9 måter å forbedre lagets effektivitet på jobben

Under en gitt arbeidsuke går selv de beste lagene i veibeskyttelse som hindrer effektiviteten. Uproduktive møter, e-postblåsing, og ikke vite hva alle andre jobber med, kan hindre at teamet ditt krysser elementer av din gjøremålsliste og gjør dem godt.

refererer til hvor mye høy effekt arbeid laget ditt kan gjøre - bare ved å fjerne arbeidsplassfriksjon og distraksjon. Team effektivitet er ikke produktivitet for produktivitetens skyld - heller, det er hvordan du kan bygge en effektiv arbeidsplass og oppmuntre frisk samarbeid på arbeidsplassen For å forbedre din generelle lagytelse.

Hvordan forbedrer du team effektivitet?

[1. 3]

UDN Task Manager forvandler arbeidet ditt med bransjeledende funksjoner

For å forbedre teameffektiviteten må du redusere barrierer til Høyvirkningsarbeid at laget ditt møter på daglig basis. Ifølge Anatomi av arbeid , globale ansatte bruker flertallet av sin tid (60%) på arbeid om arbeid, og bare 27% av sin tid på dyktig arbeid. Når du forbedrer teameffektiviteten, gir du ditt lag deres tid tilbake til å fokusere på det arbeidet som betyr mest.

Din ni trinns guide til å forbedre team effektiviteten

For å hjelpe deg og ditt team øker din effektivitet Mojo, bruk disse ni tipsene til å overbelaste din Prosjektledelse ferdigheter og forbedre både hastigheten og kvaliteten på lagets arbeid.

1. Eliminer unødvendige møter

For å sitere Dave Barry, "Hvis du måtte identifisere, i ett ord, grunnen til at menneskeheten ikke har oppnådd, og aldri vil oppnå sitt fulle potensiale, ville det ordet være" møter "."

En av de enkleste måtene å forbedre lagets effektivitet er å kvitte seg med unødvendige møter. Det er ikke å si at alle møter er dårlige. Møter kan være produktive, forutsatt at det er en klar agenda, at de rette menneskene går, og at alle er forberedt på å bidra til en løsning, men det er ikke alltid tilfelle.

Hvis det er planlagt uten en klar agenda eller objektiv, kan selv korte 30-minutters møter legge opp og spise i hvor lang tid laget ditt må jobbe mot konkrete mål. I stedet spør deg selv (og teamet ditt) hvis du virkelig trenger det møtet.

Før du planlegger et møte, spør deg selv om det er virkelig nødvendig. Noen ganger misligholder vi å planlegge et møte når en annen form for kommunikasjon kan være mer effektiv. Ved å eliminere unødvendige møter, kan du gi alle flere tid til å fokusere på arbeidet som betyr noe. For eksempel, hvis du planlegger et møte for å dele en oppdatering på et prosjekts status, kan du sende teamet en digital oppdatering i stedet?

I stedet for å planlegge en lagoppdatering, send en Prosjektstatusrapport .

I stedet for å møte for et lag Brainstorm, dele a Virtual Brainstorming Board .

Alternativt kan du bli invitert til et møte du føler er unødvendig. For eksempel, hvis din rolle i møtet ikke er klart definert, er din tilstedeværelse definitivt nødvendig? Vurder å sende møtet arrangør en melding for å spørre om du skal delta.

2. Forbedre møte effektiviteten

Noen møter er viktige, og lagene kan få godt arbeid gjort når de møtes sammen. Men uansett hvilken type møte du planlegger, er det noen enkle måter å gjøre det mer handling, produktivt og effektivt:

Skape og dele en agenda før møtet. For å forbedre teameffektiviteten under møter, sørg for at hvert møte har et mål. Det kan også være nyttig å identifisere møtets ikke-mål, for å sikre at møtet ikke blir sidetracked. Skape og dele en møte dagsorden Så alle er på samme side. Hvis det er noen lesing eller tilleggsdokumenter, del dem også i dagsordenen.

