9 cara untuk meningkatkan efisiensi tim Anda di tempat kerja

Selama setiap minggu kerja tertentu, bahkan tim terbaik mengalami penghalang jalan yang menghambat efisiensi. Pertemuan yang tidak produktif, email kembung, dan tidak tahu apa yang dikerjakan orang lain dapat mencegah tim Anda dari persimpangan barang Andadaftar tugasdan melakukannya dengan baik.

Mengacu pada seberapa banyak pekerjaan dampak tinggi yang dapat dilakukan oleh tim Anda - hanya dengan menghapus gesekan dan gangguan di tempat kerja. Efisiensi tim bukanlah produktivitas untuk produktivitas demi produktivitas - melainkan, itulah cara Anda dapat membangun tempat kerja yang efektif dan mendorong yang sehatkerja tim di tempat kerjauntuk meningkatkan kinerja tim Anda secara keseluruhan.

Bagaimana Anda meningkatkan efisiensi tim?

Untuk meningkatkan efisiensi tim, Anda harus mengurangi hambatanPekerjaan berdampak tinggiyang ditemui tim Anda setiap hari. MenurutAnatomi Pekerjaan, karyawan global menghabiskan sebagian besar waktu mereka (60%) tentang pekerjaan tentang pekerjaan, dan hanya 27% dari waktu mereka pada pekerjaan yang terampil. Ketika Anda meningkatkan efisiensi tim, Anda memberi tim Anda waktu mereka kembali untuk fokus pada pekerjaan yang paling penting.

Panduan Sembilan Langkah Anda untuk Meningkatkan Efisiensi Tim

Untuk membantu Anda dan tim Anda meningkatkan mojo efisiensi Anda, gunakan sembilan tips ini untuk memberikan uang superketerampilan manajemen proyekdan meningkatkan kecepatan dan kualitas pekerjaan tim Anda.

1. Hilangkan pertemuan yang tidak perlu

Untuk mengutip Dave Barry, "Jika Anda harus mengidentifikasi, dalam satu kata, alasan mengapa umat manusia belum tercapai, dan tidak akan pernah mencapai potensi penuhnya, kata itu akan 'rapat'."

Salah satu cara termudah untuk meningkatkan efisiensi tim Anda adalah dengan menyingkirkan pertemuan yang tidak perlu. Itu bukan untuk mengatakan semua pertemuan buruk. Pertemuan dapat produktif, asalkan ada agenda yang jelas, bahwa orang yang tepat hadir, dan bahwa setiap orang siap untuk berkontribusi pada solusi, tetapi itu tidak selalu terjadi.

Jika direncanakan tanpa agenda atau obyektif yang jelas, bahkan 30 menit pertemuan yang singkat dapat menambah dan makan ke dalam jumlah waktu tim Anda harus bekerja menuju tujuan nyata. Sebaliknya, tanyakan pada diri sendiri (dan tim Anda) jika Anda benar-benar membutuhkan pertemuan itu.

Sebelum menjadwalkan pertemuan, tanyakan pada diri Anda apakah itu benar-benar diperlukan. Kadang-kadang, kami default untuk menjadwalkan pertemuan ketika bentuk komunikasi lain mungkin lebih efektif. Dengan menghilangkan pertemuan yang tidak perlu, Anda dapat memberi semua orang lebih banyak waktu untuk fokus pada pekerjaan yang penting. Misalnya, jika Anda menjadwalkan rapat untuk berbagi pembaruan pada status proyek, dapatkah Anda mengirim pembaruan digital tim Anda sebagai gantinya?

Alternatif Pertemuan Tim:

Alih-alih menjadwalkan pembaruan tim, kirim aLaporan Status Proyek .

Alih-alih bertemu untuk brainstorm tim, berbagi aPapan Brainstorming Virtual .

Alih-alih merencanakan pertemuan berbagi informasi, berbagi konteks secara asinkron.

Atau, Anda mungkin diundang ke pertemuan yang Anda rasakan tidak perlu. Misalnya, jika peran Anda dalam rapat tidak didefinisikan dengan jelas, apakah kehadiran Anda pasti diperlukan? Pertimbangkan untuk mengirim pesan keengganan pesan untuk bertanya apakah Anda harus hadir.

