سب سے اوپر اجلاس ایجنڈا سانچے کے ساتھ ایجنڈوں سے ملنے کے لئے آپ کا گائیڈ
اجلاس کسی بھی کام کی ثقافت اور تنظیم کا ایک لازمی حصہ ہیں. اس اثر کے لئے، ایک اہماجلاسوں کا حصہاجلاس ایجنڈا ہے جو اکثر نظر انداز کررہا ہے.
تاہم، آپ کو یقینی بنانے کے لئےاجلاس فائدہ مند ہےجیسا کہ یہ آپ کے حاضریوں اور شرکاء کے لئے دستیاب ہونے کے لئے ایک مؤثر اجلاس ایجنڈا بنانے کے لئے یہ سب سے بہتر ہے.
لہذا ہم نے آپ کو اپنی میٹنگ میں سب سے زیادہ بنانے میں مدد کرنے کے لئے کچھ تجاویز اور چالوں کے ساتھ ساتھ اجلاس کے اجلاس سے ملاقات کی ہے.
اجلاس ایجنڈا کیا ہے؟
بس ڈالیں، ایک میٹنگ ایجنڈا ایک ایسی اشیاء کا ایک سیٹ ہے جو آنے والے اجلاس میں تبادلہ خیال کیا جائے گا.
دوسرے الفاظ میں، میٹنگ ایجنڈا اس میٹنگ کے لئے ایک منصوبہ ہے جو دستیاب ہے اور ان سب کے ساتھ مشترکہ ہے جو اجلاس میں شرکت یا شرکت کی جائے گی.
اجلاس ایجنسیوں کو ٹیم یا کمپنی کی ضروریات کے مطابق تخلیق کیا جاسکتا ہے اور اس میں بھی منصوبہ بندی کی سرگرمیوں کی ترتیب یا موضوعات کی ایک فہرست پر تبادلہ خیال کیا جا سکتا ہے.
اجلاس کے اجزاء کے راستے میں فارمیٹ کیا جاتا ہے اس کی بنیاد پر ٹیم کے لئے کیا کام کرتا ہے اور یا تو ایک مختصر بلٹ پوائنٹ کی فہرست کے طور پر یا تو آسان ہوسکتا ہے یا موضوع کی تفصیلات اور تجاویز وغیرہ کی تفصیلات سمیت زیادہ پیچیدہ ہوسکتا ہے.
سب سے زیادہ رسمی اجلاس ایجنڈے بھی ٹائمنگ اور پیشہ ورانہ معلومات کو شامل کرتی ہے جو ہر ایجنڈا شے سے متعلق ہے.
ایک مختلف اجلاس اجزاء موجود ہے جو آپ اس پر منحصر ہےاجلاس کی قسم اور اندازمنعقد کیا جا رہا.
تاہم کچھ عام اشیاء موجود ہیں جو عام طور پر تمام قسم کے اجلاس کے اجزاء میں شامل ہیں.
ان اشیاء میں مندرجہ ذیل شامل ہیں:
ایک مؤثر اجلاس ایجنڈا لکھنے کے لئے ان تجاویز پر عمل کریں
جیسا کہ ہم نے ذکر کیا، کسی بھی قسم کے اجلاس کے لئے ایک میٹنگ ایجنڈا لکھنا ان میں ملوث افراد اور میٹنگ کے قسم اور انداز کے مطابق مختلف ہوسکتا ہے.
تاہم، عام اشیاء موجود ہیں جو عام طور پر تمام میٹنگ ایجنڈوں میں شامل ہیں اور اس طرح آپ کو ایک مؤثر ایجنڈا لکھنے کے بارے میں جا سکتے ہیں.
