9 Vinkkejä parempien kokousten parantamiseen

Yhteenveto

Hyvän kokouksen ottaminen on tärkeä projektinhallintaosaaminen. Tarjoamalla sidosryhmillesi hyvät kokoustiedot, tarjoavat selkeyttä tärkeisiin keskusteluihin ja keskeisiin päätöksiin, vaikka he eivät pysty tekemään kokousta. Tässä artikkelissa keskustelemme eri merkinnän tekemistä tekniikoita, jotta voit luoda tehokkaita kokousasetuksia.

Kokoukset ovat tärkeä osa hankkeita - he ovat silloin, kun päätökset saavat tehdä ja tiimin jäsenet yhdistävät toisiinsa. Vaikka kokoukset ovat keskeinen askel hyvien päätösten tekemiseen, mistä nämä ajatukset menevät? Jos ei ole selvää, jonka vastuulla on ottaa muistiinpanoja, ideoita jatoimintaesineetvoi kadota.

Paras tapa varmistaa, että ratkaiseva tieto ja asiayhteys on dokumentoitu, on kokoushuomautus ja kokouspöytäkirja. Meillä on yksityiskohtaisesti molempia tällaisia ​​asiakirjoja tässä artikkelissa.

Mitkä ovat kokoustiedot?

Kokousohjeet ovat keskeisiä tietoja, jotka olet jäytit kokouksen aikana. Hyvä kokous Huomautuksia Auttavat sinua muistamaan tärkeät yksityiskohdat kokouksesta ja kaikista toimista, joita sinä tai muiden tiimin jäsenten on täytettävä ennen seuraavaa kokousta.

Kokousohjeilla ei ole asetettua rakennetta tai muotoa, ja merkintätekniikat voivat vaihdella yksilöllisesti.

Mitkä ovat kokouspöytäkirjat?

Kokouspöytäkirjat ovat muodollinen merkintämuoto, jota voidaan käyttää virallisina asiakirjoina tilintarkastajien tai tuomioistuinmenettelyn avulla. Kokouspöytäkirjoilla on asetettu rakenne, mitä on sisällytettävä. Näihin vaatimuksiin kuuluu:

Kokouksen päivämäärä ja kellonaikaLisäksi kokouksen aloittaminen ja koko kokous päättyi.

Kokouksen osanottajien nimetja henkilöt, jotka kutsuttiin, mutta eivät pysty osallistumaan.

Aiheet keskusteltiinkokouksen aikana.

Keskeiset päätöksetkuten vaalien tulokset ja hyväksyttyjä tai hylättyjä liikkeitä ja seuraavan kokouksen päivämäärää ja kellonaikaa.

Toimintaesineetseuraavalle kokoukselle.

Termi "kokouspöytäkirja" tulee latinalaisesta lauseesta , joka kääntää "pieniä muistiinpanoja". Vaikka se voi olla hyödyllistä sanelemaan reaaliaikaisia ​​minuutteja kokouspöydässäsi, sanelee, mitä hetkessä tapahtuu, ei ole tarkoitus.

Mikä on parempi tapaaminen muistiinpanoja tai kokouspöytäkirjoja?

Jos olet projektipäällikkö, se todennäköisesti käytät säännöllisiä kokousluetteloita. Tilanteisiin, kuten projektipäällikkökokouksiin, projektisuunnitelmiin tai rentoon 1: 1 kokouksiin, muistiinpanot tekevät hienosti.

Kun sinulla on muodollisempi kokous, joka on kirjattava ja dokumentoitava, kuten julkinen kuulemistilaisuus tai yhtiökokous, kokouspöytäkirjat ovat sopivampi.

Miksi käyttää kokousasetuksia?

Kokousluettelot voivat olla monessa muodossa, ja niiden luominen on useita etuja riippumatta siitä, mitä menetelmää haluat. Seuraavassa on muutamia syitä, miksi kokous muistiinpanoja voi tuoda tiimisi selkeyttä.

Asiakirjapäätökset

Vaikka jotkut ihmiset ovat teräviä muistoja, toiset voivat nopeasti unohtaa, mitkä päätökset tehtiin tiimikokouksessa. Kirjallisten merkintöjen luominen mahdollistaa tiimin jäsenten viittauksen tiettynä ajankohtana tehdyistä päätöksistä. Kokoustiedot auttavat myös vastuuvelvollisuutta ja voivat olla hyödyllisiä viittaamaan myöhemmin hankkeessa.

