Ekibinizin işyerinde verimliliğini arttırmanın 9 yolu

Herhangi bir çalışma haftası sırasında, en iyi ekipler bile, verimliliği engelleyen barikatlara girer. Verimsiz toplantılar, e-posta şişesi ve herkesin çalıştığını bilmemek, ekibinizin eşyalarınızı geçmesini engelleyebilir.yapılacaklar listesive onları iyi yapmak.

Takımınızın ne kadar etkileyebileceğini ifade eder. Ekip verimliliği verimliliğin iyiliği için üretkenlik değildir, aksine, etkili bir işyeri oluşturabilir ve sağlıklı bir şekilde teşvik edebilirsiniz.işyerinde takım çalışmasıGenel takım performansınızı geliştirmek için.

Takım verimliliğini nasıl iyileştirirsiniz?

Ekip verimliliğini artırmak için, engelleri azaltmanız gerekir.Yüksek etkili işEkibinizin günlük olarak karşılaştığı. Göreİş anatomisi, Global çalışanlar, zamanlarının çoğunluğunu (% 60) işle ilgili çalışmalara ve zamanlarının sadece% 27'sini yetenekli çalışmalara harcıyorlar. Ekip verimliliğini arttırdığınızda, ekibinize en önemli olan işlere odaklanmak için zamanlarını geri veriyorsunuz.

Takım verimliliğini artırmak için dokuz adım rehberiniz

Size ve ekibinizin verimliliğinizi arttırmasına yardımcı olmak için MOJO, bu dokuz ipucu kullanın.Proje Yönetimi Becerilerive ekibinizin çalışmalarının hızını ve kalitesini iyileştirin.

1. Gereksiz toplantıları ortadan kaldırın

Dave Barry'yu alıntı yapmak için, "Bir kelimeyle, insan ırkının neden elde edilmesinin nedeni, hiçbir zaman tam potansiyeline ulaşmasının nedeni, bu kelimenin 'toplantıları' olacağı".

Ekibinizin verimliliğini artırmanın en kolay yollarından biri gereksiz toplantılardan kurtulmaktır. Bu, tüm toplantıların kötü olduğunu söylemek değil. Toplantılar, doğru insanların katıldığı ve herkesin bir çözüme katkıda bulunmaya hazır olduğu, ancak bu her zaman böyle olmadığı için hazırlanmıştır.

Net bir gündem veya objektif olmadan planlanırsa, 30 dakikalık kısa bir toplantı bile ekibinizin somut hedeflere doğru çalışması gereken zaman miktarını ekleyebilir ve yedik. Bunun yerine, gerçekten bu toplantıya ihtiyacınız olursa kendinize (ve ekibiniz) sorun.

Bir toplantıyı planlamadan önce, gerçekten gerekli olup olmadığını kendinize sorun. Bazen, başka bir iletişim şekli daha etkili olabileceği zaman bir toplantıyı planlamak için varsayılıyoruz. Gereksiz toplantıları ortadan kaldırarak, önemli olan işlere odaklanmak için herkese daha fazla zaman kazandırabilirsiniz. Örneğin, bir toplantıyı projenin durumunda bir güncelleştirmeyi paylaşmak için planlıyorsanız, ekibinizi bunun yerine dijital bir güncelleme gönderebilir misiniz?

Takım Toplantısı Alternatifleri:

Bir takım güncellemesini planlamak yerine, birProje Durumu Raporu .

Bir takım beyin fırtınası için buluşmak yerine, paylaşınSanal Beyin Fırtınası Kurulu .

Bilgi paylaşım toplantılarını planlamak yerine, bağlamı eşzamansız olarak paylaşın.

Alternatif olarak, hissettiğiniz bir toplantıya davet edilebilir. Örneğin, toplantıdaki rolünüz açıkça tanımlanmamışsa, varlığınız kesinlikle gerekli mi? Toplantı organizatörünü, katılmanız gerekip gerekmediğini sormak için bir mesaj göndermeyi düşünün.