آپ اس بات کو یقینی بنانا چاہتے ہیں کہ آپ کے ساتھ مل کر ایجنڈا اتنا جلدی نہیں کیا جاتا ہے. اس بات کا یقین کرنے کے لئے کہ ایجنڈا آپ کو ایجنڈا کو تشکیل دینے کے لۓ وقت لینے کی ضرورت ہوتی ہے اور اس بات کی ضمانت دیتا ہے کہ یہ ساختہ اور توجہ مرکوز ہے.
آپ اپنی ملاقات کے لئے اپنے اگلے ایجنڈا کی منصوبہ بندی میں مدد کے لئے ان تجاویز پر عمل کر سکتے ہیں:
واضح مقاصدUDN ٹاسک مینیجراجلاس
اجلاس کے مقصد سے واضح طور پر شناخت اور اس کی وضاحت کی طرف سے آپ کو اس بات کا یقین ہے کہ ایجنڈا میں عمل کرنے اور کام کرنے کے لئے تمام چیزیں متعلقہ ہیں.
مقاصد کی وضاحتاجلاس میں ایک اجلاس منعقد کرنے کے لئے ضروری ہے جو ان کو حاصل کرسکتے ہیں. آپ کو بھی ملحقہ اجلاس کا مقصد بھی کرنا ہوگا. یہ دونوں ایک میٹنگ رکھنے کے لئے اہم ہیں جو توجہ مرکوز اور مؤثر ثابت ہوتے ہیں.
یہ سوالات آپ کو ایڈریس کرنا چاہتے ہیں کی فہرست میں فائدہ مند ہے. بہتر ابھی تک آپ کے ایجنڈا کے موضوعات کو سوالات یا کاموں کے طور پر مزید توجہ مرکوز کرنے کی فہرست ہے.
یہ مزید میٹنگ صاف کرنے کا مقصد بنانا چاہتا ہے.
ایجنڈا کے موضوعات لکھنا کے طور پر سوالات ایجنڈا شے کی صحیح نوعیت کے بارے میں مزید وضاحت لاتا ہے، خاص طور پر جب آپ اس سے موازنہ کرتے ہیں کہ اگر آپ صرف ایجنڈا کے طور پر ایجنڈا کے طور پر لکھتے ہیں.
سوالات مزید یہ یقینی بناتے ہیں کہ آپ میٹنگ کے دوران بحث کو مدعو کرتے ہیں اور متعلقہ معلومات کو جمع کرنے کے قابل ہیںہر ایجنڈا آئٹم .
واضحہر کام کے لئے مقصدبھی اچھا ہے. یہ آپ کے میٹنگ کے شرکاء میں بھی مدد ملے گی کہ ان کی کیا امید ہے. کیا ایجنڈا شے میں معلومات کا اشتراک، ان پٹ کی تلاش، یا فیصلہ کرنے میں شامل ہے؟
آخری ٹپ سے مندرجہ ذیل، یہ آپ کے شرکاء کو اجاگر کرنے کے لئے ضروری ہے کہ ان کی کیا امید ہے اور اجلاس کے لئے ان کی ذمہ داری کیا ہے.
پیشگی ان پوائنٹس کو نمایاں کرنے میں ہر رکن کو تیار کیا جاسکتا ہے اور اس طرح آپ میٹنگ سے زیادہ تر حاصل کرسکتے ہیں.
آپ ایک اجلاس نہیں رکھنا چاہتے ہیں جہاں ہر کوئی الجھن میں ہے اور لوگوں کو اپنے خیالات کو جمع کرنے اور اعداد و شمار کی وضاحت کرنے کی کوشش کرانے کا وقت ضائع کرنا ہے جس میں وہ پہلے ہی ایسا کرنے کے لئے تیار ہوسکتے ہیں.
اس ٹپ میں بھی کسی کو یہ بتانا بھی شامل ہے کہ اگر وہ کسی خاص موضوع پر بحث کی قیادت کے لئے ذمہ دار ہیں. اس وقت یہ اجلاس کے رہنما کے علاوہ کسی شخص کی طرف سے کیا جائے گا اور انہیں اجلاس سے پہلے اس سے مطلع کیا جانا چاہئے.
