Opas kokous esityslistalle, jossa on huippuluokan Agenda-malleja
Kokoukset ovat olennainen osa työkulttuuria ja organisaatiota. Tätä varten tärkeäOsa kokouksistaOnko kokoussuunnitelma, jota usein unohdetaan.
Varmista kuitenkin, ettäKokous on hyödyllinenKoska se voi olla parasta luoda tehokas kokoussuunnitelma, joka on saatavilla kaikille osallistujille ja osallistujille.
Siksi olemme koonneet joitakin vinkkejä ja temppuja sekä kokousohjelmia malleja auttaa sinua hyödyntämään kokoustasi.
Mikä on kokousohjelma?
Yksinkertaisesti sanottuna kokousohjelma on joukko eriä, josta keskustellaan tulevassa kokouksessa.
Toisin sanoen kokousohjelma on suunnitelma kokoukselle, joka on saatavilla ja jaettu kaikkien kanssa, jotka osallistuvat tai osallistuvat kokoukseen.
Kokousohjelmat voidaan luoda tiimin tai yrityksen vaatimusten mukaan ja sisältää joko suunnitellun toiminnan järjestyksen tai keskustelun luettelon.
Tapauskokousohjelmat perustuvat myös siihen, mikä toimii tiimin ja voi olla joko yksinkertainen kuin lyhytluettelo tai olla monimutkaisempi, mukaan lukien aiheen kuvaukset ja ehdotukset jne.
Useimmat muodolliset kokousohjelmat sisältävät myös ajoituksen ja esittelijän tiedot, jotka liittyvät jokaiseen asialistalle.
On olemassa erilaisia kokousohjelmia, joita voit luoda riippuenKokouksen tyyppi ja tyylipidetään.
On kuitenkin olemassa joitakin yhteisiä tuotteita, jotka ovat tyypillisesti mukana kaikentyyppisissä kokousohjelmissa.
Näihin kohteisiin ovat seuraavat:
Seuraa näitä vinkkejä kirjoittamaan tehokas kokousohjelma
Kuten mainitsimme, kirjoittamalla kokouksen kokouskomitea voi vaihdella asianomaisten ja kokouksen tyypin ja tyylin mukaan.
On kuitenkin olemassa yhteisiä eriä, jotka yleensä sisältyvät kaikkiin kokousohjelmiin sekä tapaa, jolla voit kirjoittaa tehokkaan asialistan kirjoittamiseen.
Haluat varmistaa, että esityslista, johon annoit yhteen, ei tehdä niin hätäisesti. Varmistaaksesi, että esityslista toimittaa arvon, jonka sinun on tehtävä aika esityslistan muotoilemiseksi sekä takaa, että se on jäsennelty ja keskittynyt.
Voit seurata näitä vinkkejä, jotka auttavat suunnittelemaan seuraavan toimintasuunnitelman kokoukseen:
Selkeät tavoitteetUDN-tehtävähallintaKokoukset
Tavoitteena kokouksen tavoitteena on selvästi yksilöity ja kuvattu get-go, varmista, että kaikki seuraavat asiat ja asialistan tehtävät ovat merkityksellisiä.
Tavoitteiden selkeysKokouksen on välttämätöntä pitää kokouksen, joka voi saavuttaa nämä. Haluat myös olla saavutettavissa oleva kokouksen tavoite. Molemmat ovat tärkeitä kokous, joka on keskittynyt ja tehokas.
On hyödyllistä luetella haluamasi kysymykset. Vielä parempaa on luetella ohjelmaasi aiheita kuin kysymyksiä tai tehtäviä olla keskittynyt.
Tämä toistaa lisäksi, että kokouksen tarkoituksena on selkeämpi.
Agenda-aiheiden kirjoittaminen Kysymyksenä lisää selkeyttä esityslistan kohteen tarkalle luonteelle, varsinkin kun vertaat sitä, jos haluat yksinkertaisesti kirjoittaa esityslistan kohteita lauseina.
Kysymykset varmistavat lisäksi, että kutsut keskustelua kokouksen aikana ja pystyvät keräämään asiaankuuluvia tietojaKukin esityslista .
