Hur man skapar kristallklara åtgärdsposter

Det är slutet på en lyckadProjekt kickoff möteOch dina lagmedlemmar är redo att gå vidare för att utföra allt som bestämdes i mötet. Men hur vet du exakt vad du ska göra när mötet är över?

Det är där tydligt kommunicerade åtgärdsobjekt kommer till spel.

Vad är ett åtgärdsobjekt?

Ett åtgärdsobjekt är en uppgift som skapas från ett möte med andraintressenteratt flytta ett projekt mot sitt mål. Tänk på dem som actionorienterade till-dos som hjälper dig att uppnå ditt projekts mål. Åtgärdsartiklar kan vara en del av en störrehandlingsplaneller uppgiftslista, och de är lika avgörande för projektledningen somEffektiva mötenär.

Åtgärdsartiklar kan hjälpa dig att spåra beslut som fattas under ett möte. Dessa mötesåtgärder kan ta form av aleveransbareller en tillgång. De kan variera från enkla uppgifter, till exempel att skicka ett uppföljningsemail, för att etablera planen för ett mycket längre projekt, till exempel att skapa enGanttdiagramför en ny reklamkampanj. Använd en mötesagendan för att spåra vilka åtgärder som behövs för att klara nästa steg.

3 W: s tydliga åtgärdsposter

Det finns tre nyckelkomponenter till handlingsposter. Dessa tre komponenter ger tydlighet på vem som är ansvarig för objektet, vad som exakt behöver göras, och när det måste göras.

Vem

Vem är ansvarig för denna åtgärdsobjekt? Om någon har några frågor kring den här specifika uppgiften, vem ska de gå till? Detta är ett bra tillfälle att använda enRaci diagramSå att du vet exakt vem uppgiftsägaren är och vem som är inblandad i beslutsprocessen.

Vad

Vilka åtgärder äger rum baserat på beskrivningen av uppgiften? Starka actionalternativ börjar med verb-det finns ingen tvetydighet om vad som behöver göras när uppgiftsnamnet börjar med en åtgärd. Till exempel, istället för att skriva ner "Content Calendar" som ett åtgärdsobjekt, försök skriva "Brainstorm Content Calendar-ämnen." I det här exemplet finns det ingen tvetydighet på vad som behöver hända med innehållskalendern eftersom verbet "brainstorm" tydligt beskriver vad som behöver göras.

När du skriver uppgiften, överväga om det finns något sammanhang du kan ge uppgiftsägaren att slutföra åtgärdsposten. Finns det några viktiga dokument eller referensmaterial som uppdragsgivare behöver för att slutföra den här uppgiften? Att ha all den viktiga informationen är en uppgiftsbehov på ett enda ställe inte bara bekvämt, det effektiviserar också arbetsprocessen. Det begränsar de fram och tillbaka lagmedlemmarna måste se till att uppgiften blir klar.

När

När måste åtgärdsprodukterna från mötet slutföras? När du ställer på deadlines, var noga med att överväga andra projektberoende och uppgiftens aktuella arbetsbelastning. Är tidsfristen du ställer in en realistisk tidslinje för både laget och projektet?

Exempel på tydliga åtgärdsposter

Åtgärdsartiklar är kritiska, men lär sig hur man tydligt formulerar vad du behöver göra efter att ett möte kan ta övning. Här är några exempel på hur andra lag skapade sina handlingsposter:

Engineering Action Poart Exempel

Utvecklingslaget har hittat en bugg som behöver patchas. Efter att ha diskuterat potentiella lösningar i ett lagmöte, bestämmer laget att Daniela kommer att fixa buggen, eftersom hon fixade en liknande bugg för några månader sedan. Hon kommer att slutföra plåstret med nästa produktuppdatering, som kommer att hända om två veckor.

Åtgärdspost:Patch bug.

Uppgiftsägare: Daniela

Tidsfrist: Två veckor från idag.

HR-åtgärdsalternativ Exempel

Folklaget ser ut att standardisera sina ombordstigningsprocesser innan fler lagmedlemmar går med inom de närmaste månaderna. Teamet bestämmer sig för att samarbeta en vidarebefordran av presentation. De satte ett förfallodatum i två veckor innan de nya anställningarna startar. Därifrån kommer Kabir att slutföra presentationsglasen baserat på den konturen en vecka innan de nya anställningarna börjar.

Åtgärd Artikelnummer 1: Beskriv den inbyggda processpresentationen.

Uppgiftsägare: Folklaget

Tidsfrist: Två veckor innan ny hyra börjar

Åtgärd Artikelnummer 2: Slutför ny ombord på presentationsdäck baserat på den skiss som laget skapat

Uppgiftsägare: Kabir

Tidsfrist: En vecka innan de nya anställningarna börjar

Design Action Poart Exempel

Marknads- och designteamet möts för att dela feedback på den första omgången av en varumärke Redesign. Marknadsföringsteamet ger feedback om de tidiga konstruktionerna, och designteamet har då två veckor att införliva den feedback som diskuteras i mötet.