یہ انہیں تیار کرنے کی اجازت دے گی بلکہ آپ کی میٹنگ آسانی سے چلتی ہے.
وقت کا تخمینہUDN ٹاسک مینیجرمنصوبوں
آپ اپنی میٹنگ میں بہت سے ایجنڈا اشیاء پیکنگ کرنے کے تمام عام غلطی سے بچنے کے لئے چاہتے ہیں اور اس طرح یا تو وقت سے باہر چلتے ہیں یا ایک اجلاس میں بہت لمبے عرصے تک چلتے ہیں.
اس بات کا یقین کرنے کے لئے ایک اجلاس کی لمبائی ضروری ہے کہ یہ مؤثر ہے. بہت طویل اور لوگ دلچسپی کھو دیتے ہیں، دیگر ذمہ داریوں کو نظر انداز کرتے ہیں، یا صرف تھکا ہوا ہو جاتے ہیں.
اندازہ لگائیں کہ آپ ہر چیز پر خرچ کرنے کا ارادہ رکھتے ہیں. یہ آپ کو اس بات کا یقین کرنے میں مدد ملے گی کہ آپ کو اس کے ذریعے حاصل کرنے کے لئے کافی وقت ہے لیکن آپ کے میٹنگ شرکاء کو بھی مختص وقت کے اندر فٹ ہونے کے لئے اپنی رائے اور سوالات کو ایڈجسٹ کرنے کی اجازت دیتا ہے.
ایک میٹنگ کے اندر آپ کو کیا انتظام کر سکتے ہیں کے بارے میں حقیقت پسندانہ بنیں اور ہر چیز کو کتنی دیر تک حاصل کرنے کے لۓ لے جانا چاہئے. یہ میٹنگ بات چیت کے بارے میں بات چیت اور مفید رکھنے میں مدد ملے گی.
آپ اپنے ایجنڈا کو سب سے اوپر ترجیحی کاموں کے مطابق مقرر کر سکتے ہیں تاکہ آپ اس بات کو یقینی بنائیں کہ سب سے اہم کاموں کو سب سے پہلے سے نمٹنے اور نمٹنے کے لۓ.
اس بات کا یقین کرنے کے لئے کہ آپ کی میٹنگ کے ہر شرکاء کو ایجنڈا پیدا کرنے کے بعد ان کے ان پٹ کے بارے میں پوچھ گچھ.
ایسا کرنے سے آپ اس بات کو یقینی بناتے ہیں کہ آپ کی ٹیم کے ارکان یا آپ کے اجلاس کے شرکاء کو اپنی ضروریات کو پورا کر سکتے ہیں اور اس مسئلے کو حل کرنے کے بارے میں بات کرنے کی ضرورت ہے کہ وہ سامنا کر سکیں.
ایک جائزہ کے لئے اجلاس جمع کرائیں
میٹنگ کے اختتام پر ایک جائزہ لینے کے بعد اجلاس کے دوران بحث کیا گیا تھا اس کا خلاصہ اور دوبارہ ترمیم کرنے میں مدد مل سکتی ہے.UDN ٹاسک مینیجرٹیم کے مالک یا پروجیکٹ مینیجر کی طرف سے جائزہ لینے کے لئے آپ کے اجلاسوں کو جمع کرنے کے قابل بناتا ہے.
اس سے ملاقات کے شرکاء کے لئے یاد دہانیوں کو بھی شامل کرنے میں بھی مدد ملتی ہے.
آپ اس وقت بھی اس وقت استعمال کر سکتے ہیں کہ اس بات پر تبادلہ خیال کیا جاسکتا ہے اور اجلاس کے دوران کیا نہیں تھا. یہ آپ کی اگلی میٹنگ میں زیادہ موثر ہونے میں مدد مل سکتی ہے.