Yksi tapa varmistaa, että kaikki joukkueessa voi viitata huomautuksia myöhemmin on pitää ne nimetyllä tilassa keskeisenä totuuden lähteenä. Kaikkien kokousten ja esityslistajen laatiminen samassa paikassa voi auttaa tarjoamaan tärkeän kontekstin keskusteluun, jos joku on koskaan ulos ja haluaa kiinni, mikä edistyi

Tarjoa asynkroninen osallistuminen

Siinä tapauksessa, että jotkut tiimin jäsenet eivät pysty osallistumaan kokoukseen, jakaminen menneiden kokousten muistiinpanojen jakaminen voi auttaa heitä nopeuttamaan edelleen samalla kun he voivat käsitellä kokouksen päätöksiä omasta ajastaan. Jotkut tiimin jäsenillä ei ehkä ole kykyä osallistua aikataulujen konfliktien vuoksi, mutta kokousasetusten jakaminen antaa heille mahdollisuuden osallistua päätöksentekoprosessiin Async.

Parantaa palautusta

Saksalainen psykologi Hermann Ebbinghaus suoritti joitain ensimmäisiä muisti- ja muistutuskokeita vuonna 1895. Tässä tutkimuksessa hän kehitti unohtamisen käyrän, mikä osoittaa, miten tiedot menetetään nopeasti ajan myötä, jos tietoja ei ole säilytettävä.

Tehokas huomautus voi auttaa sinua muistamaan tietoja nopeammin, kun asiat säilytetään ajan myötä. Mitä enemmän olet vuorovaikutuksessa muistiinpanoja kaltainen lukemasta kokousmuistiinpanot päivää myöhemmin-sitä todennäköisemmin olet muistaa tehdyt päätökset tämän kokouksen aikana.

9 Vihjeitä tehokkaaseen kokoukseen

Parempien kokousten parantaminen voi auttaa sinua pysymään toimitettavien tehtävien ja avaintoimintojen päällä. Kaikki tärkeät keskustelut, jotka tapahtuvat, dokumentoidaan kokouksessa muistiinpanot, joten sinä tai joukkue voi toistaa myöhemmin. Seuraavassa on muutamia vinkkejä siitä, miten voit varmistaa, että muistiinpanot ovat tehokkaita.

1. Valitse merkintätapa, joka toimii sinua

Siellä on useita eri merkintämenetelmiä, ja on tärkeää löytää se, joka toimii parhaiten sinun roolisi ja henkilökohtaisen oppimisen tyylin mukaan. Osa yleisimmistä muistiinpanosta ovat:

Cornellin menetelmä: Cornell-menetelmässä muistiinpanosi on kahden sarakkeen muoto: yksi pieni sarake vasemmalla puolella ja suurempi sarake oikealla. Vasen sarake korostaa keskeisiä ideoita kokouksesta, kun taas oikean sarakkeen porat alaspäin keskeisten ideoiden yksityiskohdista. Keskustelu siirtyy luonnollisesti yhdestä aiheesta seuraavaan, joten kiinni vasemmanpuoleisen avaimen idean tarttuminen ja poraus alaspäin oikealla voi auttaa sinua pysymään järjestyksessä.

Outline-menetelmä: Ihannetapauksessa tiimi jakaakokouksen esityslistaetukäteen. Jos he tekevät, käytä sitä muistiinpanoja varten. Luettele nämä keskeiset huomautukset esityslistan perusteella. Sitten, kun kokous etenee, ota mukaan muistiinpanoja kunkin esityslistan alla.

Quadrant-menetelmä: Erota muistiinpanosi neljään eri kvadrantteihin ja etiketti jokaiselle osiolle yleiset huomautukset, itsetietoihin, muiden tiimin jäsenten toimintaan liittyvät toimet ja kysymykset. Yleiset huomautukset -osiossa JOT alas keskeiset kohdat ja tärkeät yksityiskohdat kokouksesta. Loput kvadrant on varattu kohteisiin, jotka kuuluvat näiden otsikoiden alapuolelle.

Diamenetelmä: Jos kokous on esitys, pyydä esittelijältä, jos he ovat valmiita jakamaan liukukannen kanssasi etukäteen. Tämän jälkeen voit lisätä muistiinpanoja, joita sinun on tiettyjä dioja, kun kaiutin esittelee.

2. Ditch kannettavan tietokoneen käyttö kynä ja paperi

Tutkimusosoittaa, että muistiinpanoja käsin on parempi muistaa käsitteellistä tietoa pitkällä aikavälillä. Kun otat kokouksen muistiinpanoja, todennäköisesti keskittyy kokouksen keskeisiin kohtiin, koska se on lähes mahdotonta kirjoittaa kaiken verbatim. Ei ole kannettavan tietokoneen ei myöskään estä sinua yrittämästämonitorikokouksen aikana.

3. Älä kirjoita kaiken verbatim

Yritetään kopioida kokouksen muistiinpanoja sanalle sana on sekä aikaa että energiaa. Kokous koostuu paljon keskustelusta - mutta joka ei jokainen keskustelu on välttämätöntä niille lukukokouksista myöhemmin. Kirjoita keskeiset kohdat, joita keskustellaan, tämän keskustelun tulokset ja kaikki seuraavat vaiheet, jotta voit keskittyä useimpien tärkeisiin toimiin.