Justere på møtekonvensjoner. Enten du møter personlig eller så og si , definere og dele gruppe normer for teamet ditt eller firmaet ditt. Skal lagmedlemmer sette sine bærbare datamaskiner unna? Hvis det er et virtuelt anrop, bør videoen slås på? Hvis flere personer har noe å dele, hvem går først? Del disse konvensjonene før møtet.

Ta handlingsrike notater. Før møtet, tilordne en person til å ta møtt notater. Ideelt sett, ta notater på samme sted du delte din agenda. Sammen med notater, fange handlingsartikler med forfallsdatoer og tildelinger.

Samle tilbakemelding for å øke effektiviteten. Sjekk jevnlig med teamet ditt for å sikre at møtene føles også verdifullt for dem. Hvis få mennesker ser ut til å få mye ut av bestemte møter, fortsett å flytte den synkronisere til en digital oppdatering eller Prosjektstatusrapport i stedet.

3. Prioritere arbeid basert på viktige resultater

På en gitt dag kan hver av dine ansatte ha ti forskjellige oppgaver å fullføre på flere prosjekter. I øyeblikket virker hver av dem viktig og presserende. Hvor skal de starte? Hvor skal de bruke størstedelen av sin tid og hjernekraft for å gjøre sitt beste arbeid?

Naturligvis er noen oppgaver og prosjekter viktigere enn andre. Det er der det har et veldefinert sett med mål og en ide om hvordan arbeidet ditt stiger opp til dem, kommer til spill. Din kortere mål Gi et fast grunnlag for langsiktige mål, for eksempel et produktkart eller Release Management Plan . Å ha en klar visjon for hvilke oppgaver som justeres med selskaps- eller avdelingsbaserte mål, bidrar til å holde alle på samme side og gir individuelle lagmedlemmer til å ta avgjørelser som påvirker det store bildet.

Når du har en klar forståelse av Hvordan arbeidet ditt stiger opp til selskapets mål Og målsettinger kan du bedre forstå hvilke prosjekter og oppgaver som vil ha størst innvirkning. Faktisk, ifølge Anatomi av arbeid , ansatte som har klarhet om hvordan deres arbeid påvirker organisasjonens oppdrag, er 2x som motiverte som deres kolleger.

Fokus på de arbeidsstykkene før du går videre til mindre effektive oppgaver. Hvis en oppgave eller et prosjekt ikke støtter bedriftens større, mer overordnede mål, mål eller oppdrag, omtanke om det er nødvendig eller ikke.

Claire knebl, direktør for markedsføring på Ritual , fører et høyt utøvende og engasjert lag ved å besette over kundene. "Jeg tar en uke for å komme inn i målets kundes tankegang før du starter en kampanje. Jeg fokuserer på å lære så mye som jeg kan om dem, ofte gjennom uformelle samtaler, for å lære hvordan de bor hver dag. "

4. Slett, utsette, delegat eller redusert lavere prioriterte arbeid

Uunngåelig vil det være tider når medlemmer av teamet ditt har for mye på tallerkenen. Uten et system for å hjelpe dem med å slette, utsette, delegere eller redusere lavere prioriterte arbeid, deres arbeidseffektivitet vil lide som et resultat. Faktisk, ifølge Vår forskning , 85% av de ansatte rapporterer at de har opplevd overarbeid, og 42% tror det Personale moralen er lav på grunn av for mye arbeid.

Du kan forbedre lagets effektivitet på jobb og øke arbeidsplassen lykke med godt arbeidsbelastningsledelse . En enkel måte å administrere lagets arbeidsbelastning er å slette, utsette, delegere eller redusere lavere prioriterte oppgaver. Ta en titt på prosjektets større bilde og identifiser hva arbeidet må gjøres gjennom a trenger en vurdering og hvilke oppgaver er en prioritet:

Bygge på prinsippet som er skissert i tips to, hvis et aspekt av et prosjekt ikke støtter et overordnet selskapsmål- Slett den.

Hvis det er et mer presserende prosjekt som har større innvirkning på lagmålene, fullfør den oppgaven og utsette En mindre viktig oppgave for når du har mer tid til å takle den.

Hvis det er to oppgaver av like stor betydning som er tildelt en person, delegat En av de oppgavene til et annet lagmedlem med mer båndbredde.

