Conseils d'automatisation des tâches pour les professionnels en 2022
Si vous voulez libérer 30% du temps Vous passez à travailler sur des tâches quotidiennes, l'automatisation des tâches est la voie à suivre.
Et si vous voulez apprendre à savoir comment automatiser les tâches Vous êtes au bon endroit.
Cet article porte sur toutes les tâches d'automatisation de ce que c'est pourquoi vous en avez besoin, comment y parvenir, et les outils pouvant vous aider à tirer le meilleur parti de votre temps.
Donc, sans perdre plus de temps, plongez-vous bien.
Qu'est-ce que c'est pour automatiser les tâches?
Avant d'obtenir plus de détails sur l'automatisation de vos tâches, il est important de bien comprendre ce qu'il est d'automatiser les tâches.
L'automatisation des tâches peut être définie comme des méthodes de Mise en œuvre des tâches et surveiller leur Mise en œuvre automatiquement . L'objectif est de faire cela sans ou avec un effort minimal de ressources humaines impliqués dans leur performance.
L'automatisation des tâches est d'utiliser le moins d'effort humain lorsque vous remplissez la routine, répétitive ou tâches ménagères et pour compléter de telles tâches de manière simplifiée et plus efficace.
Quels sont les avantages de l'automatisation des tâches?
La prochaine chose que vous vous demandez peut-être si l'automatisation des tâches est pour vous et votre entreprise. Pourquoi devriez-vous même envisager d'automatiser vos tâches?
Eh bien, voici quelques-uns des avantages que vous pouvez gagner de l'automatisation.
En automatisant les processus et les tâches, vous réduisez la probabilité que des erreurs soient faites. L'erreur humaine est plus probable surtout en ce qui concerne les tâches répétitives qui deviennent mondaines et fatigantes.
Le plus grand avantage de l'automatisation de vos tâches est sans doute l'opportunité et le temps qu'il donne à vos ressources humaines.
Sans être enlisé avec des employés de tâches administratives répétitives peut être créatif et innovant et peut se concentrer sur les tâches les plus importantes qui nécessitent leur attention et leur temps.
Lorsque vous automatisez vos tâches, vous avez la possibilité de prendre en charge et de configurer des actifs dans de tels champs qui n'auraient pas été réalisables lors de l'utilisation uniquement des ressources humaines.
Lorsque vous utilisez une automatisation des tâches, vous libérez des heures d'homme qui vous sont disponibles. Ainsi, vous pouvez augmenter le niveau de Sortie de votre organisation .
De plus, vous pourriez même réduire finalement le coût global de Operations commerciales En se concentrant sur la qualité de vos employés plutôt que sur le nombre d'employés.
Les systèmes automatisés contrairement aux ressources humaines ne nécessitent pas non plus de repos. Par conséquent, vous pouvez également économiser de l'argent en configurant un tel logiciel pour fonctionner en continu et en obtenir des sorties constantes.
Lorsque vous automatisez les tâches de votre entreprise, elles sont informatisées. En téléchargeant ces informations, vous pouvez analyser et creuser plus profondément dans les données de votre entreprise. Cela vous donne un aperçu de vos processus que vous n'avez peut-être pas eu accès auparavant.
Si ces avantages ne vous ont pas convaincu de la raison pour laquelle l'automatisation des tâches est importante, examinons quelques faits et chiffres.
UNE étude menée par McKinsey et Société ont trouvé ce qui suit:
Cela suggère que, en moyenne, 39% sont effectivement dépensés pour une activité spécifique à un rôle.
Avec le monde concurrentiel au rythme rapide, nous vivons dans ce nombre est assez choquant. Si l'automatisation de vos tâches peut augmenter ce pourcentage, l'automatisation semble être essentielle à la productivité d'une entreprise ou d'une organisation.
Quel type de tâches peut être automatisé?
Si vous envisagez maintenant quelles tâches peuvent être automatisées, voici quelques catégories de tâches pouvant être automatisées.
Nous examinerons davantage des exemples de tâches pouvant être automatisées facilement.
Si vous avez certaines tâches qui doivent être effectuées souvent ou doivent être remplies lors d'une planification définie, ce sont des tâches parfaites pour automatiser.
En automatisant de telles tâches, vous et votre équipe passera moins de temps à actions répétitives ou éléments de travail . Ces éléments de travail peuvent devenir fastidieux, lourds et même ennuyeux. De plus, ils peuvent également perdre beaucoup de temps qui pourrait autrement être dépensé plus efficacement.
