Hướng dẫn của bạn để gặp các chương trình nghị sự với các mẫu chương trình họp hàng đầu
Các cuộc họp là một phần thiết yếu của bất kỳ văn hóa và tổ chức công việc. Đến hiệu ứng đó, một điều quan trọng một phần của các cuộc họp[số 8]là chương trình họp thường xuyên bị bỏ qua.
Tuy nhiên, để đảm bảo rằng của bạn Cuộc họp có lợi như có lợi Vì có thể tốt nhất là tạo ra một chương trình nghị sự đáp ứng hiệu quả để có sẵn cho tất cả những người tham gia và người tham gia của bạn.
Đó là lý do tại sao chúng tôi đã kết hợp một số mẹo và thủ thuật cũng như đáp ứng các mẫu chương trình nghị sự để giúp bạn tận dụng tối đa cuộc họp của mình.
Chương trình họp là gì?
Đơn giản chỉ cần đặt, một chương trình nghị sự của cuộc họp là một tập hợp các mặt hàng sẽ được thảo luận tại một cuộc họp sắp tới.
Nói cách khác, một chương trình nghị sự của cuộc họp là một kế hoạch cho cuộc họp có sẵn và chia sẻ với tất cả những người sẽ tham gia hoặc tham dự cuộc họp.
Chương trình họp có thể được tạo theo yêu cầu của nhóm hoặc các yêu cầu của công ty và bao gồm cả hai chuỗi các hoạt động theo kế hoạch hoặc danh sách các chủ đề sẽ được thảo luận.
Các chương trình nghị sự của cuộc họp được định dạng cũng dựa trên những gì hoạt động cho nhóm và có thể đơn giản như một danh sách điểm đạn ngắn hoặc phức tạp hơn bao gồm các chi tiết về mô tả và đề xuất chủ đề, v.v.
Hầu hết các chương trình nghị sự của cuộc họp chính thức cũng kết hợp thông tin về thời gian và trình bày có liên quan đến từng mục chương trình nghị sự.
Có một loạt các chương trình họp mà bạn có thể tạo tùy thuộc vào Loại và phong cách của cuộc họp được tổ chức.
Tuy nhiên, có một số mặt hàng phổ biến thường được bao gồm trong tất cả các loại chương trình họp.
Những mặt hàng này bao gồm các mục sau:
Thực hiện theo các mẹo này để viết một chương trình họp hiệu quả
Như chúng tôi đã đề cập, việc viết một chương trình nghị sự cho bất kỳ loại cuộc họp nào có thể thay đổi tùy theo những người liên quan và kiểu dáng và phong cách của cuộc họp.
Tuy nhiên, có những vật phẩm phổ biến thường được bao gồm trong tất cả các chương trình họp cũng như một cách bạn có thể đi về việc viết một chương trình nghị sự hiệu quả.
Bạn muốn đảm bảo rằng chương trình nghị sự mà bạn đặt cùng nhau không được thực hiện quá vội vàng. Để đảm bảo rằng chương trình nghị sự cung cấp giá trị bạn cần dành thời gian để xây dựng chương trình nghị sự cũng như đảm bảo rằng nó được cấu trúc và tập trung.
Bạn có thể làm theo các mẹo này để giúp lập kế hoạch chương trình nghị sự tiếp theo của bạn cho cuộc họp của bạn:
Mục tiêu rõ ràng trong Quản lý tác vụ UDN[số 8]Cuộc họp
Bằng cách có mục tiêu của cuộc họp được xác định rõ ràng và vạch ra từ Get-Go, bạn đảm bảo rằng tất cả những điều cần làm theo và các nhiệm vụ trong chương trình nghị sự có liên quan.
Sự rõ ràng của các mục tiêu của cuộc họp là điều cần thiết để tổ chức một cuộc họp có thể đạt được những điều này. Bạn cũng muốn có một mục tiêu cuộc họp có thể đạt được. Cả hai điều này đều quan trọng để có một cuộc họp tập trung và có hiệu quả.
Nó có lợi để liệt kê các câu hỏi bạn muốn giải quyết. Tốt hơn là để liệt kê các chủ đề chương trình nghị sự của bạn như câu hỏi hoặc nhiệm vụ được tập trung hơn.
Điều này tiếp tục nhắc nhở cho mục đích của cuộc họp rõ ràng hơn.
Viết chủ đề chương trình nghị sự như câu hỏi mang lại sự rõ ràng hơn về tính chất chính xác của mục chương trình nghị sự, đặc biệt là khi bạn so sánh nó nếu bạn chỉ cần viết các mục chương trình nghị sự như cụm từ.
Các câu hỏi đảm bảo rằng bạn mời thảo luận trong cuộc họp và có thể thu thập thông tin liên quan cho mỗi mục chương trình nghị sự .
