Πώς να δημιουργήσετε κρυστάλλινα στοιχεία δράσης

Είναι το τέλος μιας επιτυχίαςΣυνάντηση Kickoff έργουΚαι τα μέλη της ομάδας σας είναι έτοιμα να προχωρήσουν για να εκτελέσουν τα πάντα που αποφασίστηκαν στη συνάντηση. Αλλά πώς γνωρίζετε ακριβώς τι πρέπει να κάνετε μόλις τελειώσει η συνάντηση;

Εδώ εμφανίζονται σαφώς τα στοιχεία δράσης.

Τι είναι ένα στοιχείο δράσης;

Ένα στοιχείο δράσης είναι μια εργασία που δημιουργείται από μια συνάντηση με άλλαενδιαφερόμενα μέρηνα μετακινήσετε ένα έργο προς το στόχο της. Σκεφτείτε τους ως προσανατολισμένα με δράση σε-dos που σας βοηθούν να επιτύχετε τους στόχους του έργου σας. Τα στοιχεία δράσης μπορούν να αποτελέσουν μέρος ενός μεγαλύτερουσχέδιο δράσηςή λίστα εργασιών και είναι εξίσου κρίσιμες για τη διαχείριση του έργου ωςΑποτελεσματικές συναντήσειςείναι.

Τα στοιχεία δράσης μπορούν να σας βοηθήσουν να παρακολουθήσετε τις αποφάσεις που έγιναν κατά τη διάρκεια μιας συνάντησης. Αυτά τα στοιχεία δράσης της σύσκεψης μπορούν να λάβουν τη μορφή ενόςπαραδοτέοςή ένα περιουσιακό στοιχείο. Μπορούν να διαφέρουν από απλά καθήκοντα, όπως η αποστολή ενός ηλεκτρονικού ταχυδρομείου παρακολούθησης, στην καθιέρωση του σχεδίου για ένα πολύ μεγαλύτερο έργο, όπως η δημιουργία ενόςGantt διάγραμμαΓια μια νέα διαφημιστική καμπάνια. Χρησιμοποιήστε μια ημερήσια διάταξη συνάντησης για να παρακολουθήσετε ποια στοιχεία δράσης πρέπει να γίνουν για να καθαρίσετε τα επόμενα βήματα.

Τα 3 W των σαφών δράσης

Υπάρχουν τρία βασικά στοιχεία σε στοιχεία δράσης. Αυτά τα τρία στοιχεία παρέχουν σαφήνεια σχετικά με το ποιος είναι υπεύθυνος για το στοιχείο, τι ακριβώς χρειάζεται να γίνει και πότε πρέπει να γίνει.

Ο οποίος

Ποιος είναι υπεύθυνος για αυτό το στοιχείο δράσης; Αν κάποιος έχει ερωτήσεις σχετικά με αυτό το συγκεκριμένο έργο, ποιος πρέπει να πάνε; Αυτή είναι μια καλή ευκαιρία να χρησιμοποιήσετε έναΔιάγραμμα ρατσέταςΈτσι, γνωρίζετε ακριβώς ποιος ο ιδιοκτήτης της εργασίας είναι και ποιος άλλος εμπλέκεται στη διαδικασία λήψης αποφάσεων.

Τι

Ποια μέτρα λαμβάνει χώρα με βάση την περιγραφή του έργου; Ισχυρά αντικείμενα δράσης αρχίζουν με ρήματα - δεν υπάρχει αμφιβολία για το τι πρέπει να γίνει όταν το όνομα της εργασίας ξεκινά με μια ίδια μια ενέργεια. Για παράδειγμα, αντί να γράφετε το "Ημερολόγιο Περιεχομένου" ως στοιχείο δράσης, δοκιμάστε να γράψετε τα θέματα ημερολογίου περιεχομένου περιεχομένου. " Σε αυτό το παράδειγμα, δεν υπάρχει αμφιβολία για το τι πρέπει να συμβεί με το ημερολόγιο περιεχομένου επειδή το ρήμα "Brainstorm" περιγράφει σαφώς τι πρέπει να γίνει.