SelventääJokaisen tehtävän tarkoituson myös hyvä. Tämä auttaa kokousosaamistasi myös selväksi siitä, mitä heistä odotetaan. Onko esityslistalla tarkoitettu tietojen jakamista, etsimällä panosta tai päätöksen tekemistä?
Viimeisen kärjen jälkeen on tärkeää korostaa osallistujille, mitä heistä odotetaan ja mitä heidän vastuutaan kokoukseen.
Korostetaan näitä kohtia etukäteen antavat jokaiselle jäsenelle valmiita ja siten saat kaiken irti kokouksesta.
Et halua pitää kokousta, jossa kaikki ovat hämmentyneitä ja ihmiset tuhlaa aikaa yrittää kerätä ajatuksiaan ja esittää tai selittää tietoja, joita he olisivat voineet tehdä niin etukäteen.
Tämä kärki sisältää myös, että joku tietää, onko he vastuussa keskustelun johtamisesta tietystä aiheesta. Ajoittain tämä tekee muuta kuin kokouksen johtaja ja heille olisi ilmoitettava tästä ennen kokousta.
Tämä antaa heille mahdollisuuden valmistaa, mutta myös auttaa kokoustasi sujuvasti.
Aika arviotaUDN-tehtävähallintaHankkeet
Haluat välttää aivan liian yleisen virheen pakkaamasta liian monta esityslistan kohteita kokoukseen ja siten joko loppumassa tai kokous, joka jatkuu liian kauan.
Kokouksen pituus on tärkeää varmistaa, että se on tehokas. Liian pitkä ja ihmiset menettävät kiinnostusta, laiminlyövät muita tehtäviä tai yksinkertaisesti väsynyt.
Arvioi, kuinka kauan aiot viettää jokaiseen kohteeseen. Tämä auttaa sinua varmistamaan, että sinulla on tarpeeksi aikaa päästä läpi kaiken, mutta myös mahdollistaa kokouksen osanottajasi sopeuttamaan kommenttejaan ja kysymyksiä sovitettuun aikaan.
Ole realistinen siitä, mitä voit hallita yhdessä kokouksessa ja kuinka kauan jokaisen tuotteen pitäisi ottaa läpi. Tämä auttaa pitämään kokouskeskusteluja mielekkäitä ja hyödyllisiä.
Voit asettaa esityslistan ensisijaisten tehtävien mukaan ensin, jotta varmistat tärkeimmät tehtävät lajitellaan ja käsitellä ensin.
Jokaisen kokouksen jokaisen osallistujan mukaan pyydetään pyytämään panoksensa luodessasi esityslistan.
Näin varmistat, että tiimisi jäsenet tai kokouksen osallistujat voivat täyttää tarpeet ja keskustella, mitä on keskusteltava ongelmien ratkaisemiseksi.
Lähetä kokoukset tarkistettavaksi
Tarkastelu kokouksen lopussa voi auttaa tiivistämään ja toistamaan, mitä keskusteltiin kokouksen aikana.UDN-tehtävähallintaVoit lähettää kokouksesi tarkistaaksesi tiimin omistajan tai projektipäällikön.
Tämä auttaa myös luomaan muistutuksia osallistujille siitä, mitä heidän on tehtävä kokouksen seurantatoimiksi.
Voit myös käyttää tätä aikaa keskustella, mikä meni hyvin ja mikä ei kokouksen aikana. Tämä voi auttaa seuraavaa kokousta tehokkaampaa.
Jokaisen kokouksen lopettaminen tällä tavoin on hyödyllistä ja siten varmistaa, että se on tärkeää lisätä se kokoussuunnitelmaan.
Peruskokouslistan mallipohja
Keskustelemme joistakin tarkempia kokoussuuntamallia, tässä on kuitenkin peruskokouslistan malli, jonka voit räätälöidä seuraavaan kokoukseen riippumatta kokouksen tyypin mukaan.
Peruskokouslistan malli -Lataa asiakirja
Voit ladata edellä mainitun peruskokouksen Agenda-mallin ilmaiseksi napsauttamalla yllä olevaa linkkiä. Voit myös käyttää kokousohjelmaaUDN-tehtävähallintaSovellus.
