищити ефективність.
Переваги вимірювання операційної ефективності
Перехід через процес операційної ефективності вимагає часу і роботи, так що користь? Ось чотири основні переваги впровадження стратегій експлуатації.
Економте час з автоматикою процесу
Реалізація нового процесу може допомогти вам заощадити час, але це не відбудеться миттєво. Нові процеси вимагають періоду коригування, який може не відображати значення збереження часу відразу. Але, незважаючи на час запуску, реалізуючи нові, більш ефективні процеси заощаджує час у довгостроковій перспективі.
Повернення до прикладу зйомки з маркетингової контенту, письменник, можливо, доведеться отримувати остаточне правове затвердження, перш ніж публікувати свій вміст. За допомогоюАвтоматизація бізнес-процесів (BPA)і правоІнструменти управління роботоюЦя команда може автоматично повідомити юридичну групу, яку необхідний огляд, як тільки буде завершено проект.
Мінімізувати людську помилку за допомогою автоматизації
Автоматизація також може допомогти вашій команді, переконавшись, що все, що потрібно зробити, завершено. Шляхом створення повногоКінець до кінця робочого процесу, ви можете встановити всі кроки, необхідні для проекту рано та автоматизувати кожен крок на цьому шляху.
Використовуючи попередній приклад, письменник вмісту ніколи не забуде подати свій проект до юридичної команди для розгляду, оскільки це автоматична частина процесу. Як тільки письменник відзначає свій проект, як повний, юридичний департамент отримує повідомлення, що забезпечує, щоб цей огляд не потрапляє через тріщини.
Зменшення роботи про роботу
Відповідно доДиспетчер завдань UDN у Анатомія індексу роботи, 60% часу працівника витрачається на координацію роботи, як затвердження переслідування, пошук інформації або спілкування про роботу. Якщо ви можете зменшити роботу щодо роботи, ви надаєте свою команду можливість витрачати більше на кваліфікованій роботі, яку вони були найняті, і менше, ніж назад. Більше уваги на роботі та менше за координацією означає, що працівник може зосередити увагу на своїх цілях.
Вантаж роботи - без важкого підйому
Переконайтеся, що члени команди не перевантажені, а проекти є належним чином укомплектованимиНавантаження. Побачте повну картину здатності вашої команди за поглядом, і легко свердскуйте до завдань для додаткової деталізації. Запобігання вигорання та переконайтеся, що ваша команда отримує правильну роботу, виконану в потрібний час.
