9 façons d'améliorer l'efficacité de votre équipe au travail

Au cours d'une semaine de travail donnée, même les meilleures équipes rencontrées dans des barrages routiers qui entravent l'efficacité. Réunions improductives, email BLOAT, et ne pas savoir ce que tout le monde travaille peut empêcher votre équipe de traverser des objets de votreliste de choses à faireet bien les faire bien.

Fait référence à la quantité de travail à fort impact que votre équipe peut faire - simplement en supprimant les frictions et la distraction du travail. L'efficacité de l'équipe n'est pas la productivité pour la productivité - plutôt, c'est comment vous pouvez construire un lieu de travail efficace et encourager la santé sainetravail d'équipe sur le lieu de travailPour améliorer votre performance globale de l'équipe.

Comment améliorez-vous l'efficacité de l'équipe?

Pour améliorer l'efficacité de l'équipe, vous devez réduire les obstacles àTravail à fort impactque votre équipe rencontre quotidiennement. Selon leAnatomie du travail, les employés mondiaux passent la majorité de leur temps (60%) sur le travail du travail et seulement 27% de leur temps sur le travail qualifié. Lorsque vous améliorez l'efficacité de l'équipe, vous donnez à votre équipe de votre temps pour vous concentrer sur le travail qui compte le plus.

Votre guide de neuf étapes pour améliorer l'efficacité de l'équipe

Pour vous aider et votre équipe augmenter votre efficacité Mojo, utilisez ces neuf conseils pour surcharger votreCompétences en gestion de projetet améliorer à la fois la vitesse et la qualité du travail de votre équipe.

1. Éliminer les réunions inutiles

Pour citer Dave Barry, "si vous deviez identifier, en un mot, la raison pour laquelle la race humaine n'a pas atteint et ne réalisera jamais tout son potentiel, ce mot serait des" réunions "."

L'un des moyens les plus faciles d'améliorer l'efficacité de votre équipe est de vous débarrasser des réunions inutiles. Cela ne veut pas dire que toutes les réunions sont mauvaises. Les réunions peuvent être productives, à condition qu'il existe un agenda clair, que les bonnes personnes assistent et que tout le monde soit prêt à contribuer à une solution, mais ce n'est pas toujours le cas.

Si prévu sans agenda ou objectif clair, même de courtes réunions de 30 minutes peuvent s'ajouter et manger au bout du temps que votre équipe doit travailler vers des objectifs tangibles. Demandez-vous plutôt (et votre équipe) si vous avez vraiment besoin de cette réunion.

Avant de planifier une réunion, demandez-vous si c'est vraiment nécessaire. Parfois, nous par défaut de la planification d'une réunion lorsqu'une autre forme de communication pourrait être plus efficace. En éliminant les réunions inutiles, vous pouvez donner à tout le monde plus de temps pour vous concentrer sur le travail qui compte. Par exemple, si vous planifiez une réunion pour partager une mise à jour sur le statut d'un projet, pourriez-vous envoyer votre équipe une mise à jour numérique à la place?

Association d'équipe Alternatives:

Au lieu de la programmation d'une mise à jour de l'équipe, envoyez unRapport d'état du projet .

Au lieu de rencontrer une équipe réfléchie, partagez unBoîtier de brainstorming virtuel .

Au lieu de planifier des réunions de partage d'informations, partagez le contexte de manière asynchrone.

Sinon, vous pourriez être invité à une réunion que vous jugez inutile. Par exemple, si votre rôle dans la réunion n'est pas clairement défini, votre présence est-elle définitivement nécessaire? Envisagez d'envoyer un message à l'organisateur de la réunion à poser si vous devriez assister.

2. Améliorer l'efficacité de la réunion

Certaines réunions sont importantes et les équipes peuvent avoir un bon travail lorsqu'elles se rencontrent ensemble. Mais peu importe le type de réunion que vous planifiez, il existe des moyens simples de le rendre plus exploitable, productif et efficace:

Créez et partagez un ordre du jour avant la réunion.Pour améliorer l'efficacité de l'équipe lors de réunions, assurez-vous que chaque réunion a un objectif. Il pourrait également être utile d'identifier les non-objectifs de la réunion, de veiller à ce que la réunion ne soit pas détournée. Créer et partager unprogramme de la réunionDonc tout le monde est sur la même page. S'il y a des documents de lecture ou de supplément, partagez-les également à l'ordre du jour.