Suositellut resurssit:
Esimerkki Kokousohjelmat ja kokouslistan mallit
Seuraavassa on muutamia kokouksia, joita saatat pitää yrityksessäsi. Olemme esittäneet, miten jokainen kokouslistan malli voi näyttää jokaisesta kokouksesta.
Sisäinen tiimin kokous Agenda Template -Lataa asiakirja
Yleensä melko epäviralliset, sisäiset tiimikokoukset ovat yhteisiä, mutta vaativat sinua luomaan kokouksen asialistan.
Tämäntyyppiset kokoukset esiintyvät tyypillisesti joko viikoittain tai kuukausittain ja mukaan lukien tiimin suorituskyvyn tarkistaminen koko tuolloin.
On olemassa erilaisia menetelmiä tehokkaiden tiimikokousten pitämiseksi ja siksi kokousohjelman mallit, joita pidät, olisi helppo muokata.
Hallituksen kokous Agenda Template -Lataa asiakirja
Tämäntyyppiset kokoukset edellyttävät muodollisempaa esityslistaa kuin monet muut kokoukset, joita saatat pitää.
Tällaisista kokouksista haluat varmistaa, että suunnittelet etukäteen sekä sitä, mitä on keskusteltava ja sisällytettävä asialistallasi sekä kun kokous olisi pidettävä.
On parasta lähettää esityslista vähintään kaksi viikkoa ennen kokouksen tehtävä.
Executive kokous Agenda Template -Lataa asiakirja
Toinen virallinen mutta yleinen kokoustyyppi on johtokokous.
Tämäntyyppiset kokoukset ovat yleisiä ja tärkeitä sekä suurille organisaatioille että pienille aloittelijoille.
Haluat olla selkeästi jäsennelty Agenda, koska kokous on luonteeltaan niin muodollinen.
Henkilökunnan kokous Agenda Template -Lataa asiakirja
Henkilökunnan kokoukset voivat olla erilaisia tiimiä, olivatpa kyseessä markkinointia tai myyntiä.
Tämäntyyppiset kokoukset ovat vähemmän muodollisia ja edellyttävät siten melko yksinkertaista ja suoraviivaista kokousohjelmaa.
Tämäntyyppinen kokous on yleensä lyhyt, joten sinun ei pitäisi sisällyttää liian monta esityslistan kohteita kokoussuunnitelmaan.
UDN-tehtävähallintaJa kokousohjelmat
Ennalta rakennettu kokouslistan malliUDN-tehtävähallinta
Nyt tiedät, miten kirjoittaa tehokas kokousohjelma ja sinulla on joitain näytteitä, jotta voit luoda omia tehokkaita kokousohjelmiaTarve harkita mitä työkalujaVoit käyttää kokouksia virtaviivaisemmaksi ja varmistavat, että esityslistat ovat hyödyllisiä.
Kun luot kokouksen esityslistan ja suunnittelun kokouksen, jonka haluat varmistaa, että lähetät kutsun kokoukseen etukäteen.
Kokousohjelmat ovat vain todella tehokkaita, kun ne lähetetään etukäteen. Näin varmistetaan, että kaikki osallistujat voivat riittävästi valmistautua kokoukseen sekä tietää, mitä he tarvitsevat kokouksen aikana.
Haluat myös varmistaa, että kokousohjelmassa on pöytäkirjoja, jotka on kirjoitettu ja ne voidaan jakaa kaikkien osallistujien kanssa, kun kokous on ohi.
Se on hyvin ja hyvä saada asiakirja, eli kokousohjelma, joka on suunniteltu kokoukselle, mutta haluat myös varmistaa, että jokaisella on asiakirja, mitä todella keskusteltiin ja sovittu kokouksen aikana.
Tämä on missä UDN-tehtävähallinta tulee pelata.
UDN-tehtävähallintaKokouksen hallintamoduuliOn hyvä luoda kokousohjelmia, varmista, että ne lähetetään kaikille osallistujille sekä muistiinpano kaikki kokouspöytäkirjat.
Selvitä, miten voit käyttääUDN-tehtävähallintaSeuraava Team-kokous ja mitä ohjelmisto tarjoaa sinulle ja tiimisi, tutustu yksityiskohtiinUDN-tehtävähallintaKokouksen hallintamoduuli.