2. Toplantı verimliliğini artırın

Bazı toplantılar önemlidir ve ekipler birlikte buluştuklarında harika işler yapabilir. Ancak ne tür bir toplantı planladığınız önemli değil, daha işlem yapabilecek, üretken ve etkili hale getirmenin bazı kolay yolları vardır:

Toplantıdan önce bir gündemi oluşturun ve paylaşın.Toplantılar sırasında ekip verimliliğini artırmak için, her toplantının bir hedefi olduğundan emin olun. Toplantının haddelenmemiş olmasını sağlamak için toplantının hedefleri tanımlaması da faydalı olabilir. Yarat ve paylaşToplantı gündemiBöylece herkes aynı sayfada. Herhangi bir okuma veya ek belge varsa, onları gündeme olarak paylaşın.

Toplantı sözleşmelerinde hizalanır.Şahsen buluşupsanal olarak, Takımınız veya şirketiniz için grup normlarını tanımlayın ve paylaşın. Ekip üyeleri dizüstü bilgisayarlarını uzaklaştırmalı mı? Sanal bir çağrı ise, video açık olmalı mı? Birden fazla kişinin paylaşacak bir şeyi varsa, kim önce kim olur? Toplantıdan önce bu sözleşmeleri paylaşın.

Eylemlenebilir notlar alın. Toplantıdan önce, buluşma notlarını almak için bir kişi atayın. İdeal olarak, gündeminizi paylaştığınız yerde not alın. Notlarla birlikte, son tarih ve atananlarla eylem öğelerini yakalayın.

Verimliliği artırmak için geri bildirim toplayın.Toplantıların da kendilerine değerli hissettiğini sağlamak için ekibinizle düzenli olarak kontrol edin. Eğer birkaç kişi belirli toplantılardan çok fazla şey görüyorsa, bu senkronize bir dijital güncellemeye veyaProje Durumu RaporuBunun yerine.

3. Anahtar sonuçlara göre çalışmaları önceliklendirin

Herhangi bir günde, çalışanlarınızın her birinin birden fazla projede tamamlanması için on farklı görevi olabilir. Şu anda, her biri önemli ve acil görünüyor. Nereye başlamalılar? En iyi işlerini yapmak için zamanlarının ve beyin gücünün büyük kısmını nereden almalılar?

Doğal olarak, bazı görevler ve projeler diğerlerinden daha önemlidir. İyi tanımlanmış bir hedef grubuna sahip olan yerler ve iş merdivenlerinin onlara kadar nasıl oynamaya başladığı konusunda bir fikir. SeninDaha kısa vadeli hedeflerÜrün yol haritası gibi daha uzun vadeli hedefler için sert bir temel sağlamak veyaYAYIN Yönetim Planı. Şirket veya bölüm genelinde hedeflerle aynı hizada olan görevlerin net bir vizyonuna sahip olması, herkesi aynı sayfada tutmaya yardımcı olur ve büyük resmi etkileyen kararlar vermek için bireysel ekip üyelerini güçlendirir.

Açık bir anlayışınız olduğundaİş arkadaşlarınızın şirket hedeflerine nasıl kadarıylave hedefler, hangi projelerin ve görevlerin en büyük etkiye sahip olacağını daha iyi anlayabilirsiniz. Aslında, göreİş anatomisi, çalışmalarının kuruluşlarının misyonunu nasıl etkilediğini açıklığa kavuşturan çalışanlar, meslektaşları olarak motive edilmiştir.

Daha az etkili görevlere geçmeden önce bu iş parçalarına odaklanın. Bir görev veya proje, şirketinizin daha büyük, daha fazla genel olmayan hedefleri, hedeflerini veya misyonunu desteklemiyorsa, gerekli olup olmadığını yeniden düşünün.