Aligner sur les conventions de réunion.Que vous rencontriez en personne ouvirtuellement, définissez et partagez des normes de groupe pour votre équipe ou votre entreprise. Les membres de l'équipe devraient-ils mettre leurs ordinateurs portables? Si c'est un appel virtuel, une vidéo devrait-elle être allumée? Si plusieurs personnes ont quelque chose à partager, qui va d'abord? Partagez ces conventions avant la réunion.

Prendre des notes d'action. Avant de rencontrer, attribuez une personne à prendre des notes de réunion. Idéalement, prenez des notes au même endroit que vous avez partagée votre agenda. En plus de notes, capturez des éléments d'action avec des dates et des cessionnaires dus.

Recueillir les commentaires pour accroître l'efficacité.Vérifiez régulièrement votre équipe pour vous assurer que les réunions vous semblent également précieuses. Si peu de gens semblent obtenir beaucoup de réunions particulières, continuez à déplacer cette synchronisation vers une mise à jour numérique ouRapport d'état du projetau lieu.

3. Donnez la priorité aux travaux en fonction des résultats clés

À une journée donnée, chacun de vos employés peut avoir dix tâches différentes pour compléter plusieurs projets. Dans le moment, chacun d'eux semble important et urgent. Où devraient-ils commencer? Où devraient-ils consacrer la majeure partie de leur temps et de leur soutien à faire leur meilleur travail?

Naturellement, certaines tâches et projets sont plus importants que d'autres. C'est là que disposant d'un ensemble de buts bien défini et d'une idée de la façon dont vos échelles de travail sont debout en jeu. TonObjectifs à court termefournir une base ferme pour les objectifs à long terme, tels qu'une feuille de route de produit ouPlan de gestion de la libération. Avoir une vision claire pour quelles tâches alignées sur les objectifs de l'entreprise ou du département contribuent à garder tout le monde sur la même page et à responsabiliser les membres de l'équipe individuels à prendre des décisions qui ont une incidence sur la grande image.

Quand vous avez une compréhension claire deComment vos échelles de travail à la hausse des objectifs de l'entrepriseet objectifs, vous pouvez mieux comprendre quels projets et tâches auront l'impact important. En fait, selon leAnatomie du travail, les employés qui ont clarifié sur la manière dont leur travail a une incidence sur la mission de leur organisation sont 2x aussi motivés comme leurs homologues.

Concentrez-vous sur ces morceaux de travail avant de passer à des tâches moins percutantes. Si une tâche ou un projet ne soutient pas les objectifs, objectifs, ou mission plus généraux de votre entreprise, reportez-vous à la nécessité ou non.

Claire Knebl, directrice du marketing àRituel, conduit une équipe performante et engagée en obsédant par les clients. «Je prends une semaine pour entrer dans la mentalité de mon client cible avant de commencer toute campagne. Je me concentre sur l'apprentissage autant que je peux sur eux, souvent à travers des conversations informelles, pour apprendre comment ils vivent tous les jours. "

4. Supprimer, reporter, déléguer ou diminuer les travaux de priorité inférieurs

Inévitablement, il y aura des moments où les membres de votre équipe auront trop de choses sur leur assiette. Sans système en place pour les aider à supprimer, différer, déléguer ou diminuer les travaux de priorité inférieurs, leurefficacité de travailsouffrira d'une raison quelconque. En fait, selonnotre recherche, 85% des employés signalent qu'ils ont subi un surmenage et 42% croient quele moral du personnelest faible à cause de trop de travail.

Vous pouvez améliorer l'efficacité de votre équipe au travail et stimuler le bonheur du lieu de travail avec de bonGestion de la charge de travail. Un moyen facile de gérer les charges de travail de votre équipe consiste à supprimer, différer, déléguer ou diminuer les tâches de priorité inférieures. Jetez un coup d'œil à la plus grande image de votre projet et identifiez ce que le travail doit être fait à travers unévaluation des besoinset quelles tâches sont une priorité:

S'appuyant sur le principe décrit dans la pointe deux, si un aspect d'un projet ne prend pas en charge un objectif global de la société.effacerce.

S'il y a un projet plus urgent qui a un impact plus important sur les objectifs de l'équipe, complétez cette tâche etreporterUne tâche moins importante pour quand vous avez plus de temps pour la résoudre.

