کرسٹل واضح ایکشن اشیاء کیسے بنائیں
یہ ایک کامیاب کا اختتام ہےپروجیکٹ کک آف اجلاساور آپ کی ٹیم کے ارکان آگے بڑھنے کے لئے آگے بڑھنے کے لئے تیار ہیں جو اجلاس میں فیصلہ کیا گیا تھا. لیکن میٹنگ ختم ہونے کے بعد آپ کو بالکل وہی معلوم ہے؟
یہ ہے جہاں واضح طور پر ایکشن اشیاء کو کھیل میں آتے ہیں.
ایکشن شے کیا ہے؟
ایکشن شے ایک ایسا کام ہے جو دوسرے سے ملاقات سے پیدا ہوتا ہےمتعلقیناس منصوبے کو اپنے مقصد کی طرف منتقل کرنے کے لئے. ان کے بارے میں سوچیں کہ آپ کے منصوبے کے مقاصد کو حاصل کرنے میں مدد ملتی ہے. ایکشن اشیاء ایک بڑے کا حصہ بن سکتے ہیںعملی منصوبہیا ٹاسک کی فہرست، اور وہ صرف پروجیکٹ مینجمنٹ کے طور پر اہم ہیںمؤثر اجلاسہیں
ایکشن اشیاء آپ کو میٹنگ کے دوران ہونے والے فیصلوں کو ٹریک کرنے میں مدد مل سکتی ہے. یہ اجلاس کارروائی کی اشیاء ایک کی شکل لے سکتی ہےقابل تجدیدیا ایک اثاثہ. وہ سادہ کاموں سے مختلف کاموں سے مختلف ہوتی ہیں، جیسے ایک بہت زیادہ پروجیکٹ کے لئے منصوبہ قائم کرنے کے لئے، ایک اپ ڈیٹ ای میل بھیجنے کے لئے، جیسے ایک تخلیقGantt چارٹایک نئی اشتہاری مہم کے لئے. اگلے اقدامات کو صاف کرنے کے لئے کیا کارروائی کی اشیاء کی ضرورت ہے کو ٹریک کرنے کے لئے میٹنگ ایجنڈا کا استعمال کریں.
3 ڈبلیو واضح کارروائی کی اشیاء
کارروائی اشیاء کے لئے تین اہم اجزاء ہیں. یہ تین اجزاء اس بات پر واضح ہے کہ کون سا شے کے ذمہ دار ہے، بالکل کیا ضرورت ہے، اور جب اسے کرنے کی ضرورت ہے.
ڈبلیو ایچ او
اس کارروائی کے شے کے لئے کون ذمہ دار ہے؟ اگر کسی کو اس مخصوص کام کے ارد گرد کوئی سوال ہے، تو وہ کون جانا چاہئے؟ یہ استعمال کرنے کا ایک اچھا موقع ہےRACI چارٹلہذا آپ کو معلوم ہے کہ جو کام مالک ہے وہ کون ہے اور فیصلہ سازی کے عمل میں کون ملوث ہے.
کیا
کام کی وضاحت پر مبنی کارروائی کیا ہے؟ مضبوط کارروائی اشیاء فعل کے ساتھ شروع ہوتی ہیں- کام کا نام ایک کارروائی کے ساتھ شروع ہوتا ہے جب اس کے بارے میں کوئی عدم اطمینان نہیں ہے. مثال کے طور پر، ایک کارروائی کے شے کے طور پر "مواد کیلنڈر" نیچے لکھنے کے بجائے، "دماغی مواد کیلنڈر کے موضوعات" لکھنے کی کوشش کریں. اس مثال میں، مواد کیلنڈر کے ساتھ کیا ہونے کی ضرورت ہے اس پر کوئی عدم اطمینان نہیں ہے کیونکہ فعل "دماغی" واضح طور پر بیان کرتا ہے کہ کیا کرنے کی ضرورت ہے.