2. Tingkatkan efisiensi rapat

Beberapa pertemuan penting, dan tim bisa menyelesaikan pekerjaan hebat ketika mereka bertemu bersama. Tetapi apa pun jenis pertemuan yang Anda rencanakan, ada beberapa cara mudah untuk membuatnya lebih dapat ditindaklanjuti, produktif, dan efektif:

Buat dan bagikan agenda sebelum rapat.Untuk meningkatkan efisiensi tim selama pertemuan, pastikan setiap pertemuan memiliki tujuan. Mungkin juga bermanfaat untuk mengidentifikasi non-gol pertemuan, untuk memastikan pertemuan itu tidak teralihkan. Buat dan bagikan aagenda pertemuanJadi semua orang ada di halaman yang sama. Jika ada dokumen membaca atau tambahan, bagikan dalam agenda juga.

Selaras pada pertemuan konvensi.Apakah Anda bertemu langsung atausebenarnya, tentukan dan bagikan norma-norma kelompok untuk tim atau perusahaan Anda. Haruskah anggota tim meletakkan laptop mereka? Jika itu panggilan virtual, haruskah video dihidupkan? Jika banyak orang memiliki sesuatu untuk dibagikan, siapa yang pergi dulu? Bagikan konvensi ini sebelum rapat.

Mengambil catatan yang dapat ditindaklanjuti. Sebelum bertemu, menugaskan satu orang untuk mengambil catatan rapat. Idealnya, catat di tempat yang sama dengan yang Anda bagikan agenda Anda. Seiring dengan catatan, tangkap item tindakan dengan tanggal dan penerima uang.

Kumpulkan umpan balik untuk meningkatkan efisiensi.Periksa secara teratur dengan tim Anda untuk memastikan pertemuan merasa berharga bagi mereka juga. Jika sedikit orang tampaknya mendapatkan banyak dari pertemuan tertentu, terus bergerak yang disinkronkan ke pembaruan digital atauLaporan Status Proyekalih-alih.

3. Prioritaskan pekerjaan berdasarkan hasil utama

Pada hari tertentu, masing-masing karyawan Anda mungkin memiliki sepuluh tugas berbeda untuk menyelesaikan berbagai proyek. Pada saat itu, masing-masing dari mereka tampaknya penting dan mendesak. Di mana mereka harus mulai? Di mana mereka harus mencurahkan sebagian besar waktu dan otak mereka untuk melakukan pekerjaan terbaik mereka?

Secara alami, beberapa tugas dan proyek lebih penting daripada yang lain. Di situlah memiliki serangkaian tujuan yang terdefinisi dengan baik dan gagasan tentang bagaimana tangga kerja Anda hingga mereka bermain. MilikmuTujuan jangka pendekmenyediakan fondasi yang kuat untuk tujuan jangka panjang, seperti roadmap produk atauRelease Management Plan.. Memiliki visi yang jelas untuk tugas apa yang selaras dengan tujuan perusahaan atau departemen membantu menjaga semua orang di halaman yang sama dan memberdayakan anggota tim individu untuk membuat keputusan yang berdampak pada gambaran besar.

Ketika Anda memiliki pemahaman yang jelas tentangBAGAIMANA PEKERJAAN ANDA UNTUK TUJUAN PERUSAHAANDan tujuan, Anda dapat lebih memahami proyek dan tugas mana yang akan memiliki dampak terbesar. Bahkan, menurutAnatomi Pekerjaan, karyawan yang memiliki kejelasan tentang bagaimana pekerjaan mereka berdampak pada misi organisasi mereka adalah 2x sebagai motivasi sebagai rekan-rekan mereka.

Fokus pada karya-karya tersebut sebelum Anda pindah ke tugas yang kurang berdampak. Jika suatu tugas atau proyek tidak mendukung tujuan, tujuan, atau misi, pemikiran ulang, pemikiran kembali apakah itu perlu atau tidak.