S'il y a deux tâches d'égalité d'importance assignée à une personne,déléguerune de ces tâches à un autre membre de l'équipe avec plus de bande passante.

S'il y a une tâche que vous ne pouvez pas différer, supprimer ou déléguer, trouver des moyens detalonle temps qu'il faut pour compléter. Éliminer les réunions liées à cette tâche, raccourcir les réunions ou réduire leur fréquence. Vous pouvez également travailler sur les parties prioritaires les plus prioritaires d'un projet et reporter le reste jusqu'à la suite.

La gestion de la charge de travail est la manière dont vous distribuez et gère le travail de votre équipe. Pour commencer avec la gestion de la charge de travail, vous avez d'abord besoin d'informations sur la charge de travail et la capacité de votre équipe. Vous pouvez suivre ces informations avec unPlate-forme de gestion de la charge de travail-Qui fournit une fenêtre dans la charge de travail de votre équipe. Ensuite, une fois que vous avez assemblé une liste complète de toutes les tâches et que votre équipe est responsable de votre équipe, vous pouvezallouer des ressourcesbasé sur capacité d'équipe. Avec cette perspicacité, vous pouvez également ajuster la charge de travail de l'équipe au besoin, pour éviter l'épuisement professionnel et l'ennui.

En tant que directeur du marketing chez Ritual, Claire Knebl recommande de choisir trois choses à se concentrer chaque semaine. «Vous ne pouvez généralement obtenir que trois grandes choses faites dans une semaine. Le premier devrait être quelque chose d'important et stratégique. La seconde devrait également être importante mais plus simple qui peut être franchie de la liste plus tôt. Et le troisième devrait être une portée de soutien. "

5. Tirer parti des forces de votre équipe lors de l'attribution de travail

Aucun deux employés ne se ressemblent. Chaque personne a des expériences, des forces et des faiblesses différentes qui en font un membre de votre équipe. De même, différentes personnes aiment faire des travaux différents. Par exemple, une personne de votre équipe peut profiter de la conduite et de l'organisation de la recherche sur un rapport, tandis qu'un autre coéquipier préfère mâcher un verre à mâcher que de compiler des résultats de la recherche.

Savoir qui sur votre équipe excelle sur une compétence particulière et de trouver des moyens de passer du temps au travail qu'ils apprécient, peuvent aider à rationaliser les tâches et les projets. De plus, si vous connaissez une personne est plus excitée de travailler sur une tâche spécifique, ils seront plus susceptibles de travailler avec un degré de qualité plus élevé et de compléter la tâche plus rapidement. Donner au travail à votre équipe, ils trouvent personnellement enrichissance ou difficile peuvent aider tout le monde à faire de leur mieux.

6. Placez le travail de votre équipe avant de commencer

Une fois que vous savez ce qui doit être fait et qui le fera, il est temps de faire un plan d'action pour votre équipe à suivre. Avoir un plan bien pensé qui a été clairement cartographié à partir du début peut éliminer ultérieurement des "travaux sur le travail".

Pour commencer, assurez-vous que chacune des projets de votre équipe a un plan clair. Vous planifiez un projet dès le départ garantit que des délais réalistes sont en place pour chaqueLe projet Milestone, jusqu'à l'achèvement. Chaque personne sait qui est responsable de la réalisation d'un morceau du puzzle et a 360 personnes dans ce qui est en cours et ce qui a été achevé. Ensuite, coordonnez et planifiez tous vos projets sur votre programme qui tient le meilleur parti de votre équipe.

Buts

Metrics de réussite

Parties prenantes etrôles d'équipe

Budget

Jalons et produits livrables

Chronologie et horaires

Plan de communication

L'utilisation d'un outil de gestion de travail peut vous aider à configurer toutes les tâches plus petites qui conduisent à accomplir un objectif plus important. Faire usage demodèlesdansGestionnaire de tâches UDNPeut vous aider à reproduire un processus qui fonctionne avant et assurez-vous qu'aucune étape n'est laissée de sortie et qu'aucun travail ne glisse dans les fissures.

7. Encourager la collaboration interfonctionnelle

Juste parce que vous travaillez dans un département différent ne signifie pas que vous ne pouvez pas travailler ensemble. Après tout, vous travaillez vers le même objectif dans le cadre d'une grande entreprise. Savoir ce que les autres équipes travaillent sur peuventEncourager les équipes à collaborerles uns avec les autres lorsque le travail et les buts se chevauchent.