Jos olet käsin kirjoittaa muistiinpanoja, käytä lyhyitä, symboleja, lyhennettä tai lyhenteitä saadaksesi yleisiä lauseita tai ideoita sivulle nopeasti. Vain muista luoda legenda tai avain etukäteen, joten tiedät, mitä lyhyt keinot myöhemmin.

4. Käytä muistiinpanoa

Käytätkö kokouslevyn mallia tai kokouksen minuuttimallia käyttämällä ennalta rakennettu mallia voi auttaa nopeuttamaan muistiinpanoa, joten sinun ei tarvitse valmistaa tai muotoilua. Riippumatta siitä, kuka ottaa muistiinpanoja, kaikki kokoustiedot seuraavat johdonmukaista rakennetta ja kaikki joukkueella tietävät, mitä tietoja odottaa.

5. Määritä kokouksen erityinen huomautus

Jos olet johtava kokous, voi olla haastavaa ottaa samanaikaisesti muistiinpanoja ja helpottaa keskustelua muiden tiimin jäsenten kanssa. Jos käytät johtavan tärkeään kokoukseen, pyydä yksi tiimisi jäsenistä ottamaan muistiinpanoja sinulle. Jos sinulla on säännöllisesti esiintyvä kokous, kierrä kuka nimetty muistikortti on niin, että jokaisella on mahdollisuus liittyä keskusteluun.

6. Tranprict keskustelut tallennusohjelmistolla

Monien etäyhteyksien avulla voi olla helpompi tallentaa ja jakaa videotallennus sijaan, että kirjoituskokouksen muistiinpanot. Käytä integraatioita, kutenZoom +UDN-tehtävähallintaliittäminenTekstin keskustelu, joten tiimin jäsenet voivat lukea keskustelun myöhemmin. Lukemalla kokouksen transkriptiota voit helposti jäsentää säännöllisen keskustelun keskeisistä kohdista ja toiminta-asioista yhdellä silmäyksellä.

Ennen tallennusta on tärkeää hälyttää kaikki puhelun, että ne tallennetaan ja mitä tallennusta käytetään. Muista jakaa sekä tallennus että transkripti keskeisellä paikalla niin, että kaikki joukkueella on pääsy siihen.

7. Korosta tärkeitä yhteyspisteitä

Jos joku tuo esiin jotain, joka voi vaatia seurantaa myöhemmin, varmista, että kirjoita nimi tähän kohtaan. Tällä tavoin, jos sinulla on kysyttävää tai sinun täytyy synkronoida heidän kanssaan myöhemmin, tiedät tarkalleen kuka puhua tästä erityisestä aiheesta.

Tämä tekniikka on myös hyödyllinen, jos kaksi sidosryhmiä eri mieltä aiheesta. Dokumentoimalla molemmat mielipiteet, voit käyttää näitä argumentteja päätöksellä lopulta päättää tehdä.

8. Jaa näytölle niin, että kaikki voivat nähdä muistiinpanosi

Jos työskentelet hajautetulla joukkueella tai työskentelet etänä, olet todennäköisesti paljon videokonferensseja. Näyttöjen jakaminen Huomautusten ottamisen aikana voi olla hyödyllistä tiimisi jäsenille. Jos unohdat jotain, tiimi voi auttaa hypätä ja ehdottaa pisteitä lisäämällä reaaliaikaisesti.

9. Jaa kokousluku Kaikkien osallistujien kanssa

Kokouksen jälkeen on hyvä tapa varmistaa, että kaikilla sidosryhmillä on selkeyttä tehtyjä päätöksiä. Jos joku kaipaa kokousta, he voivat kiinni asynkronisesti lukemalla kokousluettelosi. Lisäksi, jos jokin pisteitä jäänyt, tiimisi on mahdollisuus lisätä ne seuranta-muistiinpanoihin.

Kun seuraat sidosryhmiä kokouksen jälkeen, varmista, että asiakirja on helppokäyttöinen ja helposti saatavilla. Työskentele tiimisi kanssa luomaanViestintäsuunnitelma, jotta kaikki tietävät tarkalleen, missä nämä tiedot tallennetaan ja miten se pääsee myöhemmin.

Keskittää toimiva kokous

Paras tapa pitää projekti- ja kokousjärjestelysi on luoda keskitetty tila, jossa kaikki erät ja toiminnot elävät. KäyttääTyönhallintatyökaluvoi auttaa pitämään tiimin jäsenet järjestäytyneinä ja varmistavat kokouksesi tuottavat. Oletko kiinnostunut kokeilemaan työkalua? Tuo joukkueen työ yhteen yhdellä jaetulla tiloillaUDN-tehtävähallinta .