Comment créer des objets d'action cristallins

C'est la fin d'un succès Réunion de lancement de projet Et vos membres de l'équipe sont prêts à avancer pour exécuter tout ce qui a été décidé lors de la réunion. Mais comment savez-vous exactement quoi faire une fois que la réunion est terminée?

C'est là que les actions d'action clairement communiquées entrent en jeu.

Qu'est-ce qu'un article d'action?[dix]

Gestionnaire de tâches UDN Transforme votre travail avec des fonctionnalités de pointe

Un élément d'action est une tâche créée à partir d'une réunion avec d'autres les parties prenantes déplacer un projet vers son objectif. Pensez à eux comme axé sur l'action à des dons qui vous aident à atteindre vos objectifs de votre projet. Les articles d'action peuvent faire partie d'un plus grand plan d'action ou liste de tâches, et ils sont tout aussi cruciaux pour la gestion de projet que Réunions efficaces sont.

Les articles d'action peuvent vous aider à suivre les décisions prises lors d'une réunion. Ces articles d'action de la réunion peuvent prendre la forme d'un livrable ou un atout. Ils peuvent varier de tâches simples, telles que l'envoi d'un courrier électronique de suivi afin d'établir le plan pour un projet beaucoup plus long, tel que la création d'un diagramme de Gantt pour une nouvelle campagne publicitaire. Utilisez un programme de réunion pour suivre les actions d'action à effectuer pour les prochaines étapes claires.

Les 3 W d'éléments d'action clairs[dix]

Gestionnaire de tâches UDN Transforme votre travail avec des fonctionnalités de pointe

Il existe trois composants clés aux éléments d'action. Ces trois composantes offrent une clarté sur qui est responsable de l'article, ce qui doit être fait exactement, et quand il doit être fait.

OMS

Qui est responsable de cet article d'action? Si quelqu'un a des questions autour de cette tâche spécifique, qui devraient-ils aller? C'est une bonne occasion d'utiliser un Graphique RACI Pour que vous sachiez exactement qui est le propriétaire de la tâche et qui d'autre participe au processus de prise de décision.

Quoi

Quelles mesures se déroulent de la description de la tâche? Les objets d'action forts commencent par des verbes - il n'y a pas d'ambiguïté sur ce qui doit être fait lorsque le nom de la tâche commence par une action elle-même. Par exemple, au lieu d'écrire "Calendrier de contenu" comme élément d'action, essayez de rédiger des sujets de calendrier de la contenue. Dans cet exemple, il n'y a pas d'ambiguïté sur ce qui doit arriver avec le calendrier de contenu car le verbe "brainstorm" décrit clairement ce qui doit être fait.

Lorsque vous écrivez la tâche, considérez s'il existe un contexte, vous pouvez fournir le propriétaire de la tâche à remplir l'élément d'action. Existe-t-il des documents importants ou des documents de référence les besoins des cessionnaires afin de compléter cette tâche? Avoir toutes les informations importantes, les besoins de la tâche à un endroit sont non seulement pratiques, il simplifie également le processus de travail. Il limite les membres de l'équipe de retour et de ventre doivent avoir à assurer la tâche.

Lorsque

Quand les éléments d'action de la réunion doivent-ils être achevés? Lorsque vous définissez des délais, veillez à considérer d'autres dépendances du projet et à la charge de travail actuelle du propriétaire de la tâche. Est la date limite que vous définissez une chronologie réaliste pour l'équipe et le projet?

Exemples d'actions claires[dix]

Gestionnaire de tâches UDN Transforme votre travail avec des fonctionnalités de pointe

Les articles d'action sont essentiels, mais apprennent à déterminer clairement ce que vous devez faire après une réunion. Voici quelques exemples de la manière dont les autres équipes ont créé leurs articles d'action:

Exemple d'action d'action d'ingénierie

L'équipe de développement a trouvé un bug qui doit être corrigé. Après avoir discuté de solutions potentielles dans une réunion d'équipe, l'équipe décide que Daniela réparera le bogue, car elle a corrigé un bogue similaire il y a quelques mois. Elle complétera le patch par la prochaine mise à jour du produit, qui se produira dans deux semaines.

Élément d'action: Bug de patch.

Tâche propriétaire: Daniela

Date limite: deux semaines d'aujourd'hui.

Exemple d'action d'action HR

L'équipe des personnes cherche à standardiser leurs processus d'embarquement avant de se joindre aux prochains mois dans les prochains mois. L'équipe décide de compléter de manière collaborative un aperçu de la présentation à l'embarquement. Ils fixent une date d'échéance pendant deux semaines avant le début des nouvelles embauches. De là, Kabir remplira les diapositives de présentation sur la base de ce contour une semaine avant le début des nouvelles embauches.

Action N ° 1 : Décrire la présentation du processus d'embarquement.

