Come creare elementi di azione cristallina

È la fine di un successoPROGETTO KICKOFF INCONTROE i membri del tuo team sono pronti ad andare avanti per eseguire tutto ciò che è stato deciso nell'incontro. Ma come fai a sapere esattamente cosa fare una volta che l'incontro è finito?

Questo è dove vengono in gioco gli oggetti d'azione chiaramente comunicati.

Cos'è un oggetto di azione?

Un elemento di azione è un'attività creata da un incontro con altriparti interessatespostare un progetto verso il suo obiettivo. Pensa a loro come to-dos orientati all'azione che ti aiutano a raggiungere gli obiettivi del tuo progetto. Gli articoli di azione possono essere parte di un più grandepiano d'azioneo lista delle attività e sono altrettanto cruciali per la gestione del progetto comeincontri efficacisono.

Gli articoli di azione possono aiutarti a rintracciare le decisioni effettuate durante una riunione. Questi elementi di azione di riunione possono assumere la forma di aconsegnabileo un bene. Possono variare da semplici compiti, come l'invio di un'e-mail di follow-up, per stabilire il piano per un progetto molto più lungo, come la creazione di Adiagramma di Ganttper una nuova campagna pubblicitaria. Utilizzare un ordine del giorno della riunione per tracciare quali articoli d'azione devono essere eseguiti per i prossimi passi.

I 3 W sono di elementi di azione chiari

Esistono tre componenti chiave per gli elementi di azione. Questi tre componenti forniscono chiarezza su chi è responsabile per l'oggetto, cosa deve esattamente essere fatto, e quando deve essere fatto.

Chi

Chi è responsabile di questo articolo di azione? Se qualcuno ha domande che circondano questo compito specifico, a chi dovrebbero andare? Questa è una buona opportunità per usare unGrafico RaCi.In questo modo sai esattamente chi è il proprietario del compito e chi altro è coinvolto nel processo decisionale.

Che cosa

Quale azione è in corso in base alla descrizione del compito? Forti elementi di azione iniziano con i verbi, non c'è ambiguità su cosa deve essere fatto quando il nome del compito inizia con un'azione stessa. Ad esempio, invece di scrivere "calendario del contenuto" come elemento di azione, prova a scrivere "Brainstorming Content Calendar Argomes". In questo esempio, non c'è ambiguità su ciò che deve accadere con il calendario del contenuto perché il verbo "Brainstorm" descrive chiaramente cosa deve essere fatto.

Quando si scrive l'attività, si considera se c'è un contesto che è possibile fornire il proprietario dell'attività per completare l'elemento di azione. Esistono documenti importanti o materiali di riferimento, le esigenze di assegnazione per completare questo compito? Avere tutte le informazioni importanti che un compito è necessario in un posto non è solo conveniente, semplifica anche il processo di lavoro. Limita i membri della parte posteriore e indietro del team devono dover garantire che il compito venga fatto.

quando

Quando devono essere completati gli elementi di azione dalla riunione? Quando stai impostando le scadenze, assicurati di prendere in considerazione altre dipendenze del progetto e il carico di lavoro corrente del proprietario del compito. È la scadenza che stai impostando una cronologia realistica sia per la squadra che per il progetto?

Esempi di elementi di azione chiari

Le voci di azione sono fondamentali, ma imparando a articolare chiaramente ciò che devi fare dopo che un incontro può prendere pratica. Ecco alcuni esempi di come altre squadre hanno creato i loro articoli di azione:

Esempio di azione di azione di ingegneria

Il team di sviluppo ha trovato un bug che deve essere rattoppato. Dopo aver discusso di potenziali soluzioni in un incontro di squadra, il team decide che Daniela risolverà il bug, dal momento che ha risolto un bug simile pochi mesi fa. Completerà la patch dal prossimo aggiornamento del prodotto, che accadrà in due settimane.

Articolo di azione:Bug patch.

Compito proprietario: Daniela

Scadenza: due settimane da oggi.

Esempio di elemento di azione HR

La squadra di persone sta cercando di standardizzare i loro processi a pagamento prima che altri membri del team si uniranno nei prossimi mesi. La squadra decide di completare collaborativamente un contorno di presentazione onboardico. Impostono una data di scadenza per due settimane prima che iniziano i nuovi assunti. Da lì, Kabir completerà le diapositive di presentazione in base a quella delbo una settimana prima che inizino i nuovi assunti.

Articolo di azione n. 1: Delinea la presentazione del processo online.

Proprietario del compito: la squadra di persone

Scadenza: due settimane prima dell'inizio del nuovo noleggio

Articolo di azione n. 2: Completa il nuovo mazzo di presentazione online in base allo schema creato dal team

Proprietario del compito: Kabir

Scadenza: una settimana prima che inizino i nuovi assunti

Esempio di elemento di azione di progettazione

I team di marketing e design si incontrano per condividere il feedback sul primo round di una riprogettazione del marchio. Il team di marketing fornisce feedback sui primi progetti, e il team di progettazione avrà quindi due settimane per incorporare il feedback discusso nell'incontro.