Claire Knebl, Direktur Pemasaran diUpacara, memimpin tim berkinerja tinggi dan terlibat dengan terobsesi atas pelanggan. "Saya membutuhkan waktu seminggu untuk masuk ke pola pikir target pelanggan saya sebelum memulai kampanye apa pun. Saya fokus pada pembelajaran sebanyak yang saya bisa tentang mereka, sering melalui percakapan informal, untuk mempelajari bagaimana mereka hidup setiap hari. "

4. Hapus, menunda, mendelegasikan, atau mengurangi pekerjaan prioritas yang lebih rendah

Mau tidak mau, akan ada saat-saat ketika anggota tim Anda memiliki terlalu banyak di piring mereka. Tanpa sistem di tempat untuk membantu mereka menghapus, menunda, mendelegasikan, atau mengurangi pekerjaan prioritas yang lebih rendah, merekaefisiensi kerjaakan menderita sebagai hasilnya. Bahkan, menurutpenelitian kami, 85% karyawan melaporkan bahwa mereka telah mengalami pekerjaan berlebihan, dan 42% percaya itumoral stafrendah karena terlalu banyak pekerjaan.

Anda dapat meningkatkan efisiensi tim Anda di tempat kerja dan meningkatkan kebahagiaan tempat kerja dengan baikManajemen beban kerja. Satu cara mudah untuk mengelola beban kerja tim Anda adalah menghapus, menunda, mendelegasikan, atau mengurangi tugas-tugas prioritas yang lebih rendah. Lihat gambar proyek Anda yang lebih besar dan identifikasi apa yang perlu dilakukan pekerjaan melalui abutuh penilaiandan tugas mana yang menjadi prioritas:

Bangunan pada prinsip yang diuraikan dalam tip dua, jika suatu aspek dari suatu proyek tidak mendukung tujuan perusahaan yang menyeluruhmenghapusdia.

Jika ada proyek yang lebih mendesak yang memiliki dampak yang lebih besar pada tujuan tim, menyelesaikan tugas itu danmenundaTugas yang kurang penting bagi ketika Anda memiliki lebih banyak waktu untuk mengatasinya.

Jika ada dua tugas yang sama pentingnya ditugaskan kepada satu orang,melimpahkanSalah satu tugas itu kepada anggota tim lain dengan lebih banyak bandwidth.

Jika ada tugas yang tidak dapat Anda tunda, hapus, atau delegasi, cari caramengurangijumlah waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan. Hilangkan rapat terkait dengan tugas ini, mempersingkat rapat, atau kurangi frekuensi mereka. Anda juga dapat bekerja pada bagian prioritas tertinggi dari suatu proyek dan menunda sisanya sampai nanti.

Manajemen beban kerja adalah bagaimana Anda mendistribusikan dan mengelola pekerjaan di seluruh tim Anda. Untuk memulai dengan manajemen beban kerja, Anda pertama-tama membutuhkan wawasan tentang beban kerja dan kapasitas tim Anda. Anda dapat melacak informasi ini dengan aplatform manajemen beban kerja-Yang menyediakan jendela ke beban kerja tim Anda. Kemudian, setelah Anda mengumpulkan daftar lengkap semua tugas dan bekerja tim Anda bertanggung jawab, Anda bisaalokasi sumber dayaberdasarkan Kapasitas Tim. Dengan wawasan ini, Anda juga dapat menyesuaikan beban kerja tim sesuai kebutuhan, untuk mencegah kelelahan dan kebosanan.

Sebagai Direktur Pemasaran di Ritual, Claire Knob merekomendasikan memilih tiga hal untuk fokus pada setiap minggu. "Kamu biasanya hanya bisa mendapatkan tiga hal besar dilakukan dalam seminggu. Yang pertama harus menjadi sesuatu yang penting dan strategis. Yang kedua juga harus penting tetapi lebih sederhana yang bisa terlintas dalam daftar sebelumnya. Dan yang ketiga harus dijangkau untuk dukungan. "

5. Memanfaatkan kekuatan tim Anda saat menugaskan pekerjaan

Tidak ada dua karyawan yang sama. Setiap orang memiliki pengalaman, kekuatan, dan kelemahan yang berbeda yang menjadikannya anggota tim Anda yang berharga. Demikian pula, orang yang berbeda menikmati melakukan pekerjaan yang berbeda. Misalnya, satu orang di tim Anda dapat menikmati melakukan dan mengatur penelitian ke dalam laporan, sementara rekan satu tim yang berbeda lebih suka mengunyah gelas daripada kompilasi temuan penelitian.