کام لکھتے وقت، غور کریں کہ اگر کوئی سیاق و سباق ہے تو آپ کام کے مالک کو کارروائی کے سامان کو مکمل کرنے کے لئے فراہم کرسکتے ہیں. کیا اس کام کو مکمل کرنے کے لئے کسی بھی اہم دستاویزات یا حوالہ دار مواد کو تفویض کی ضرورت ہے؟ تمام اہم معلومات کو ایک جگہ میں ایک کام کی ضرورت صرف آسان نہیں ہے، یہ کام کے عمل کو بھی چلاتا ہے. یہ پیچھے اور آگے بڑھانے کی ٹیم کے ارکان کو اس بات کا یقین کرنے کی ضرورت ہے کہ یہ کام کیا جائے.
کب
اجلاس سے کارروائی کی اشیاء کب مکمل کرنے کی ضرورت ہے؟ جب آپ کو آخری وقت مقرر کر رہے ہیں تو، دوسرے پروجیکٹ انحصار اور کام کے مالک کے موجودہ کام کا بوجھ پر غور کرنے کا یقین رکھو. کیا آخری وقت ہے آپ ٹیم اور منصوبے دونوں کے لئے ایک حقیقت پسندانہ ٹائم لائن قائم کر رہے ہیں؟
واضح کارروائی کی اشیاء کی مثالیں
ایکشن اشیاء اہم ہیں، لیکن سیکھنا سیکھنا کہ میٹنگ کے بعد آپ کو کیا کرنے کی ضرورت واضح طور پر بیان کرنا ہے. یہاں چند مثالیں ہیں کہ دیگر ٹیموں نے ان کی کارروائی کی اشیاء کیسے پیدا کی ہیں:
انجینئرنگ ایکشن شے مثال کے طور پر
ترقیاتی ٹیم نے ایک بگ پایا ہے جو پیچیدہ ہونے کی ضرورت ہے. ایک ٹیم کے اجلاس میں ممکنہ حل پر تبادلہ خیال کرنے کے بعد، ٹیم کا فیصلہ کرتا ہے کہ ڈینیلا بگ کو ٹھیک کرے گا، کیونکہ اس نے چند مہینے پہلے اسی طرح کی بگ مقرر کی. وہ اگلے پروڈکٹ اپ ڈیٹ کی طرف سے پیچ مکمل کریں گے، جو دو ہفتوں میں ہوگا.
متوجہ شے:پیچ بگ.
ٹاسک مالک: ڈینیلا
آخری تاریخ: آج سے دو ہفتوں.
HR ایکشن شے مثال کے طور پر
ٹیم ٹیم اگلے چند ماہ کے اندر اندر زیادہ ٹیم کے اراکین میں شامل ہونے سے پہلے ان کی بورڈنگ کے عمل کو معیاری بنانے کے لئے دیکھ رہی ہے. ٹیم اس بورڈنگ پریزنٹیشن آؤٹ لائن کو باہمی طور پر مکمل طور پر مکمل کرنے کا فیصلہ کرتا ہے. انہوں نے نئے ہائیر شروع ہونے سے پہلے دو ہفتوں کے لئے ایک تاریخ مقرر کی. وہاں سے، کبیر نئے حملوں سے شروع ہونے سے قبل ایک ہفتے قبل اس لائن پر مبنی پریزنٹیشن سلائڈ مکمل کرے گا.
ایکشن آئٹم # 1.: آن بورڈنگ کے عمل پریزنٹیشن کو آؤٹ کریں.
ٹاسک مالک: لوگ ٹیم
آخری تاریخ: نئے کرایہ پر دو ہفتوں سے پہلے شروع ہوتا ہے
ایکشن شے # 2.: ٹیم کی تشکیل کی بنیاد پر کی بنیاد پر نئی آن بورڈنگ پریزنٹیشن ڈیک مکمل کریں
ٹاسک مالک: کبیر
آخری تاریخ: نئے ہائیر شروع ہونے سے پہلے ایک ہفتے
ڈیزائن ایکشن شے مثال کے طور پر
مارکیٹنگ اور ڈیزائن ٹیموں کو ایک برانڈ ریڈیجینج کے پہلے دور پر رائے کا اشتراک کرنے کے لئے ملتا ہے. مارکیٹنگ ٹیم ابتدائی ڈیزائن پر رائے دیتا ہے، اور اس کے بعد ڈیزائن ٹیم میں دو ہفتوں میں مل جائے گی.
متوجہ شےبرانڈ کی دوبارہ ترتیب میں سے ایک راؤنڈ میں ترمیم کریں.