Outils de gestion de travailPeut augmenter la visibilité entre l'équipe, cartographier chaque phase d'un projet à un ensemble de buts singuliers. Ces outils peuvent servir de concentrateur centralisée pour partager ce que vous travaillez avec le reste de l'équipe et identifier les domaines dans lesquels les personnes de différentes responsabilités peuvent collaborer. En partageant une seule source de vérité avec votre équipe, vous pouvez augmenter le travail d'équipe et réduire les obstacles au travail à impact élevé afin que votre équipe puisse être plus efficace.

À Carta, un agent de transfert Sec-enregistré qui aide les entreprises publiques et privées à émettre et à gérer des titres, le spécialiste de la conformité Jina Kim s'appuie surGestionnaire de tâches UDNPour encourager la collaboration dans toutes ses unités d'affaires, voir qui travaille sur quoi, et comprend la manière dont les projets de chaque équipe et de membre de l'équipe se repactent.

"Par exemple, l'équipe de soutien arrive en une journée et se rend compte que quelque chose a changé dans le produit du jour au lendemain, ils ont besoin d'un moyen de découvrir", a observé Jina.

8. Promouvoir des jours complets sans réunions

Assister à des réunions peut perturber votre efficacité, ce qui rend plus difficileentrer dans le fluxet terminer un projet. Avoir au moins une journée complète au bureau consacré au travail profond - ce doux bloc de plusieurs heures sans interruption et sans rendez-vous à consacrer à un projet - peut aller un long chemin vers Améliorer l'efficacité et la productivité .

À Gestionnaire de tâches UDN, on aAucune réunion mercredi, qui permet à chacun de s'engager dans des travaux de tête sans se soucier des réunions. Nous demandons aux employés d'éviter de planifier des réunions internes les mercredis et d'être attentionné les uns des autres. Cela permet à tous les membres de l'équipe d'avoir de gros blocs de temps pour "faire" travailler au lieu de simplement parler de travail. En conséquence, l'équipe a plus de temps pour analyser, exécuter et examiner les processus critiques sur les projets. De nombreux employés ne citent aucune réunion mercredi comme jour préféré de la semaine et voient souvent des projets traversant la ligne d'arrivée sur la journée de Bump.

9. Définir le but de différents canaux de communication

Chaque équipe a une variété d'outils de communication à leur disposition, mais ils ne sont utiles que si votre équipe sait comment et quand les utiliser. La plupart des équipes traitent déjà de la surcharge d'outil - les employés moyens dépassent entre10 applications par jour. Non seulement est ce changement de contexte fatigant, il peut également être difficile de trouver des informations lorsque vous en avez besoin, plus bas sur la route.

Pour les aider, définissez clairement le but de chaque canal de communication. Pour une communication extérieure avec les fournisseurs et les clients, collez-vous àe-mail. Pour des réponses immédiates aux questions, utilisez une application commeMou. Et planifier, gérer etcommuniquer sur le travail exploitable, collez-vous à un outil de gestion de travail comme Gestionnaire de tâches UDN .

Bien que les outils de communication puissent rendre votre équipe beaucoup plus efficace, les utiliser de manière incohérente peut en réalité créer plus de travail. Si vous voyez que le but d'un outil peut être répliqué par un autre canal (avec des avantages supplémentaires), il devrait être éliminé. En conséquence, votre équipe aura besoin de moins d'outils pour communiquer entre eux et utiliser chacun à leur meilleur avantage.

Dans une plate-forme de gestion de travail commeGestionnaire de tâches UDN, tu peuxintégrerTous vos outils d'entreprise préférés. De cette façon, votre équipe a accès à tout le contexte dont ils ont besoin au même endroit.

Aidez votre équipe à être leur plus efficace encore

L'amélioration de l'efficacité est un processus continu. Cela peut sembler accablant, mais des outils simples et des tactiques simples peuvent aider à rendre tout le monde sur votre équipe plus efficace. Et plus vous et votre équipe vous a fluides, utilisez ces outils, l'efficacité devient une seconde nature et une partie intégrée de tout projet. En savoir plus sur la façon dont Gestionnaire de tâches UDN peut vous aider à vous faire et à votre équipeplus efficaceet obtenir des idées pour mettre en pratique au sein de votre propre organisation.