Claire Knebl, pazarlama müdürüRitüel, müşterileri takıntılı olarak yüksek performanslı ve meşgul bir ekibi yönlendirir. "Herhangi bir kampanyaya başlamadan önce hedef müşterimin zihniyetimin içine girmek için bir hafta alırım. Her gün nasıl yaşadıklarını öğrenmek için genellikle gayrı resmi konuşmalar yoluyla onlar hakkında olabildiğince öğrenmeye odaklanıyorum. "

4. Düşük Öncelikli Çalışmayı Sil, Erteleyin, Delile veya Azalayın

Kaçınılmaz olarak, ekibinizin üyelerinin plakalarında çok fazla olduğu zamanlar olacak. Düşük öncelikli çalışmaları silmelerinde, ertelemelerine, devretmelerine veya azaltmalarına yardımcı olmak için bir sistem olmadan, onlarıniş verimliliğisonuç olarak acı çekecek. Aslında, göreAraştırmamız, Çalışanların% 85'i, fazla çalışma yaşadıklarını ve% 42'sinin buna inandığını bildirdi.Personel moraliçok fazla iş nedeniyle düşük.

Ekibinizin işyerinde verimliliğini artırabilir ve işyerinin mutluluğunu iyi artırabilirsiniş yükü yönetimi. Takımınızın iş yüklerini yönetmenin kolay bir yolu, daha düşük öncelikli görevleri silmek, ertelemek, devretmek veya azaltmaktır. Projenizin daha büyük resmine bir göz atın ve hangi işlerin yapılması gerektiğini belirleyin.ihtiyaç analizive hangi görevler önceliklidir:

Bir projenin bir yönü genel bir şirket hedefi desteklememesi durumunda, iki ipucunda belirtilen ilke bina.silmek o.

Takım hedefleri üzerinde daha büyük bir etkiye sahip olan daha basmalı bir proje varsa, bu görevi tamamlayın veertelemekBununla başa çıkmak için daha fazla zamanınız için daha az önemli bir görev.

Bir kişiye atanan eşit önem taşıyan iki görev varsa,temsilciBu görevlerden biri daha fazla bant genişliğine sahip başka bir ekip üyesine.

Bir görev varsa, erteleyemeyeceğiniz, silin veya delegelenemez,azaltmaktamamlanması gereken süre. Bu görevle ilgili toplantıları ortadan kaldırın, toplantıları kısaltın veya sıklıklarını azaltın. Ayrıca, bir projenin en yüksek öncelikli kısımlarında da çalışabilir ve gerisini daha sonra erteleyebilirsiniz.

İş yükü yönetimi, ekibinizdeki işi nasıl dağıtıp yönettiğinizdir. İş yükü yönetimi ile başlamak için, önce ekibinizin iş yükü ve kapasitesine ilişkin içgörü ihtiyacınız var. Bu bilgileri bir ile takip edebilirsiniz.İş Yükü Yönetimi Platformu- Takımınızın iş yüküne bir pencere sağlar. Öyleyse, tüm görevlerin tamamını bir araya getirdikten sonra ekibinizin sorumlu olduğundan,Kaynakları tahsis etmekdayalı takım kapasitesi. Bu içgörü ile, tükenmişlik ve can sıkıntısını önlemek için ekip iş yükünü gerektiğinde de ayarlayabilirsiniz.

Ritüel'de pazarlama müdürü olarak Claire Knepl, her hafta odaklanacak üç şeyi seçmenizi önerir. "Genellikle bir hafta içinde sadece üç büyük şey elde edebilirsiniz. İlk önce önemli ve stratejik bir şey olmalı. İkincisi ayrıca önemli olmalı, ancak daha önce listeden geçebilecek daha basit olmalıdır. Üçüncüsü, destek için bir ulaşım olmalı. "

5. İş atarken ekibinizin güçlü yönlerini kaldırın

İki çalışan yok. Her insan, onları ekibinizin değerli bir üyesi yapan farklı deneyimleri, güçlü yönleri ve zayıflıkları vardır. Benzer şekilde, farklı insanlar farklı iş yapmaktan hoşlanırlar. Örneğin, ekibinizdeki bir kişi, bir rapora araştırma yapmanın ve düzenlemenin tadını çıkarabilirken, farklı bir takım arkadaşı, araştırma bulgularını derlemek yerine cam çiğnemeyi tercih eder.