ٹاسک مالک: برانڈ ریڈنگ ٹیم
آخری تاریخ: 10 اگست - اگلے اجلاس کی تاریخ
کارروائی کی اشیاء کا استعمال کرنے کے فوائد کیا ہیں؟
اگر آپ ہیںپروجیکٹ مینیجرآپ کے منصوبے پر ترقی کو ٹریک کرنے کے لئے تلاش کر رہے ہیں، چند طریقے موجود ہیں جو کارروائی کی اشیاء کی نگرانی آپ کی ٹیم کو فائدہ پہنچا سکتے ہیں.
ایکشن اشیاء کو منظم منصوبوں میں مدد ملتی ہے
ایک اچھا پروجیکٹ مینیجر ایک میٹنگ کے حصول کے بعد کارروائی کی اشیاء کی فہرست بھیجے گا تاکہ اس بات کا یقین کرنے کے لئے کہ ہر ایک اگلے مرحلے کے بارے میں ایک ہی صفحے پر ہے. کچھ پروجیکٹ مینیجرز ان کے کاموں کو میٹنگ منٹ یا ان کے کاموں کو درجہ بندی کرنے کے راستے کے طور پر نوٹ کرنے کی بنیاد پر ان کی کارروائی کی اشیاء کو منظم کرتے ہیں. وہ واضح طور پر اس بات کی نشاندہی کرسکتے ہیں کہ اجلاس ایجنڈا پر ایک مخصوص بات چیت کے مطابق کیا کارروائی کی اشیاء.
ایکشن اشیاء ٹیم کے اراکین کو احتساب رکھیں
جب ایک اجلاس کے دوران بہت سے فیصلے کیے جاتے ہیں تو، اجلاس کی ترقی کے طور پر اصل وقت میں پر قبضہ کرنے کے لئے کارروائی اشیاء کا استعمال کریں. ایکشن شے کی فہرست بنانے کے الزام میں ایک وقف شدہ شخص ہونے کے بعد میٹنگ کے مالکان کے ساتھ مندرجہ ذیل اس بات کو یقینی بناتا ہے کہ پوری ٹیم کو معلوم ہے کہ وہ بالکل وہی کام کرتا ہے جو وہ ذمہ دار ہیں.
ایکشن اشیا کام کے ٹریک کو برقرار رکھتا ہے جو کام کیا جا رہا ہے
ایکشن شے ٹریکنگ کے لئے ایک مددگار آلہ ہےآپ کی ٹیم کے کام کا بوجھ کا انتظام. ٹریکنگ ایکشن اشیاء کو مینیجرز کو آسانی سے سمجھنے کی اجازت دیتا ہے کہ ان کی ٹیم پر کام کیا ہے، اور اگر وہ بینڈوڈتھ کو زیادہ کام کرنے کے لۓ لے جائیں. اگر آپ کی ٹیم گھنٹہ کارکنوں میں ہے یا وقت کے اضافے کی طرف سے کام تفویض کرتا ہے، جیسے ایجنسی کا کام، آپ کو ٹریک کر سکتے ہیں کہ ہر ایکشن شے کو مکمل کرنے کے لۓ کتنا وقت لگ سکتا ہے. باقاعدگی سے مکمل کارروائی کی اشیاء کے ٹریک کو برقرار رکھنے سے، آپ اس معلومات کو مستقبل میں اسی طرح کے منصوبوں کو تفویض کرنے کے لئے استعمال کرسکتے ہیں اور جانتے ہیں کہ آپ کو اس منصوبے کو مکمل کرنے کی کتنی وسائل کی ضرورت ہے.
کارروائی کی اشیاء پیدا کرتے وقت عام غلطیاں
جب اچھی طرح سے ہو تو، کارروائی کی اشیاء آپ کی ٹیم کی مدد کرسکتے ہیںکام کے بہاؤ، آپ کے کام کی فہرست پر DOS دستک، اور آپ کے منصوبے کی ترقی کو تیز کرنا. تاہم، جب کارروائی کی اشیاء واضح طور پر وضاحت نہیں کی جاتی ہیں، تو یہ بڑے سر درد کا سبب بن سکتا ہے.