Κατά τη σύνταξη της εργασίας, σκεφτείτε αν υπάρχει ένα πλαίσιο που μπορείτε να δώσετε στον κάτοχο εργασιών να ολοκληρώσει το στοιχείο δράσης. Υπάρχουν σημαντικά έγγραφα ή υλικά αναφοράς, οι ανάγκες του εκδοχέα για να ολοκληρώσουν αυτό το έργο; Έχοντας όλες τις σημαντικές πληροφορίες που οι ανάγκες εργασίας σε ένα μέρος δεν είναι μόνο βολικό, εξορθολογίζει επίσης τη διαδικασία εργασίας. Περιορίζει τα μέλη της ομάδας εμπρός και προς τα εμπρός πρέπει να διασφαλίσουν ότι το έργο γίνεται.

Πότε

Πότε πρέπει να ολοκληρωθούν τα στοιχεία δράσης από τη συνάντηση; Όταν ρυθμίζετε τις προθεσμίες, φροντίστε να εξετάσετε άλλες εξαρτήσεις από έργα και τον τρέχοντα φόρτο εργασίας του κατόχου της εργασίας. Είναι η προθεσμία που ορίζετε ένα ρεαλιστικό χρονοδιάγραμμα τόσο για την ομάδα όσο και για το έργο;

Παραδείγματα σαφών στοιχείων δράσης

Τα στοιχεία δράσης είναι κρίσιμα, αλλά μαθαίνουν πώς να αρθρώσουν σαφώς τι πρέπει να κάνετε μετά από μια συνάντηση μπορεί να πάρει πρακτική. Εδώ είναι μερικά παραδείγματα για το πώς οι άλλες ομάδες δημιούργησαν τα στοιχεία δράσης τους:

Παράδειγμα ενεργειών δράσης μηχανικής

Η ομάδα ανάπτυξης βρήκε ένα σφάλμα που πρέπει να επιδιορθωθεί. Αφού συζητήσουμε τις πιθανές λύσεις σε μια συνάντηση της ομάδας, η ομάδα αποφασίζει ότι η Daniela θα διορθώσει το σφάλμα, αφού καθόρισε ένα παρόμοιο σφάλμα πριν από λίγους μήνες. Θα ολοκληρώσει το έμπλαστρο από την επόμενη ενημέρωση του προϊόντος, η οποία θα συμβεί σε δύο εβδομάδες.

Στοιχείο δράσης:Σφάλμα patch.

Ιδιοκτήτης εργασιών: Daniela

Προθεσμία: δύο εβδομάδες από σήμερα.

Παράδειγμα στοιχείου δράσης HR

Η ομάδα των ανθρώπων ψάχνει να τυποποιήσει τις διαδικασίες επί του σκάφους τους πριν τα περισσότερα μέλη της ομάδας συμμετέχουν μέσα στους επόμενους μήνες. Η ομάδα αποφασίζει να ολοκληρώσει συνεργατικά ένα περίγραμμα παρουσίασης επί του σκάφους. Ορίστηκαν μια ημερομηνία λήξης για δύο εβδομάδες πριν ξεκινήσουν οι νέες προσλαμβάνει. Από εκεί, ο Kabir θα ολοκληρώσει τις διαφάνειες παρουσίασης με βάση αυτό το περίγραμμα μιας εβδομάδας πριν αρχίσουν οι νέες προσλήψεις.

Στοιχείο δράσης # 1: Περιγράψτε την παρουσίαση της διαδικασίας επί του σκάφους.

Ιδιοκτήτης εργασιών: Η ομάδα ανθρώπων

Προθεσμία: δύο εβδομάδες πριν ξεκινήσει η νέα μίσθωση

Στοιχείο δράσης # 2: Ολοκληρώστε το νέο κατάστρωμα παρουσίασης επί του σκάφους με βάση το περίγραμμα που δημιουργήθηκε η ομάδα

Ιδιοκτήτης εργασιών: Kabir

Προθεσμία: Μια εβδομάδα πριν ξεκινήσουν οι νέες προσπλήσεις

Παράδειγμα στοιχείου δράσης σχεδιασμού

Οι ομάδες μάρκετινγκ και σχεδιασμού συναντώνται για να μοιράζονται τα σχόλια σχετικά με τον πρώτο γύρο ενός επανασχεδιασμού της μάρκας. Η ομάδα μάρκετινγκ δίνει ανατροφοδότηση σχετικά με τα πρώτα σχέδια και η ομάδα σχεδιασμού θα έχει στη συνέχεια δύο εβδομάδες για να ενσωματώσει τα σχόλια που συζητήθηκαν στη συνάντηση.