Pro Tip: Utiliser Gestionnaire de tâches UDN , un outil d'automatisation des tâches pour définir vos tâches sur la répétition; comme une répétition quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle. Commencez aujourd'hui, aucune carte de crédit n'est requise. S'inscrire maintenant!
D'autres tâches qui sont parfaites pour automatiser sont celles qui ne nécessitent aucune implication humaine. C'est-à-dire que ces tâches qui n'impliquent pas d'intelligence émotionnelle, la créativité , ou des talents pour la résolution des problèmes cela pourrait être facilement rempli par le logiciel.
Les tâches qui ne nécessitent pas de touche humaine sont parfaites pour automatiser.
Les tâches ennuyeuses et ennuyeuses qui n'exigent pas que la participation de l'homme puisse conduire à des employés non motivés de travailler.
Prendre de telles tâches hors de leur assiette peut les aider à s'appliquer à des tâches plus importantes et significatives pour le résultat final et Objectifs de la société .
Données en mouvement, que ce soit par le contexte de copie-coller ou exportant des fichiers CSV d'une application et de l'importer dans une autre, peut être monotone mais consommant du temps.
Ces tâches nécessitant des données en mouvement, comme la catégorie précédente ne nécessitent pas d'entrée humaine et constituent une grande catégorie pour être automatisée.
Encore une fois, comme les catégories précédentes mentionnées, de telles tâches consomment du temps et peuvent bénéficier d'être automatisés car ils perdraient moins de temps et d'efforts.
Envisagez des tâches qui éliminent les fonctions de base et celles pour lesquelles vous êtes embauché.
Si de telles tâches m'éloignent de votre responsabilités fondamentales et peut être automatisé la solution est évidente.
N'oubliez pas que l'automatisation ne fait que économiser de petites quantités de temps ici et là-bas, il est temps de s'accumuler et de s'éloigner de vos principales responsabilités et tâches. Surtout quand on considère le temps qui pourrait être mieux utilisé.
Tâches commerciales possibles que vous pouvez automatiser
Maintenant que vous connaissez certaines catégories ou caractéristiques des tâches qui sont superbes pour automatiser, voici quelques exemples spécifiques de certaines tâches commerciales pouvant être automatisées.
Voici quelques exemples de certaines tâches qui peuvent facilement être automatisées.
Pour plus de précisions et d'exemples, voici quelques tâches par secteur ou par département pouvant être automatisées.
Les professionnels de diverses industries et des services d'entreprise peuvent bénéficier d'une automatisation des tâches et tirer parti de tous les avantages que nous avons mentionnés ci-dessus, plus ceux que nous n'avions pas écrites.
En fait, le Association Américaine de Psychologie trouvé ça " Même de brefs blocs mentals créés en changeant entre tâches peuvent coûter jusqu'à 40% du temps productif de quelqu'un ", Donc si vous alliez automatiser ces tâches répétitives meniatiques que vous et votre équipe, vous pouvez vous concentrer sur les tâches nécessaires à votre attention indivis et arrêtez de perdre que 40% de votre temps productif .
De plus, McKinsey Global Institute a constaté que " Jusqu'à 45% des activités que les personnes sont payées pour effectuer peut être automatisée en adaptant les technologies actuellement démontrées . "
Alors, pourquoi perdre du temps? Recevez automatiquement!
Mais comment?
Comment automatiser les tâches?
Maintenant que vous êtes convaincu que l'automatisation de vos tâches est la voie à suivre, vous pouvez vous interroger sur la manière de vous lancer dans votre voyage d'automatisation.
Voici quelques étapes de base à suivre pour commencer à automatiser vos tâches et devenir un plus efficace et équipe productive.
N'oubliez pas que celles-ci sont simplement un guide et en aucun cas la loi de l'automatisation des tâches.
La première étape à Automatisation de votre flux de travail est d'abord faire une liste et identifier les tâches que vous faites quotidiennement.
Lorsque cette liste ne fait pas simplement écrire vos tâches, ne remplissez également d'autres détails.
Il serait avantageux d'identifier également en moyenne combien de temps il vous faut pour terminer chaque tâche sur votre liste.
En outre, mettez-vous en surbrillance la fréquence de chaque tâche, faites-vous cette tâche particulière sur une base horaire, une base quotidienne, une base hebdomadaire ou une fois par an?
Pas sur quels outils si vous avez besoin de pouvoir accomplir vos tâches.
Enfin, essayez de penser à la solution optimale. Quel serait le meilleur plan d'action pour que chacune de vos tâches soit effectuée?
Pensez à si chaque tâche que vous avez identifiée tombe dans les catégories que nous avons énumérées ci-dessus. En outre, essayez de faire effectuer vos autres membres de l'équipe pour effectuer le même exercice.