ایکشن اشیاء بنانے کے بعد سے بچنے کے لئے یہاں کچھ عام غلطیاں ہیں:
غیر قانونی کارروائی اشیاء
جب کسی کام میں آپ کو مکمل کرنے کی ضرورت نہیں ہے تو آپ کو اس کام پر شروع کرنے سے روک دیا گیا ہے. اس کے بجائے، آپ کو ذریعہ معلومات کی ضرورت ہے یا اسٹیک ہولڈرز کے ساتھ عمل کریں، جو قیمتی وقت لیتا ہے. ہمارے تحقیق کے مطابق، علم کارکنوںکام کے بارے میں کام پر 60٪ خرچ کر رہے ہیںاس میٹنگ، حیثیت کی جانچ، اور معلومات کی تلاش کی طرح. ایک واضح طور پر وضاحت کی گئی ہے کہ "کیا" کام میں کیا کرنے کی ضرورت ہے اس کے بارے میں الجھن کو ختم کرتا ہے، لہذا آپ کو ذیلی ہولڈرز کے درمیان غیر ضروری بیک اپ اور آگے بڑھا سکتے ہیں.
آخری وقت کی ترتیب نہیں
اگر آپ کو ایک آخری وقت نہیں مقرر کیا جاتا ہے تو، کاموں کو اس موقع پر غیر یقینی طور پر دھکا دیا جاسکتا ہے جہاں یہ درختوں کے ذریعے آتا ہے. اگر ایک منصوبے کو حاصل کرنے کے لئے ایکشن شے لازمی ہے، تو یہ اہم ہے کہ آپ نے واضح تاریخ یا آخری وقت مقرر کیا ہے. اگر کوئی تاریخ اس کی کوئی تاریخ نہیں ہے تو اسے فوری طور پر کھو جا سکتا ہے.
ٹیم کے رکن کو ایک کام تفویض نہیں
اگر آپ واضح مالک پر کام تفویض نہیں کرتے ہیں، تو وہ پیچھے چھوڑ سکتے ہیں. اگر آپ کو کچھ حاصل کرنے کی ضرورت ہے اور کسی کو رضاکاروں کو اس کو مکمل کرنے کے لۓ، اس شخص کو تفویض کرنا جو کام کرنے کے لئے بہترین لیس ہے. اگر اس شخص کو اس کام پر لے جانے کی صلاحیت نہیں ہے، تو آپ کی ٹیم کی موجودہ جانیںکام کا بوجھکسی ایسے شخص کو تلاش کرنے کا ایک اچھا طریقہ ہے جو اس عمل کو مکمل کرنے کی صلاحیت رکھتا ہے.
واضح طور پر "کون" کی وضاحت کرنے کے لۓ کاموں کو چھوڑنے سے روک سکتا ہے. جب تک کسی کام کو کسی کو تفویض کیا جاتا ہے، تو کم از کم ایک شخص جانتا ہے کہ اسے حاصل کرنے کی ضرورت ہے.
ایکشن اشیاء کے ساتھ منظم کریںUDN ٹاسک مینیجر
کارروائی کی اشیاء تخلیق آسان ہے، لیکن آپ کی ٹیم کے ساتھ ان کا اشتراک ایک جدوجہد ہوسکتا ہے جب کام بالکل ایک جگہ نہیں ہے. یہ ایک اچھا ہےکام مینجمنٹ کا آلہکام میں آتا ہے.
ایک کام کے انتظام کے آلے کی طرحUDN ٹاسک مینیجرآپ کی مدد کر سکتے ہیں اور آپ کی ٹیم پراجیکٹ کے کاموں، میٹنگ نوٹ، اور اثاثوں کو ایک جگہ میں رکھنے میں مدد مل سکتی ہے. آپ اسے بھی ایک قدم بھی لے سکتے ہیں اور ان کاموں کو اسٹریٹجک اقدامات سے منسلک کرسکتے ہیں.UDN ٹاسک مینیجرآپ کی ٹیم کو ان کے روزانہ کاموں کو بڑی کمپنی کے مقاصد کے لئے منسلک کرنے میں مدد ملتی ہے، واضح طور پر ان کے کام کے معاملات اور وہ کیا کام کررہے ہیں.