Propriétaire de la tâche: l'équipe des personnes

Date limite: deux semaines avant la nouvelle location commence

Point d'action n ° 2 : Terminez le nouveau pont de présentation à l'intérieur basé sur le contour de l'équipe créée

Tâche propriétaire: kabir

Date limite: une semaine avant le début des nouvelles embauches

Exemple d'action d'action de conception

Les équipes de marketing et de conception se rencontrent pour partager des commentaires sur le premier tour d'une refonte de marque. L'équipe marketing donne des commentaires sur les premières conceptions et l'équipe de conception aura alors deux semaines pour intégrer les commentaires discutés lors de la réunion.

Élément d'action : Modifier l'une des refontes de marque.

Propriétaire de la tâche: équipe de refonte de marque

Date limite: 10 août à la date de la prochaine réunion

Quels sont les avantages de l'utilisation des actions?[dix]

Gestionnaire de tâches UDN Transforme votre travail avec des fonctionnalités de pointe

Si vous êtes un chef de projet Vous cherchez à suivre les progrès de votre projet, il existe quelques façons que la surveillance des actions peut profiter à votre équipe.

Les articles d'action aident à garder les projets organisés

Un bon gestionnaire de projet enverra une liste d'actions après un intervenant de réunion pour que tout le monde soit sur la même page des prochaines étapes. Certains responsables de projet organisent leurs postes d'action basés sur des procès-verbaux de réunion ou des notes de réunion afin de classer leurs tâches. Ils peuvent clairement indiquer quelles actions correspondent à un point de discussion spécifique sur le programme de réunion.

Les actions d'action gardent les membres de l'équipe responsables

Lorsque de nombreuses décisions sont prises lors d'une réunion, utilisez des actions d'action pour capturer des dons en temps réel à mesure que la réunion progresse. Avoir une personne dédiée chargée de créer une liste d'éléments d'action et de suivre les propriétaires de tâches après la réunion garantit que toute l'équipe connaît exactement les tâches qui sont responsables.

Les articles d'action gardent une trace du travail qui est fait

Le suivi des articles d'action est un outil utile pour Gestion de la charge de travail de votre équipe . Les éléments d'action de suivi permettent aux gestionnaires de bien comprendre ce que leur équipe travaille et si elles ont la bande passante pour assumer davantage de travaux. Si votre équipe a des travailleurs horaires ou attribue des travaux par incréments de temps, tels que les travaux de l'agence, vous pouvez suivre combien de temps chaque élément d'action prend à compléter. En gardant une trace d'actions régulièrement complétées, vous pouvez utiliser ces informations pour attribuer des projets similaires à l'avenir et savoir combien de ressources vous devez remplir le projet.

Erreurs courantes lors de la création d'objets d'action[dix]

Gestionnaire de tâches UDN Transforme votre travail avec des fonctionnalités de pointe

Une fois bien fait, les articles d'action peuvent aider votre équipe flux de travail , frappez-vous sur DOS sur votre liste de tâches et accélérez vos progrès de votre projet. Cependant, lorsque des articles d'action ne sont pas clairement définis, cela peut causer des maux de tête majeurs.

Voici quelques erreurs courantes à éviter lors de la création d'éléments d'action:

Vagues d'action

Lorsqu'une tâche n'a pas toutes les informations dont vous avez besoin pour le terminer, vous êtes bloqué à partir de la mise en route sur ce travail. Au lieu de cela, vous devez créer des informations ou suivre les parties prenantes, ce qui prend un temps précieux. Selon nos recherches, les travailleurs du savoir dépensent 60% de leur temps sur le travail du travail Comme cette réunion, des contrôles d'état et la recherche d'informations. Avoir un "quoi" clairement défini dans la tâche élimine la confusion quant à ce qui doit être fait, vous pouvez donc empêcher la prévention inutile entre les parties prenantes.

Ne pas définir une date limite

Si vous ne définissez pas une date limite, les tâches peuvent être poussées indéfiniment au point où elle tombe à travers les fissures. Si un élément d'action est essentiel pour faire effectuer un projet, il est essentiel de définir une date ou une date limite d'échéance. Un élément d'action peut rapidement se perdre s'il n'y a pas de date d'échéance qui lui est attribuée.

Ne pas attribuer une tâche à un membre de l'équipe

Si vous n'attribuez pas une tâche à un propriétaire clair, ils peuvent être laissés à gauche. Si vous savez que quelque chose doit être fait et que personne bénévole pour le compléter, attribuez-le à la personne qui est la mieux équipée pour faire le travail. Si cette personne n'a pas la capacité de prendre cette tâche, connaissant le courant de votre équipe charge de travail est un bon moyen de trouver quelqu'un qui a la capacité d'obtenir cet élément d'action terminé.

Définir clairement la "qui" peut empêcher les tâches de se laisser aller derrière. Tant qu'une tâche est assignée à quelqu'un, au moins une personne sait qu'il doit être fait.