Στοιχείο δράσης: Επεξεργασία γύρου ένα από τα επωνυμία μάρκας.

Ιδιοκτήτης εργασιών: Ομάδα επανασχεδιασμού μάρκας

Προθεσμία: 10 Αυγούστου-Η επόμενη ημερομηνία συνάντησης

Ποια είναι τα οφέλη από τη χρήση στοιχείων δράσης;

Αν είσαι αΔιευθυντής έργουΨάχνετε να παρακολουθείτε την πρόοδο στο έργο σας, υπάρχουν μερικοί τρόποι μερικοί τρόποι που παρακολουθούν τα στοιχεία δράσης μπορούν να ωφελήσουν την ομάδα σας.

Τα στοιχεία δράσης βοηθούν να διατηρούν σχέδια οργανωμένα

Ένας καλός διαχειριστής έργου θα στείλει μια λίστα με τα στοιχεία δράσης μετά από έναν φορέα συναντήσεων για να διασφαλίσει ότι όλοι βρίσκονται στην ίδια σελίδα σχετικά με τα επόμενα βήματα. Ορισμένοι διαχειριστές έργων οργανώνουν τα στοιχεία δράσης τους με βάση τα πρακτικά συνάντησης ή στις σημειώσεις της συνάντησης ως τρόπο να κατηγοριοποιήσουν τα καθήκοντά τους. Μπορούν σαφώς να δείξουν ποια στοιχεία δράσης αντιστοιχούν σε ένα συγκεκριμένο σημείο ομιλίας για την ατζέντα συνάντησης.

Τα στοιχεία δράσης διατηρούν τα μέλη της ομάδας

Όταν πολλές αποφάσεις γίνονται κατά τη διάρκεια μιας συνάντησης, χρησιμοποιήστε αντικείμενα δράσης για να συλλάβετε σε-dos σε πραγματικό χρόνο, καθώς η συνάντηση εξελίσσεται. Έχοντας έναν ειδικό πρόσωπο που είναι υπεύθυνος για τη δημιουργία μιας λίστας στοιχείων δράσης και θα ακολουθήσει με τους ιδιοκτήτες εργασιών μετά τη σύσκεψη να εξασφαλίσει ότι ολόκληρη η ομάδα γνωρίζει ακριβώς ποια καθήκοντα είναι υπεύθυνα.

Τα στοιχεία δράσης παρακολουθούν το έργο που γίνεται

Η παρακολούθηση στοιχείων δράσης είναι ένα χρήσιμο εργαλείο γιαΔιαχείριση του φόρτου εργασίας της ομάδας σας. Τα στοιχεία δράσης παρακολούθησης επιτρέπει στους διαχειριστές να κατανοήσουν εύκολα τι εργάζεται η ομάδα τους και αν έχει το εύρος ζώνης να αναλάβει περισσότερη δουλειά. Εάν η ομάδα σας έχει ωριαίες εργαζόμενους ή εκχωρεί την εργασία με τις προσαυξήσεις του χρόνου, όπως η εργασία του οργανισμού, μπορείτε να παρακολουθήσετε πόσο καιρό ανάβει κάθε στοιχείο δράσης για να ολοκληρωθεί. Διατηρώντας τακτικά ολοκληρωμένα στοιχεία δράσης, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτές τις πληροφορίες για να εκχωρήσετε παρόμοια έργα στο μέλλον και να γνωρίζετε πόσους πόρους πρέπει να ολοκληρώσετε το έργο.

Κοινά λάθη κατά τη δημιουργία αντικειμένων δράσης

Όταν γίνει καλά, τα στοιχεία δράσης μπορούν να βοηθήσουν την ομάδα σαςροή εργασίας, χτυπήστε το σε-dos στη λίστα εργασιών σας και επιταχύνετε την πρόοδο του έργου σας. Ωστόσο, όταν τα στοιχεία δράσης δεν είναι σαφώς καθορισμένα, μπορεί να προκαλέσει σημαντικούς πονοκεφάλους.