اس طرح سے ہر میٹنگ کو ختم کرنا فائدہ مند ہے اور اس طرح اس بات کا یقین کرنے کے لئے کہ یہ آپ کے میٹنگ ایجنڈا میں شامل کرنے کے لئے ضروری ہے.
بنیادی اجلاس ایجنڈا سانچے
ہم ذیل میں کچھ اور مخصوص اجلاس ایجنڈا کے سانچوں پر تبادلہ خیال کریں گے، تاہم، یہاں ایک بنیادی میٹنگ ایجنڈا ٹیمپلیٹ ہے جو آپ اپنی اگلی میٹنگ میں دریافت کرسکتے ہیں.
بنیادی میٹنگ ایجنڈا سانچہ -دستاویز ڈاؤن لوڈ کریں
آپ اوپر اوپر لنک پر کلک کرکے اوپر بنیادی اجلاس ایجنڈا سانچے کو ڈاؤن لوڈ کرسکتے ہیں. آپ میٹنگ ایجنڈا میں بھی استعمال کرسکتے ہیںUDN ٹاسک مینیجردرخواست
نمایاں وسائل:
مثال کے اجلاس ایجنڈے اور اجلاس اجزاء ٹیمپلیٹس
یہاں چند اقسام ہیں جو آپ اپنی کمپنی میں رکھے ہوئے ہیں. ہم نے اس بات کی وضاحت کی ہے کہ ہر میٹنگ ایجنڈا ٹیمپلیٹ ہر قسم کے اجلاس کے لئے کس طرح دیکھ سکتے ہیں.
اندرونی ٹیم اجلاس ایجنڈا سانچہ -دستاویز ڈاؤن لوڈ کریں
عام طور پر غیر رسمی طور پر، اندرونی ٹیم کے اجلاسوں میں عام طور پر ابھی تک آپ کو ایک میٹنگ ایجنڈا بنانے کے لئے ضرورت ہوتی ہے.
ان قسم کے اجلاسوں میں عام طور پر یا تو ہفتہ وار یا ماہانہ ہوتا ہے اور اس وقت پورے ٹیم کی کارکردگی کا جائزہ لینے میں شامل ہوتا ہے.
مؤثر ٹیم کے اجلاسوں کو منعقد کرنے کے لئے مختلف طریقوں ہیں اور اس وجہ سے اجلاس ایجنڈا ٹیمپلیٹس آپ کو اپنی مرضی کے مطابق کرنے کے لئے آسان ہونا چاہئے.
بورڈ میٹنگ ایجنڈا سانچہ -دستاویز ڈاؤن لوڈ کریں
ان قسم کے اجلاسوں میں آپ کو پکڑنے والے دیگر اجلاسوں کے مقابلے میں زیادہ رسمی ایجنڈا کی ضرورت ہوتی ہے.
ان قسم کے اجلاسوں کے لئے، آپ اس بات کو یقینی بنانا چاہتے ہیں کہ آپ اس بات کو یقینی بنانا چاہتے ہیں کہ آپ دونوں پر تبادلہ خیال کیا جاسکتا ہے اور آپ کے ایجنڈا میں بھی شامل کیا جاسکتا ہے.
اجلاس میں کم از کم دو ہفتوں سے پہلے ایجنڈا بھیجنے کے لئے یہ سب سے بہتر ہے.
ایگزیکٹو اجلاس ایجنڈا سانچہ -دستاویز ڈاؤن لوڈ کریں
ایک اور رسمی ابھی تک عام میٹنگ کی قسم ایک ایگزیکٹو اجلاس ہے.
یہ اقسام کی میٹنگ عام اور بڑی تنظیموں کے ساتھ ساتھ چھوٹے ابتدائی طور پر بھی اہم ہیں.
آپ کو ایک واضح طور پر منظم ایجنڈا کرنا ہے کیونکہ اجلاس میں فطرت میں بہت رسمی ہے.