Ekibinizde kimin belirli bir beceride olduğunu ve eğlendikleri işlerde zaman geçirmelerinin yollarını bulmalarını bilerek, görevleri ve projeleri düzenlemeye yardımcı olabilir. Ek olarak, bir kişinin belirli bir görev üzerinde çalışmak için daha fazla heyecanlandığını biliyorsanız, daha yüksek kalitede çalışma ve görevi daha hızlı tamamlamak daha muhtemel olacaklar. Takım çalışmalarınızı, kişisel olarak ödüllendirmeyi veya zorlu buldukları herkese en iyi işlerini yapmalarına yardımcı olabilir.

6. Başlamadan önce takımınızın çalışmasını yapın.

Ne yapılması gerektiğini ve kimin yapacağını bildiğinizde, ekibinizin takip etmesi için bir eylem planı yapma zamanı. İyi düşünce planına sahip olan iyi düşünülmüş bir plana sahip olmak, başlangıçtan itibaren açıkça eşleştirilmiş, daha sonraki bir zamanda ek "iş işlerini" ortadan kaldırabilir.

Başlamak için, takımınızın projelerinizin her birinin net bir planı olduğundan emin olun. Başlangıçtan itibaren bir proje planlamak, gerçekçi zaman çizelgelerinin her biri için yerinde olmasını sağlar.Proje kilometre taşı, tamamen tamamlanmaya kadar. Her insan, bulmacanın bir parçasını tamamlamadan kimin sorumlu olduğunu biliyor ve devam edenlerin ve neyin tamamlandığı hakkında 360 içgörü var. Ardından, programınızdaki tüm projelerinizdeki tüm projelerinizi koordine edin ve zamanlayın.

Hedefler

Başarı Metrikleri

Paydaşlar veTakım rolleri

Bütçe

Kilometre taşları ve teslimatlar

Zaman çizelgesi ve programları

İletişim planı

Bir İş Yönetimi aracı kullanarak, daha büyük bir hedefe ulaşmaya yol açan tüm küçük görevleri ayarlamanıza yardımcı olabilir. FaydalanmakşablonlariçindeUDN Görev YöneticisiDaha önce çalışılan bir işlemi çoğaltmanıza yardımcı olabilir ve hiçbir adımın dışarıda bırakılmadığından emin olun ve çatlaklar boyunca hiçbir iş kaymaz.

7. Çapraz fonksiyonel işbirliğini teşvik edin

Sadece farklı bir bölümde çalıştığınız için birlikte çalışamayacağınız anlamına gelmez. Ne de olsa, daha büyük bir şirketin bir parçası olarak aynı hedefe doğru çalışıyorsunuz. Başka takımların nasıl çalıştığını bilmektakımları işbirliği yapmaya teşvik ediniş ve hedefler üst üste geldiğinde birbirleriyle.

İş Yönetimi AraçlarıBir projenin her aşamasını tekil bir hedef kümesine geri haritalamak, çapraz takım görünürlüğünü artırabilir. Bu araçlar, ekibin geri kalanıyla birlikte çalıştığınız şeyi paylaşmak ve farklı sorumlulukların insanların işbirliği yapabileceği alanları belirlemek için merkezi bir merkez olarak hizmet edebilir. Tek bir gerçeği ekibinizle paylaşarak, ekip çalışmasını artırabilir ve yüksek etkili çalışmaların önündeki engelleri azaltabilirsiniz, böylece ekibiniz daha verimli olabilir.

İçindeCarta, kamu ve özel şirketlerin sorunu ve menkul kıymetleri yönetmesine yardımcı olan Sec Kayıtlı Transfer Ajanı, Uyum Uzmanı Jina Kim'e güveniyorUDN Görev YöneticisiTüm iş birimlerinde işbirliğini teşvik etmek için, ne üzerinde çalıştığını ve her ekibin ve takım üyesinin projelerinin birbirini nasıl etkilediğini anlamalarını görün.

