Como criar itens de ação cristalinos
É o fim de um sucessoReunião de pontapé do projetoE os membros da sua equipe estão prontos para seguir em frente para executar tudo o que foi decidido na reunião. Mas como você sabe exatamente o que fazer quando a reunião acabar?
É aqui que os itens de ação claramente comunicados entram em jogo.
O que é um item de ação?
Um item de ação é uma tarefa que é criada a partir de uma reunião com outrospartes interessadaspara mover um projeto em direção ao seu objetivo. Pense neles como orientado para a ação para os que ajudam você a atingir os objetivos do seu projeto. Itens de ação podem fazer parte de um maiorplano de açãoou lista de tarefas, e eles são tão cruciais para o gerenciamento de projetos comoReuniões eficazesestá.
Itens de ação podem ajudá-lo a rastrear decisões tomadas durante uma reunião. Estes itens de ação de reunião podem assumir a forma de umentregueou um ativo. Eles podem variar de tarefas simples, como enviar um e-mail de acompanhamento, para estabelecer o plano para um projeto muito mais longo, como criar umgráfico de Ganttpara uma nova campanha publicitária. Use uma agenda de reunião para rastrear quais itens de ação precisam ser feitos para os próximos passos.
Os 3 w de itens de ação claros
Existem três componentes-chave para itens de ação. Esses três componentes fornecem clareza sobre quem é responsável pelo item, o que precisa ser feito exatamente e quando precisar ser feito.
Who
Quem é responsável por este item de ação? Se alguém tiver alguma dúvida em torno desta tarefa específica, quem deveria ir? Esta é uma boa oportunidade para usar umRaci Chart.Para que você saiba exatamente quem é o proprietário da tarefa e quem mais está envolvido no processo de tomada de decisão.
O que
Que ação está ocorrendo com base na descrição da tarefa? Itens de ação fortes começam com verbos - não há ambigüidade sobre o que precisa ser feito quando o nome da tarefa começa com uma ação em si. Por exemplo, em vez de escrever "Calendário de conteúdo" como um item de ação, tente escrever "Tópicos de Calendário de Conteúdo Brainstorm". Neste exemplo, não há ambigüidade sobre o que precisa acontecer com o calendário de conteúdo porque o verbo "Brainstorm" descreve claramente o que precisa ser feito.
Ao escrever a tarefa, considere se houver algum contexto, você pode fornecer ao proprietário da tarefa para concluir o item de ação. Existem documentos importantes ou materiais de referência que as necessidades do cessionário para concluir esta tarefa? Ter todas as informações importantes que uma tarefa precisa em um só lugar não é apenas conveniente, também simplifica o processo de trabalho. Ele limita os membros da equipe de trás e para trás precisam ter que garantir que a tarefa seja concluída.
Quando
Quando os itens de ação da reunião precisam ser concluídos? Quando você está estabelecendo prazos, considere que outras dependências do projeto e a carga de trabalho atual do proprietário da tarefa. O prazo é definindo um cronograma realista para a equipe e o projeto?
Exemplos de itens de ação clara
Os itens de ação são críticos, mas aprender a articular claramente o que você precisa fazer depois que uma reunião pode assumir a prática. Aqui estão alguns exemplos de como outras equipes criaram seus itens de ação:
Exemplo de item de ação de engenharia
A equipe de desenvolvimento encontrou um bug que precisa ser remendado. Depois de discutir soluções potenciais em uma reunião de equipe, a equipe decide que Daniela vai consertar o bug, desde que ela consertou um bug semelhante há alguns meses. Ela completará o patch pela próxima atualização do produto, que acontecerá em duas semanas.
Item de ação:Patch bug.
Proprietário da tarefa: Daniela
Prazo: duas semanas de hoje.
Exemplo de item de ação de HR
A equipe de pessoas está procurando padronizar seus processos a bordo antes de mais membros da equipe se unirem nos próximos meses. A equipe decide colaborativamente completar um esboço de apresentação integralmente. Eles definem uma data de vencimento por duas semanas antes do início dos novos contratados. De lá, Kabir completará os slides de apresentação com base nesse contorno uma semana antes de começar as novas contratações.
Item de ação # 1: Descreva a apresentação do processo a bordo.
Proprietário da tarefa: a equipe de pessoas
Prazo: duas semanas antes dos novos aluguer começar
Item de ação # 2: Complete novo deck de apresentação integralmente com base no contorno da equipe criada
Proprietário da tarefa: Kabir
Prazo: uma semana antes do início dos novos contratados
Exemplo de item de ação de design
As equipes de marketing e design se reúnem para compartilhar feedback sobre a primeira rodada de um redesenho de marca. A equipe de marketing dá feedback sobre os projetos iniciais, e a equipe de design terá duas semanas para incorporar o feedback discutido na reunião.