Une fois que tout le monde l'a fait, avoir un Réunion pour discuter Quelles solutions optimales ont abouti.
Ensuite, vous devez déterminer comment vous pouvez automatiser vos tâches.
C'est là que la partie de votre liste identifiant les outils Vous utilisez peut être utile. Si vous utilisez déjà un logiciel ou un outil pour effectuer une tâche, essayez de rechercher intégration Cela vous permettra d'automatiser le processus.
Si aucune intégration de ce type n'existe, vous pouvez toujours examiner d'autres logiciels qui effectuent les mêmes fonctions tout en vous donnant la possibilité d'automatiser les tâches.
Cette étape peut prendre un certain temps, car vous voulez vous assurer que vous envisagez toutes vos options et choisissez les outils ou les intégrations qui le seront mieux Fixez-vous dans votre flux de travail et votre organisation.
Après avoir identifié lequel de vos tâches peut être automatisée, il est temps de Visualisez le nouveau flux de travail qui intègre cette automatisation.
Cartographier cela vous aidera à vous aider et à obtenir un Représentation visuelle de la façon dont votre tâche sera complété avec l'automatisation en place.
Il veillera également à ce que tout le monde soit informé des modifications à venir tout en identifiant toute confusion ou hoquet potentielle pouvant survenir.
Avoir une telle carte vous aidera et votre équipe préparera les changements puisque cela sera un pas à pas du flux de travail que tout le monde est habitué.
Une fois que vous avez défini votre flux de travail, il est temps de travailler à la mettre en place.
En fonction de la complexité de votre automatisation, cela peut prendre du temps et nécessiter l'aide d'autres ressources, telles que les membres de votre équipe informatique.
Vous ne pouvez pas simplement vous arrêter une fois que l'automatisation est en place. Vous devez vous assurer que l'automatisation mise en œuvre est en train de fonctionner.
Assurez-vous que les tâches automatisées sont en fait Économiser votre temps d'équipe et les rendre plus productifs . Vous devez également être vigilant pour vous assurer qu'au début, tout fonctionne correctement et aucun arriéré ni problèmes n'a été créé à la suite de votre changement de flux de travail.
Comment trouver la bonne solution d'automatisation pour votre équipe?
Nous avons mentionné à l'aide d'un outil d'automatisation, mais il y a Beaucoup de tels outils que vous pouvez choisir parmi. Voici quelques considérations à retenir lorsque vous choisissez le bon logiciel pour votre équipe.
Vous voulez vous assurer que l'outil que vous sélectionnez pour automatiser vos tâches n'est pas trop difficile ou compliqué à comprendre.
Cela n'a aucun sens que vous essayez de vous automatiser vos tâches afin que votre équipe puisse arrêter de gaspiller du temps précieux et être plus productif, mais sélectionnez un outil qui emmène votre équipe beaucoup de temps pour vous habituer et encore plus pour commencer à utiliser.
Ceci est particulièrement important depuis que lorsque vous commencez à changer votre flux de travail, vous pouvez rencontrer une résistance, tout comme le trait humain d'être méfiant de changement, ce qui facilite la transition est une étape pour la rendre plus possible.
La deuxième considération lors du choix de votre logiciel est des tâches que vous essayez d'automatiser.
Il serait plus efficace et bénéfique de choisir un tel outil qui automatisera une majorité sinon toutes les tâches plutôt qu'une seule.
Ce que vous ne voulez pas avoir des charges et des charges d'outils pour automatiser vos tâches.
Recherchez des outils contenant des fonctionnalités pouvant gérer plus qu'une seule automatisation des tâches.
Une autre chose à penser est les outils que vous utilisez déjà. Si vous pouvez obtenir un outil qui s'intègre à des logiciels déjà en place qui vous sauvera beaucoup de temps et d'argent. Cela rationalisera également votre flux de travail et vous permettra d'automatiser les tâches sans trop de changements.
Vous souhaitez choisir un outil dont le coût justifie les avantages.
Vous aurez probablement un budget Pour vos outils d'automatisation de tâches et d'autres logiciels connexes.
Le coût de certains outils d'automatisation les prendra définitivement hors de la course et vous permettra de réduire vos options.
Comment Gestionnaire de tâches UDN Peut aider?
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Avec des feuilles de temps, Les diagrammes de Gantt , tâches récurrentes, et Notifications et rappels , ainsi que Gestion de la réunion Enlevez les tâches ménagères de vos membres de votre équipe et laissez-leur travailler sur des choses qui ont toute votre attention.
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