Hvis det er en oppgave du ikke kan utsette, slette eller delegere, finn måter å avta hvor mye tid det tar å fullføre. Eliminer møter knyttet til denne oppgaven, forkorte møter, eller redusere deres frekvens. Du kan også jobbe med høyeste prioriterte deler av et prosjekt og utsette resten til senere.

Arbeidsbelastningsadministrasjon er hvordan du distribuerer og administrerer arbeid på tvers av teamet ditt. For å komme i gang med arbeidsbelastningsadministrasjon, trenger du først innsikt i lagets arbeidsbelastning og kapasitet. Du kan spore denne informasjonen med en Arbeidsbelastningsstyringsplattform -Which gir et vindu i lagets arbeidsbelastning. Deretter, når du har satt sammen en fullstendig liste over alle oppgavene og jobber, er laget ditt ansvarlig for, du kan allokere ressurser basert på lagkapasitet . Med dette innsiktet kan du også justere team arbeidsbelastningen etter behov, for å forhindre utbrenthet og kjedsomhet.

Som direktør for markedsføring på Ritual anbefaler Claire Knebl å velge tre ting å fokusere på hver uke. "Du kan vanligvis bare få tre store ting gjort i en uke. Den første skal være noe viktig og strategisk. Den andre bør også være viktig, men enklere som kan bli krysset av listen tidligere. Og den tredje skal være en rekkevidde for støtte. "

5. Utnytt lagets styrker når du tildeles arbeid

Ingen to ansatte er like. Hver person har forskjellige erfaringer, styrker og svakheter som gjør dem til et verdsatt medlem av teamet ditt. På samme måte liker forskjellige mennesker å gjøre annet arbeid. For eksempel kan en person på teamet ditt nyte å gjennomføre og organisere forskning i en rapport, mens en annen lagkamerat vil ha tygge glass enn å samle forskningsresultater.

Å vite hvem som på laget ditt utmerker seg på en bestemt ferdighet, og finner måter for dem å tilbringe tid på jobb de liker, kan hjelpe strømlinjeforme oppgaver og prosjekter. I tillegg, hvis du vet at en person er mer spent på å jobbe med en bestemt oppgave, vil de være mer sannsynlig å jobbe med en høyere grad av kvalitet og fullføre oppgaven raskere. Å gi ditt teamarbeid de finner personlig givende eller utfordrende, kan hjelpe alle til å gjøre sitt beste arbeid.

6. Kart ut lagets arbeid før du begynner

Når du vet hva som må gjøres, og hvem som skal gjøre det, er det på tide å gjøre en handlingsplan for at teamet ditt følger. Å ha en godt tenkt plan som har blitt tydelig kartlagt ut fra begynnelsen, kan eliminere ytterligere "arbeid om arbeid" på et senere tidspunkt.

For å starte, sørg for at hvert av lagets prosjekter har en klar plan. Planlegger et prosjekt fra starten sikrer at realistiske tidslinjer er på plass for hver Prosjekt Milestone , helt opp til ferdigstillelse. Hver person vet hvem som er ansvarlig for å fullføre et stykke av puslespillet og har 360-innsikt i hva som er på vei og hva som er fullført. Deretter koordinerer og planlegger alle dine prosjekter på tvers av programmet ditt som gjør det meste av lagets tid.

Bruke et arbeidsstyringsverktøy kan hjelpe deg med å sette opp alle de mindre oppgavene som fører til å oppnå et større mål. Bruke av maler innenfor UDN Task Manager Kan hjelpe deg med å replikere en prosess som fungerte før, og sørg for at ingen trinn er utelatt og ingen arbeid glir gjennom sprekkene.

7. Oppmuntre tverrfunksjonelt samarbeid

Bare fordi du jobber i en annen avdeling, betyr det ikke at du ikke kan jobbe sammen. Tross alt jobber du mot det samme målet som en del av et større selskap. Å vite hva andre lag jobber med kan Oppfordre lag til å samarbeide med hverandre når arbeid og mål overlapper.