Item de ação: Edite uma rodada de um dos redesenhos da marca.
Proprietário da tarefa: equipe de redesign da marca
Prazo: 10 de agosto - a próxima data da reunião
Quais são os benefícios do uso de itens de ação?
Se você é A.gestor de projetoOlhando para rastrear o progresso no seu projeto, há algumas maneiras que monitorar itens de ação podem beneficiar sua equipe.
Itens de ação ajudam a manter os projetos organizados
Um bom gerente de projeto enviará uma lista de itens de ação após uma parte interessada para garantir que todos estejam na mesma página sobre os próximos passos. Alguns gerentes de projeto organizam seus itens de ação com base nos minutos de reunião ou no encontro notas como forma de categorizar suas tarefas. Eles podem indicar claramente quais itens de ação correspondem a um ponto de discussão específico na agenda da reunião.
Itens de ação mantêm os membros da equipe responsáveis
Quando muitas decisões são feitas durante uma reunião, use itens de ação para capturar para o DOS em tempo real, à medida que a reunião progride. Ter uma pessoa dedicada encarregada de criar uma lista de itens de ação e acompanhar os proprietários de tarefas após a reunião garante que toda a equipe saiba exatamente quais tarefas são responsáveis.
Itens de ação acompanham o trabalho que está sendo feito
Acompanhamento de itens de ação é uma ferramenta útil paraGerenciando a carga de trabalho da sua equipe. Os itens de ação de rastreamento permitem que os gerentes entendam facilmente o que sua equipe está trabalhando, e se eles tiverem a largura de banda para assumir mais trabalho. Se sua equipe tiver trabalhadores por hora ou atribuir trabalho por incrementos de tempo, como o trabalho da agência, você pode rastrear quanto tempo cada item de ação leva para ser concluído. Ao acompanhar os itens de ação regularmente concluídos, você pode usar essas informações para atribuir projetos semelhantes no futuro e saber quantos recursos você precisa para concluir o projeto.
Erros comuns ao criar itens de ação
Quando bem feito, os itens de ação podem ajudarfluxo de trabalho, Bata para o DOS na sua lista de tarefas e acelere o progresso do seu projeto. No entanto, quando os itens de ação não são claramente definidos, pode causar grandes dores de cabeça.
Aqui estão alguns erros comuns para evitar ao criar itens de ação:
Itens de ação vagos
Quando uma tarefa não tem todas as informações necessárias para concluí-la, você está bloqueado de começar nesse trabalho. Em vez disso, você precisa fornecer informações ou acompanhar com as partes interessadas, o que leva tempo valioso. De acordo com nossa pesquisa, os trabalhadores do conhecimentoestão gastando 60% do seu tempo no trabalho sobre o trabalhoComo este-Reuniões, verificações de status e pesquisa de informações. Ter um "O que" claramente definido na tarefa elimina a confusão sobre o que precisa ser feito, para que você possa impedir de recuar desnecessário entre as partes interessadas.
Não definindo um prazo
Se você não definir um prazo, as tarefas podem ser empurradas indefinidamente ao ponto em que ela cai através das rachaduras. Se um item de ação for essencial para obter um projeto, é crucial que você defina uma data ou prazo de vencimento clara. Um item de ação pode se perder rapidamente se não houver data de vencimento atribuída a ela.
Não atribuindo uma tarefa a um membro da equipe
Se você não atribuir uma tarefa a um dono claro, eles podem ficar para trás. Se você sabe que algo precisa ser feito e ninguém se voluntaria para completá-lo, atribua-o à pessoa que é melhor equipada para fazer o trabalho. Se essa pessoa não tiver a capacidade de assumir essa tarefa, conhecendo a corrente da sua equipeCarga de trabalhoé uma boa maneira de encontrar alguém que tenha a capacidade de obter este item de ação concluído.
Definindo claramente o "Quem" pode impedir que as tarefas sejam deixadas para trás. Enquanto uma tarefa é atribuída a alguém, pelo menos uma pessoa sabe que precisa ser feito.
Organizar itens de ação comGerenciador de tarefas UDN.
Criar itens de ação é simples, mas compartilhá-los com sua equipe pode ser uma luta quando o trabalho não é tudo em um só lugar. Este é onde um bomferramenta de gerenciamento de trabalho.vem a calhar.
Uma ferramenta de gerenciamento de trabalho comoGerenciador de tarefas UDN.Pode ajudá-lo e sua equipe a acompanhar as tarefas do projeto, notas de reunião e ativos em um só lugar. Você pode aceitar até um passo adiante e conectar essas tarefas a iniciativas estratégicas.Gerenciador de tarefas UDN.Ajuda sua equipe a conectar suas tarefas do dia-a-dia aos objetivos maiores da empresa, esclarecendo por que seu trabalho é importante e o que eles deveriam estar trabalhando.