"Örneğin, destek ekibi bir günde gelir ve bir şeyin bir gecede bir gecede değiştiğini, bulmanın bir yoluna ihtiyacı olduğunu fark ederler" dedi Jina.

8. Toplantılar olmadan tam günleri tanıtın

Toplantılara katılmak, verimliliğinizi bozabilir, onu zorlaştırabilirakışına girmekve bir projeyi bitir. Ofiste en az bir tam gün sahip olmak, derin işlere adanmış - kesintisiz birkaç tatlı, tatlı, tatlı blok, bir projeye adamak için toplantı ücretsiz saatler Verimliliği ve verimliliği artırmak .

İçindeUDN Görev Yöneticisi, sahibizÇarşamba toplantısı yok, bu, herkesin toplantılar konusunda endişelenmeden baş aşağı iş yapmasına izin verir. Çalışanların Çarşamba günleri üzerinde iç toplantıları planlamaktan ve birbirlerinin programlarının düşünceli olmasını önlemelerini istiyoruz. Bu, tüm ekip üyelerinin sadece işten bahsetmek yerine çalışmak yerine "yapmak" için büyük zaman bloklarına sahip olmalarını sağlar. Sonuç olarak, ekip, projelerdeki kritik işlemleri analiz etmek, yürütmek ve incelemek için daha fazla zamana sahiptir. Birçok çalışan Çarşamba günü haftanın en sevdiği günleri olarak bir toplantı yapmaz ve sıklıkla kurşun günündeki bitiş çizgisini geçen projeleri görmezler.

9. Farklı iletişim kanallarının amacını tanımlayın

Her takımın emrinde çeşitli iletişim araçlarına sahiptir, ancak ekibinizin onları nasıl ve ne zaman kullanacağını bilmesi durumunda kullanışlıdır. Çoğu ekip zaten aracı aşırı yükleme ile uğraşıyor - ortalama çalışan karışımları arasındakiGünde 10 Uygulama. Yalnızca içerik değiştirme yorucu olarak değil, bu da yolun aşağısında, ihtiyacınız olduğunda bilgi bulmak zor olabilir.

Onlara yardımcı olmak için, her bir iletişim kanalının amacını açıkça tanımlayın. Satıcılar ve müşterilerle dış iletişim içine-posta. Soruların anında cevapları için, gibi bir uygulama kullanın.Gevşek. Ve planlamak, yönetmek veişlem yapılabilir iş hakkında iletişim kurmak, Gibi bir iş yönetimi aracına yapışın UDN Görev Yöneticisi .

İletişim araçlarınızı ekibinizi daha verimli hale getirirken, onları tutarsızca kullanmak aslında daha fazla iş yaratabilir. Bir aracın amacını görüyorsanız, başka bir kanaldan (ek, benzersiz avantajlarla) çoğaltılabilir, ortadan kaldırılmalıdır. Sonuç olarak, ekibiniz birbirleriyle iletişim kurmak ve her birini en iyi şekilde yararlanmak için daha az araç gerektirecektir.

Gibi bir iş yönetimi platformundaUDN Görev Yöneticisi, yapabilirsinbirleştirmekEn sevdiğiniz iş araçları. Bu şekilde, ekibinizin hepsine tek bir yerde ihtiyaç duydukları tüm bağlamlara erişimi vardır.

Ekibinizin henüz en verimli olmalarına yardımcı olun

Verimliliği arttırmak sürekli bir işlemdir. Ezici görünebilir, ancak basit araçlar ve taktikler, ekibinizdeki herkesi daha verimli hale getirmeye yardımcı olabilir. Ve sizin ve ekibiniz bu araçları kullanırken, verimlilik ikinci doğa haline gelir ve herhangi bir projenin yerleşik bir parçası olur. Nasıl hakkında daha fazla bilgi edinin UDN Görev Yöneticisi Sizi ve ekibinizi yapmanıza yardımcı olabilirdaha verimlive kendi organizasyonunuzda uygulamaya koymak için fikirler edin.