Làm rõ Mục đích cho mỗi nhiệm vụ cũng tốt Điều này sẽ giúp những người tham gia cuộc họp của bạn cũng rõ ràng về những gì được mong đợi của họ. Liệu mục chương trình nghị sự liên quan đến việc chia sẻ thông tin, tìm kiếm đầu vào, hoặc đưa ra quyết định?
Theo dõi từ mẹo cuối cùng, điều quan trọng là phải làm nổi bật đối với những người tham gia của bạn những gì được mong đợi của họ và những trách nhiệm của họ đối với cuộc họp là gì.
Làm nổi bật những điểm này trước đó cho phép mỗi thành viên được chuẩn bị và do đó bạn có thể tận dụng tối đa cuộc họp.
Bạn không muốn tổ chức một cuộc họp mà mọi người bối rối và mọi người lãng phí thời gian để cố gắng thu thập suy nghĩ của họ và trình bày hoặc giải thích dữ liệu mà họ có thể chuẩn bị để làm như vậy trước đó.
Mẹo này cũng bao gồm cho phép bất cứ ai biết nếu họ chịu trách nhiệm lãnh đạo một cuộc thảo luận về một chủ đề cụ thể. Đôi khi điều này sẽ được thực hiện bởi một người khác ngoài trưởng cuộc họp và họ nên được thông báo về điều này trước cuộc họp.
Điều này sẽ cho phép họ chuẩn bị nhưng cũng giúp cuộc họp của bạn diễn ra suôn sẻ.
Ước tính thời gian trong Quản lý tác vụ UDN[số 8]Dự án.
Bạn muốn tránh sai lầm toàn diện về việc đóng gói quá nhiều vật phẩm chương trình nghị sự vào cuộc họp của bạn và do đó sẽ hết thời gian hoặc có một cuộc họp diễn ra quá lâu.
Độ dài của một cuộc họp rất quan trọng để đảm bảo rằng nó có hiệu quả. Quá lâu và mọi người mất hứng thú, bỏ bê những trách nhiệm khác, hoặc đơn giản là mệt mỏi.
Ước tính bao lâu bạn dự định chi tiêu cho từng mục. Điều này sẽ giúp bạn đảm bảo rằng bạn có đủ thời gian để vượt qua tất cả nhưng cũng cho phép người tham gia cuộc họp của bạn điều chỉnh ý kiến và câu hỏi của họ để phù hợp với thời gian quy định.
Hãy thực tế về những gì bạn có thể quản lý trong một cuộc họp và mỗi mục sẽ mất bao lâu để vượt qua. Điều này sẽ giúp giữ cho các cuộc thảo luận cuộc họp có ý nghĩa và hữu ích.
Bạn có thể đặt chương trình nghị sự của mình theo các tác vụ ưu tiên hàng đầu trước để bạn đảm bảo các nhiệm vụ quan trọng nhất được sắp xếp và xử lý trước.
Để đảm bảo mỗi người tham gia cuộc họp của bạn được tham gia trong suốt yêu cầu đầu vào của họ khi tạo chương trình nghị sự.
Bằng cách làm để bạn đảm bảo rằng các thành viên trong nhóm hoặc những người tham gia cuộc họp của bạn có thể đáp ứng nhu cầu của họ và thảo luận về những gì cần phải thảo luận để giải quyết các vấn đề họ có thể phải đối mặt.
Gửi các cuộc họp để xem xét
Có một đánh giá vào cuối cuộc họp có thể giúp tóm tắt và nhắc lại những gì đã được thảo luận trong cuộc họp. Quản lý tác vụ UDN[số 8]Cho phép bạn gửi các cuộc họp của mình để xem xét bởi chủ sở hữu nhóm hoặc quản lý dự án.
Điều này cũng giúp tạo ra những lời nhắc nhở cho những người tham gia những gì họ cần làm như các hành động tiếp theo của cuộc họp.
Bạn cũng có thể sử dụng thời gian này để thảo luận về những gì diễn ra tốt đẹp và những gì không có trong cuộc họp. Điều này có thể giúp cuộc họp tiếp theo của bạn có hiệu quả hơn.
Kết thúc mỗi cuộc họp theo cách này là có lợi và do đó để đảm bảo điều đó rất quan trọng để thêm nó vào chương trình họp của bạn.
Mẫu chương trình họp cơ bản
Tuy nhiên, chúng tôi sẽ thảo luận về một số mẫu chương trình nghị sự cụ thể hơn dưới đây, đây là một mẫu chương trình nghị sự cơ bản mà bạn có thể điều chỉnh cho cuộc họp tiếp theo của mình bất kể loại cuộc họp.
Mẫu chương trình họp cơ bản - Tải tài liệu
Bạn có thể tải xuống mẫu chương trình nghị sự BASIC cơ bản trên miễn phí bằng cách nhấp vào liên kết ở trên. Bạn cũng có thể sử dụng chương trình họp trong Quản lý tác vụ UDN[số 8]ứng dụng.