Εδώ είναι μερικά κοινά λάθη για να αποφύγετε κατά τη δημιουργία ειδών δράσης:

Αόριστα στοιχεία δράσης

Όταν μια εργασία δεν έχει όλες τις πληροφορίες που χρειάζεστε για να το ολοκληρώσετε, είστε μπλοκαρισμένοι από την εκκίνηση σε αυτό το έργο. Αντ 'αυτού, πρέπει να πηγαίνετε πληροφορίες ή να παρακολουθήσετε με τα ενδιαφερόμενα μέρη, τα οποία λαμβάνουν πολύτιμο χρόνο. Σύμφωνα με την έρευνα, οι εργαζόμενοι της γνώσηςδαπανούν το 60% του χρόνου τους στην εργασία για την εργασίαΌπως αυτές οι συναντήσεις, οι έλεγχοι κατάστασης και η αναζήτηση πληροφοριών. Έχοντας ένα σαφώς καθορισμένο "τι" στο καθήκον εξαλείφει τη σύγχυση σχετικά με το τι πρέπει να γίνει, ώστε να μπορείτε να αποτρέψετε την περιττή εμπιστοσύνη μεταξύ των ενδιαφερομένων.

Δεν καθορίζει μια προθεσμία

Εάν δεν ορίσετε μια προθεσμία, οι εργασίες μπορούν να ωθηθούν απεριόριστα στο σημείο όπου πέφτει μέσα από τις ρωγμές. Εάν ένα στοιχείο δράσης είναι απαραίτητο για να γίνει ένα έργο, είναι σημαντικό να ορίσετε μια σαφή ημερομηνία λήξης ή προθεσμία. Ένα στοιχείο δράσης μπορεί να χαθεί γρήγορα αν δεν υπάρχει καμία ημερομηνία λήξης που έχει αντιστοιχιστεί σε αυτό.

Δεν αναθέτει μια εργασία σε ένα μέλος της ομάδας

Εάν δεν αναθέσετε μια εργασία σε έναν σαφή ιδιοκτήτη, μπορούν να φύγουν πίσω. Αν γνωρίζετε ότι κάτι χρειάζεται να γίνει και κανένας εθελοντές να το ολοκληρώσει, να το αναθέσει στο πρόσωπο που είναι καλύτερα εξοπλισμένο για να κάνει το έργο. Εάν αυτό το άτομο δεν έχει την ικανότητα να αναλάβει αυτό το καθήκον, γνωρίζοντας το τρέχον της ομάδας σαςφόρτο εργασίαςΕίναι ένας καλός τρόπος για να βρείτε κάποιον που έχει τη δυνατότητα να πάρει αυτό το στοιχείο δράσης ολοκληρώθηκε.

Ο σαφώς ορίζοντας το "ποιος" μπορεί να αποτρέψει τα καθήκοντα να παραμείνουν πίσω. Όσο μια εργασία έχει εκχωρηθεί σε κάποιον, τότε τουλάχιστον ένα άτομο γνωρίζει ότι χρειάζεται να γίνει.

Οργανώστε τα στοιχεία δράσης μεUDN Task Manager

Η δημιουργία αντικειμένων δράσης είναι απλή, αλλά η ανταλλαγή τους με την ομάδα σας μπορεί να είναι ένας αγώνας όταν η εργασία δεν είναι όλα σε ένα μέρος. Αυτό είναι ένα καλόΕργαλείο διαχείρισης εργασίαςέρχεται σε πρακτικό.

Ένα εργαλείο διαχείρισης εργασίας όπωςUDN Task ManagerΜπορεί να σας βοηθήσει και η ομάδα σας να παρακολουθείτε τις εργασίες του έργου, τις σημειώσεις συνάντησης και τα περιουσιακά στοιχεία σε ένα μέρος. Μπορείτε να το πάρετε ακόμη και ένα βήμα περισσότερο και να συνδέσετε τα καθήκοντα σε στρατηγικές πρωτοβουλίες.UDN Task ManagerΒοηθάει την ομάδα σας να συνδέσει τις καθημερινές εργασίες τους σε μεγαλύτερους στόχους της εταιρείας, διευκρινίζοντας γιατί τα θέματα εργασίας τους και τι πρέπει να εργάζονται προς την κατεύθυνση.