اسٹاف اجلاس ایجنڈا سانچہ -دستاویز ڈاؤن لوڈ کریں
اسٹاف کے اجلاس مختلف ٹیموں کے لئے ہوسکتے ہیں کہ آیا مارکیٹنگ یا فروخت کے لئے ہو.
ان قسم کے اجلاسوں میں کم رسمی طور پر کم ہیں اور اس طرح کافی آسان اور براہ راست میٹنگ ایجنڈا کی ضرورت ہوتی ہے.
اس قسم کی میٹنگ عام طور پر مختصر ہے اور اس وجہ سے آپ کو آپ کے اجلاس ایجنڈا پر بہت سے ایجنڈا اشیاء شامل نہیں ہونا چاہئے.
UDN ٹاسک مینیجراور اجلاس اجلاس
پری بلٹ میٹنگ ایجنڈا سانچے میںUDN ٹاسک مینیجر
اب کہ آپ جانتے ہیں کہ کس طرح مؤثر اجلاس ایجنڈا لکھتے ہیں اور کچھ نمونے رکھتے ہیں جو آپ کے اپنے موثر اجلاس کے اجزاء کو تخلیق کرنے کے قابل ہیںکیا اوزار پر غور کرنے کی ضرورت ہےآپ میٹنگ کو مزید نیلا بنانے اور اس بات کو یقینی بنانے کے لئے استعمال کرسکتے ہیں کہ ایجنڈے مفید ہیں.
جب اجلاس ایجنڈا پیدا کرتے ہیں اور ایک میٹنگ کی منصوبہ بندی کرتے ہیں تو آپ اس بات کو یقینی بنانا چاہتے ہیں کہ آپ پہلے سے ملاقات میں اجلاس میں مدعو بھیجیں.
اجلاس ایجنڈے صرف ایک ہی مؤثر ہیں جب وہ پیشگی طور پر بھیجے جاتے ہیں. اس بات کو یقینی بناتا ہے کہ تمام حاضریوں کو میٹنگ کے لئے مناسب طریقے سے تیار کر سکتے ہیں اور ساتھ ساتھ وہ میٹنگ کے دوران کیا ضرورت ہے.
آپ یہ بھی اس بات کو یقینی بنانا چاہتے ہیں کہ میٹنگ ایجنڈا کے ساتھ آپ کے اجلاس کے منٹ ہیں جو لکھا جا رہا ہے اور اجلاس ختم ہونے کے بعد تمام حاضریوں کے ساتھ اشتراک کیا جا سکتا ہے.
یہ ایک دستاویز ہے جو ایک دستاویز ہے، یہ میٹنگ ایجنڈا ہے، جو اجلاس کے لئے منصوبہ بندی کی گئی ہے، لیکن آپ یہ بھی اس بات کا یقین کرنا چاہتے ہیں کہ ہر ایک کو اصل میں ایک دستاویز ہے جس میں اصل میں بات چیت کی گئی ہے اور اجلاس کے دوران اتفاق کیا گیا ہے.
یہ کہاں ہے UDN ٹاسک مینیجر کھیل میں آتا ہے.
UDN ٹاسک مینیجرکی میٹنگ مینجمنٹ ماڈیولاجلاس کے اجزاء کو تخلیق کرنے کے لئے بہت اچھا ہے، اس بات کو یقینی بنائیں کہ وہ تمام شرکاء کو بھیجے جائیں اور ساتھ ساتھ تمام اجلاس کے منٹ کو نوٹ کریں.
پتہ چلا کہ آپ کیسے استعمال کرسکتے ہیںUDN ٹاسک مینیجرآپ کی اگلی ٹیم کے اجلاس کے لئے اور سافٹ ویئر آپ اور آپ کی ٹیم پیش کرتا ہے، تفصیلات کی جانچ پڑتال کریںUDN ٹاسک مینیجرکی میٹنگ مینجمنٹ ماڈیول.