Mengetahui siapa di tim Anda unggul dalam keterampilan tertentu, dan menemukan cara bagi mereka untuk menghabiskan waktu untuk bekerja yang mereka nikmati, dapat membantu merampingkan tugas dan proyek. Selain itu, jika Anda tahu seseorang lebih bersemangat untuk bekerja pada tugas tertentu, mereka akan lebih mungkin bekerja dengan tingkat kualitas yang lebih tinggi dan menyelesaikan tugas lebih cepat. Memberi pekerjaan tim Anda, mereka menemukan penghargaan atau tantangan secara pribadi dapat membantu semua orang melakukan pekerjaan terbaik mereka.

6. Petakan pekerjaan tim Anda sebelum mulai

Setelah Anda tahu apa yang perlu dilakukan dan siapa yang akan melakukannya, saatnya untuk membuat rencana aksi untuk mengikuti tim Anda. Memiliki rencana pemikiran yang jelas yang jelas dipetakan dari awal dapat menghilangkan "pekerjaan tentang pekerjaan" tambahan di lain waktu.

Untuk memulai, pastikan masing-masing proyek tim Anda memiliki rencana yang jelas. Merencanakan proyek dari awal memastikan bahwa jadwal realistis tersedia untuk masing-masingPROYEK MILESTONE., sampai selesai. Setiap orang tahu siapa yang bertanggung jawab untuk menyelesaikan sepotong puzzle dan memiliki 360-wawasan tentang apa yang sedang berlangsung dan apa yang telah selesai. Kemudian, mengoordinasikan dan menjadwalkan semua proyek Anda di seluruh program Anda yang memanfaatkan waktu tim Anda.

Sasaran

Metrik sukses

Pemangku kepentingan danperan tim

Anggaran

Tonggak dan Kiriman

Timeline dan Jadwal

Rencana komunikasi

Menggunakan alat manajemen kerja dapat membantu Anda mengatur semua tugas yang lebih kecil yang mengarah pada mencapai tujuan yang lebih besar. MemanfaatkannyaTemplatedi dalamUDN Task Manager.dapat membantu Anda mereplikasi suatu proses yang bekerja sebelumnya dan memastikan bahwa tidak ada langkah yang ditinggalkan dan tidak ada pekerjaan tergelincir melalui celah.

7. Mendorong kolaborasi lintas fungsional

Hanya karena Anda bekerja di departemen yang berbeda tidak berarti Anda tidak dapat bekerja sama. Bagaimanapun, Anda bekerja menuju tujuan yang sama sebagai bagian dari perusahaan yang lebih besar. Mengetahui apa yang bekerja pada tim lainmendorong tim untuk berkolaborasidengan satu sama lain ketika bekerja dan tujuan tumpang tindih.

Alat Manajemen Kerjadapat meningkatkan visibilitas lintas tim, memetakan setiap fase proyek kembali ke serangkaian tujuan tunggal. Alat-alat ini dapat berfungsi sebagai pusat terpusat untuk membagikan apa yang Anda kerjakan dengan tim lainnya dan mengidentifikasi bidang-bidang di mana orang-orang dengan tanggung jawab yang berbeda dapat berkolaborasi. Dengan berbagi satu sumber kebenaran dengan tim Anda, Anda dapat meningkatkan kerja tim dan mengurangi hambatan untuk pekerjaan berdampak tinggi sehingga tim Anda dapat lebih efisien.

PadaCarta, agen transfer yang terdaftar SEC yang membantu perusahaan publik dan swasta menerbitkan dan mengelola sekuritas, spesialis kepatuhan Jina Kim bergantung padaUDN Task Manager.Untuk mendorong kolaborasi di seluruh unit bisnis mereka, lihat siapa yang mengerjakan apa, dan pahami bagaimana masing-masing tim dan proyek anggota tim berdampak satu sama lain.