Arbeidsadministrasjonsverktøy Kan øke tverrlagssynligheten, kartlegging av hver fase av et prosjekt tilbake til et enestående sett med mål. Disse verktøyene kan fungere som et sentralisert hub for å dele det du jobber med resten av teamet og identifisere områder hvor folk med ulike ansvar kan samarbeide. Ved å dele en eneste sannhetskilde med teamet ditt, kan du øke samarbeidet og redusere barrierer til høy effektsarbeid, slik at teamet ditt kan være mer effektivt.

På Carta. , et sekregistrert overføringsmiddel som hjelper offentlige og private selskaper og administrerer verdipapirer, er Compliance Specialist Jina Kim avhengig av UDN Task Manager For å oppmuntre til samarbeid på tvers av alle sine forretningsenheter, se hvem som jobber med hva, og forstå hvordan hvert lag og lagmedlems prosjekter påvirker hverandre.

"For eksempel kommer støtteteamet på en dag, og de innser at noe har endret seg i produktet over natten, de trenger en måte å finne ut," observert Jina.

8. Fremme full dager uten møter

Å delta på møter kan forstyrre effektiviteten din, noe som gjør det vanskeligere å Kom i strømmen og fullføre et prosjekt. Etter å ha minst en hel dag på kontoret viet til dyp arbeids det søte, søte blokk med flere uavbrutt, møtefrie timer til å dedikere til en prosjekt kan gå en lang vei mot effektivisering og produktivitet .

På UDN Task Manager , vi har Ingen forsamlingen onsdag Som gjør at alle kan engasjere seg i hodene ned arbeidet uten å bekymre møter. Vi ber ansatte for å unngå planlegging interne møter på onsdager og å ta hensyn til hverandres planer. Dette gjør at alle gruppemedlemmer å ha store blokker av tid til å “gjøre” arbeid i stedet for bare å snakke om arbeid. Som et resultat, har laget mer tid til å analysere, gjennomføre og vurdere kritiske prosesser på prosjekter. Mange ansatte sitere Ingen forsamlingen onsdag som sin favoritt dag i uken og ofte se prosjekter som krysser målstreken på Hump Day.

9. definere formålet med forskjellige kommunikasjonskanaler

Hvert team har en rekke kommunikasjonsverktøy til rådighet, men de er bare nyttig hvis laget ditt vet hvordan og når man skal bruke dem. De fleste lagene er allerede arbeider med verktøy overbelastning-gjennomsnittet ansatte shuffles mellom 10 apps per dag . Ikke bare er den sammenhengen veksling slitsomt, kan det også være vanskelig å finne informasjon når du trenger det, lenger ned i veien.

For å hjelpe dem ut, klart definere formålet med hver kommunikasjonskanal. For utenfor kommunikasjon med leverandører og kunder, holde seg til e-post . For umiddelbare svar på spørsmål, kan du bruke en app som Slakk . Og for å planlegge, administrere og kommunisere om handlings arbeid , Hold deg til en jobb styringsverktøy som UDN Task Manager .

Mens kommunikasjonsverktøy kan gjøre laget ditt mye mer effektiv, kan bruke dem i strid faktisk skape mer arbeid. Hvis du ser et verktøy formål kan replikeres gjennom en annen kanal (med flere, unike fordeler), bør det være eliminert. Som et resultat, vil laget ditt trenger færre verktøy for å kommunisere med hverandre og bruke hver til sitt beste fordel.

I en arbeidsledelse plattform som UDN Task Manager , du kan integrere alle dine favoritt forretningsverktøy. På den måten har laget ditt tilgang til alle konteksten de trenger på ett sted.

Hjelp laget ditt være deres mest effektive ennå

Bedre effektivitet er en kontinuerlig prosess. Det kan virke overveldende, men enkle verktøy og taktikk kan bidra til å gjøre alle på laget ditt mer effektivt. Og jo mer flytende deg og laget ditt bli i å bruke disse verktøyene, blir effektiviteten andre natur og en innebygd del av ethvert prosjekt. Lær mer om hvordan UDN Task Manager kan bidra til å gjøre deg og ditt team mer effektivt og få ideer til å sette ut i praksis i din egen organisasjon.