Tài nguyên nổi bật:
Ví dụ Chương trình nghị sự và cuộc họp Mẫu chương trình họp
Dưới đây là một vài loại cuộc họp mà bạn có thể đang giữ trong công ty của mình. Chúng tôi đã phác thảo cách mỗi mẫu chương trình nghị sự của cuộc họp có thể trông giống như đối với từng loại cuộc họp.
Mẫu chương trình họp nhóm nội bộ - Tải tài liệu
Thông thường khá không chính thức, các cuộc họp nhóm nội bộ là phổ biến vẫn còn yêu cầu bạn tạo một chương trình nghị sự họp.
Những loại cuộc họp này thường xảy ra hàng tuần hoặc hàng tháng và liên quan đến việc xem xét hiệu suất của nhóm trong suốt thời gian đó.
Có những phương pháp khác nhau để tổ chức các cuộc họp nhóm hiệu quả và do đó các mẫu chương trình nghị sự cuộc họp bạn xem xét nên dễ dàng tùy chỉnh.
Mẫu chương trình họp hội đồng quản trị - Tải tài liệu
Những loại cuộc họp này đòi hỏi một chương trình nghị sự chính thức hơn nhiều cuộc họp khác mà bạn có thể nắm giữ.
Đối với các loại cuộc họp này, bạn muốn đảm bảo rằng bạn có kế hoạch trước cả những gì cần được thảo luận và đưa vào chương trình nghị sự của bạn cũng như khi cuộc họp nên được tổ chức.
Tốt nhất là gửi chương trình nghị sự ra ít nhất hai tuần trước khi cuộc họp sẽ diễn ra.
Mẫu chương trình nghị sự điều hành - Tải tài liệu
Một loại cuộc họp chính thức nhưng phổ biến là một cuộc họp điều hành.
Những loại cuộc họp này là phổ biến và quan trọng đối với cả các tổ chức lớn cũng như các công ty khởi nghiệp nhỏ.
Bạn muốn có một chương trình nghị sự có cấu trúc rõ ràng kể từ khi cuộc họp rất chính thức trong tự nhiên.
Mẫu chương trình nghị sự của nhân viên - Tải tài liệu
Các cuộc họp nhân viên có thể dành cho nhiều đội cho dù đó là để tiếp thị hay bán hàng.
Những loại cuộc họp này ít chính thức hơn và do đó yêu cầu một chương trình nghị sự họp khá đơn giản và đơn giản.
Loại cuộc họp này thường ngắn và do đó bạn không nên bao gồm quá nhiều mục chương trình nghị sự vào chương trình họp của mình.
Quản lý tác vụ UDN[số 8]và chương trình họp
Mẫu chương trình nghị sự cuộc họp được xây dựng trước trong Quản lý tác vụ UDN[số 8]
Bây giờ bạn đã biết cách viết một chương trình nghị sự cuộc họp hiệu quả và có một số mẫu để có thể tạo ra các chương trình họp của cuộc họp hiệu quả của riêng bạn cần xem xét những công cụ gì Bạn có thể sử dụng để thực hiện các cuộc họp được sắp xếp hợp lý hơn và đảm bảo các chương trình nghị sự rất hữu ích.
Khi tạo chương trình họp và lên kế hoạch cho một cuộc họp bạn muốn đảm bảo rằng bạn đã gửi lời mời đến cuộc họp trước.
Chương trình họp chỉ thực sự hiệu quả khi được gửi trước. Điều này đảm bảo rằng tất cả những người tham dự có thể chuẩn bị đầy đủ cho cuộc họp cũng như biết những gì họ có thể cần trong cuộc họp.
Bạn cũng muốn đảm bảo rằng với chương trình họp của cuộc họp, bạn có vài phút của cuộc họp đang được viết và có thể được chia sẻ với tất cả những người tham dự sau khi cuộc họp kết thúc.
Tất cả đều tốt và tốt để có một tài liệu, đó là chương trình họp, về những gì được lên kế hoạch cho cuộc họp, nhưng bạn cũng muốn đảm bảo rằng mọi người đều có một tài liệu về những gì thực sự đã thảo luận và đồng ý trong cuộc họp.
Đây là đâu Quản lý tác vụ UDN[số 8] vào trong chơi.
Quản lý tác vụ UDN[số 8]Mô-đun quản lý cuộc họp Thật tuyệt vời để bạn tạo chương trình họp gặp gỡ, đảm bảo chúng được gửi đến tất cả những người tham gia, cũng như ghi chú tất cả các biên bản cuộc họp.
Để tìm hiểu làm thế nào bạn có thể sử dụng Quản lý tác vụ UDN[số 8]Đối với cuộc họp nhóm tiếp theo của bạn và những gì phần mềm cung cấp cho bạn và nhóm của bạn, hãy xem các chi tiết của Quản lý tác vụ UDN[số 8]Mô-đun quản lý cuộc họp của cuộc họp.