"Misalnya, tim dukungan datang dalam satu hari dan mereka menyadari bahwa sesuatu telah berubah dalam produk dalam semalam, mereka membutuhkan cara untuk mengetahuinya," mengamati Jina.

8. Mempromosikan hari penuh tanpa rapat

Menghadiri pertemuan dapat mengganggu efisiensi Anda, membuatnya lebih sulitmengalirkandan selesaikan proyek. Memiliki setidaknya satu hari penuh di kantor yang ditujukan untuk pekerjaan yang dalam - yang manis dan manis dari beberapa jam bebas rapat, untuk mendedikasikan proyek - dapat berjalan jauh ke arah Meningkatkan efisiensi dan produktivitas .

PadaUDN Task Manager., kita punyaTidak ada pertemuan Rabu, yang memungkinkan semua orang untuk terlibat dalam pekerjaan kepala tanpa khawatir tentang pertemuan. Kami meminta karyawan untuk menghindari penjadwalan pertemuan internal pada hari Rabu dan untuk mempertimbangkan jadwal satu sama lain. Ini memungkinkan semua anggota tim memiliki blok besar untuk "melakukan" bekerja, bukan hanya berbicara tentang pekerjaan. Akibatnya, tim memiliki lebih banyak waktu untuk menganalisis, melaksanakan, dan meninjau proses kritis pada proyek. Banyak karyawan mengutip tidak bertemu hari Rabu sebagai hari favorit mereka dalam seminggu dan sering melihat proyek yang melintasi garis finish pada Hump Day.

9. Tentukan tujuan berbagai saluran komunikasi

Setiap tim memiliki berbagai alat komunikasi yang mereka miliki, tetapi mereka hanya berguna jika tim Anda tahu bagaimana dan kapan menggunakannya. Sebagian besar tim sudah berurusan dengan alat kelebihan beban - rata-rata karyawan mengocok antara10 aplikasi per hari. Tidak hanya itu yang melelahkan konteks, dapat juga sulit untuk menemukan informasi ketika Anda membutuhkannya, lebih jauh di jalan.

Untuk membantu mereka, dengan jelas mendefinisikan tujuan dari setiap saluran komunikasi. Untuk komunikasi luar dengan vendor dan klien, tetapsurel. Untuk jawaban segera untuk pertanyaan, gunakan aplikasi sepertiKendur. Dan untuk merencanakan, mengelola, danberkomunikasi tentang pekerjaan yang dapat ditindaklanjuti, tetap pada alat manajemen kerja seperti UDN Task Manager. .

Sementara alat komunikasi dapat membuat tim Anda jauh lebih efisien, menggunakannya secara tidak konsisten dapat benar-benar membuat lebih banyak pekerjaan. Jika Anda melihat tujuan alat dapat direplikasi melalui saluran lain (dengan manfaat tambahan, unik), itu harus dihilangkan. Akibatnya, tim Anda akan membutuhkan lebih sedikit alat untuk berkomunikasi satu sama lain dan menggunakan masing-masing dengan manfaat terbaik mereka.

Dalam platform manajemen kerja sepertiUDN Task Manager., kamu bisamengintegrasikanSemua alat bisnis favorit Anda. Dengan begitu, tim Anda memiliki akses ke semua konteks yang mereka butuhkan semua di satu tempat.

Bantu tim Anda menjadi yang paling efisien

Meningkatkan efisiensi adalah proses yang berkelanjutan. Ini mungkin tampak luar biasa, tetapi alat dan taktik sederhana dapat membantu membuat semua orang di tim Anda lebih efisien. Dan semakin lancar Anda dan tim Anda menggunakan alat-alat ini, efisiensi menjadi sifat kedua dan bagian bawaan dari proyek apa pun. Pelajari lebih lanjut tentang caranya UDN Task Manager. dapat membantu membuat Anda dan tim Andalebih efisiendan dapatkan ide untuk dipraktikkan dalam organisasi Anda sendiri.