Articolo d'azione: Modifica intorno a uno dei ridisegni di marca.

Compito proprietario: team di ridesign del marchio

Scadenza: 10 agosto: la prossima data di incontro

Quali sono i vantaggi dell'utilizzo degli articoli di azione?

Se sei A.responsabile del progettoGuardando a tenere traccia dei progressi sul tuo progetto, ci sono alcuni modi in cui monitorare gli articoli di azione possono beneficiare del tuo team.

Gli articoli di azione aiutano a mantenere i progetti organizzati

Un buon project manager invierà un elenco di elementi di azione dopo uno stakeholder della riunione per garantire che tutti siano sulla stessa pagina sui prossimi passi. Alcuni project manager organizzano i loro articoli di azione basati sull'accordo di riunione o sulle note di riunione come un modo per categorizzare i loro compiti. Possono indicare chiaramente quali oggetti d'azione corrispondono a un punto di discussione specifico sull'agenda della riunione.

Gli articoli di azione mantengono i membri del team responsabile

Quando molte decisioni vengono effettuate durante una riunione, utilizzare gli elementi di azione per catturare fino-dos in tempo reale mentre la riunione progredisce. Avere una persona dedicata responsabile della creazione di un elenco di articoli di azione e di seguire i proprietari di attività dopo che la riunione garantisce che l'intero team sappia esattamente quali compiti di cui sono responsabili.

Gli articoli di azione tengono traccia del lavoro che viene fatto

Azione Item Tracking è uno strumento utile perGestire il carico di lavoro della tua squadra. Tracciare gli elementi di azione consente ai manager di capire facilmente su ciò che il loro team sta lavorando, e se hanno la larghezza di banda per assumere più lavoro. Se il tuo team ha lavoratori orari o assegna il lavoro con gli incrementi del tempo, come il lavoro dell'Agenzia, puoi tenere traccia per quanto tempo impiega ogni voce di azione da completare. Tenendo traccia di elementi di azione regolarmente completati, è possibile utilizzare tali informazioni per assegnare progetti simili in futuro e sapere quante risorse è necessario completare il progetto.

Errori comuni durante la creazione di articoli di azione

Quando è stato fatto bene, gli oggetti d'azione possono aiutare la tua squadraflusso di lavoro, Knock Out To-Dos sulla tua lista di attività e accelera il tuo progresso del progetto. Tuttavia, quando gli articoli di azione non sono chiaramente definiti, può causare mal di testa grave.

Ecco alcuni errori comuni da evitare quando si creano elementi di azione:

Voci di azione vaga

Quando un'attività non ha tutte le informazioni necessarie per completarla, sei bloccato da iniziare su quel lavoro. Invece, è necessario acquistare informazioni o seguire gli stakeholder, che richiede tempo prezioso. Secondo la nostra ricerca, i lavoratori della conoscenzastanno spendendo il 60% del loro tempo sul lavoro sul lavoroCome questa-riunioni, controlli di stato e ricerca di informazioni. Avere un "cosa" chiaramente definito "nel compito elimina la confusione su ciò che deve essere fatto, in modo da poter prevenire inutili indietro e indietro tra gli stakeholder.

Non impostare una scadenza

Se non si imposta una scadenza, le attività possono essere spentate a tempo indeterminato fino al punto in cui cade attraverso le crepe. Se un articolo di azione è essenziale per ottenere un progetto fatto, è fondamentale stabilire una scarsa data o scadenza chiara. Un elemento di azione può essere perso rapidamente se non c'è data scadenza assegnata ad esso.

Non assegnare un'attività a un membro del team

Se non si assegna un'attività a un proprietario chiaro, possono rimanere indietro. Se sai che qualcosa deve essere fatto e nessuno volontaria per completarlo, assegnalo alla persona che è meglio attrezzata per fare il lavoro. Se questa persona non ha la capacità di assumere questo compito, conoscendo la corrente della tua squadracarico di lavoroÈ un buon modo per trovare qualcuno che ha la possibilità di completare questa voce di azione.

Definire chiaramente il "chi" può impedire che le attività vengano lasciate indietro. Finché un compito è assegnato a qualcuno, almeno una persona sa che deve essere fatto.

Organizza gli elementi di azione conUDN Task Manager

La creazione di articoli di azione è semplice, ma condividerli con la tua squadra può essere una lotta quando il lavoro non è tutto in un unico posto. Questo è dove un beneStrumento di gestione del lavorotorna utile.

Uno strumento di gestione del lavoro comeUDN Task ManagerPuò aiutare te e il tuo team tenere traccia dei compiti di progetto, delle note di riunione e dei beni tutti in un unico posto. Puoi prenderlo ancora un passo avanti e collegare tali compiti alle iniziative strategiche.UDN Task ManagerAiuta il tuo team a collegare i loro compiti quotidiani agli obiettivi aziendali più grandi, chiarire perché il loro lavoro è importante e cosa dovrebbero lavorare per.