Åtgärdspost: Redigera runt en av märkesredesignerna.

Uppgiftsägare: Brand Redesign Team

Tidsfrist: 10 augusti-nästa mötesdatum

Vilka är fördelarna med att använda åtgärdsposter?

Om du är enprojektledareVill du följa framsteg på ditt projekt, det finns några sätt att övervaka åtgärdsposter kan gynna ditt lag.

Åtgärdsposter hjälper till att hålla projekt organiserade

En bra projektledare skickar ut en lista över åtgärdsposter efter ett möte intressent för att säkerställa att alla är på samma sida om nästa steg. Vissa projektledare organiserar sina handlingsposter baserade på mötesminuter eller mötesanteckningar som ett sätt att kategorisera sina uppgifter. De kan tydligt ange vilka åtgärder som motsvarar en specifik talande punkt på mötesagendan.

Åtgärdsposter Håll lagmedlemmar ansvariga

När många beslut fattas under ett möte, använd åtgärdsposter för att fånga till-dos i realtid när mötet fortskrider. Att ha en dedikerad person som ansvarar för att skapa en åtgärdspostlista och följa upp med uppgiftsägare efter mötet säkerställer att hela laget vet exakt vilka uppgifter de är ansvariga för.

Åtgärdsposter Håll koll på det arbete som görs

Åtgärdsperiod Spårning är ett användbart verktyg förHantera ditt lags arbetsbelastning. Spårningshandlingar gör det möjligt för chefer att enkelt förstå vad deras lag arbetar med, och om de har bandbredd att ta på sig mer arbete. Om ditt team har timmarsarbetare eller tilldelar arbetet med tidsåtgärder, som byråarbete, kan du spåra hur länge varje åtgärd som krävs för att slutföra. Genom att hålla reda på regelbundet färdiga åtgärdsposter kan du använda den informationen för att tilldela liknande projekt i framtiden och vet hur många resurser du behöver för att slutföra projektet.

Vanliga misstag när du skapar åtgärdsposter

När det är klart, kan åtgärdsposter hjälpa ditt lagarbetsflöde, slå ut till-dos på din uppgiftslista och påskynda ditt projektframsteg. Men när åtgärdsposter inte är tydligt definierade kan det orsaka stora huvudvärk.

Här är några vanliga misstag att undvika när man skapar åtgärdsposter:

Vaga actionobjekt

När en uppgift inte har all information du behöver för att slutföra det, är du blockerad från att komma igång på det arbetet. Istället behöver du källa information eller följa upp med intressenter, som tar värdefull tid. Enligt vår forskning, kunskapsarbetarespenderar 60% av sin tid på jobbet om arbeteLiksom denna möten, statuscheckar och söker efter info. Att ha en tydligt definierad "Vad" i uppgiften eliminerar förvirring om vad som behöver göras, så du kan förhindra onödig fram och tillbaka mellan intressenterna.

Inte ställa in en tidsfrist

Om du inte ställer in en tidsfrist kan uppgifterna skjutas av i obestämd tid till den punkt där den faller genom sprickorna. Om ett åtgärdsobjekt är viktigt för att få ett projekt gjort är det avgörande att du ställer ett tydligt förfallodatum eller deadline. Ett åtgärdsobjekt kan snabbt gå vilse om det inte finns något förfallodatum tilldelat det.

Tilldela inte en uppgift till en lagmedlem

Om du inte tilldelar en uppgift till en klar ägare, kan de få kvar. Om du vet något måste bli gjort och ingen volontärer ska slutföra det, tilldela den till den person som är bäst utrustad med att göra jobbet. Om den här personen inte har kapacitet att ta på sig den här uppgiften, känna till ditt lags nuvarandearbetsbelastningDet är ett bra sätt att hitta någon som har förmågan att få denna åtgärdspost klar.

Att tydligt definiera "vem" kan förhindra att uppgifter kommer tillbaka. Så länge en uppgift är tilldelad någon, vet åtminstone en person att det måste bli gjort.

Organisera åtgärdsposter medUDN Task Manager

Att skapa åtgärdsobjekt är enkla, men dela dem med ditt lag kan vara en kamp när arbetet inte är på ett ställe. Det är här en braArbetshanteringsverktygkommer till hands.

Ett arbetshanteringsverktyg somUDN Task ManagerKan hjälpa dig och ditt lag håller reda på projektuppgifter, mötesanteckningar och tillgångar på ett på ett ställe. Du kan ta det till och med ett steg längre och ansluta dessa uppgifter till strategiska initiativ.UDN Task ManagerHjälper ditt lag att ansluta sina dagliga uppgifter till större företagsmål, vilket klargör varför deras arbete är viktigt och vad de ska arbeta för.